Rhaglen a chofnodion

Derbyn  unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog  parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni chafwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno Datganiad ar y Strategaeth Rheoli Trysorlys am 2015/16.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro yn cynnwys y Datganiad ar y Strategaeth Rheoli Trysorlys am  2015/16 i sylw’r Pwyllgor a hynny’n unol â Chôd Ymarfer CIPFA ar gyfer Rheoli Trysorlys.

Dygodd yr Uwch Gyfrifydd (Cynllunio Strategol) sylw at y prif ystyriaethau isod:

•           Yn 2015/16 bwriedir rhoi sylw i absenoldeb dogfennaeth Arferion Rheoli Trysorlys (ARhT) yn yr Awdurdod gyda’r nod o sicrhau y bydd cyflenwad llawn o ddogfennau ARhT yn cael eu cyflwyno i’w cymeradwyo’n ddemocrataidd trwy’r sianelau Pwyllgor priodol cyn gynted ag y bo modd yn unol â’r Cynllun Dirprwyo arfaethedig ar gyfer Rheoli’r Trysorlys.

•           Mai dim ond un diweddariad a gynigir i Ddatganiad 2014/15 ar gyfer Datganiad Rheoli Trysorlys 2015/16 sef:

•           Na fydd adroddiadau chwarter un a chwarter tri ar faterion Rheoli Trysorlys yn cael eu cynhyrchu mwyach a chânt eu hadlewyrchu yn Rheolau Sefydlog yr Awdurdod fel sydd wedi ei nodi yn Atodiad 9 i’r adroddiad.

Bwriedir y bydd y categorïau buddsoddi posib a ddefnyddir ynghyd â’r meini prawf ar gyfer graddio credyd a therfynau buddsoddi yn cael eu hadolygu yn ystod y flwyddyn a bydd rhaid cymeradwyo unrhyw newidiadau ymlaen llaw yn unol â’r Cynllun Dirprwyo ar gyfer Rheoli’r Trysorlys.

•           Mae’r bwriad i dynnu allan o’r system cymhorthdal ar gyfer y Cyfrif Refeniw Tai ar 2 Ebrill 2015 wedi ei gymryd i ystyriaeth yn y dangosyddion darbodus (yr ymhelaethir arnynt yn Atodiad 11) ar y sail a nodir yn Atodiad 12.

•           Y dylai’r pennawd ar yr ail golofn yn nangosydd 19 yn Atodiad 11 ddarllen 2015/16 ar gyfer y terfynau uwch ac is (ac nid 2014/15).

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r wybodaeth a gyflwynwyd a gofynnodd am eglurhad ar rai materion mewn perthynas â chost cymharol uchel trefniadau benthyca tymor byr yr Awdurdod a’r dynodiad o angen i fenthyca a’r hyn yr oedd hynny’n ei olygu.  Er i’r Pwyllgor nodi a derbyn bod y Strategaeth Rheoli Trysorlys yn seiliedig yn bennaf ar agwedd ddarbodus a gofalus tuag at fuddsoddi a benthyca, gofynnodd am sicrwydd bod y Strategaeth yn parhau i gael ei hadolygu a’i bod yn ymatebol i newidiadau yn y farchnad a newidiadau eraill a bod yr elfen hyblygrwydd hon wedi ei hamlygu yn y Strategaeth.

Cadarnhaodd yr Uwch Gyfrifydd (Cynllunio Strategol) fod rheoli trysorlys yn broses fyw a bod amrywiadau a newidiadau economaidd a/neu yn y farchnad, yn ogystal â chyngor gan ymgynghorwyr trysorlys yr Awdurdod, oll yn cael eu cymryd i ystyriaeth a’u bod yn siapio’r sefyllfa a’r arferion buddsoddi.

Penderfynwyd –

•           Nodi cynnwys yr adroddiad ar y Datganiad ar y Strategaeth Rheoli Trysorlys.

•           Cymeradwyo’r Datganiad ar y Strategaeth Rheoli Trysorlys ar gyfer 2015/16 (gan gynnwys y Dangosyddion Darbodus a Rheoli Trysorlys) yn Atodiad A i’r adroddiad, a

•           Anfon y Datganiad ar y Strategaeth Rheoli Trysorlys i’r Pwyllgor Gwaith heb ragor o sylwadau.

DIM CAM  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 2.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol yn sgîl y gweithdy a gynhaliwyd ar 19 Ionawr, 2015.

Cyflwynwyd i’w ystyried ac ar gyfer sylwadau, adroddiad y Rheolwr Archwilio mewnol ar ganlyniad y gweithgor blynyddol ar effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 19 Ionawr 2015.

