Rhaglen a chofnodion

Rhoddodd y Cadeirydd groeso i bawb oedd yn bresennol i’r cyfarfod hwn o’r Pwyllgor Archwilio.  Rhoddodd ddiweddariad i’r Pwyllgor parthed ymddiswyddiad y Cynghorydd Jeff Evans fel aelod o’r Pwyllgor a dywedodd hefyd bod y Cynghorydd Jim Evans yn absennol oherwydd ei fod wedi cael codwm yn ddiweddar.  Ar ran y Pwyllgor Archwilio, dymunodd adferiad llwyr a buan i’r Cynghorydd Evans.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Datganodd Mr John Fidoe, Rheolwr Archwilio Mewnol ddiddordeb mewn perthynas ag eitem 9 ar y rhaglen ac aeth allan o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem.

Gan gyfeirio at eitem 3 ar y rhaglen, nodwyd bod nifer o’r Aelodau oedd yn bresennol â chyswllt a Chronfa Bensiynau Gwynedd fel aelodau o’r gronfa.

Cyflwyno cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar y dyddiadau a nodir isod:

·         10 Rhagfyr, 2014

·         9 Chwefror, 2015 (arbennig)

Cyflwynwyd a chadarnhawyd fel rhai cywir gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 10 Rhagfyr 2014 a 9 Chwefror 2015.

Derbyn diweddariad gan yr Aelod Portffolio Cyllid ar Gronfa Bensiwn Gwynedd.

Yn unol â chais a wnaed gan y Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod ar 10 Rhagfyr 2014, rhoddodd y Deilydd Portffolio Cyllid grynodeb i’r Pwyllgor o berfformiad Cronfa Bensiwn Gwynedd am 2013/14.

Dywedodd y Deilydd Portffolio Cyllid, fel cynrychiolydd Cyngor Sir Ynys Môn ar Bwyllgor Cronfa bensiynau Gwynedd am y wybodaeth oedd yn yr adroddiad crynhoi’r Gronfa Bensiwn a’r cyfrifon am 2013/14 –

•           Yn amodol ar eu harchwilio, roedd y crynodeb o’r Cyfrifon yn dangos bod cyfanswm yr incwm am y cyfnod yn £83.523m o’i gymharu â £78.525m yn y flwyddyn flaenorol gyda’r mwyafrif ohono yn gyfuniad o gyfraniadau cyflogwr (£50.909m yn 2013/14) a chyfraniadau gweithwyr (£14.791m yn 2013/14).

•           Am 2013/14 cyfanswm y gwariant oedd £55.267m, gyda’r rhan fwyaf ohono yn cynnwys budd-daliadau pensiwn (£34.424m).

•           Bod gwarged o £28.256m ar y Gronfa ar ddiwedd 2013/4 oedd ar gael i fuddsoddi.  Mae hyn yn sylweddol o ystyried bod camargraff gyffredinol nad oes digon yn cael ei dalu i mewn i’r Gronfa ar ffurf cyfraniadau blynyddol.

•           Roedd sefyllfa asedau net y Gronfa yn sefyll ar £1,310m ar 31 Mawrth 2014 yn cynrychioli cynnydd o £117m yn ystod y flwyddyn.  Mae agwedd fuddsoddi’r Gronfa yn seiliedig ar leihau risg drwy fuddsoddi ar draws ystod o wahanol ddosbarthiadau ased e.e. ecwitïau, eiddo ac yn fwy diweddar, seilwaith.

•           Dychweliad cyffredinol y gronfa am 2013/14 oedd 8.2% yn erbyn meincnod o 6.3%.  Dros dair blynedd roedd dychweliad y Gronfa yn 6.7% yn erbyn meincnod o 6.5%.

•           Yn ystod 2013/14, cwblhawyd prisiad actiwarial tair blynedd y Gronfa ar Mawrth 2013.   Roedd y lefel gyllido wedi cynyddu o 84% i 85%, sydd o flaen y cyfartaledd o 79% yn Lloegr a Chymru.  Fodd bynnag, roedd y diffyg yn y Gronfa hefyd wedi cynyddu oherwydd yn rhannol i’r ffaith bod pobl yn byw’n hŷn a lefel isel o incwm gilt ar amser y prisiad.

