Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni chafwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod arbennig y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 7 Tachwedd, 2014.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod arbennig o’r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 7 Tachwedd 2014 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Yn codi o’r cofnodion –

•           Adroddodd y Cyfrifydd Cyfalaf a Rheoli Trysorlys yn ôl i’r Pwyllgor fel y gofynnwyd iddo wneud gyda gwybodaeth mewn perthynas â’r cyfraddau benthyca cyfartalog ar draws awdurdodau yng Nghymru.  Roedd wedi trefnu’r wybodaeth ar ffurf tabl a threfn restrol yn seiliedig ar ddata a gafwyd o wefan y Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus (BBGC).  Er y gall meincnodi yn erbyn awdurdodau eraill fod yn ddefnyddiol, esboniodd y Swyddog ei bod yn bwysig pwysleisio hefyd fod amseriad y benthyca hanesyddol yn dibynnu ar pryd yr oedd y rhaglen gyfalaf angen benthyca er mwyn cyllido’r cynlluniau ynddi.  Am y rheswm hwn, efallai bod rhai awdurdodau wedi bod angen cyllid allanol i gyllido’r rhaglen ar adeg pan oedd cyfraddau llog yn isel tra bod eraill wedi gorfod benthyca i gyllido rhaglenni pan oedd cyfraddau’n uchel.  Yn ogystal, gall y dull hwn o weithredu hefyd gymylu’r darlun yn yr ystyr bod perfformiad awdurdod yn seiliedig ar gyfraddau llog ar fenthyciadau a all dyddio’n ôl ddegawdau ac na ellir eu haildrefnu oherwydd y premiymau a godir am wneud hynny a fyddai’n gorbwyso’r arbedion.

Dywedodd y Swyddog mai’r Gyfradd Sefydlog Gyfartalog ar gyfer benthyciadau gan y BBGC ar draws awdurdodau lleol yng Nghymru oedd 5.58% sy’n golygu bod ffigyrau Cyngor Sir Ynys Môn (CSYM), sef 5.72%, ychydig yn uwch na’r cyfartaledd trwy Gymru.  Trwy restru’r awdurdodau yn ôl maint y gyfradd sefydlog ar gyfer benthyciadau gan BBGC, Ynys Môn oedd y pedwerydd ar ddeg isaf allan o’r 22 awdurdod lleol yng Nghymru o ran cyfraddau llog sefydlog.  Trwy restru’r awdurdodau yn ôl y maint cyfraddau llog sefydlog ar gyfer benthyciadau BBGC ar sail ranbarthol, roedd y gyfradd llog sefydlog ar gyfer CSYM y drydedd isaf o’r chwe awdurdod lleol yng Ngogledd Cymru.

Nodwyd y wybodaeth gan y Pwyllgor.

•           Cadarnhaodd y Rheolydd Archwilio Mewnol ei fod wedi cysylltu â Chronfa Bensiwn Gwynedd i sefydlu a fyddai swyddog o’r Gronfa yn medru dod i’r cyfarfod hwn o’r Pwyllgor Archwilio i ddiweddaru’r Aelodau ar unrhyw faterion perfformiad. Er nad oedd modd iddo ddod i’r cyfarfod, roedd wedi cynnig opsiynau eraill, sef bod Aelodau’r Pwyllgor yn gofyn am atborth gan yr Aelod Etholedig sy’n cynrychioli Cyngor Sir Ynys Môn (yr Aelod Portffolio ar gyfer Cyllid) ar y Pwyllgor Cronfa Bensiwn, neu eu bod yn anfon unrhyw gwestiynau yn uniongyrchol at Reolwyr y Gronfa.

Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro mai’r drefn arferol bob blwyddyn yw i’r awdurdod pensiwn gynnal cyfarfod gyda Swyddogion Adran 151 yr awdurdodau hynny sy’n rhan o’r Gronfa, a hynny er mwyn rhoi sylw i unrhyw faterion sy’n ymwneud â pherfformiad, buddsoddiad a / neu ddiffygion ac ati.  Er nad oedd wedi cael gwybod pa bryd y byddai’r cyfarfod hwnnw’n cael ei gynnal,  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 2.

Cyflwyno cyfrifon Cymunedau’n Gyntaf Môn am 2013/14.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad gan y Cydlynydd Grantiau yn ymgorffori cyfrifon Cymunedau’n Gyntaf Môn Cyf ar gyfer 2013/14 ynghyd â dadansoddiad o gyllid grant y corff ar gyfer 2013/14 a’i gyllideb ar gyfer 2014/15. 