Dywedodd y Rheolydd Archwilio fod yr adroddiad yn Atodiad A yn nodi canlyniadau gwerthusiad y gweithdy o Arferion Da’r Pwyllgor Archwilio ar ffurf rhestr wirio CIPFA - Hunanasesiad o Arfer Dda.  At ei gilydd, roedd hunanasesiad y Pwyllgor Archwilio o’i berfformiad yn erbyn arfer dda yn gadarnhaol ac ystyriwyd mai dim ond un o’r 20 arfer dda oedd ddim yn cael eu cyflawni gan y Pwyllgor a bod modd gwella 4 arall allan o 20 o ran pwrpas a llywodraethiant; cyflawni swyddogaethau’r Pwyllgor ac aelodaeth a chefnogaeth.  Yn ogystal, cwblhaodd y Rheolwr  Archwilio gopi o restr wirio CIPFA i nodi’r meysydd hynny lle 'roedd gan y Pwyllgor gryfderau, yn ei farn broffesiynol ef, ynghyd â’r meysydd y gellir eu gwella fel yr adroddwyd yn rhan 2.5 yr adroddiad. ‘Roedd Cynllun Gweithredu arfaethedig wedi ei gynnwys yn Atodiad C a oedd yn amlinellu sut a pha bryd yn ystod 2015/16 y bydd y gwendidau yn cael sylw a chan bwy.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r adroddiad ac yn gyffredinol roedd yn siomedig gyda chywair y gwerthusiad oherwydd fod iddo, ym marn y Pwyllgor, elfen negyddol. Cyflwynwyd safbwynt bod y Pwyllgor Archwilio wedi codi nifer o faterion o ran gwendidau a hepgoriadau mewn nifer o feysydd polisi ac arferion yn ystod y flwyddyn, yn arbennig felly’r trefniadau rheoli risg, ac nad yw’r rheini wedi eu cynnwys yn y gwerthusiad perfformiad ym mharagraff 2.5.  Pwysleisiwyd nad yw’r her a gynigir gan y Pwyllgor Archwilio ond yn effeithiol os yw’r sefydliad/rheolwyr yn gweithredu arni a’i bod yn ymddangos bod y Pwyllgor yn cael ei farnu oherwydd diffyg gweithredu ar lefel gorfforaethol boed hynny oherwydd materion adnoddau neu ystyriaethau eraill.

Dywedodd y Rheolydd Archwilio Mewnol y bydd casgliadau’r gweithgor hefyd yn cael eu defnyddio i siapio adroddiad blynyddol y Cadeirydd ar weithgareddau’r Pwyllgor Archwilio, sef y sianel briodol ar gyfer myfyrio’n briodol ar agweddau cadarnhaol gwaith y Pwyllgor yn ystod y flwyddyn.  Dylid ystyried adroddiad perfformiad y Rheolydd Archwilio Mewnol fel adroddiad eithrio.  Mae’r Pwyllgor Archwilio wedi bod yn gyson yn ei ymdrechion i sicrhau newid ond ni ellir ond ei weld fel Pwyllgor effeithiol os yw’r newid yn cael ei weithredu, a hyd yma nid yw’r gefnogaeth a’r symbyliad a ddarparwyd gan y Pwyllgor wedi bod yn effeithiol o ran cyflawni’r canlyniad a ddeisyfir, yn arbennig felly mewn perthynas â Rheoli Risg.

Nododd y Pwyllgor fod adroddiad gwaith ar drefniadau Rheoli Risg wedi ei raglennu ar gyfer ei gyfarfod mis Ebrill ac y gofynnir i Uwch Reolwyr roi cyfrif am unrhyw ddiffyg cynnydd bryd hynny.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad, nodi ei gynnwys a chymeradwyo datblygu’r Cynllun Gweithredu yn Atodiad C yn 2015/16 i fynd i’r afael â’r gwendidau a  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol yn cynnwys cylch gorchwyl drafft newydd i’r Pwyllgor Archwilio.  Roedd y cylch gorchwyl newydd yn adlewyrchu newidiadau yn y fframwaith rheoleiddiol a phwyslais cynyddol ar ddatblygu rôl y Pwyllgor Archwilio mewn perthynas â holl agweddau sicrwydd ac nid yn unig proses a threfniadau adrodd ariannol yr Awdurdod.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fod y cylch gorchwyl yn seiliedig ar gyfarwyddyd CIPFA a hefyd gylch gorchwyl Pwyllgorau Archwilio eraill mewn Awdurdodau eraill.  Y bwriad wrth adolygu’r cylch gorchwyl yw ymestyn cyfrifoldebau trosolwg y Pwyllgor y tu hwnt i ddatganiadau ariannol i gynnwys llywodraethu cyffredinol a’r amgylchedd risg.  Bydd y cylch gorchwyl newydd yn cael ei gyflwyno i’w gymeradwyo gan y Pwyllgor Gwaith ym mis Ebrill ac wedi hynny i’r Cyngor Sir ym Mai.