•           O gymharu â chronfeydd awdurdodau lleol eraill, roedd Cronfa Bensiwn Gwynedd yn 19fed allan o 85 o ran perfformiad buddsoddi sydd yn dangos perfformiad cadarn.  Mae’n gronfa gadarn gydag ystod eang o fuddsoddiadau.

Rhoddwyd cyfle i’r Pwyllgor ofyn cwestiynau i’r Deilydd Portffolio Cyllid ar y wybodaeth a gyflwynwyd ac fe nodwyd y materion a ganlyn –

•           Ffioedd rheoli’r Gronfa o gymharu â chronfeydd eraill tebyg.  Dywedwyd wrth y Pwyllgor mai treuliau rheoli’r buddsoddiad am 2013/14 oedd £7.316m a thaliadau gweinyddol yn £1.268m.  Mae papur ymgynghori Llywodraeth ganolog wedi cynnig y dylai buddsoddiad ecwiti fod yn un tawel yn hytrach nag un bywiog er mwyn lleihau costau.  Mae Cronfa Bensiwn Gwynedd yn cymryd y safbwynt y dylai cronfeydd gael y dewis i gydymffurfio gyda’r cynnig neu egluro penderfyniad i ddilyn rheolaeth fywiog.

•           Gofynnwyd a oedd y dychweliad ar Gronfa Bensiwn Gwynedd yn cymharu’n ffafriol gyda Chronfa Ymddiriedolaeth Elusennol Ynys Môn.  Dywedwyd wrth y Pwyllgor bod y ddwy gronfa yn wahanol o ran amcanion buddsoddi gyda Chronfa’r Ymddiriedolaeth Elusennol  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad monitro Chwarter 3.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro yng nghyswllt gweithgareddau rheoli’r trysorlys yn y trydydd chwarter o 2014/15.

Cyfeiriodd yr Uwch Gyfrifydd (Cynllunio Strategol) at yr ystyriaethau a ganlyn –

•           Cyfraddau llog oedd yn cael eu rhagweld hyd fis Mawrth 2018 fel a ddarparwyd gan Ymgynghorwyr Trysorlys y Cyngor oedd yn rhagweld symudiad araf a graddol at i fyny, tra’n amlygu’r ansicrwydd parhaol yn y marchnadoedd a’r anhawster i ragfynegi cyfraddau.

•           Sefyllfa fenthyca’r Cyngor fel oedd i’w weld yn adran 3 a’r rhesymeg dros barhau i fewnoli benthyca ar hyn o bryd.

•           Benthyca a buddsoddiadau ar ddechrau a diwedd y chwarter fel oedd i’w gweld yn adran 4 yr adroddiad a’r ffactorau oedd yn dylanwadu ar yr agwedd tuag at fuddsoddi.

•           Cadarnhad bod y Cyngor yn parhau o fewn ei gyfyngiadau Pwyllog a Thrysorlys yn ystod y chwarter.

•           Cynlluniau ar gyfer gweddill y flwyddyn a thu hwnt gyda chyfeiriad arbennig at ymadawiad y Cyngor o’r system sybsidi CRT ar 2 Ebrill drwy bryniant allan wedi’i ariannu drwy’r PWLB ac y mae’r manylion yn parhau mewn ymgynghoriad ond mae’r sefyllfa’n cael ei hadlewyrchu yn y papurau gosod y gyllideb a Datganiad Strategaeth Rheoli'r Trysorlys 2015/16.

Nododd y Pwyllgor y wybodaeth heb unrhyw sylwadau pellach.

Penderfynwyd derbyn y diweddariad ar Reoli’r Trysorlys am Chwarter 3 2014/15.

DIM CAMAU PELLACH YN CODI

·        Derbyn diweddariad ar lafar ynghylch y Rhaglen Waith Berfformiad.

·        Derbyn diweddariad ar lafar ynghylch y gwaith ardystio grantiau.

5.1       Cafwyd adroddiad llafar gan Mr Andy Bruce Swyddfa Archwilio Cymru ar gynnydd a statws eitemau o waith o dan y Rhaglen Waith Perfformiad fel a ganlyn –

•           Roedd gwaith maes ar gyfer Asesiad Corfforaethol o’r Awdurdod ar droed ar hyn o bryd.  Mae’r Asesiad Corfforaethol yn disodli’r Adroddiad Gwella Blynyddol yn 2015 a bydd yn cymryd i ystyriaeth Hunanasesiad yr Awdurdod ac adolygiadau lleol Swyddfa Archwilio Cymru ar reolaeth o adnoddau ariannol, llywodraethu ac effeithiolrwydd trefniadau’r Bwrdd Gwasanaethau Lleol ar y Cyd.  Disgwylir y bydd adroddiad drafft yn cael ei ryddhau ym mis Ebrill gyda’r adroddiad terfynol i ddilyn ym mis Mehefin.

