Rhaglen a chofnodion

Croesawodd y Cadeirydd bawb oedd yn bresennol i’r cyfarfod gan estyn croeso arbennig i’r Cynghorydd Alun Mummery fel aelod newydd o’r Pwyllgor Archwilio.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni wnaed unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 23 Medi, 2014.

Cyflwynwyd a chadarnhawyd fel rhai cywir gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 23 Medi 2014.

Cyflwyno Adroddiad Blynyddol Cronfa Bensiwn Gwynedd am 2013/14.

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor ac er gwybodaeth Adroddiad Blynyddol Cronfa Bensiwn Gwynedd am 2013/14.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol – yn absenoldeb y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro, gallai’r Pwyllgor naill ai anfon unrhyw gwestiwn allai fod ganddo ar gynnwys yr adroddiad blynyddol ymlaen i’r Swyddog neu ofyn i Swyddog Cronfa Pensiwn fynychu’r cyfarfod nesaf o’r Pwyllgor ym mis Rhagfyr i adrodd ar unrhyw faterion oedd yn codi o’r Adroddiad Blynyddol.

Nododd y mwyafrif o Aelodau’r Pwyllgor eu bod yn dymuno i Swyddog/Gweinyddwr o Gronfa Bensiwn Gwynedd gael gwahoddiad i'r cyfarfod nesaf o'r Pwyllgor i roi trosolwg i’r Aelodau o’r pwyntiau allweddol yn arbennig oherwydd bod rhai pryderon ynglŷn â pherfformiad y gronfa pan yr adroddwyd arni’n flaenorol i’r Pwyllgor Archwilio ym Medi 2013 gan y Swyddog oedd yn gyfrifol am fuddsoddiad strategol Cronfeydd Pensiwn.

Penderfynwyd gohirio ystyried y drafodaeth ar yr  Adroddiad Blynyddol ynghylch Cronfa Bensiwn Gwynedd 2013/14 hyd y cyfarfod o’r Pwyllgor ym mis Rhagfyr.

CAMAU GWEITHREDU:  Rheolwr Archwilio Mewnol i roi gwahoddiad i swyddog o Gronfa Pensiwn Gwynedd i fynychu’r cyfarfod nesaf o’r Pwyllgor Archwilio ym mis Rhagfyr.

Derbyn adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog 151 Dros Dro yn ymateb i faterion a godwyd yn adroddiad grantiau blynyddol yr Archwiliwr Allanol.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried - adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro mewn ymateb i faterion a godwyd gan yr Archwilwyr Allanol fel rhan o’u gwaith mewn perthynas ag ardystio ceisiadau a dychweliadau grant am 2012/13.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol bod yr adroddiad yn gosod allan yr ymateb o ran y camau a gymerwyd ac/neu sydd wedi eu cynllunio mewn perthynas â chanfyddiadau’r Archwilwyr Allanol yn dilyn eu harchwiliad o hawliadau grant yr Awdurdod am 2012/13 (gyda 61% ohonynt wedi eu hamodi) yn cynnwys mwy o fanylion ar faterion a oedd o bryder, sut y bu iddynt ddigwydd, y goblygiadau ariannol ac ymhle yn yr Awdurdod yr oeddent wedi digwydd.  Mae argymhellion yr Archwiliwr Allanol wedi eu derbyn a Chynllun Gweithredu wedi ei ffurfio i wella trefniadau ac arferion yng nghyswllt trefnu a chynhyrchu hawliadau grant.

Roedd y canlynol yn faterion a godwyd yn y drafodaeth a ddilynodd –

•           Yng nghyswllt hawliad grant Rhif 7 yn Atodiad 1 (Grant Effeithlonrwydd Ysgol/Grant Amddifadedd Disgyblion) 2012/13, cadarnhaodd y Cydlynydd Grantiau bod prosesau wedi eu cyflwyno o fewn y gwasanaethau ariannol i sicrhau rheolaeth fwy llym dros fonitro gwariant ysgolion fel na ddylai’r pwyntiau cymhwyso arwyddocaol a godwyd yn flaenorol ailddigwydd.

•           Eitemau o gyllid Cymunedau’n Gyntaf. Dywedodd y Cydlynydd Grantiau bod rhaglen 2012/13 lle y cafodd y grantiau eu hardystio wedi dod i ben ddiwedd Mawrth 2013 gyda hynny’n golygu bod y partneriaethau cymunedol amrywiol oedd mewn bodolaeth bryd hynny bellach wedi dod i ben.  Mae’r grant Cymunedau’n Gyntaf yn awr yn cael eu sianelu drwy un sefydliad darparu o’r enw Cymunedau’n Gyntaf Môn ac mae ei berfformiad yn cael ei graffu gan Bwyllgor Sgriwtini a Phartneriaethau ac Adfywio’r Cyngor.  Mae’n rhaid i’r sefydliad beri fod ei gyfrifon blynyddol ar gael i’r Pwyllgor Sgriwtini.