Bu’r Pwyllgor yn ystyried y Cylch Gorchwyl ac fe wnaed y pwyntiau canlynol –

•           Mai bwriad y gweithdy effeithlonrwydd oedd i’r Pwyllgor sgriwtineiddio’r cylch gorchwyl i sefydlu sut y bydd yn eu gweithredu ac fe ellid pasio hynny ymlaen i’r Swyddog Monitro fel arwydd clir o fwriad y Pwyllgor hwn.  Gallai hyn hefyd gysylltu i mewn â sylwadau am Sgriwtini a’r angen i egluro rolau penodol sgriwtini ac archwilio.

•           Bod angen i’r Pwyllgor gymryd mwy o ran yn hyrwyddo a datblygu trefniadau o fewn yr Awdurdod ar gyfer sicrhau gwerth am arian.

•           Bod angen i’r Pwyllgor feddwl a oes ganddo broffil digon uchel o fewn yr Awdurdod i allu dylanwadu’n wirioneddol ac i gyfrannu tuag at effeithlonrwydd y Cyngor fel corff corfforaethol.  Awgrymwyd y gallai’r Pwyllgor fod yn fwy rhagweithiol yn gosod rhaglen sy’n berthnasol yng nghyd-destun y Cyngor cyfan.

•           Tra’n derbyn y cylch gorchwyl fel yr oedd wedi’i gyflwyno fel rhywbeth oedd yn darparu fframwaith da lle gallai’r Pwyllgor Archwilio weithredu o’i fewn yn y dyfodol, pwysleisiwyd bod angen i’r Pwyllgor sicrhau bod y materion allweddol yn cael eu gyrru ymlaen.  Pwysleisiwyd hefyd bod angen i’r Pwyllgor, er mwyn gallu gwireddu ei fandad fel oedd wedi ei nodi yn y cylch gorchwyl, fod wedi ei sicrhau y bydd y materion y mae’n tynnu sylw atynt yn cael sylw gan reolwyr.  I’rperwyl hwn, ac er lles atebolrwydd cynigiwyd a chytunwyd y dylid gofyn i Aelod o’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn ychwanegol i’r Swyddog Adran 151 fynychu pob cyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio.

•           Bod angen i’r Pwyllgor fod yn glir ynglŷn â’i ddisgwyliadau o’r hyn y mae’r Pwyllgor Archwilio ei angen o ran cefnogaeth ac adnoddau.

Penderfynwyd cymeradwyo’r cylch gorchwyl fel oedd wedi’i gyflwyno.

CAMAU GWEITHREDU’N CODI: Rheolwr Archwilio Mewnol i gysylltu gyda’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth mewn perthynas â mynychu cyfarfodydd Pwyllgor Archwilio.

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Atal Twyll Corfforaethol.

Cyflwynwyd, er gwybodaeth y Pwyllgor adroddiad, gan Swyddog Atal Twyll yr Awdurdod yn nodi cyfrifoldebau ei swydd. 

Eglurodd y Swyddog Atal Twyll Corfforaethol beth oedd y cefndir i sefydlu’r swydd a’r hyn yr oedd yn ei olygu yn arbennig o safbwynt bod yn fwy rhagweithiol yn rhwystro twyll a hyrwyddo diwylliant atal twyll gwell o fewn yr Awdurdod.

Bu’r Pwyllgor yn holi’r Swyddog Atal Twyll Corfforaethol ynglŷn â manylion ei waith a rhoddwyd esiamplau o’r gweithgareddau a wneir.  Cyfeiriodd y Swyddog at waith oedd ar droed i ganfod pa asesiadau risg twyll sydd wedi eu cynnal o fewn gwasanaethau a pha bolisïau sydd wedi eu rhoi mewn grym i atal unrhyw risgiau a welwyd a sut y caiff y rhain eu dwyn i sylw staff.  Mae’r arwyddion cychwynnol yn dangos bod angen gwneud gwaith pellach yn hyn o beth.  Nododd y Pwyllgor hyn fel mater “cadw tŷ” pellach oedd angen sylw.

Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio Mewnol bod y Swyddog Atal Twyll Corfforaethol yn cynnal asesiad risg twyll cynhwysfawr o’r Awdurdod cyfan gyda golwg ar adrodd yn ôl i’r Pwyllgor Archwilio ym mis Ebrill a bydd hynny’n darparu datganiad sefyllfa o safle’r Awdurdod yng nghyswllt pob maes o risg twyll, beth sy’n cael ei wneud i fynd i’r afael â hwy a hefyd yr argymhellion i Benaethiaid Gwasanaeth ar gyfer cryfhau’r rheolaethau o fewn eu gwasanaethau.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

DIM CAMAU PELLACH YN CODI.