Rhaglen a chofnodion

Rhoddodd y Cadeirydd groeso i bawb oedd yn bresennol a diolch i’w ragflaenydd fel Cadeirydd, y Cynghorydd R. Llewelyn Jones am ei waith a’i arweiniad yn ystod ei gyfnod yn y swydd honno.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Datganodd Mr Richard Micklewright, Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro ddiddordeb yn eitem 10 ar y rhaglen.

Datganodd Mr John Fidoe, Rheolwr Archwilio Dros Dro ddiddordeb yn eitem 12 ar y rhaglen ac aeth allan o’r cyfarfod yn ystod ystyried y mater.

Bydd cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar y dyddiadau a nodir isod yn cael eu cyflwyno i’w cadarnhau:

·         10ed Ebrill, 2014 (arbennig)

·         30ain Ebrill, 2014 (arbennig)

·         8ed Mai, 2014 (ethol Cadeirydd/Is-Gadeirydd)

Cyflwynwyd a chadarnhawyd fel rhai cywir gofnodion y cyfarfodydd blaenorol o’r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol:

•           10 Ebrill, 2014 (Arbennig)

•           30 Ebrill, 2014 (Arbennig)

•           8 Mai, 2014 (ethol Cadeirydd/Is-Gadeirydd)

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog 151 Dros Dro. (ADRODDIAD I DDILYN)

Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro oedd yn rhoi amlinelliad o’r meysydd allweddol yn y Datganiad Cyfrifon 2013/14. 

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro bod y broses o gwblhau’r Datganiad o Gyfrifon drafft yn unol â’r amser cau statudol ar ddiwedd mis Mehefin wedi bod yn broses heriol, ond fe lwyddwyd i gau’r cyfrifon erbyn yr amser cau a chafodd y Datganiad drafft ei arwyddo gan y Swyddog Adran 151 Dros Dro ar 30 Mehefin.  Bydd y Datganiad o Gyfrifon yn awr yn destun archwiliad allanol cyn ei ailgyflwyno i gyfarfod mis Medi o’r Pwyllgor Archwilio ynghyd â barn yr Archwilwyr arno.  Rhoddodd y Swyddog grynodeb o’r alldro refeniw a chyfalaf ar gyfer blwyddyn ariannol 2013-14 fel y cawsant eu hadrodd i’r Pwyllgor Gwaith ar 9 Mehefin.

Dywedodd y Cyfrifydd Dros Dro (Cau Cyfrifon) bod angen diolch yn fawr i staff y Tîm Gwasanaeth Cyllid am eu hymdrechion i sicrhau cwblhau’r cyfrifon drafft o fewn yr amser penodedig a chyfeiriodd at y pethau yr oedd eu hangen wrth gau'r cyfrifon a beth fydd yr archwilwyr yn ei archwilio o ran cywirdeb datganiadau ariannol ac agweddau ansoddol eu cyflwyniad.

Cadarnhaodd Mr. Joe Hargreaves, PwC bod y gwaith o archwilio’r cyfrifon wedi dechrau ac yn mynd yn ei flaen ac y bydd unrhyw faterion fydd yn codi o’r gwaith hwnnw yn cael ei adrodd yn llawn i’r Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod ym mis Medi.

Ategodd y Cadeirydd y gosodiadau a wnaed ynglŷn â’r angen i ganmol y Gwasanaeth Cyllid am allu cau’r cyfrifon ar amser a gwahoddodd y Pwyllgor i wneud ei sylwadau ar y wybodaeth a gyflwynwyd.

