Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Gwnaeth Mr Richard Barker a Mrs Sharon Warnes, yr Aelodau Lleyg ddatganiad o ddiddordeb sy'n rhagfarnu mewn perthynas ag eitem 8 ar y rhaglen ac aethant allan o'r cyfarfod yn ystod y drafodaeth arni.

Cyflwyno cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol:

·         15 Mawrth, 2016

·         12 Mai, 2016 (Ethol Cadeirydd/Is-Gadeirydd)

Cyflwynwyd a chadarnhawyd fel rhai cywir, gofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethiant a gynhaliwyd ar 15 Mawrth 2016 a 12 Mai, 2016 (ethol Cadeirydd / Is-Gadeirydd).

Yn codi o gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 12 Mai, 2016 -

Cadarnhaodd Mr Richard Barker a Mrs Sharon Warnes nad oeddynt fel Aelodau Lleyg wedi cymryd rhan eleni eto yn y cyfarfod i ethol Cadeirydd ac Is-Gadeirydd ar gyfer y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethiant oherwydd mater sy’n parhau i fod heb ei ddatrys mewn perthynas â'r broses ethol a'u statws fel Aelodau Lleyg yn y broses honno. Cyfeiriodd Mr Barker a Mrs Warnes at ohebiaeth ddyddiedig 30 Gorffennaf, 2015 a gawsant gan Swyddog Monitro'r Cyngor yn dilyn y pryderon a fynegwyd ganddynt y llynedd ynglŷn â’u rôl yn y broses o benodi Cadeirydd ac Is-Gadeirydd ar gyfer y Pwyllgor hwn. Mae'r ohebiaeth yn cyfeirio at y Protocol fel yr ymddengys ym mharagraff 5.8.2 y Cyfansoddiad mewn perthynas â phenodi cynghorwyr i wasanaethu ar Bwyllgorau a phenodi Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion. Mae'r ohebiaeth hefyd yn cynnig proses lle gall yr Aelodau Lleyg ar y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethiant gael mewnbwn i’r broses o benodi Cadeirydd ac Is-Gadeirydd ac enwebu ymgeisydd ar gyfer y naill swydd neu’r llall neu’r ddwy fel y dymunant.

Dywedodd Mr Barker a Mrs Warnes eu bod yn siomedig nad oedd y broses a amlinellwyd iddynt ac a fyddai’n caniatáu iddynt gyflwyno eu barn ynghylch penodi Cadeirydd ac Is-Gadeirydd y Pwyllgor wedi cael ei dilyn. Nid yw’r Protocol ychwaith yn adlewyrchiad cywir o aelodaeth y Pwyllgor oherwydd nid oes unrhyw gyfeiriad ynddo at yr Aelodau Lleyg fel aelodau o’r Pwyllgor sydd â phleidlais. Erys problem o ran sut y gall yr Aelodau Lleyg ar y Pwyllgor hwn gael mwy o ymwneud â’r broses o benodi’r Cadeirydd a'r Is-Gadeirydd yn enwedig mewn perthynas â pharatoi ar gyfer y cyfarfod pryd y cânt eu hethol. Byddent yn dymuno gweld y mater yn cael ei ddatrys er mwyn sicrhau y bydd unrhyw Aelodau Lleyg newydd a llai profiadol a benodir wedyn i'r Pwyllgor yn derbyn cefnogaeth briodol yn y mater hwn yn y dyfodol.

Nododd y Pwyllgor y pryderon parhaus a fynegwyd gan Mr Richard Barker a Mrs Sharon Warnes ynghylch cynnwys Aelodau Lleyg yn y broses o benodi Cadeirydd ac Is-Gadeirydd ar gyfer y Pwyllgor a chytunwyd y byddai'n ddefnyddiol iddo weld yr ohebiaeth a anfonwyd at Mr Barker a Mrs Warnes i gael eglurhad o'r hyn a gynigiwyd er mwyn hwyluso eu cyfranogiad yn y broses o benodi Cadeirydd ac Is-Gadeirydd.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth a Swyddog Adran 151 mewn perthynas â’r broses o gofnodi argymhellion Archwilio Mewnol ac argymhellion gan reoleiddwyr eraill.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried a’i benderfynu - adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 mewn perthynas â chofnodi argymhellion. Yn yr adroddiad, cafwyd amlinelliad o’r broses bresennol lle mae argymhellion a wneir gan Archwilio Mewnol yn cael eu cofnodi a’u monitro hyd at eu gweithrediad drwy'r system tracio argymhellion 4Action a'r argymhellion a wneir gan archwilwyr allanol eraill yn cael eu cofnodi a'u hadrodd i'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth ar ffurf taenlen.

