Pwyllgor Trwyddedu dogfennau , 5 Ebrill 2005

Pwyllgor Trwyddedu
Dydd Mawrth, 5ed Ebrill, 2005

PWYLLGOR TRWYDDEDU

 

Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar  5 EBRILL, 2005

 

YN BRESENNOL:

 

Y Cynghorydd J. Arthur Jones (Cadeirydd)

Y Cynghorydd D. Lewis Roberts (Is-Gadeirydd)

 

Y Cynghorwyr John Byast, W. J. Chorlton, J. Arwel Edwards,

C. Ll. Everett, Bryan Owen, R. L. Owen, Peter S. Rogers,

W. T. Roberts, E. Schofield.

 

 

 

WRTH LAW:

 

Rheolwr-gyfarwyddwr

Prif Swyddog Safonau Masnach (DR)

Uwch Swyddog Safonau Masnach (DAO)

Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol (RJ)

Swyddog Pwyllgor (ATH)

 

 

 

YMDDIHEURIADAU:

 

Y Cynghorydd John Williams

 

 

 

HEFYD YN BRESENNOL:

 

Mr. Ian Williams (Heddlu Gogledd Cymru), Mr. Alun Jones (Swyddog Trwyddedu Heddlu Gogledd Cymru)

 

Cyn y cyfarfod ffurfiol o'r Pwyllgor Trwyddedu am 2:00 p.m., cynhaliwyd Sesiwn Hyfforddi yn ystod y bore pryd cafwyd gwrandawiad trwyddedu ffug gydag aelodau'r Pwyllgor yn cymryd rhan.

 

1

DATGANIAD O DDIDDORDEB

      

     Ni dderbyniwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

      

     Fel mater o drefn, cododd y Cynghorydd E. Schofield y mater o ddyrannu sedd ar y Pwyllgor hwn i'r Cynghorydd J. Arthur Jones gan Grwp Môn Ymlaen (Annibynnol) a nododd ei fod o wedi deall nad oedd y gyfraith yn caniatáu i grwp gwleidyddol neilltuo sedd ar Bwyllgor i aelod rhydd.  Mater i'r Cyngor oedd rhoi lle i aelodau rhydd yn unol â threfniadau cydbwysedd gwleidyddol ac nid drwy i grwp gwleidyddol unigol ildio sedd y mae ganddo'r hawl iddi i aelod rhydd.  Oherwydd y byddai'r Pwyllgor yn debygol o fod yn ymgymryd â swyddogaethau o natur gyfreithiol yn y dyfodol, roedd rhaid i'r drefn aelodaeth gydymffurfio â'r gyfraith.  Pwysleisiodd y Cynghorydd Schofield nad oedd yn codi'r mater hwn i feirniadu Cadeirydd presennol y Pwyllgor hwn oherwydd yn ei  farn o, roedd y Cadeirio o safon uchel iawn ond yn hytrach ei fwriad oedd cywiro anghysondeb.  Gofynnodd am i'r Cyngor gael canllawiau clir ar y mater hwn er mwyn sicrhau bod y Pwyllgor yn gweithredu yn gyfreithlon.   Yn y cyfamser, awgrymodd y dylai'r Pwyllgor barhau fel ag y mae.

      

     Roedd y Rheolwr-gyfarwyddwr yn cydnabod bod y pwynt a godwyd gan y Cynghorydd Schofield yn un dilys a dywedodd wrth yr aelodau bod y Cyngor wrthi'n cael  trafodaethau gyda swyddogion o Lywodraeth Cynulliad Cymru mewn perthynas â materion yn ymwneud â chydbwysedd gwleidyddol yn gyffredinol gan gynnwys mater neilltuo seddi i aelodau rhydd.  Hyd yma, mae Llywodraeth Cynulliad Cymru wedi mynegi barn ar y mater ond nid oedd am roddi cyngor pendant.  Bydd y Cyngor yn 'mofyn eglurhad pellach ar y mater gan Lywodraeth y Cynulliad a bydd yn cyflwyno'r canllawiau yn y man.  Nododd ei fod yn fodlon ei bod hi'n briodol i'r Pwyllgor symud ymlaen gyda'i fusnes tan yr amser hwnnw tra roedd yn ymwneud â llunio polisïau a phrotocolau;  fodd bynnag, dywedodd petai'r angen am wrandawiad trwyddedu 0yn codi, na ddylai'r Cadeirydd ddelio gyda'r gwrandawiad rhag ofn i'w ran o yn y broses gael ei herio.