•           Cymhorthdal Budd-dal Tai a Threth Gyngor 2011/12 a 2012/13 (Rhif 25) lle roedd rhai materion cywirdeb yn parhau i fod angen sylw.  Dywedodd Mr Joe Hargreaves, PwC bod y grant hwn yn cael ei gydnabod fel un o’r rhai mwyaf cymhleth a thechnegol o’r holl grantiau ac nad yw’n anghyffredin i broblemau godi o ran ei weinyddu.  Dywedodd nad oedd yn ymwybodol o unrhyw faterion arwyddocaol a oedd wedi codi hyd yma gyda’r gwaith ardystio mewn perthynas â’r grant.  Ar ddiwedd y broses, bydd unrhyw gasgliadau’n cael eu hadrodd yn ôl i’r Pwyllgor Archwilio drwy’r adroddiad archwilio grantiau blynyddol a bydd llythyrau ardystio yn cael eu cyhoeddi pan gaiff yr hawliad unigol ei hun ei ardystio.

•           SEG 2011/12 (Rhif 22) - Ceisiwyd cael eglurhad ynglŷn ag eitemau â chyfanswm o £121,658k gan ei bod yn anodd penderfynu ar gymhwysedd hynny oherwydd diffyg gwybodaeth am natur y gwariant.  Dywedodd y Cydlynydd Grantiau bod y swm wedi ei chadw gan yr Awdurdod ac nad oedd unrhyw oblygiadau ariannol.  Cafodd y grant ei dyrannu i roi sylw i faterion yn ymwneud  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad adolygu canol blwyddyn 2014/15 ar gyfer Rheoli’r Trysorlys.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro ynglŷn â’r sefyllfa canol blwyddyn o ran Rheoli’r Trysorlys.

Dywedodd y Cyfrifydd Cyfalaf a Rheoli Trysorlys bod yr adroddiad yn nodi’r sefyllfa ar ganol y flwyddyn, yn arwain ymlaen i’r sefyllfa a ragwelir ar ddiwedd y flwyddyn ac unrhyw faterion sy’n codi o safbwynt dangosyddion pwyllog a thrysorlys.  Cadarnhaodd nad oedd unrhyw weithgaredd arwyddocaol yr oedd angen ei ddwyn i sylw’r Pwyllgor ar hyn o bryd.  Bydd yr adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Gwaith ac i’r Cyngor wedi hynny.  Amlygodd welliant i’r pwynt bwled cyntaf o dan baragraff 9.1 yr adroddiad a ddylai ddarllen “er mwyn defnyddio’r dyraniad benthyca a gefnogir o £2.189m”.

Cyfeiriodd y Swyddog at y pwyntiau allweddol fel rhai oedd yn ymwneud â’r diweddariad economaidd yn cynnwys cyngor gan Ymgynghorwyr y Trysorlys bod cyfraddau llog yn debygol o godi yn ystod y 6 chwarter nesaf ac mewn perthynas â’r dangosydd pwyllog ar gyfer gwariant cyfalaf - ac roedd y rhagamcanion ar gyfer gwariant cyfalaf wedi cael eu hadolygu at i lawr am y rhesymau oedd a nodwyd ym mharagraff 4.4.1 yr adroddiad.  Mewn perthynas â sefyllfa’r ddyled allanol, mae honno gyda’r BBGC ar raddfa sefydlog y disgwylir iddi fod yn £89.583m ar ddiwedd y flwyddyn.

Gofynnwyd cwestiynau ynglŷn â’r posibilrwydd, ac unrhyw fanteision y gellid eu sicrhau o aildrefnu dyled a cheisiwyd cael gwybodaeth hefyd ynglŷn â chyfartaledd y graddfeydd llog y mae awdurdodau eraill yng Nghymru yn eu talu.  Cadarnhaodd y Swyddog bod y sefyllfa’n cael ei hadolygu ond nad oedd aildrefnu dyledion yn opsiwn ar hyn o bryd.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad gyda’r gwelliant ym mharagraff 9.1 ac i’w anfon ymlaen i’r Pwyllgor Gwaith heb unrhyw sylwadau pellach.