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 nad oedd y system 4Action, er yn ddefnyddiol, yn hawdd i’w defnyddio ac nid yw’n procio cof neu’n atgoffa swyddogion yn awtomatig fod angen diweddaru'r system er mwyn cadarnhau argymhellion sydd wedi cael eu gweithredu. At hynny, nid yw defnyddio taenlenni i fonitro gweithrediad argymhellion a wneir archwilwyr allanol yn ddelfrydol, oherwydd nid yw taenlenni wedi cael eu dylunio ar gyfer cadw data ar raddfa mor fawr. Dywedodd y Swyddog mai’r ateb delfrydol fel y’i cynigiwyd fyddai caffael a gweithredu system rheoli busnes integredig a fyddai'n caniatáu i'r Cyngor fonitro ac adrodd ar gynllunio busnes, perfformiad, rheoli prosiectau a risg a gweithredu argymhellion gan ddarparu darlun cyflawn ar draws y meysydd gwasanaeth. Mae angen gwneud gwaith pellach i benderfynu ar gost o system o'r fath, yn ogystal â’r modd y byddai’r Cyngor yn ariannu’r gost.

Rhoes y Pwyllgor sylw i’r mater ac roedd yn cefnogi’r bwriad i brynu system a oedd yn fwy datblygedig ac addas i’r pwrpas, gyda’r amodau  canlynol -

•           Bod swyddogion yn ymdrechu i sicrhau y gwneir y defnydd gorau o adnoddau wrth gaffael system newydd

•           Bod swyddogion yn ymchwilio i'r systemau a ddefnyddir gan gynghorau eraill er mwyn sefydlu a ydynt yn effeithiol ac yn bodloni’r gofynion

•           Bod swyddogion yn ymdrechu i sicrhau bod unrhyw system newydd a gaffaelir yn hyblyg ac yn ymateb i anghenion penodol Ynys Môn.

Cadarnhaodd y Swyddog y byddai’r gwaith pellach y cyfeirir ato yn cynnwys ymchwilio i'r systemau a ddefnyddir gan awdurdodau eraill a natur ymarferol y systemau hynny ac yna greu achos busnes ar gyfer system a ffefrir ar sail y dystiolaeth a gasglwyd.

Penderfynwyd cefnogi bod y swyddogion yn ymchwilio i system rheoli busnes corfforaethol gyda golwg ar ei chaffael a’i gweithredu yn ystod 2016/17 ar yr amod y bydd yr UDA’n cytuno ar achos busnes hyfyw a gofyn am adroddiad interim ar gynnydd i'r Pwyllgor hwn gan gynnwys goblygiadau o ran cost.

CAMAU GWEITHREDU: y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 i adrodd yn ôl i'r Pwyllgor ym mis Gorffennaf / Medi ynghylch y cynnydd o ran y gwaith ymchwilio i systemau posibl ac unrhyw faterion sy'n codi.

Cyflwyno adroddiad blynyddol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol am 2015/16.

Cafodd  Adroddiad Blynyddol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2015/16 ei gyflwyno i’w hystyried a’i gymeradwyo gan y Pwyllgor yn unol â gofynion y Safonau Archwilio Mewnol Sector Cyhoeddus y DU a Safonau DU CIPFA a ddaeth i rym ar 1 Ebrill, 2014 sy’n golygu bod rheidrwydd ar Bennaeth y Gwasanaeth Archwilio mewnol i roi i’r Pwyllgor hwn sicrwydd  ynghylch y system gyfan o reolaeth fewnol. Roedd yr adroddiad yn rhoi dadansoddiad o berfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2015/16 ac fe'i cefnogwyd gan Atodiadau A i H a oedd yn manylu ar y cynnydd yn erbyn targedau perfformiad ar gyfer y flwyddyn, ynghyd â llithriad yn ystod y flwyddyn.