•           Mae'r adroddiad cenedlaethol ar yr adolygiad Diogelu yn cael ei ddrafftio a disgwylir ei ryddhau ym Mawrth.

•           Mae'r adroddiad cenedlaethol drafft parthed yr adolygiad Sefyllfa ariannol fydd yn rhoi darlun Cymru gyfan o ddycnwch ariannol yn mynd drwy’r broses glirio fewnol ar hyn o bryd.  Mae'r fethodoleg ar gyfer yr adolygiad yn cael ei ystyried ar gyfer adolygiad dilyn-i-fyny yn 2016.

•           Mae'r arolwg cyhoeddus o safbwynt Darparu gyda Llai - Astudiaethau Hamdden wedi cau ac mae'r canlyniadau'n cael eu dadansoddi i’w bwydo i adroddiad cenedlaethol.

•           Mae'r gwaith maes mewn perthynas â’r astudiaeth o weithio cydlynus i fynd i’r afael a’r galw o fewn iechyd a gofal cymdeithasol mewn perthynas ag annibyniaeth pobl hŷn wedi’i gwblhau.  Nid oedd yr Awdurdod ym Môn â chyswllt uniongyrchol yn yr astudiaeth hon a bydd yr allbwn ar ffurf crynodeb cenedlaethol byr o ganfyddiadau i'w rhyddhau ym Mawrth 2015.

•           Roedd yr  ymgynghoriad ar y saith opsiwn astudiaeth ar gyfer Cynllun Gwaith Perfformiad 2015/16 wedi cau a bydd y rhaglen waith ddiffiniedig yn cael ei dewis ar sail yr adborth a dderbyniwyd a’i gyhoeddi yn Ebrill 2015.

Nododd y Pwyllgor y wybodaeth heb unrhyw sylwadau pellach.

5.2       Cafwyd diweddariad ar lafar gan Mr Joe Hargreaves PwC ar statws yr ardystiad o waith grantiau.  Mae hawliadau grant yn cael eu hardystio yn unol â chyfres o amseroedd cau ac mae’r holl waith mewn perthynas â hawliadau am 2013/14 wedi’i gwblhau a’r holl grantiau wedi’u hardystio ar wahân i'r Grant Llwybr Dysgu.  Ar gyfer y grantiau a ardystiwyd bydd y Cydlynydd Grantiau yn peri bod y llythyrau ardystio ar gael gyda rheini’n rhoi manylion o natur yr ardystiad.  Mewn perthynas i amser cau mis Chwefror, mae gwaith ar ardystio grantiau WEFO (Cronfa Fuddsoddi Leol Gogledd Cymru a Grant Isadeiledd Strategol) yn parhau a disgwylir i’r grantiau hynny fod wedi eu hardystio erbyn diwedd y mis.  Mae 18 o grantiau wedi eu hardystio a 6 ohonynt yn ddiamod heb unrhyw newidiadau.  Mae 7 yn ddiamod gyda rhai newidiadau; roedd 2 angen eglurhad ar yr ardystiad archwilio ac roedd 3 yn amodol ac angen newidiadau ychwanegol i’r ffigurau terfynol.

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth gan gydnabod y gwelliant o safbwynt y nifer o grantiau oedd wedi’u hardystio heb amod.  Codwyd pwynt  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad gan y Rheolwr Archwilio Mewnol ar waith yr Adain Archwilio Menwol yn y cyfnod o 1 Ebrill, 2014 i 31 Rhagfyr, 2014.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor Adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol ar waith yr Adran Archwilio Mewnol o 1 Ebrill 2014 i 31 Rhagfyr 2014.

Amlygodd y Rheolwr Archwilio Mewnol yr ystyriaethau a ganlyn –

•           Ni chafwyd unrhyw adolygiadau yn y cyfnod lle y cafwyd barn Sicrwydd Coch.