Yn y drafodaeth a ddilynodd, gofynnodd Aelodau’r Pwyllgor gwestiynau ynglŷn â’r materion a ganlyn –

•           Dyledion Amheus – mynegwyd pryder mewn perthynas â balans dyledwyr tymor byr y Cyngor ar £29.3m ac roedd teimlad bod hynny’n ormodol yn arbennig ar amser pan mae’r Awdurdod  dan fwy a mwy o bwysau i gynhyrchu arbedion ac i wneud i’r adnoddau sydd ganddo fynd ymhellach.  Ceisiodd yr Aelodau gael eglurhad o’r sefyllfa o ran ffynhonnell y dyledion; unrhyw fesurau a gymerwyd neu a gynlluniwyd i adennill yr arian sy’n ddyledus a’r cyfnod o amser y gadawyd i’r dyledion gasglu. 

Roedd y Pennaeth Swyddogaeth a Swyddog Adran 151 Dros Dro yn cydnabod y pryder a dywedodd bod proses gadarn wedi ei rhoi yn ei lle i fynd i’r afael â’r mater yn y misoedd i ddod ac roedd cysylltiad â’r UDA a’r Aelodau ynglŷn â hyn, ond oherwydd bod y mater o ddyledion amheus wedi ei nodi, ac er mwyn bod yn hollol gywir, rhaid gwneud darpariaeth ar eu cyfer yn y cyfrifon. Dywedodd y Swyddog y gallai’r rheswm dros beidio â chasglu dyledion fod oherwydd nifer o resymau ac fel arfer fe ddylai fod yna broses ar gyfer dod â dyledion amheus yn eu blaen i osgoi iddynt gronni dros amser.  Bydd adroddiad ar y prosiect  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Derbyn diweddariad ar lywodraethu a sicrwydd ynghyd â drafft cychwynnol o’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol am 2013/14. (ADRODDIAD I DDILYN)

Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad y Dirprwy Brif Weithredwr oedd yn cynnwys yn Atodiad B y Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft am 2013-14.  Ynghlwm wrth Atodiad A i’r adroddiad oedd y Cynllun Gweithredu Llywodraethu a Sicrwydd oedd yn crynhoi’r cynnydd hyd yn hyn o ran y camau oedd eu hangen i fynd i’r afael â’r materion llywodraethu sylweddol a nodwyd fel rhai a oedd angen sylw.  Dywedwyd wrth y Pwyllgor bod y drafft cyfredol o’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn parhau i fod yn destun ymgynghoriad a her ac y bydd yn cael ei ddiweddaru fel bydd angen ar gyfer canlyniadau’r hunanasesiad corfforaethol ac unrhyw newidiadau hyd at ddyddiad arwyddo’r cyfrifon.  Bydd yn cael ei anfon at i swyddogion ac aelodau am sylwadau cyn cael ei gyflwyno’n ôl i’r Pwyllgor Archwilio i’w gymeradwyo yn ei gyfarfod mis Medi.

Rhoddodd y Rheolwr Trawsnewid a Llywodraethu gyflwyniad gweledol i’r Pwyllgor ar ganlyniad y gweithdy hunanasesu a gynhaliwyd ar 17 Gorffennaf a’r themâu a’r negeseuon oedd yn deillio o’r digwyddiad hwnnw. Cyfeiriodd at y cynllun gweithredu yn Atodiad A a dywedodd bod y meysydd côd gwyrdd yn tystiolaethu i’r cynnydd sylweddol a wnaed hyd yn hyn er bod angen gweld gwelliant pellach o ran y meysydd oedd yn goch ac ambr.  Bydd Cynllun Gweithredu diwygiedig wedi ei ddiweddaru’n cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Medi.

Bu’r Aelodau yn ystyried y wybodaeth a gyflwynwyd ac amlygwyd y canlynol fel pwyntiau i’w nodi:

•           Sgorau hunanasesu adrannol o’r gweithdy hunanasesu ar hyn yr oeddent yn ei olygu.