      

     Penderfynwyd y dylai'r Pwyllgor Trwyddedu symud ymlaen i lunio polisïau a phrotocolau yn y cyfamser hyd oni fydd mater neilltuo seddi i aelodau rhydd wedi derbyn sylw pellach gan y Cyngor Sir yn dilyn y cyfarfod blynyddol ym mis Mai, 2005.

      

      

      

2

COFNODION

      

     Cyflwynwyd a chadarnhawyd 0fel rhai cywir gofnodion y cyfarfod diwethaf o'r Pwyllgor Trwyddedu a gynhaliwyd ar 15 Chwefror, 2005. Cyfrol y Cyngor 3 Mawrth, 2005, tud 159 - 162

 

      

 

3

DIWEDDARIAD

 

      

 

     Rhoddodd yr Uwch Swyddog Safonau Masnach ddiweddariad i'r Pwyllgor ar y sefyllfa gyfredol mewn perthynas â'r Ddeddf Trwyddedu.

 

      

 

     Dywedodd yr Uwch Swyddog Safonau Masnach wrth y Pwyllgor mai  ychydig iawn o geisiadau trwyddedu a dderbyniwyd gan yr Adran er bod paratoadau yn eu lle i'w derbyn ers 7 Chwefror 2005.  Roedd y ceisiadau hynny a oedd wedi eu cyflwyno yn ymwneud yn bennaf â thrwyddedau personol.  Roedd yr Adran wedi dosbarthu pecynnau gwybodaeth yn rhoddi manylion am y drefn a'r amserlen ar gyfer cyflwyno ceisiadau i fasnachwyr y gwyddys amdanynt ac mae hefyd wedi defnyddio cofnodiadau mewnol ynghylch masnachwyr ynghyd â'r rheini sydd gan Glercod yr Ynadon yng Nghaernarfon, Gwynedd i rannu gwybodaeth ynglyn â'r trefniadau trwyddedu newydd.  Fodd bynnag, siomedig oedd yr ymateb ac er gwaethaf sawl ymholiad, nifer fechan iawn o geisiadau dilyn i fyny a gafwyd.

 

      

 

     Mewn ymateb i awgrymiad y dylai'r Adran Drwyddedu gynyddu ei hymdrechion cyhoeddusrwydd er mwyn sicrhau bod yr holl fusnesau perthnasol yn ymwybodol o'r trefniadau newydd a'r hyn y disgwylir ohonynt, nododd yr Uwch Swyddog Safonau Masnach y byddai'r Adran yn ailasesu'r sefyllfa yn hwyrach ymlaen yn yr haf gyda golwg ar nodi a rhoddi sylw i unrhyw fylchau cyn yr amser cau ar gyfer cyflwyno ceisiadau ar 6 Awst, 2005.

 

      

 

     Penderfynwyd nodi'r sefyllfa gyfredol mewn perthynas â'r Ddeddf Trwyddedu a diolch i'r Uwch Swyddog Safonau Masnach am y wybodaeth.

 

      

 

4

PRIF FATERION

 

      

 

     Cyflwynwyd - Adroddiad gan yr Uwch Swyddog Safonau Masnach yn amlinellu'r prif  faterion y bydd angen i'r Pwyllgor wneud penderfyniad yn eu cylch cyn llunio trefniadau ynghylch sut i reoli ei waith.

 

      

 

     Atgoffodd yr Uwch Swyddog Safonau Masnach yr aelodau bod y Cyngor, yn unol â Deddf Drwyddedu Newydd 2003, wedi sefydlu Pwyllgor Trwyddedu ac arno 15 o aelodau a phrif bwrpas y Pwyllgor hwnnw ydi gweithredu ar holl swyddogaethau'r Cyngor dan Ddeddf 2003.  Swyddogion Trwyddedu o fewn y trefniadau dirprwyo a gymeradwywyd gan y Cyngor llawn, y Pwyllgor Trwyddedu, neu is-bwyllgor ac arno 3 o aelodau fydd yn delio gyda'r ceisiadau trwyddedu.  Gwnaed Rheoliadau i ddelio gyda cheisiadau am drwyddedau ac amrywiadau gan gynnwys dull cynnal gwrandawiadau.  Mae Rheoliadau 2005 Deddf Trwyddedu 2003 (Gwrandawiadau) yn nodi'r trefniadau y dylid eu dilyn mewn perthynas â gwrandawiadau a gynhelir gan y Cyngor yn unol â'r Ddeddf.