Dywedodd y Cydlynydd Grantiau bod raid i Cymunedau’n Gyntaf Môn Cyf gyflwyno ei gyfrifon blynyddol i’r Pwyllgor Archwilio yn unol â thelerau’r cytundeb cyfreithiol gyda’r Awdurdod ar gyfer cyflawni’r rhaglen. Mae’r cyfrifon ar gyfer 2013/14 wedi eu harchwilio gan Williams Denton fel yr archwilwyr a benodwyd gan y cwmni ac maent wedi tystio i gywirdeb y cyfrifon ac wedi nodi nad oes unrhyw faterion i adrodd arnynt.

Holodd Aelod o’r Pwyllgor ynglŷn â’r cynnydd a wnaed gyda sefydlu academi a gyflwynwyd yn y lle cyntaf fel syniad i roi sylw i anghenion pobl ifanc sydd wedi’u dadrithio a gofynnodd a oedd y gwaith cydweithredol hwnnw wedi datblygu ac, os oedd, a fyddai modd ei gyflwyno fel arfer dda mewn rhannau eraill o Fôn.  Cadarnhaodd y Cydlynydd Grantiau bod y cysyniad o academi wedi esblygu’n sylweddol dros y chwe mis diwethaf a bod Cymunedau’n Gyntaf Cyf wedi gweithio’n agos gydag Ysgol Uwchradd Caergybi gyda’r canlyniad bod yr academi yn opsiwn yn awr ar gyfer disgyblion sydd mewn perygl o gael eu gwahardd.  Dywedodd y Pwyllgor Sgriwtini Partneriaeth ac Adfywio y byddai’n dymuno cynnal gweithdy arferion gorau gyda staff Cymunedau’n Gyntaf fel bod modd iddynt weld yr arfer orau sy’n digwydd gyda golwg ar gyflwyno arfer o’r fath mewn ardaloedd eraill.

Nodwyd y wybodaeth gan y Pwyllgor ac ystyriodd y byddai’n fuddiol iddo gael ei friffio ar elfennau o’r rhaglen Cymunedau’n Gyntaf heblaw’r cyfrifon.  Cadarnhaodd Aelod fod gwahoddiad wedi ei estyn mewn cyflwyniad i’r Pwyllgor Sgriwtini Partneriaethau ac Adfywio ym mis Medi i bob Aelod ymweld â Chymunedau’n Gyntaf yng Nghaergybi i weld y gwaith drostynt eu hunain.  Dywedodd y Cydlynydd Grantiau hefyd y byddai ymweliad dilynol hefyd yn cael ei gynnal yn y Flwyddyn Newydd ar amser i’w drefnu.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a chyfrifon Cymunedau’n Gyntaf Cyf ar gyfer 2013/14 fel y cawsant eu cyflwyno.

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Risg ac Yswiriant.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad gan y Rheolydd Risg ac Yswiriant ar ganlyniad a chasgliadau adolygiad o bolisïau, gweithdrefnau ac arferion rheoli risg o fewn yr Awdurdod a gynhaliwyd gan Caerus Consulting.  Roedd casgliadau’r adolygiad wedi eu cynnwys yn llawn dan Atodiad 1 i’r adroddiad ac wedi eu cylchredeg i’r UDA, y Penaethiaid a’r Pwyllgor Gwaith hefyd.

Adroddodd y Rheolydd Risg ac Yswiriant ar y prif ddiffygion a nodwyd yn yr adolygiad mewn perthynas â gweithredu trefniadau rheoli risg yn anghyson ar draws y Cyngor; diffyg cydberthynas rhwng risgiau corfforaethol a risgiau gwasanaeth; diffyg aliniad rhwng rheoli risg a phrosesau eraill; dim digon o sylw i risg o fewn partneriaethau a threfniadau cydweithio ynghyd â diffyg dealltwriaeth o swyddogaethau a chyfrifoldebau mewn perthynas â risg.  Cyfeiriodd y Swyddog at y cynllun gweithredu ôl-adolygiad ar ffurf egluro swyddogaethau sgriwtini ac archwilio mewn perthynas â materion risg; ymgynghori ar ddogfennau a chanllawiau reoli risg newydd a darparu hyfforddiant ar faterion rheoli risg.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r wybodaeth a gwnaed y pwyntiau a ganlyn:

•           Cydnabuwyd bod gwreiddio arferion rheoli risg yn llwyddiannus ledled y Cyngor wedi bod yn fater yr oedd y Pwyllgor hwn yn awyddus i’w ddatrys ers cryn amser a’i fod yn hanfodol bwysig ar gyfer cynnal busnes y Cyngor mewn modd effeithiol yn yr ystyr bod raid i bob penderfyniad gymryd risg i ystyriaeth.  Awgrymwyd nad oedd proffil rheoli risg o fewn y Cyngor yn ddigon uchel.