•           Yr angen am Gynllun Gweithredu newydd fyddai’n fwy manwl o ran y deilliannau a ddisgwylir, effaith y deilliannau hynny a’r amseroedd ar gyfer eu cyflawni.  Awgrymodd yr Aelodau nad yw fformat y Cynllun Gweithredu cyfredol yn galluogi iddynt gael teimlad o’r hyn y bwriedir i’r newidiadau eu cyflawni gyda’r symudiad i fyny o goch i ambr ac ambr i wyrdd a’r gwahaniaeth gwirioneddol y bydd hynny’n ei wneud. Ceisiodd yr Aelodau gael sicrwydd bod yr agweddau rheini’n cael eu hystyried a’u monitro.  Cadarnhaodd y Rheolwr Trawsnewid Busnes a Llywodraethu y bydd y model Cynllun Gweithredu am y flwyddyn nesaf yn cynnwys yr elfennau hynny.

•           Y dylai uwch reolwyr gymryd perchnogaeth o’r Cynllun Gweithredu o ran sicrhau bod y neges o ran y gwaith sydd eto i’w wneud yn cael ei raeadru i lawr i reolwyr canol a’u staff.

•           Gofynnwyd cwestiynau ynglŷn â chanlyniad yr arolygon boddhad staff a chwsmer yng nghyswllt beth ellid ei wneud i wella’r meysydd hyn eto ymhellach.

Penderfynwyd –

•           Nodi’r diweddariad ar lywodraethu fel yr oedd yn cael ei adlewyrchu gan y Cynllun Gweithredu a’r angen i’r cynllun fod yn fwy penodol ar ddeilliannau ac amserlenni.

•           I nodi’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft 2013-14 fel y’i cyflwynwyd.

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Cyflwyno Adolygiad Blynyddol Rheoli Trysorlys 2013-14.

(ADRODDIAD I DDILYN)

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro yn cynnwys yr adolygiad blynyddol o reoli’r trysorlys a dangosyddion pwyllog a thrysorlys am 2013-14 yn unol â gofynion Côd Ymarfer CIPFA ar Rheoli’r Trysorlys a Chôd Pwyllog CIPFA ar gyfer arian cyfalaf mewn Awdurdodau Lleol.

Cadarnhaodd yr Uwch Gyfrifydd (Cynllunio Strategol) bod yr Awdurdod wedi cydymffurfio gyda’r Strategaeth Rheoli’r Trysorlys 2013-14 fel y'i mabwysiadwyd gan y Cyngor ym Mawrth 2013, roedd y sefyllfa alldro i raddau helaeth yn unol â’r dangosyddion trysorlys pwyllog a gymeradwywyd ar ddechrau’r flwyddyn ac nid oedd unrhyw wahaniaethau o bwys o’r diweddariadau a roddwyd yn ystod y flwyddyn.

Penderfynwyd –

•           Nodi’r dangosyddion pwyllog a thrysorlys am 2013-14 fel yr oeddynt i’w gweld yn yr adroddiad.

•           Derbyn yr adolygiad Rheoli’r Trysorlys Blynyddol 2013-14 a’i anfon ymlaen i’r Pwyllgor Gwaith heb unrhyw sylwadau pellach

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Cyflwyno diweddariad Rheoli Trysorlys Chwarter 1 2014/15.

(ADRODDIAD I DDILYN))

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro yn cynnwys adolygiad o’r gweithgareddau rheoli’r trysorlys yn ystod chwarter cyntaf 2014-15.

Penderfynwyd nodi’r adroddiad a’r diweddariad a roddwyd.

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Derbyn diweddariad ynghylch rheoli risg.

Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad yn rhoi diweddariad gan y Rheolwr Risg ac Yswiriant ar y sefyllfa rheoli risg.