Cafwyd adroddiad gan y Rheolwr Archwilio Mewnol ar berfformiad y Gwasanaeth yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill 2015 hyd at 31 Mawrth 2016 a'r ffactorau a oedd wedi effeithio arno. Cadarnhaodd y Swyddog bod y Gwasanaeth wedi cyflawni 60.32% o'r Cynllun Blynyddol yn erbyn targed o 80% a dangosydd perfformiad cyfartaleddog ar lefel Cymru gyfan o 83%. Fodd bynnag, mae gwaith yn parhau i fynd rhagddo ar bedwar archwiliad a oedd ar y gweill ar ddiwedd y flwyddyn ac wedi cwblhau’r rheiny, bydd 67% o'r Cynllun Blynyddol wedi cael ei gyflawni.

Mae pob un o'r archwiliadau a gyflawnwyd yn ystod y flwyddyn (Atodiad C) wedi arwain at lefelau cadarnhaol o sicrwydd ac eithrio Adfer TGCh ar ôl Trychineb a aseswyd fel un a oedd yn darparu ond y mymryn lleiaf o sicrwydd a phum maes arall a nodir ym mharagraff 4.2.2. a gafodd eu hasesu fel rhai a oedd yn darparu Sicrwydd Cyfyngedig. Yn ôl canlyniad cyffredinol y gwaith Archwilio Mewnol, nodwyd bod 73% o adolygiadau wedi arwain at farn gadarnhaol (Sylweddol neu Resymol) a bod 27% wedi arwain at farn sicrwydd negyddol. Roedd y 27% o adroddiadau a dderbyniodd farn sicrwydd negyddol yn cynnwys o 6 adroddiadau - yr un uchod y soniwyd amdano a oedd ond yn darparu’r mymryn lleiaf o sicrwydd a 5 archwiliad a oedd yn rhoi sicrwydd cyfyngedig.

Caiff argymhellion eu graddio ar hyn o bryd fel rhai uchel, canolig neu isel yn ôl y risg ganfyddedig fel yr amlinellir yn Atodiad F. Nid yw’r rhai a ystyrir fel rhai gradd isel yn cael eu dilyn i fyny’n ffurfiol gan yr archwilwyr mewnol ac nid ydynt ychwaith yn cael eu cynnwys yn y dadansoddiad. Y gyfradd weithredu ganrannol ar 31 Mawrth 2016 oedd 74% o argymhellion uchel a chanolig a gofnodwyd fel rhai a oedd wedi eu gweithredu.

Tynnodd y Swyddog sylw at feysydd lle nodwyd gwendidau arwyddocaol mewn rheolaeth ac a fydd yn parhau i beri pryder i’r Archwilwyr Mewnol hyd nes y bydd holl argymhellion pwysig wedi cael eu gweithredu ac y gellir rhoi sicrwydd bod yr holl fframweithiau a systemau priodol yn eu lle. Ceir diweddariad ar y sefyllfa o ran y meysydd penodol hyn ym mharagraff 6.5 yr adroddiad.

Er gwaethaf y ffaith nad oedd y Cynllun Archwilio wedi’i gwblhau’n llawn, cadarnhaodd y swydd ei bod yn fodlon bod  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno diweddariad Rhaglen Waith Perfformiad Archwilio Allanol.

Cyflwynwyd adroddiad ar Raglen Waith Perfformiad yr Archwilwyr Allanol er gwybodaeth i'r Pwyllgor.

Rhoes Mr Andy Bruce, Rheolwr Archwilio Perfformiad SAC y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ar statws yr astudiaethau llywodraeth leol a gychwynnwyd yn 2015/16 a'r dyddiadau y rhagwelir y byddant yn cael ynghyd â'r rhai y cytunwyd arnynt ar gyfer 2016/17 yn ogystal â 3 o arolygon a gynlluniwyd fel rhan o astudiaethau 2018/19. Cyfeiriodd y Swyddog at newid yn y ffordd y mae gwaith perfformiad lleol yn cael ei gyflwyno i gynghorau yn dilyn y rhaglen ddiwygio a nodir yn y Mesur drafft Llywodraeth Leol (Cymru) sy'n gosod dyletswydd newydd ar gynghorau i fabwysiadu'r egwyddor datblygu cynaliadwy o Ebrill 2016. Bydd symudiad i ffwrdd o'r gwaith sy'n canolbwyntio ar gynllunio gwelliant i waith sy'n canolbwyntio ar adnoddau a chapasiti a gallu cynghorau i sicrhau newid tra'n cynnal arferion llywodraethu da ac i'r perwyl hwn, mae tri adolygiad thematig wedi eu cytuno yn ymwneud â gwytnwch ariannol, trefniadau llywodraethu a'r ymagwedd tuag at newid trawsnewidiol. Cadarnhaodd y Swyddog nad oedd unrhyw newidiadau i adrodd arnynt ar hyn o bryd o ran yr astudiaethau Gwerth am Arian.