•           Adolygiad dilyniadol o ddau adroddiad barn coch oedd wedi’i adrodd yn flaenorol - Rheolaethau Mynediad Rhesymegol a Rhaniad Dyletswyddau a Chynllun y Trydydd Sector - fe’i gwnaed ac yn achos y cyntaf daethpwyd i’r farn nad oedd y rheolwyr ond wedi dangos ychydig iawn o gynnydd yn gweithredu'r camau a gytunwyd i roi sylw iddynt yn yr argymhellion archwilio ac o fewn yr amseroedd y cytunwyd yn wreiddiol er ei fod yn cael ei gydnabod bod nifer o'r eitemau hyn wedi eu cysylltu i’r ymateb i adroddiad y Comisiynydd Gwybodaeth ac y gallent gymryd peth amser i’w cyflawni.  Yn achos y Cynllun Trydydd Sector, canfu'r adolygiad dilyn-i-fyny bod cynnydd da yn cael ei wneud yn mynd i’r afael â'r materion a godwyd yn yr adroddiad IA gwreiddiol.

•           Canlyniad Archwiliad o Ddigartrefedd a wnaed fel rhan o’r cynllun cyfnodol archwilio mewnol a gytunwyd ar gyfer 2013/14 oedd barn Coch / Ambr gyffredinol ac felly hefyd archwiliad o Gyflogres yr Athrawon oedd hefyd wedi nodi gwendidau o ran rheolaeth nad oedd wedi cael sylw o adolygiadau rheolaethau allweddol blynyddol y gyflogres o 2012/13 a 2013/14.  Bydd y ddau faes yn destun adolygiadau dilyn-i-fyny a bydd y canlyniadau’n cael eu hadrodd i'r Pwyllgor Archwilio.

•           Adolygiad ymgynghorol o'r trefniadau ar gyfer gwerthu, bilio a thalu am diesel arforol oedd hefyd wedi nodi nifer o wendidau rheolaethol.

•           Hyd yn hyn, mae 27 o adroddiadau terfynol wedi eu rhyddhau o Gynllun Gweithredol Mewnol 2014/15, 74% wedi cael barn sicrwydd cadarnhaol (Gwyrdd neu Gwyrdd / Ambr) a 26% mewn barn negyddol (Coch neu Goch / Ambr).

•           Fe wnaed y Pwyllgor yn ymwybodol yn flaenorol o ymdrech Credydwr i dwyllo’r Cyngor ac eraill.  Ar 25 Ionawr 2015 derbyniodd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ymateb e-bost gan yr Heddlu yn cadarnhau, yn unol â pholisi ymchwilio a dyrannu Twyll Heddlu Gorllewin Canoldir Lloegr, na fydd unrhyw ymchwiliad pellach yn digwydd y tro hwn.

•           Yng nghyswllt tracio argymhellion, roedd y gyfradd weithredu ar 14 Ionawr 2015 yn 61% o argymhellion Uchel a Chanolig.  Roedd y perfformiad mewn perthynas ag argymhellion ar wahân i rhai o fewn Addysg yn 79%.  Rhoddwyd dadansoddiad o argymhellion archwilio oedd ar ôl yn Atodiad B yr adroddiad.

•           Mewn perthynas â phryderon archwilio oedd yn parhau, y sefyllfa ar hyn o bryd ynglŷn â’r meysydd a nodwyd fel rhai felly oedd y rhai oedd i’w gweld yn adran 6 o'r adroddiad.  Bydd y meysydd hyn yn parhau i fod o bryder i Archwilio Mewnol hyd nes y bydd yr holl argymhellion arwyddocaol wedi’u gweithredu ac y gellir rhoi sicrwydd bod y  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad y Rheolydd Archwilio Mewnol yn ymgorffori Cynllun Gweithredu’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol am y cyfnod 2015/16.  Roedd yr adroddiad yn amlinellu’r broses ar gyfer asesu anghenion archwilio i gyflawni’r Cynllun Gweithredol.

Esboniodd y Rheolydd Archwilio Mewnol bod adolygiad o’r modd y darperir y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn y Cyngor yn cael ei gynnal ar adeg cynhyrchu’r Cynllun Gweithredol Drafft ar gyfer y Gwasanaeth Archwilio Mewnol am 2015/16, gan olygu nad oedd modd i’r Prif Swyddog Archwilio fedru rhoi sicrwydd ynghylch digonolrwydd yr adnoddau archwilio mewnol sydd ar gael i’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn 2015/16.