Dywedodd y Rheolwr Risg ac Yswiriant wrth yr Aelodau - oherwydd yr anawsterau gydag ymwreiddio arferion rheoli risg yn y Cyngor, bydd adolygiad o’r trefniadau rheoli risg cyfredol yn cael ei gynnal gan gwmni allanol fydd yn archwilio’r agweddau oedd wedi eu hamlinellu yn adran 2.2 yr adroddiad.  Cafodd y Gofrestr Risg Corfforaethol ei hadolygu gan y Penaethiaid a’r UDA ym Mehefin 2014 ac roedd y risgiau oedd wedi eu rhestru yn adran 3.1 yr adroddiad yn rhai a nodwyd fel rhai risg uchel.  Yn dilyn gwaith i liniaru’r risgiau, roedd y risgiau oedd wedi ei rhestru yn adran 3.5 yr adroddiad wedi eu gostwng i risgiau statws canolraddol.

Ystyriodd yr Aelodau'r adroddiad a gwneud y sylwadau a ganlyn ar y wybodaeth a gyflwynwyd:

•           Mynegwyd pryder a siomedigaeth nad oedd unrhyw gynnydd gweladwy wedi ei wneud ers y diweddariadau blaenorol o ran symud ymlaen ag arferion rheoli risg ar draws yr Awdurdod a gofynnwyd cwestiynau ynglŷn â’r disgwyliadau o safbwynt ymwreiddio rheoli risg o fewn y Cyngor.

•           Ceisiwyd cael eglurhad o’r rhesymau o symud risgiau cyllidebol YM08 ac YM33 at i lawr.  Awgrymwyd bod y rhain yn parhau i fod yn risgiau lefel uchel o ystyried eu bod yn dibynnu ar gyflawni’r rhaglen arbedion.

•           Roedd pryder fod y risg YM31 mewn perthynas â diogelu data yn parhau i gael ei gategoreiddio fel risg uchel er iddo gael ei amlygu gan y Pwyllgor hwn fel maes oedd angen gweithredu adferol ar unwaith.  Awgrymwyd bod y cyfrifoldeb am sicrhau bod y mater hwn yn cael sylw a’i ddatrys yn cael ei gymryd ar lefel gorfforaethol.

•           Nodwyd y dylai rhoi sylw i risg YM49 mewn perthynas â chasglu incwm mewn ffordd effeithiol wrthbwyso risg YM47 mewn perthynas â bod heb ddigon o gyllideb i fodloni’r ymrwymiadau presennol.

Dywedodd Arweinydd y Cyngor bod cynnydd wedi ei wneud yn yr ystyr bod Cofrestr Risg Gorfforaethol wedi ei sefydlu a’i bod yn awr yn cael ei hystyried yn fisol gan y Pwyllgor Gwaith yn anffurfiol mewn ymgynghoriad â’r UDA.  O safbwynt diogelu data, mae Prosiect Llywodraethu Gwybodaeth wedi ei sefydlu ac mae’n gweithio i fynd i’r afael â materion yn ymwneud â risg YM31 ac mae llawer o gynnydd wedi ei wneud gyda hyn.  Dywedodd yr Arweinydd hefyd ei fod yn dymuno sicrhau’r Pwyllgor Archwilio bod gweithdrefnau bidio cyfalaf newydd wedi eu cyflwyno a phan fo angen adnoddau cyfalaf, yn ogystal â’r prosesau arferol, bydd y Gofrestr Risg Corfforaethol yn cael ei defnyddio i werthuso blaenoriaethau.

Penderfynwyd –

•           Nodi’r diweddariad a’r sefyllfa y mae’n ei hadlewyrchu.

•           Gofyn i’r Dirprwy Brif Weithredwr fynychu’r cyfarfod nesaf o’r Pwyllgor Archwilio i adrodd ar y sefyllfa mewn perthynas â rhoi sylw i faterion diogelu data a Llywodraethu Gwybodaeth gyda’r disgwyl y bydd cynnydd sylweddol wedi  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 7.

·        Cyflwyno diweddariad ar y Rhaglen Waith Perfformiad.

