Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

Bydd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 22 Gorffennaf, 2014 yn cael eu cyflwyno i’w cadarnhau.

Cyflwynwyd a chadarnhawyd fel rhai cywir gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 22 Gorffennaf 2014.

·        Cyflwyno’r Datganiad Cyfrifon am 2013/14.

·        Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol ynglyn â’r Archwiliad o’r Datganiadau Ariannol (Adroddiad ISA 260).

ADRODDIADAU I DDILYN

3.1  Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro yn cynnwys y cyfrifon terfynol ar gyfer blwyddyn ariannol 2013/14.

Cadarnhaodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro bod yr archwiliad manwl o’r cyfrifon bellach wedi ei gwblhau’n sylweddol a bod adroddiad yr Archwilydd wedi ei ryddhau.  Roedd nifer o newidiadau i’r cyfrifon drafft ar gyfer 2013/14, sef y rhai a gyflwynwyd i gyfarfod mis Gorffennaf o’r Pwyllgor hwn wedi’u cynnwys yn y fersiwn derfynol.  Dywedodd y Swyddog bod y materion oedd yn codi o’r archwiliad wedi’u gweithredu ac y bydd mwy o weithredu arnynt yn y dyfodol ac ystyrir ei bod yn arfer dda i’r Pwyllgor Archwilio dderbyn sicrwydd y bydd unrhyw newidiadau dilyniadol i arferion a gweithdrefnau yn cael eu dwyn ymlaen yn llwyddiannus.  Felly byddai’n adrodd yn ôl i gyfarfod y Pwyllgor hwn ym mis Rhagfyr gan amlinellu unrhyw welliannau a wnaed i brosesau a systemau er mwyn sicrhau y bydd y broses o gau’r cyfrifon yn 2014/15 yn mynd rhagddi yn rhwydd.

3.2  Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad yr Archwilydd Allanol ar ganlyniad yr archwiliad o’r Mantolenni Ariannol (Adroddiad o dan Safon Ryngwladol ar Archwilio 260). 

Cadarnhaodd Mrs Lynn Pamment, Arweinydd Ymgysylltiad Archwilio Ariannol ei bod yn fwriad gan yr Archwilydd Penodedig ryddhau adroddiad archwilio diamod (fel yn Atodiad 2) yn y datganiadau ariannol pan dderbynnir y Llythyr o gynrychiolaeth (yn seiliedig ar yr hyn oedd wedi ei nodi yn Atodiad 1) ac ym marn yr Archwilydd, roedd y datganiadau cyfrifo a’r nodiadau perthnasol yn adlewyrchiad teg a chywir o sefyllfa ariannol Cyngor Sir Ynys Môn ar 31 Mawrth 2014 ac o’i incwm a’i wariant am y flwyddyn oedd yn dod i ben.  Aeth ymlaen i ymhelaethu ar y prif ystyriaethau oedd yn codi o’r archwiliad fel oedd wedi eu nodi ym mharagraffau 10 i 41 o’r adroddiad a thynnodd sylw’r Pwyllgor at y materion canlynol:

•  Nid oedd unrhyw bryderon ynglŷn ag agweddau ansoddol arferion cyfrifo ac adroddiadau ariannol yr Awdurdod, mae’r Archwilydd am dynnu sylw at y ddibyniaeth barhaol ar staff dros dro mewn nifer o swyddi allweddol o fewn gwasanaeth cyllid y Cyngor gyda hynny’n rhoi pwysau ar y tîm cyllid i gynhyrchu drafft terfynol o’r Datganiad o Gyfrifon oedd yn cydymffurfio â Chôd CIPFA a hynny mewn pryd ar gyfer y Pwyllgor Archwilio.  Mae’n hanfodol bod trefniadau’n cael eu sefydlu mor fuan ag sy’n bosibl i sicrhau bod gan y tîm cyllid sgiliau priodol a digonol i’r dyfodol.