Penderfynwyd –

•           Cymeradwyo’r Cynllun Gweithredu ar gyfer y Gwasanaeth Archwilio mewnol am y cyfnod 2015/16 fel un a oedd yn adlewyrchu meysydd yr oedd y Pwyllgor yn credu y dylent gael sylw fel blaenoriaeth yn amodol ar adnoddau.

•           Nodi bod y Cynllun Gweithredol ar gyfer 2015/16 yn seiliedig ar 850 o ddyddiau archwilio.

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Ystyried mabwysiadu’r canlynol:-

“O dan Adran 100 (A)(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y Wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail y gall olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A o’r Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd amgaeëdig.

Dan Adran 100 (A)(4) Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gyrrwyd y wasg a'r cyhoedd allan o'r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem a ganlyn, oherwydd y tebygrwydd y câi gwybodaeth ei rhyddhau a honno'n wybodaeth y gwna Atodlen 12A y Ddeddf eithriad ohoni fel y diffinnir y wybodaeth yn y Ddeddf ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd sydd ynghlwm.

Cyflwyno diweddariad ar lafar gan y Pennaeth Gwasanaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro.

Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro fod rheolaeth y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn cael ei ddarparu ar hyn o bryd gan Baker Tilly a bod eu contract yn dod i ben ar ddiwedd Mawrth 2015.  Nid ystyrir mai’r model hybrid cyfredol o ddarpariaeth yw’r un mwyaf effeithiol ar gyfer gwasanaeth archwilio mewnol ac y byddai’n well un ai darparu’r gwasanaeth yn gwbl fewnol neu ei allanoli’n gyfan gwbl.  Cytunwyd y dylid cynnal proses dendro i brofi’r farchnad am bris ar gyfer darparu’r gwasanaeth y gellid wedyn ei gymharu gyda’r pris ar gyfer darparu’r gwasanaeth yn fewnol ac adrodd yn ôl wedyn i'r Pwyllgor hwn fel y gall wneud penderfyniad.  Bydd cost darpariaeth fewnol yn adlewyrchu cost gwasanaeth wedi ei ailwampio er mwyn cyflwyno i’r Pwyllgor gynnig am dîm mewnol sy'n adlewyrchu arferion gorau ac sy’n gost-effeithiol.

Cafwyd trafodaethau gyda'r Gwasanaeth Caffael i edrych ar ffyrdd o gynnal ymarfer tendro ar gyfer y gwasanaeth archwilio mewnol yn ogystal â cheisio profi’r farchnad.  Fodd bynnag, mae arwyddion cychwynnol yn awgrymu, oherwydd ystyriaethau penodol, efallai na fydd cystadleuaeth effeithiol o du’r farchnad.  Cymerwyd camau felly i edrych ar y posibilrwydd o ddarparu'r gwasanaeth mewn partneriaeth gyda sefydliad sector cyhoeddus arall gan gynnwys gyda Phartneriaeth Rhannu Gwasanaethau GIG sy'n darparu nifer o wasanaethau gan gynnwys gwasanaeth archwilio mewnol ar draws y GIG yng Nghymru a / neu awdurdod lleol arall, a chafwyd trafodaethau cychwynnol i'r perwyl hwnnw.  Mae angen gwneud mwy o waith diwydrwydd dyladwy cyn y gellir cyflwyno cynnig pendant i’r Pwyllgor.

Yn y cyfamser, bydd yr Uwch Archwilydd Mewnol yn symud i fyny i swydd y Rheolydd Archwilio Mewnol.  Bydd raid ystyried a fydd hyn yn cael unrhyw effaith ar Gynllun Gweithredu 2015/16 yn y tymor byr.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r wybodaeth a gyflwynwyd gan ystyried a ddylid cychwyn trafodaethau i ymchwilio i’r posibilrwydd o ddarparu gwasanaeth archwilio mewnol gydag awdurdodau cyfagos.  Barn y mwyafrif oedd y dylid parhau i ddilyn y llinellau ymholi cyfredol fel y cawsant eu disgrifio gan y Swyddog.

Penderfynwyd cefnogi parhau gyda’r llinellau ymholi cyfredol fel yr adroddwyd gan y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro.

CAM GWEITHREDU’N CODI: Bod Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro yn diweddaru’r Pwyllgor ar y cynnydd gyda’r trafodaethau yn ei gyfarfod nesaf.