·        Cyflwyno Tystysgrif Cydymffurfio Cynllun Gwella 2014/15

·        Cyflwyno’r  Adroddiad Gwella Blynyddol 2014

•           Cafwyd diweddariad gan Mr. Andy Bruce, Swyddfa Archwilio Cymru ar statws y rhaglen Waith Perfformiad a thynnodd sylw’r Aelodau at ail-ddynodi’r allbwn archwilio mewn perthynas â’r archwiliad o’r cynllun gwella a’r archwiliad asesu perfformiad.  Rhoddodd y Swyddog ddiweddariad hefyd ar statws darn o waith nad oedd wedi ei gynnwys yn yr adroddiad mewn perthynas â threfniadau chwythu’r chwiban ar draws Awdurdodau Lleol y ceir atborth lleol yn ei gylch.

Ceisiodd Aelod o’r Pwyllgor gael eglurhad a fyddai’r adolygiad lleol o adnoddau rheoli ariannol yn cynnwys y trefniadau ar gyfer gosod cyllidebau sail ac mewn meysydd lle yn hanesyddol y cafwyd tanwariant a gorwariant, ac a oedd y cyllidebau craidd rheini yn briodol.  Dywedodd Mr. Andy Bruce y byddai’r adolygiad yn canolbwyntio ar reolaeth ariannol o ran cynllunio a’r wybodaeth yr oedd yn seiliedig arni, a’r rhesymeg am benderfyniadau.  Cadarnhaodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) Dros Dro bod y gwaith maes ar gyfer yr adolygiad o safbwynt Môn wedi dechrau.  O ran y gyllideb, roedd angen adolygu’r prosesau oedd yn ymwneud â gosod y gyllideb. Roedd y broses o osod cyllideb 2015/16 eisoes wedi dechrau.  Bydd y gyllideb drafft pan gaiff ei chyflwyno yn yr hydref yn cynnwys y mater o gyllidebau sy’n cael eu tanddefnyddio.  Mae’r Adran Gyfrifeg yn adolygu’r holl gyllidebau manwl ar gyfer pob canolfan gost a gwasanaeth i nodi patrymau o danwario, a hefyd yn adolygu gwariant ar gyfer penawdau penodol ar draws y gwasanaethau.

Penderfynwyd nodi’r wybodaeth

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI

•           Cyflwynwyd a nodwyd Tystysgrif Cydymffurfiaeth Cynllun Gwella 2014/15.

•           Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor yr adroddiad Gwella Blynyddol yn ymgorffori’r gwerthusiad archwiliad allanol o ba mor dda y gweithredodd Cyngor Sir Ynys Môn  ei gynlluniau i wella yn ystod 2012/13.  Cadarnhaodd Mr. Andy Bruce bod yr adroddiad yn gyffredinol yn un cadarnhaol yn ei gasgliadau a’i fod yn tystiolaethu i gynnydd parhaol yr Awdurdod o fewn y rhan fwyaf o’i feysydd blaenoriaeth gyda’r amod ynglŷn â heriau oedd i’w cyfarfod mewn perthynas â sicrhau capasiti a sefydlogrwydd yn y gwasanaeth cyllid corfforaethol a rhoi sylw i wendidau gyda rheoli’r system ledjer ariannol.

Amlygodd y Pwyllgor y patrwm o gynnydd o ran y boblogaeth y gofelir amdanynt a’r cyfraddau uwch o blant ar y gofrestr diogelu plant yn erbyn cynlluniau’r Cyngor i wario llai bob blwyddyn ar y Gwasanaethau Plant fel maes oedd angen ei fonitro’n agos.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Cyflwyno adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol am Chwarter 1 2014/15.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol yn nodi gwaith archwilio mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill 2014 i 30 Mehefin 2014.  Roedd yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth mewn perthynas â chanlyniad yr adroddiadau adolygu archwilio mewnol a ryddhawyd ers yr adroddiad cynnydd blaenorol a’r meysydd oedd wedi eu cynnwys ynghyd â phryderon a data archwilio cyfredol yng nghyswllt cyfraddau gweithredu ar argymhellion archwilio mewnol.