•           Gofynnwyd pa bryd mae’r Rheolwyr yn ystyried y byddant yn gallu adrodd yn ôl i’r Pwyllgor eu bod yn fodlon gyda statws a gweithrediad trefniadau rheoli risg o fewn yr Awdurdod.  Ymatebodd y Swyddog mai’r nod yw llunio a sefydlu cofrestr risg sylweddol erbyn Mawrth 2015 a gofynnodd y Pwyllgor am y diweddariad bryd hynny.

•           Canlyniad trafodaethau ynghylch rhannu cyfrifoldebau risg rhwng y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a’r Pwyllgor Archwilio.  Er mwyn osgoi dyblygu dywedodd y Rheolydd Risg ac Yswiriant y bwriedir i’r Pwyllgor Archwilio ganolbwyntio ar y gofrestr a’r system risg ac i’r Pwyllgor Sgriwtini edrych ar risgiau unigol.

•           Yr angen i symleiddio dogfennau risg i’w gwneud yn hygyrch fel bod y Pwyllgor Archwilio sydd â chyfrifoldeb am drosolwg yn gallu adnabod y prif ffynonellau risg yn rhwydd a bodloni ei hun fod trefniadau wedi eu gwneud i’w rheoli, a bod Rheolwyr yn medru prynu i mewn i’r broses rheoli risg a chofrestru a chymryd perchenogaeth ohonynt fel teclynnau defnyddiol.

Cadarnhaodd y Dirprwy Brif Weithredwr nad yw wedi ei darbwyllo bod trefniadau rheoli risg wedi gwreiddio’n ddigon cadarn o fewn yr Awdurdod, a dyna pam y cynhaliwyd yr adolygiad ac y lluniwyd cynllun gweithredu wedyn ar gyfer diwygio’r polisi, symleiddio’r matrics risg a darparu hyfforddiant.  Mae angen i’r Awdurdod ganolbwyntio ar ei lefelau risg uchel a sicrhau bod y gofrestr yn parhau i fod yn ddogfen fyw.  Mae’r holl reolwyr uwch a chanol wedi derbyn hyfforddiant ar y trefniadau rheoli risg  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno’r Llythyr Archwilio Blynyddol am 2013/14.

5.1       Cyflwynwyd er gwybodaeth i’r Pwyllgor a’i nodi Lythyr Archwilio Blynyddol Cyngor Sir Ynys Môn am 2013/14 yn cadarnhau bod yr awdurdod wedi cyflawni ei ddyletswyddau o safbwynt adroddiadau ariannol a’i ddefnydd o adnoddau a hefyd rhoi tystysgrif archwilio ar gwblhau proses archwilio cyfrifon 2013/14.

5.2       Rhoddodd Mr Andy Bruce, SAC ddiweddariad i’r Pwyllgor ar statws, amseriad a chanlyniadau disgwyliedig y gwaith perfformiad archwilio allanol cynlluniedig oedd yn parhau ar lefel genedlaethol a lleol.  Nodwyd y wybodaeth.

Gofynnodd Aelod o’r Pwyllgor a allai’r adroddiad oedd yn rhoi diweddariad ar berfformiad, yng ngoleuni’r rhagolygon ariannol heriol i’r Cyngor, gyfeirio at arfer dda o ran arbedion lle roedd hynny’n berthnasol.  Cadarnhaodd Mr Andy Bruce bod materion arbedion yn cael eu hamlygu o fewn adolygiadau lleol a’u bod yn ffurfio rhan o’r adborth ffurfiol.  Fe allai archwilio allanol, fodd bynnag, edrych i ddwyn arferion da o adroddiadau cenedlaethol.

Cyflwyno adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol hyd at fis Tachwedd, 2014.

Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol ar waith yr Adain Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill i 14 Tachwedd, 2014.  Roedd yr adroddiad yn cyfeirio at adolygiadau archwilio a wnaed ac adroddiadau a ryddhawyd a hefyd y farn sicrwydd a roddwyd; atgyfeiriadau i Archwilio Mewnol a’r camau a gymerwyd, ynghyd ag argymhellion archwilio mewnol a statws eu gweithrediad.