Cafodd y Pwyllgor gyfle i holi ac i geisio eglurhad y Swyddog mewn perthynas ag agweddau ar y Rhaglen Waith Perfformiad, yr hyn y maent yn ei olygu a sut y gallent fod yn berthnasol neu o werth i Ynys Môn.

Penderfynwyd nodi'r wybodaeth.

DIM CAMAU PELLACH YN CODI

Cyflwyno Cynllun Archwilio 2016.

Cyflwynwyd Cynllun Archwilio Ariannol 2016 ar gyfer Cyngor Sir Ynys Môn er sylw’r Pwyllgor.

Cafwyd adroddiad penodol gan Mr Ian Howse, y swyddog sy’n arwain ar ymgysylltiad ar gyfer yr Archwiliad Ariannol ar yr ymagwedd at yr archwiliad ariannol a’i sgôp, y risgiau archwilio ariannol a nodwyd a'r ymateb arfaethedig yn ogystal â'r lefel gynlluniedig o berthnasedd a’r amserlen adrodd. Mewn ymateb i ymholiad gan y Pwyllgor mewn perthynas â lefel y ffioedd archwilio, cadarnhaodd y Swyddog bod yr Archwilydd Cyffredinol yn edrych ar ffyrdd y gall Swyddfa Archwilio Cymru fod yn fwy effeithlon. Eglurodd y Swyddog hefyd, yng nghyd-destun archwilio perfformiad, beth fydd mabwysiadu'r egwyddor datblygu cynaliadwy yn ei olygu i gynghorau yn ymarferol wrth orfod ystyried yr effaith debygol a gaiff eu penderfyniadau ar draws yr holl feysydd hynny y mae ganddynt gyfrifoldeb yn eu cylch ar genedlaethau'r dyfodol, ac i gynllunio ar y sail honno.

Penderfynwyd derbyn a nodi’r adroddiad.

DIM CAMAU PELLACH YN CODI

·        Cyflwyno adroddiad ardystio grantiau a dychweliadau  2013/14 a 2014/15.

·        Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Adnoddau a Swyddog 151.

•           Cafodd adroddiad Archwilio Allanol gan PwC yn crynhoi canlyniadau gwaith ar ardystio hawliadau a ffurflenni grant yr Awdurdod am 2013/14 a 2014/15 ei gyflwyno er ystyriaeth y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn amlinellu'r canlyniadau allweddol o'r gwaith ardystio gan gynnwys ble y gwnaed newidiadau archwilio yn sgil y gwaith y gwaith hwnnw neu mewn achosion lle nad oedd y dystysgrif archwilio yn gymwys.

Yn 2013/14, canfu’r adroddiad bod cyfanswm o 22 o grantiau a ffurflenni wedi cael eu hardystio ac o'r rhain roedd 7 yn ddiamod heb unrhyw ddiwygio; 7 yn ddiamod ond angen peth gwelliant i'r ffigurau terfynol; 4 angen eu diwygio ar gyfer y dystysgrif archwilio a 4 yn ddiamod cc angen rhywfaint o newid i'r ffigurau terfynol.

Ar gyfer 2014/15, roedd cyfanswm o 15 o grantiau a ffurflenni wedi cael eu hardystio ac o’r rhain, roedd 11 yn gymwys heb unrhyw ddiwygio; roedd 3 yn gymwys ac angen rhywfaint o newid i'r ffigurau terfynol ac mae ardystiad archwilio yn parhau i fynd rhagddo ar gyfer 1 grant a dderbyniwyd ar gyfer yr archwiliad.

Daeth yr adroddiad i'r casgliad, er bod gan yr Awdurdod drefniadau digonol yn eu lle ar y cyfan ar gyfer cynhyrchu a chyflwyno o ran ei hawliadau am grantiau 2013/14 a 2014/15, mae lle i wella ac i'r perwyl hwnnw, mae'r adroddiad yn gwneud pedwar argymhelliad ar gyfer gwella'r prosesau y mae’r Awdurdod yn eu dilyn i gynhyrchu a chyflwyno ei hawliadau grant.