Bu’r Aelodau yn ystyried y wybodaeth a gyflwynwyd a cheisiwyd cael eglurhad mewn perthynas â rhai meysydd o safbwynt gweithredu’r trefniadau a argymhellwyd o ran y gyflogres a’r angen i ystyriaeth gael ei roi i gynnwys llywodraethwyr ysgol mewn unrhyw drefniadau chwythu’r chwiban.  Tynnodd y Pwyllgor sylw yn arbennig at yr adran oedd yn nodi’r pryderon archwilio cyfredol o amgylch rheoli risg, rheoli gwybodaeth, llywodraethu a’r fframwaith caffael corfforaethol (adran 6 yr adroddiad) fel un oedd yn dangos gwendid uwch reolaeth greiddiol ar draws nifer o gategorïau gwasanaeth o ran gwerthfawrogi a chymhwyso polisïau, rheolau, prosesau a phrotocolau fel oedd angen neu fel a awgrymwyd gan argymhellion archwilio blaenorol ac/neu gyfredol ac i raeadru’r gwerthfawrogiad hwnnw  yn ehangach i staff adrannol.  Awgrymwyd y dylai’r diffyg hwn gael ei ddwyn i sylw’r Uwch Dîm Rheoli a bod y Pwyllgor Archwilio yn cael diweddariad ar yr holl feysydd o dan Adran 6 yr adroddiad oedd yn dogfennu pryderon parhaol yr archwilwyr ac argymhellion archwilio oedd heb eu gweithredu, yr amserlen ar gyfer datrys y materion hyn a’r rheolwr/swyddog oedd yn atebol.  Awgrymwyd hefyd y dylai’r Pwyllgor gael gwybodaeth am gyfrifoldebau uwch reolwyr i’w alluogi i fod yn glir ynglyn â phwy sy’n gyfrifol am beth fel y gall fod wedi ei sicrhau y bydd y materion a amlygwyd yn cael eu dwyn ymlaen.

Penderfynwyd :-

•           Derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

•           Gofyn i’r Dirprwy Brif Weithredwr fynychu’r cyfarfod nesaf o’r Pwyllgor Archwilio i adrodd ar y sefyllfa mewn perthynas â’r meysydd a ddynodwyd fel rhai o bryder parhaol i’r archwilwyr, y camau a gynlluniwyd i fynd i’r afael â hwy, yr amserlenni ynglŷn â hyn a’r rheolwr/swyddog oedd yn gyfrifol.

CAMAU GWEITHREDU YN CODI:  Y Dirprwy Brif Weithredwr i roi adroddiad i’r Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod nesaf yn unol â’r penderfyniad uchod a chyda gwybodaeth am gyfrifoldebau uwch reolwyr.

Cyflwyno gwybodaeth mewn perthynas â defnydd yr Awdurdod o staff asiantaeth.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad Rheolwr Archwilio Mewnol yng nghyswllt trefniadau presennol ar gyfer caffael a defnyddio staff ymgynghoriaeth/asiantaeth ar draws y Cyngor a’r costau oedd ynglŷn â hynny. Roedd yr adroddiad yn dogfennu casgliadau’r adolygiad archwilio a wnaed gan roi sylw i ymwybyddiaeth polisi wrth gyflogi staff asiantaeth/ymgynghoriaeth a pha mor ddigonol oedd y rheolau mewnol ynglŷn â’u cyflogi a hefyd gydymffurfio â’r rheolau hynny. 

Yn dilyn ystyried y wybodaeth a gyflwynwyd yr oedd Aelodau’r Pwyllgor amlygu’r pwyntiau canlynol:-

•           Yr anhawster o ran cysoni maint y gwariant ar staff asiantaeth/ymgynghoriaeth a’r llacrwydd yn y trefniadau oedd yn ymwneud â’u cyflogi yn wyneb y toriadau cyllidebol caled y mae’r Cyngor yn gorfod eu gwneud.