CAMAU GWEITHREDU:  Cyfrifydd Cyfalaf a Rheolydd Trysorlys i roi gwybodaeth i’r Pwyllgor ynglŷn â chyfartaledd cyfraddau llog ar draws awdurdodau Cymru.

Cyflwyno diweddariad gan y Rheolwr Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd i ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol ynglŷn â thracio argymhellion. Roedd yr adroddiad yn nodi’r cyfraddau gweithredu cyfredol o ran argymhellion archwilio mewnol mewn perthynas â’r holl argymhellion a wnaed ac mewn perthynas ag argymhellion statws uchel a chanolig a chyfeiriodd at ddatblygiad diweddar fydd yn hwyluso’r broses o dracio argymhellion.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI.

Derbyn diweddariad ar lafar gan y Rheolwr Archwilio Mewnol.

Cafwyd adroddiad llafar gan y Rheolwr Archwilio Mewnol yn dweud bod y Tîm Archwilio Twyll Budd-dal Tai, o 1 Tachwedd 2014, wedi trosglwyddo i’r Gwasanaeth Sengl ar gyfer Ymchwilio i Dwyll yn yr Adran Gwaith a Phensiynau.  Yn dilyn trafodaeth, dywedodd y Swyddog Adran 151 Dros Dro, y Rheolwr Refeniw a Budd-daliadau a’r Rheolwr Archwilio Mewnol ei bod yn bwysig bod yr Awdurdod yn cadw peth o arbenigedd y tîm archwilio a bod swydd y Swyddog Atal Twyll wedi ei sefydlu o fewn yr Adran Archwilio Mewnol a phenodiad wedi ei wneud.  Bydd y swydd yn cael ei chyllido’n rhannol dros y 3 blynedd nesaf gan adnoddau a roddwyd yn ôl i mewn i awdurdodau lleol gan yr Adran Gwaith a Phensiynau ar gyfer unrhyw waith a oedd ar ôl i’w wneud mewn perthynas â thwyll.  Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio Mewnol i’r penodiad gael ei wneud yn unol â’r gweithdrefnau ar gyfer amgylchiadau lle mae diswyddiadau neu adleoli gweithwyr yn bosibl.

Cyfeiriodd y Swyddog at brif gyfrifoldebau’r swydd newydd oedd yn cynnwys arwain a hyrwyddo diwylliant o ymwybyddiaeth twyll o fewn yr awdurdod ynghyd â mesurau ataliol.  Dywedodd y byddai’n adrodd yn llawnach ar y rôl i gyfarfod mis Rhagfyr o’r Pwyllgor hwn fel rhan o’r broses o adrodd yn ôl yn flynyddol ar drefniadau atal twyll yr awdurdod. 

Yn y drafodaeth a ddilynodd, codwyd y materion a ganlyn :-

•           Methiant hawlwyr budd-dal tai i drosglwyddo eu harian budd-dal ymlaen i’w landlordiaid a’r effaith y mae’r hyn yn ei gael.  Awgrymodd y Cadeirydd y dylid codi’r mater gyda’r Pennaeth Gwasanaeth a’r Deilydd Portffolio Cyllid yn y lle cyntaf.

•           Diffyg eglurder o ran y sefyllfa lle mae’r Awdurdod yn gwneud hawliadau yn erbyn nifer o dai yn ardal Caergeiliog am ddyledion am rai taliadau penodol yn ymwneud â chanolfan Llu Awyr Brenhinol Y Fali.  Dywedodd y Rheolwr Archwilio mewnol bod y mater o daliadau amgylcheddol a charthffosiaeth mewn perthynas ag eiddo sydd wedi trosglwyddo o’r Weinyddiaeth Amddiffyn wedi codi fel rhan o’r gwaith mewn perthynas â’r adolygiad dyledwyr.  Oherwydd ei fod yn fater rhy fawr i gael ei gynnwys o fewn yr adolygiad o fân-ddyledwyr, mae’r Adain Archwilio Mewnol wrthi’n gwneud gwaith ar y maes hwn a bydd yn gwneud ei orau i adrodd yn ôl arno i gyfarfod y Pwyllgor hwn ym mis Rhagfyr.

Penderfynwyd nodi’r wybodaeth.

CAMAU GWEITHREDU’N CODI:  Y Rheolwr Archwilio Mewnol i adrodd yn ôl ar y cynnydd gyda’r adolygiad o’r sefyllfa hanesyddol a materion yn codi ynglŷn â thalu costau yn ymwneud â chyn eiddo’r Weinyddiaeth Amddiffyn.