Nododd y Pwyllgor fod y nifer o grantiau a oedd angen eu diwygio wedi gostwng o gymharu â’r blynyddoedd blaenorol ac roedd yn croesawu’r gwelliant mewn perfformiad yr oedd y tueddiad hwnnw’n ei adlewyrchu.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

•           Cyflwynwyd er gwybodaeth i’r Pwyllgor - adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 yn amlinellu’r modd y bydd yr argymhellion a wnaed gan PwC yn ei adroddiad ardystio grantiau uchod yn cael eu cyflawni.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

DIM CAMAU PELLACH YN CODI

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor - adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 mewn perthynas â phenodi Aelod Lleyg i wasanaethu ar y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethiant. Roedd yr adroddiad yn crynhoi’r cefndir i benodi Aelodau Lleyg cyfredol y Pwyllgor y daw eu cyfnod yn y swydd i ben ym mis Gorffennaf 2016 ac, yn ogystal, yn amlinellu'r opsiynau ar gyfer symud ymlaen ac ystyriaethau sy'n ymwneud â hynny.

Wedi datgan diddordeb a oedd yn rhagfarnu yn y mater hwn, aeth Mr Richard Barker a Mrs Sharon allan o'r cyfarfod ar gyfer y drafodaeth a'r penderfyniad ar y mater hwn.

Rhoes y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 i'r Pwyllgor ei farn broffesiynol ef o ran y trywydd y byddai’n ffafrio ei ddilyn.

Penderfynwyd -

•           Ymestyn penodiad y ddau Aelod Lleyg presennol o'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethiant i fis Mai 2017.

•           O fis Mai, 2017, bydd cyfnod penodiad Aelodau Lleyg a benodwyd i'r Pwyllgor yn gyfnod sefydlog o 5 mlynedd i gyd-fynd â’r cyfnod amser rhwng etholiadau’r Cyngor a bod aelodau a benodir felly yn gallu gwasanaethu am fwy nag un tymor naill ai'n olynol neu ar unrhyw adeg.

DIM CAMAU PELLACH YN CODI

Ystyried mabwysiadu’r canlynol:-

"Dan Adran 100 (A)(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol oherwydd y posibilrwydd y  caiff gwybodaeth eithriedig ei rhyddhau fel y diffinnir hi yn Atodlen 12A y Ddeddf a'r Prawf Budd y Cyhoedd sydd ynghlwm".

Ystyriwyd a phenderfynwyd, yn unol ag Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972 i gau allan y Wasg a'r Cyhoedd o'r cyfarfod ar gyfer y drafodaeth ar yr eitem a ganlyn ar y sail y byddai gwybodaeth yn cael ei datgelu a honno’n wybodaeth y gwneir eithriad ohoni yn Atodlen 12 y Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd a gyflwynwyd.

Cyflwyno’r Gofrestr Risg Corfforaethol.

Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor - adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 yn ymgorffori'r Gofrestr Risg Corfforaethol fel y cafodd ei diweddaru 17 eg Mai 2016 gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth.

Rhoes y Rheolwr Risg ac Yswiriant adroddiad ar y risgiau hynny a nodwyd ar hyn o bryd fel y prif risgiau i'r Cyngor a soniodd am y risgiau a symudodd i mewn ac allan o'r Gofrestr gan gynnwys y rhesymau dros uwch-gyfeirio rhai risgiau penodol a gostwng lefel risg rhai eraill. Eglurodd y Swyddog y broses o reoli’r Gofrestr Risg Gorfforaethol a chadarnhaodd bod y cynnydd sy’n cael ei wneud yn mynd i’r cyfeiriad iawn, er bod angen gwneud mwy o waith mewn perthynas â rheoli risgiau gwasanaeth ac o ran ymgorffori’r risgiau a nodwyd yn awr o ran gweithio mewn partneriaeth.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys a bod y Pwyllgor yn cymryd sicrwydd bod y risgiau i nodau ac amcanion y Cyngor yn cael eu cydnabod a'u rheoli gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth.

DIM CAMAU PELLACH YN CODI

Dydd Llun,  27 Mehefin, 2016 am 2:00 y.p.

Nodwyd bod y cyfarfod nesaf am 2 y prynhawn, ddydd Llun, 27 Mehefin, 2016.