Manylion y penderfyniad

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 yn gofyn am gefnogaeth y Pwyllgor Gwaith i gyflwyno proses ddilysu yn seiliedig ar risg ar gyfer gweinyddu Budd-daliadau Tai a Lleihau Treth y Cyngor.

Dywedodd yr Aelod Portffolio dros Gyllid fod yr Adran Budd-daliadau ar hyn o bryd yn cyflawni'r un lefel o wiriad ym mhob achos, sef lefel gwirio sylfaenol fel y nodir gan yr Adran Gwaith a Phensiynau sydd bellach yn segur. Gan fod hyn yn gofyn am lawer o waith, mae'n ei gwneud yn anos rhoi ffocws ychwanegol a gallu adolygu achosion lle mae'r risg o dwyll/gwallau ar ei huchaf. Er bod yr Adran Gwaith a Phensiynau wedi caniatáu disgresiwn i awdurdodau weithredu eu prosesau gwirio seiliedig ar risg eu hunain ers 2011, nid yw'n rhywbeth y mae'r awdurdod wedi dymuno ei wneud tan nawr. Mae adolygiad diweddar o brosesau sydd wedi'i ategu gan leihad mewn achosion o Fudd-dal Tai wedi arwain at ystyried dilysu ar sail risg unwaith eto. Mae'r adain budd-daliadau hefyd wedi cynnal adolygiad i ganfod a oedd prosesau'n cael eu cynnal yn y ffordd fwyaf effeithiol. Cynhaliodd yr Adain Budd-daliadau ddadansoddiad risg o hawliadau sampl dros gyfnod a nododd gategorïau o hawlwyr lle’r oedd mwy o risg o newidiadau a arweiniodd at ordalu gwallau gan hawlwyr. Mae'r adroddiad yn Atodiad B yn nodi'r fethodoleg a ddefnyddiwyd a'r canfyddiadau a gafwyd. Hefyd cynhaliwyd Asesiad o'r Effaith ar Gydraddoldeb ac fe'i dangosir yn Atodiad C i'r adroddiad.

Cadarnhaodd Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 fod y cynnig i gyflwyno polisi dilysu seiliedig ar risg yn cael ei ystyried gan y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn ei gyfarfod ym mis Rhagfyr, 2019 a bod y sylwadau a wnaed yn cael eu hadlewyrchu yn yr adroddiad, y polisi a'r fethodoleg. Eglurodd y Swyddog, wrth i Gredyd Cynhwysol gael ei weithredu a bod grant yr Adran Gwaith a Phensiynau yn lleihau, fod y Cyngor yn ceisio gwneud gwell defnydd o'r adnoddau sy'n weddill drwy ganolbwyntio sylw ar yr achosion hynny y tybir eu bod mewn perygl mawr o gynnwys twyll neu wall. Fodd bynnag, bydd yn rhaid adolygu'r polisi yn barhaus er mwyn sicrhau ei fod yn parhau i fod yn effeithiol a bod dosbarthiad y grwpiau risg yn parhau'n ddilys.

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor Gwaith am arferion awdurdodau eraill, gallu systemau, hyfforddiant staff ac effaith o ran amseroedd prosesu hawliadau, eglurodd Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 fod nifer o'r awdurdodau bellach wedi mabwysiadu proses dilysu risg;  Mae'r system  technoleg  gwybodaeth Northgate  a ddefnyddir gan yr Awdurdod ar hyn o bryd yn cynnwys darpariaeth y gellir ei defnyddio at y diben hwn ac er bod staff Budd-daliadau yn dilyn hyfforddiant rheolaidd fel mater o drefn, bydd rhaglen o hyfforddiant yn cael ei chynnal i baratoi ar gyfer gweithredu'r polisi. Y nod yw gweld gostyngiad yn nifer y dogfennau a drafodir, a gwell amseroedd gweinyddu a phrosesu.

Cadarnhaodd y Pwyllgor Gwaith y byddai'n dymuno i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu adolygu'r polisi.

Penderfynwyd  –

•           Nodi a chymeradwyo’r cynnig bod yr Adain Fudd-daliadau yn cyflwyno proses wirio yn seiliedig ar risg ar gyfer gweinyddu Budd-dal Tai a Gostyngiadau’r Dreth Gyngor.

•           Cymeradwyo’r Polisi Gwirio ar sail Risg fel y manylir yn Atodiad A i’r adroddiad a nodi y bydd y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu’n adolygu’r polisi hwn yn flynyddol.

•           Cyfarwyddo’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/ Swyddog Adran 151 i sicrhau bod y trefniadau angenrheidiol yn cael eu gwneud i gyflwyno proses wirio ar sail risg yn unol â’r amserlen gytunedig.