•           Tra bod cyflogi staff asiantaeth yn cyfarfod ag angen ar rai adegau, dylai’r Awdurdod geisio lleihau ei ddibyniaeth ar staff asiantaeth mewn meysydd allweddol a cheisio nodi patrymau lle y mae bylchau o ran sgiliau a,

•           Dylai’r Awdurdod ystyried ailgyflwyno cynllun hyfforddi graddedigion  i feithrina datblygu arbenigedd mewnol/lleol mewn meysydd lle mae bylchau wedi’u nodi o ran y sgiliau.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol wrth y Pwyllgor bod yr adolygiad wedi ei anfon ymlaen i’r UDA ar 7 Gorffennaf a bod yr UDA wedyn wedi trafod y mater gyda’r Penaethiaid ac wedi cytuno y bydd y Rheolwr Archwilio Mewnol yn cyfarfod â’r Penaethiaid Gwasanaeth i egluro’r adolygiad a materion o gydymffurfio â pholisi oedd yn codi o hynny.  Mae’r UDA hefyd wedi penderfynu y bydd recriwtio staff asiantaeth yn cael ei ail-ganoli o dan yr Adran Adnoddau Dynol ac y bydd AD yn penderfynu a fydd staff asiantaeth yn cael eu cyflogi ai peidio yn dilyn cyfeirio at y polisi.  Dywedodd Arweinydd y Cyngor bod strategaeth ar gyfer delio â chyflogi staff asiantaeth wedi ei chynnwys o fewn y Strategaeth Arbedion/Effeithlonrwydd am y flwyddyn nesaf.

Penderfynwyd nodi’r adroddiad a’r camau oedd yn cael eu cymryd i fynd i’r afael â’r materion oedd wedi eu hamlygu gan yr adolygiad archwilio mewnol.

CAMAU GWEITHREDU YN CODI:  Y Rheolwr Archwilio Mewnol i roi dadansoddiad pellach i’r Pwyllgor o’r contractwyr a’r staff hunangyflogedig oedd yn cael eu cyflogi gan y Cyngor

Oherwydd bod y cyfarfod yn awr wedi parhau am 3 awr yn unol â gofynion para 4.1.10 y Cyfansoddiad gofynnodd y Cadeirydd i’r Aelodau oedd yn bresennol a oeddent yn dymuno i’r cyfarfod barhau.  Pleidleisiodd yr Aelodau oedd yn bresennol i’r cyfarfod barhau.

Ystyried mabwysiadu’r canlynol:-

“O dan Adran 100 (A)(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y Wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail y gall olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A o’r Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd amgaeëdig.

Penderfynwyd dan Adran 100 (A)(4) Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gyrru’r wasg a'r cyhoedd allan o'r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem a ganlyn, oherwydd y tebygrwydd y câi gwybodaeth ei rhyddhau a honno'n wybodaeth y gwna Atodlen 12A y Ddeddf eithriad ohoni fel y diffinnir y wybodaeth yn y Ddeddf ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd sydd ynghlwm.

Cyflwyno adroddiad llafar gan y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro.

Nid oedd y Rheolwr Archwilio Mewnol yn bresennol yn ystod y drafodaeth ar y mater hwn.

Cafwyd adroddiad llafar gan y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro yn dweud bod y contract cyfredol ar gyfer rheoli gwasanaeth archwilio mewnol yr Awdurdod yn dod i ben ym Mehefin 2014.  Yn dilyn ystyried y mater a’r ystyriaethau sy’n berthnasol, fe gytunwyd gyda’r Dirprwy Brif Weithredwr y byddai’r contract cyfredol gyda Baker Tilly yn cael ei ymestyn hyd ddiwedd mis Mawrth 2015.

Penderfynwyd cymeradwyo’r penderfyniad a gymerwyd i ymestyn y contract rheoli gwasanaeth archwilio mewnol gyda Baker Tilly hyd ddiwedd mis Mawrth 2015.