 

      

 

     I baratoi ar gyfer y Ddeddf, bydd aelodau wedi cael sawl cyfle i dderbyn hyfforddiant ynghyd â'r gwrandawiad ffug llai ffurfiol a gynhaliwyd yn union cyn y cyfarfod hwn.  Bydd y sesiynau hyn wedi codi sawl mater ynghylch sut y bydd y Pwyllgor yn gweithredu.  Er mwyn sicrhau bod ceisiadau a gwrandawiadau yn cael eu cynnal mewn modd agored a chyson, mae angen cofnodi a chadw dogfennau ffurfiol o'r broses ei hun.  Bydd hyn yn caniatáu i aelodau, ymgeiswyr a phobl eraill sy'n cymryd rhan fod yn hollol ymwybodol o'r broses 0ymlaen llaw.  I hynny ddigwydd, mae angen gwneud rhai penderfyniadau fel a ganlyn :

 

      

 

4.1

Mewn amgylchiadau o ddydd i ddydd, gall y Pwyllgor llawn o 15 aelod neu is-bwyllgor o 3 aelod glywed y gwrandawiadau.  

 

      

 

     Wrth drafod y mater hwn, roedd aelodau o'r farn, er y byddai hi efallai yn anhwylus i gynnal gwrandawiadau gan y Pwyllgor llawn o 15 aelod, byddai is-bwyllgor o 3 o aelodau wedi eu dewis yn eu tro yn rhoi cyfle anaml iawn yn unig  i aelodau ennill profiad o'r gwrandawiadau a phwysleisiwyd ei bod hi'n bwysig defnyddio'r sgiliau a'r wybodaeth a enillodd y cyfan o'r0 15 aelod yn ystod y broses hyfforddi.  Pe câi'r syniad o is-bwyllgor ac arno 3 aelod ei gymeradwyo, awgrymwyd y dylai Cadeirydd neu Is-Gadeirydd y Pwyllgor fod yn aelod sefydlog o'r is-bwyllgor er mwyn datblygu eu sgiliau ac i sicrhau bod gan yr is-bwyllgor sy'n eistedd ar gyfer bob gwrandawiad brofiad y gall y ddau aelod arall a ddewisir elwa ohono.  

 

      

 

     Wedi trafod y mater, penderfynwyd y bydd is-bwyllgor o 3 aelod yn cynnal gwrandawiadau ac y bydd yr is-bwyllgor yn cynnwys Cadeirydd neu Is-Gadeirydd y Pwyllgor Trwyddedu ynghyd â dau aelod o'r Pwyllgor i'w dewis yn eu tro.

 

      

 

4.2

A ddylai aelodau eistedd mewn gwrandawiadau sy'n ymwneud â cheisiadau o'u wardiau eu hunain.

 

      

 

     Roedd consensws ymysg aelodau na ddylai aelod o'r Pwyllgor wasanaethu ar is-bwyllgor a fydd yn ystyried cais os ydyw'r cais yn deillio o'i  ward o/ei ward hi ac awgrymwyd y dylai'r system rota fynd heibio aelod os ydi'r cais y gwrandewir arno yn deillio o ward yr aelod hwnnw/honno.  Fodd bynnag, cafwyd gwahaniaeth barn ynghylch a fyddai'n berthnasol i aelod o'r Pwyllgor fynychu a gwneud sylwadau mewn gwrandawiad fel aelod lleol - ar yr un llaw, mynegwyd y farn ei bod hi'n iawn ac yn briodol i aelod lleol wneud sylwadau ar ran yr etholwyr yn ei ward ac na ddylid rhagfarnu'r hawl honno oherwydd ei fod o/hi yn aelod o'r Pwyllgor Trwyddedu, ond nodwyd ar y llaw arall y byddai'n annoeth i aelod o'r Pwyllgor Trwyddedu gymryd rhan mewn gwrandawiad trwyddedu trwy wneud sylwadau oherwydd gallai greu ymdeimlad o ragfarn a gallai arwain at herio'r penderfyniad a wneir yn y pen draw.  Byddai'n ddoeth i'r Pwyllgor geisio dileu i'r graddau y mae hynny'n bosib unrhyw sail dros apelio oherwydd diffygion trefniadaethol yn cynnwys y rhan a chwaraeir gan aelod o'r Pwyllgor Trwyddedu yn ei swyddogaeth fel Aelod Lleol.

 

      

 

     Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol y bydd yn rhaid i unrhyw barti gyflwyno sylwadau perthnasol cyn cymryd rhan mewn gwrandawiad.  Mae'r rheoliadau yn caniatáu i bartïon mewn gwrandawiad gael cynrychiolydd neu i gael cymorth gyda chyflwyno eu hachos a gall yr Aelod Lleol roddi'r cymorth hwn.  Mater i'r Aelod Lleol wedyn os ydi o/hi hefyd yn aelod o'r Pwyllgor Trwyddedu ydi penderfynu, ar ôl rhoddi sylw i'r holl ystyriaethau gan gynnwys diddordebau personol a gofynion y Côd0 Ymddwyn, a ddylai gymryd rhan yn y gwrandawiad ai peidio.

 

      

 

4.3

Yn dilyn trafodaeth faith ar y mater hwn, penderfynwyd :-

 

      

 

4.2.1

na ddylai aelodau o'r Pwyllgor Trwyddedu fod yn rhan o wrandawiadau sy'n ymwneud â cheisiadau o'u wardiau eu hunain;

 

4.2.2

nodi bod y rheoliadau yn caniatáu i bartïon mewn gwrandawiad trwyddedu gael cynrychiolydd (a gall y cynrychiolydd fod yn Aelod Lleol) i siarad ac i gyflwyno sylwadau ar eu rhan; mater i'r Aelod Lleol, wedi rhoddi sylw i'r holl ystyriaethau perthnasol gan gynnwys diddordebau personol a gofynion y Côd Ymddwyn, fydd a ydi o/hi am wneud hynny.

 

      

 

4

A ddylid rhoddi cyfyngiad amser ar bartïon wrth wneud eu cyflwyniadau (dan amgylchiadau arferol), er enghraifft 15 munud.  Lle mae yna amgylchiadau eithriadol megis materion cymhleth, gallai'r Cadeirydd ymestyn yr amser a ganiateir.

 

      

 

     Yn dilyn trafodaeth, penderfynwyd mai mater i Gadeirydd yr Is-Bwyllgor ydi pennu cyfyngiadau amser ar gyflwyniadau a hynny ar ddiwrnod y gwrandawiad gan gymryd i ystyriaeth natur y gwrandawiad.

 

      

 

4

A fydd gwrandawiadau yn cynnwys adroddiad gan y Swyddog Trwyddedu, yr Awdurdodau priodol sy'n gwneud cyflwyniadau, partïon eraill â diddordeb yn gwneud cyflwyniadau perthnasol ac, yn olaf, yr ymgeisydd ei hun.  Hefyd, a fydd y Cadeirydd yn caniatáu croesholi gan y partïon ond mewn amgylchiadau lle yr ystyrir bod hynny'n angenrheidiol i egluro mater neu i gael gwybodaeth bellach.

 

      

 

      

 

      

 

      

 

     Yn dilyn trafodaeth penderfynwyd y bydd y gwrandawiadau yn cynnwys adroddiad gan y Swyddog Trwyddedu, yr Awdurdodau Perthnasol sy'n gwneud cyflwyniadau, partïon eraill â diddordeb sy'n gwneud cyflwyniadau perthnasol ac yn olaf, yr ymgeisydd.  Hefyd na fydd y Cadeirydd yn caniatáu croesholi gan bartïon ond yn yr amgylchiadau hynny lle ystyrir bod hynny'n angenrheidiol i egluro mater neu i gael gwybodaeth bellach.

 

      

 

Yn dilyn y penderfyniadau uchod, nodwyd y bydd set ddrafft o weithdrefnau yn cael ei pharatoi yn awr a fydd yn amlinellu'r modd y bydd y Pwyllgor Trwyddedu yn rheoli gwrandawiadau.  Bydd hwn yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor i'w gymeradwyo yn y cyfarfod nesaf.

 

 

 

J. Arthur Jones

 

Cadeirydd