Amlygodd y Rheolwr Archwilio Mewnol ddau faes penodol oedd yn destun adroddiadau adolygu Coch yn adlewyrchu nifer o wendidau o ran rheolaeth yn y meysydd adolygu, ac roedd y rhain mewn perthynas â Rheoliadau System - Mynediad rhesymegol a Gwahanu Dyletswyddau, a Grantiau Trydydd Sector.  Bydd adroddiad dilyn-i-fyny ar gynnydd yn gweithredu’r argymhellion a wnaed fel rhan o’r adolygiadau hyn yn cael ei ddarparu i gyfarfod mis Chwefror, 2015 o’r Pwyllgor Archwilio.  Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y byddai hefyd yn rhoi diweddariad i’r Pwyllgor ym mis Chwefror ar y pryderon cyfredol yn yr Uned Archwilio wedi i’r Dirprwy Brif Weithredwr gyflwyno cynllun gweithredu i gyfarfod mis Medi 2014 i roi sylw i’r pryderon hynny.

Bu’r Pwyllgor yn ystyried y wybodaeth a gyflwynwyd ac roedd wedi ei siomi gan y diffygion oedd yn cael eu hadlewyrchu gan yr adroddiadau adolygiad coch o ran absenoldeb polisi a gweithdrefnau yn y meysydd a adolygwyd a lle'r oedd y rheini mewn bodolaeth, ddiffyg ymwybyddiaeth ac / neu fethiant i lynu atynt.  Codwyd y mater o atebolrwydd ac yn dilyn o hynny, pa mor ymarferol a fyddai i alw’r rheolwyr penodol i gyfrif.  Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio Mewnol bod yr UDA a Phenaethiaid Gwasanaeth wedi cael copi o’r adolygiadau a bod y Dirprwy Brif Weithredwr a’r Pennaeth TG yn edrych ar ffyrdd o ddatrys y materion a godwyd o safbwynt yr adolygiad Rheoliadau System.

Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro bod y materion a amlygwyd gan yr adroddiad archwilio mewnol yn ailadrodd rhai o’r materion a godwyd o safbwynt rheoli risg o ran diffyg cydymffurfio â phrosesau cywir, a thra roedd teimladau’r Pwyllgor o fod eisiau amlygu cyfrifoldeb yn ddealladwy, cyfrifoldeb Rheolwyr yw ymateb yn briodol i adroddiadau adolygu archwilio mewnol drwy weithredu’r argymhellion o’u mewn.  Bydd yr adroddiad dilyn-i-fyny i’r Pwyllgor ym mis Chwefror yn cadarnhau a fydd hyn wedi digwydd a’i peidio.  Gallai dyletswydd oruchwylio’r Pwyllgor gael ei defnyddio’n fwy cynhyrchiol efallai i sgriwtineiddio cyfraddau gweithredu’r argymhellion archwilio yn ôl gwasanaeth fel oedd wedi ei nodi yn Atodiad A, ac yn nodi ac yn galw i gyfrif rheolwyr y gwasanaethau oedd yn dangos methiant dro ar ôl tro i weithredu argymhellion archwilio mewnol yn foddhaol dros gyfnod o amser.

Nododd y Rheolwr Archwilio Mewnol nad oedd unrhyw beirianwaith corfforaethol ar gyfer sicrhau a monitro bod polisïau, prosesau ac argymhellion yn cael eu gweithredu ac y glynir wrthynt.  Dywedodd y byddai’n dod a dadansoddiad mwy manwl o argymhellion archwilio mewnol oedd yn parhau heb gael sylw  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno’r Adroddiad Blynyddol ar Atal Twyll a Llygredd 2013/14.