•  Nodwyd rhai gwendidau o bwys mewn rheolaethau mewnol yn y flwyddyn mewn perthynas â gweithredu’r system Ledger Civica ac mewn perthynas â thaliadau lle'r oedd gwaith maes archwilio allanol wedi nodi y cafwyd cais twyllodrus i newid manylion banc ar gyfer un o gyflenwyr y cyngor yn ystod y flwyddyn a bod camau wedi eu cymryd yn hynny o beth.

Codwyd y materion  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2013/14.

Cyflwynwyd er sylw a chymeradwyaeth y Pwyllgor, ddrafft wedi ei ddiweddaru o’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2013/14 yn cynnwys newidiadau a wnaed yn ystod y broses ymgynghori.  Nodwyd bod y cynllun gweithredu manwl yn cael ei baratoi mewn ymgynghoriad â’r grŵp asesu corfforaethol swyddogion ac y bydd yn cael ei gyflwyno’n ôl i’r Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod nesaf.

Penderfynwyd cymeradwyo’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol am 2013/14 ac i gyfeirio’r Datganiad i Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr i’w lofnodi.

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol ynglyn ag Ardystio Grantiau a Dychweliadau 2012/13.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad Archwilio Allanol yn crynhoi canlyniadau gwaith a wnaed ar ardystio ceisiadau a dychweliadau grant yr Awdurdod am 2012/13.  Roedd yr adroddiad yn dangos lle cafodd newidiadau archwilio eu gwneud o ganlyniad i’r gwaith ardystio neu lle roedd y dystysgrif archwilio yn amodol, ac roedd yn manylu ar y prif faterion y tu ôl i bob newid ac/neu amodau a wnaethpwyd yng nghyswllt yr hawliadau grant perthnasol a’r argymhellion a wnaed.

Bu’r Pwyllgor yn ystyried yr adroddiad ac amlygwyd y materion a ganlyn -

•  O ystyried bod perfformiad yr Awdurdod yn is na chyfartaledd Cymru gydag ond 11 allan o 39 o grantiau â dychweliadau’n ddiamod heb unrhyw newidiadau, pa gamau sy’n cael eu cymryd i wella’r sefyllfa.  Dywedodd y Swyddog Adran 151 Dros Dro y bydd yr Awdurdod yn gweithredu ar yr argymhellion/camau i wella fel oedd wedi eu nodi yn Adroddiad yr Archwilydd a bydd yn adrodd yn ôl ar gynnydd i gyfarfod mis Rhagfyr o’r Pwyllgor Archwilio.

•  Trwy fod gwaith ardystio cychwynnol wedi dechrau ar gyfer ceisiadau am grantiau yn 2013/14, a oedd yr archwilwyr yn gweld unrhyw arwydd bod y sefyllfa’n gwella?  Dywedodd Mrs Lynn Pamment nad oedd digon o waith ardystio wedi ei wneud hyd yn hyn i allu asesu a oedd y sefyllfa rheoli grantiau am hawliadau’r flwyddyn honno yn gwella, ond fe allai’r Archwilwyr roi syniad anffurfiol i’r Pwyllgor ynglŷn â’r cynnydd yn ei gyfarfod nesaf.

•  Lle nodwyd bod anghysonderau neu wahaniaethau e.e. lle gwnaed taliadau am wasanaethau nad oeddent wedi cael eu darparu (Seilwaith Strategol ar Safleoedd ac mewn Adeiladau ar Ynys Môn 11/12) neu lle nad yw’r Cyngor yn gallu cyflwyno tystiolaeth i ddilysu gwariant (Grant Effeithiolrwydd Ysgol 2012/13), gofynnwyd am sicrwydd bod y rhain yn cael sylw ac y byddant yn cael eu datrys.  Pwysleisiwyd bod angen i’r Pwyllgor fodloni ei hun fod y grantiau’n cael eu gwario yn unol â’r cynllun a’u bod yn cyflawni’r amcanion y bwriadwyd nhw ar eu cyfer.  Nododd y Pwyllgor bod dau brif fater yn codi – effeithlonrwydd y systemau ariannol i dracio a chadw cyfrif o’r gwariant, a goruchwylio’r defnydd a wneir o grantiau.  Dywedodd y Swyddog Adran 151 Dros Dro y byddai’n ysgrifennu at Aelodau’r Pwyllgor i egluro’r sefyllfa mewn perthynas â’r Grant Seilwaith Strategol ar Safleoedd ac mewn Adeiladau ar Ynys Môn. Cadarnhaodd bod y prosesau rheolaeth ariannol yn cael eu hadolygu i’r dyfodol ac y byddai’n dod ag adroddiad manwl i gyfarfod nesaf y Pwyllgor yn ymhelaethu ar yr ymateb i bob hawliad grant lle roedd yr Archwilwyr wedi codi materion yn eu cylch.

•  Nad oes gan yr Aelodau Etholedig ddigon o rôl yn y broses ar gyfer rheoli grantiau a thendro.  Mae angen i Aelodau gael mwy o wybodaeth am y grantiau a ddyfernir, y corff cyllido, y meini prawf cymhwyster a’r broses o ddarparu’r grantiau.  Er  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Derbyn diweddariad ar Raglen Waith Perfformiad Archwilio Allanol.

Cafwyd diweddariad gan Mr. Andy Bruce, o Swyddfa Archwilio Cymru, ar statws ac amseru’r archwiliad perfformiad gan yr Archwilwyr Allanol o ran adolygiadau cenedlaethol a lleol.  Cadarnhaodd fod yr astudiaeth mewn perthynas â’r Weithdrefn Chwythu’r Chwiban wedi ei chwblhau ac y gellid ei hymgorffori, o bosib, fel rhan o’r astudiaeth wella mewn perthynas â Diogelu.

Penderfynwyd nodi’r wybodaeth.

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH YN CODI.

Cyflwyno adroddiad cynnydd gan y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro.

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro ynghylch y cynnydd gyda chasglu dyledion. Roedd yr adroddiad yn nodi’r meysydd allweddol lle roedd ymdrechion wedi canolbwyntio ar ostwng yr arian sy’n ddyledus i’r Cyngor a’r canlyniadau hyd yma, ynghyd â’r adnoddau ychwanegol a ddefnyddiwyd lle ystyriwyd bod angen gwneud hynny a’r camau arfaethedig i’r dyfodol.  Roedd Atodiadau A, B a C yn nodi’r cyfraddau casglu blynyddol am y gwahanol fathau o ddyledion a dargedwyd.

Mewn ymateb i gais am eglurhad, dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro bod £11k wedi ei wario ar adnoddau ychwanegol i adennill £1m hyd yma.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi’r wybodaeth.

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH YN CODI.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro.

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor, adroddiad gan y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro ynghylch y sefyllfa gyfredol gyda Chronfeydd Wrth Gefn Refeniw a Chyfalaf.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi’r wybodaeth.

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH YN CODI.

Cyflwyno Adroddiad Blynyddol Iechyd a Diogelwch am 2013/14.

Cyflwynwyd yr Adroddiad Blynyddol ar gyfer 2013/14 ar Iechyd a Diogelwch Corfforaethol i sylw’r Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn darparu dadansoddiad o’r damweiniau a’r digwyddiadau y cafwyd gwybod amdanynt yn ystod y flwyddyn ac roedd Atodiad 1 yr adroddiad yn cynnwys Strategaeth Iechyd a Diogelwch Corfforaethol a dogfen cyfrifoldebau Iechyd a Diogelwch Corfforaethol.

Dygodd yr Arweinydd Tîm ar gyfer Iechyd a Diogelwch Corfforaethol sylw at y pwyntiau allweddol isod -

•  Oherwydd canolbwyntio ar gyflawni’r rhaglen drawsnewid a’r Cynllun Arfarnu Swyddi dros y 12 mis a aeth heibio efallai bod rhai o’r materion dydd i ddydd heb gael cymaint o sylw a bod llai  o gynnydd wedi ei wneud o ran gwella safonau iechyd a diogelwch.

•  Oherwydd ailstrwythuro roedd Penaethiaid Gwasanaeth wedi etifeddu peryglon sy’n newydd iddynt a allai olygu nad yw’r systemau rheoli ar eu cyfer yn ddigonol.

•  Rhaid ymgorffori ystyriaethau iechyd a diogelwch o fewn cynlluniau busnes y gwasanaethau.  Byddai cynllunio ymlaen llaw yn golygu bod digon o adnoddau ar gael i sicrhau bod y gwaith yn fwy effeithiol.

•  Pwysigrwydd hyfforddiant iechyd a diogelwch fel elfen reoli bwysig.  Byddai’n ddefnyddiol sefydlu cofrestr ganolog o staff cymwys yn y maes Iechyd a Diogelwch a’u cymwyseddau.

•  Angen egluro disgwyliadau’r Tîm Iechyd a Diogelwch Corfforaethol o ran y ddarpariaeth o wasanaethau a ph’un a yw ei rôl yn un weithredol ynteu’n rôl oruchwyliol yn unig.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r adroddiad a chodwyd y materion a ganlyn ar y wybodaeth a gyflwynwyd :

•  Yr angen i gael Tîm Iechyd a Diogelwch a chanddo’r adnoddau digonol fel maes gweithgaredd allweddol o fewn y Cyngor.

•  Yr angen i gael dadansoddiad manylach o’r data sylfaenol er mwyn bod yn glir ynghylch amlder achosion o drais corfforol yn erbyn staff y Cyngor.

•  Yr angen i sicrhau bod system gadarn ar gael ar gyfer rhoi gwybod am ddamweiniau a digwyddiadau, ynghyd â phroses ar gyfer rhoi gwybod am ddamweiniau a fu bron â digwydd, a hynny fel rhan o ymagwedd ataliol/ragweithiol tuag at reoli Iechyd a Diogelwch Corfforaethol.  Pwysleisiwyd yr angen i ddatblygu diwylliant adrodd cryf trwy’r holl Awdurdod ar bob lefel.

•  Yr angen i ailsefydlu’r gofrestr o unigolion a allai fod yn beryglus, a hynny ar fyrder fel elfen reoli hanfodol er mwyn lleddfu’r risg o drais ac ymosodiadau yn y lle gwaith ac ar gyfer pobl sy’n gweithio ar eu pennau eu hunain.

•  Yr angen i sicrhau bod yr holl Benaethiaid Gwasanaeth yn gwybod am eu holl gyfrifoldebau iechyd a diogelwch a’r hyn y maent yn ei olygu.

Penderfynwyd –

•  Derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys

•  Ailsefydlu’r gofrestr o unigolion a all fod yn beryglus, a hynny fel elfen i leddfu’r risg o drais ac ymosodiadau yn y lle gwaith ac ar gyfer pobl sy’n gweithio ar eu pennau eu hunain.

CAM GWEITHREDU’N CODI: Cyfarwyddwr Cynaliadwyedd i gymryd camau i  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 9.

Cyflwyno adroddiad Pennaeth Busnes y Cyngor/Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd, er sylw’r Pwyllgor, adroddiad Pennaeth Busnes y Cyngor/Swyddog Monitro mewn perthynas â chasgliadau’r gwaith a wnaed gan Swyddfa Ombwdsmon Gwasanaethau Cymru (yr Ombwdsmon) yn ystod 2013/14.  Roedd adroddiad yr Ombwdsmon ar berfformiad wedi ei gyflwyno dan Atodiad 1 i’r adroddiad.

Dywedodd Pennaeth Busnes y Cyngor bod adroddiad yr Ombwdsmon yn dangos bod Cyngor Sir Ynys Môn yn gwella o gymharu â’i berfformiad hanesyddol a’r cyfartaledd trwy Gymru.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a’r dogfennau cefnogol heb wneud unrhyw sylwadau pellach.

DIM CAM GWEITHREDU YN CODI.

Derbyn diweddariad gan y Pennaeth Busnes y Cyngor/Swyddog Monitro ar gynnydd mewn perthynas â’r Prosiect Llywodraethu Gwybodaeth.

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor, adroddiad gan Bennaeth Busnes y Cyngor ar y sefyllfa ddiweddaraf mewn perthynas â rhoi sylw i faterion diogelu data a llywodraethu gwybodaeth.

Dywedodd Pennaeth Busnes y Cyngor wrth y Pwyllgor fod gwaith y Bwrdd Prosiect Llywodraethu Gwybodaeth a sefydlwyd i gyflawni’r Rhaglen Weithredu a luniwyd mewn ymateb i’r argymhellion gan y Comisiynydd Gwybodaeth yn dilyn archwiliad ei swyddfa o’r Cyngor yn 2013 wedi dod i ben ar 4 Medi 2014.  Roedd yr adroddiad amlygu a oedd ynghlwm yn manylu ar yr holl weithgareddau a gyflawnwyd yn ystod oes y prosiect.  Bydd grŵp newydd – sef y Bwrdd Llywodraethu Gwybodaeth -  yn cymryd cyfrifoldeb am unrhyw fân-waith sydd ar ôl i’w dacluso o’r Bwrdd Prosiect a bydd yn sicrhau y bydd y Cyngor yn parhau i fonitro a gwella safonau llywodraethu gwybodaeth.

Nododd y Pwyllgor y cynnydd a derbyniodd y diweddariad heb wneud unrhyw sylwadau pellach.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi’r wybodaeth ynddo.

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH YN CODI.

Derbyn diweddariad ar lafar gan y Dirprwy Brif Weithredwraig ar y paratoadau ar gyfer yr Asesiad Corfforaethol.

Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr wrth y Pwyllgor y bydd y prif waith maes mewn perthynas â’r Asesiad Corfforaethol o’r Cyngor yn cael ei wneud ym mis Chwefror 2015.  Mae Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru yn cynorthwyo’r Awdurdod yn ei baratoadau mewn meysydd a dargedwyd trwy gynnal sesiynau briffio. Trefnwyd pedair sesiwn ar gyfer yr wythnos hon ac mae un o’r rheini’n sesiwn gyda’r Pwyllgorau Sgriwtini i ystyried ychwanegu gwerth at sgriwtini.  Cynlluniwyd sesiwn friffio hefyd ar gyfer y Pwyllgor Archwilio ynghylch yr asesiad corfforaethol.  Comisiynwyd gwaith hefyd ar reoli risg a threfnir sesiwn gyda’r Pwyllgor Archwilio a’r Pwyllgorau Sgriwtini ar y cyd i egluro cyfrifoldebau mewn perthynas â rheoli risg.

Penderfynwyd nodi’r wybodaeth.

CAM GWEITHREDU’N CODI:  Y Dirprwy Brif Weithredwr i roi diweddariad pellach ar y paratoadau ar gyfer yr asesiad corfforaethol i gyfarfod nesaf y Pwyllgor.

Derbyn diweddariad gan y Dirprwy Brifweithredwraig ynglyn â delio gyda’r meysydd hynny sy’n destun pryder a amlygwyd gan Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd, er sylw’r Pwyllgor, adroddiad gan y Dirprwy Brif Weithredwr yn amlinellu’r camau rheoli a gymerwyd a’r cynnydd a wnaed mewn perthynas â’r meysydd yr oedd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn pryderu yn eu cylch fel yr amlinellwyd nhw yn yr Adroddiad Gwaith gan yr Adain Archwilio Mewnol i gyfarfod blaenorol y Pwyllgor.

Cymerodd y Pwyllgor sicrwydd o’r amryfal gamau a gymerwyd a’r cynnydd a wnaed hyd yma.  Er bod gwaith ar ôl i’w wneud mewn rhai meysydd, nododd y Pwyllgor fod amserlen ar gyfer cwblhau pob cam yn y meysydd hynny ac roeddent yn croesawu hynny.

Cyflwyno adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill i 31 Awst, 2014.

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor adroddiad gan y Rheolydd Archwilio Mewnol ar waith yr Adain Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o fis Ebrill hyd at ddiwedd Awst 2014.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH YN CODI.