Cyflwynwyd er gwybodaeth i’r Pwyllgor Adroddiad Blynyddol ar weithgaredd o ran gweithredu polisi’r Cyngor ar atal Twyll a Llygredd yn ystod 2013/14

Cyfeiriodd Aelod o’r Pwyllgor at yr hyn oedd i’w weld fel prif flaenoriaeth y dimensiwn twyll o fewn y polisi, ac absenoldeb unrhyw gyfeiriadau at fesurau atal-llygredd, er enghraifft mewn perthynas â sicrhau tryloywder wrth osod contractau mawr.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol bod KPMG wedi cynnal adolygiad o fframwaith gaffael yr Awdurdod a bod gan y Swyddog Adran 151 a’r Swyddog Caffael rhestr contract yn ogystal â rheolaethau ychwanegol.  Bydd caffael hefyd yn ffurfio rhan o ddyletswyddau’r Swyddog Atal-twyll.  Cadarnhaodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro bod swm fawr o waith wedi ei wneud yn dilyn adolygiad KPMG o ran cynyddu capasiti a chychwyn adolygiad ystod eang o gaffael contractyddol ar draws y Cyngor i nodi arbedion ac i sicrhau bod contractau’n cael eu gosod mewn ffordd strwythuredig ac unffurf ar draws y Cyngor.  Bydd cydymffurfio â phrosesau priodol yn ei gwneud yn fwy anodd i unrhyw lygru ddigwydd.  Dywedodd Mr Joe Hargreaves PwC, bod contractau newydd a rhai diwygiedig a’r prosesau ar gyfer eu gosod yn cael eu gwirio fel rhan o waith archwilio allanol.  Ni chanfuwyd unrhyw anghysonderau.

Penderfynwyd derbyn yr Adroddiad Blynyddol ar Atal Twyll a Llygredd 2013/14 ac i nodi ei gynnwys.

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd er gwybodaeth i’r Pwyllgor Adroddiad Blynyddol ar weithgaredd o ran gweithredu polisi’r Cyngor ar atal Twyll a Llygredd yn ystod 2013/14

Cyfeiriodd Aelod o’r Pwyllgor at yr hyn oedd i’w weld fel prif flaenoriaeth y dimensiwn twyll o fewn y polisi, ac absenoldeb unrhyw gyfeiriadau at fesurau atal-llygredd, er enghraifft mewn perthynas â sicrhau tryloywder wrth osod contractau mawr.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol bod KPMG wedi cynnal adolygiad o fframwaith gaffael yr Awdurdod a bod gan y Swyddog Adran 151 a’r Swyddog Caffael rhestr contract yn ogystal â rheolaethau ychwanegol.  Bydd caffael hefyd yn ffurfio rhan o ddyletswyddau’r Swyddog Atal-twyll.  Cadarnhaodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro bod swm fawr o waith wedi ei wneud yn dilyn adolygiad KPMG o ran cynyddu capasiti a chychwyn adolygiad ystod eang o gaffael contractyddol ar draws y Cyngor i nodi arbedion ac i sicrhau bod contractau’n cael eu gosod mewn ffordd strwythuredig ac unffurf ar draws y Cyngor.  Bydd cydymffurfio â phrosesau priodol yn ei gwneud yn fwy anodd i unrhyw lygru ddigwydd.  Dywedodd Mr Joe Hargreaves PwC, bod contractau newydd a rhai diwygiedig a’r prosesau ar gyfer eu gosod yn cael eu gwirio fel rhan o waith archwilio allanol.  Ni chanfuwyd unrhyw anghysonderau.

Penderfynwyd derbyn yr Adroddiad Blynyddol ar Atal Twyll a Llygredd 2013/14 ac i nodi ei gynnwys.

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor Adroddiad y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro ar ganlyniad seminar i asesu effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio ac i nodi unrhyw newidiadau sydd yn werth eu nodi o ran cylch gorchwyl a gweithgareddau’r Pwyllgor.

Cyfeiriodd Mrs Sharon Warnes at yr arfer o fewn y Pwyllgor Archwilio mewn awdurdod cyfagos o safbwynt sefydlu gweithgorau oedd yn cyfarfod yn yr amser rhwng y cyfarfodydd ffurfiol o’r Pwyllgor Archwilio er mwyn canolbwyntio ar feysydd penodol mewn mwy o fanylder a dyfnder nag y gellir ei wneud mewn pwyllgor arferol.  Nododd y Pwyllgor y wybodaeth fel opsiwn wrth ystyried sut y gellir gwella effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio.

Penderfynwyd –

•           Argymell i’r Pwyllgor Gwaith, ac wedi hynny i’r Cyngor, bod enw’r Pwyllgor Archwilio yn cael ei newid i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu.

•           Gofyn am i’r Rheolwr Archwilio mewnol gynnal adolygiad o effeithlonrwydd trefniadau’r Cyngor ar gyfer delio â gweithio mewn partneriaeth.

•           I nodi ei gamau yn y gorffennol ac i barhau i gynnal yr hunanasesiad blynyddol o’i effeithlonrwydd.

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI