Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 27 Mehefin, 2016.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 27 Mehefin, 2016 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Mater yn codi -

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 wrth y Pwyllgor bod yr archwiliad o gyfrifon 2015/16 yn mynd rhagddo ac er gwaethaf peth llithriad yn yr amserlen wreiddiol, mae'r Gwasanaeth Cyllid yn dwyn ynghyd y wybodaeth y mae’r archwilwyr allanol ei hangen a rhagwelir y byddant mewn sefyllfa i adrodd ar ganlyniad yr archwiliad o'r datganiadau ariannol ar gyfer 2015/16 i'r Pwyllgor ym mis Medi fel sy’n ofynnol.

Adolygu’r cynnydd ynglyn â gweithredu ar unrhyw faterion sy’n weddill mewn perthynas ag Adfer Trychineb TGCh (Rheolwr Gwasanaeth TGCh a Rheoli Perfformiad i adrodd)

Cafwyd diweddariad llafar gan y Rheolwr Gwasanaeth a Rheoli Pherfformiad TGCh ar y cynnydd a wnaed ynghylch gweithredu argymhellion yr adain archwilio mewnol yn dilyn yr archwiliad a wnaed yn 2015/16 o drefniadau Adfer ar ôl Trychineb TGCh a ddarganfu diffygion yn y trefniadau llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol yn y maes hwn.

Dywedodd y Swyddog bod y Gwasanaeth TGCh yn awr bron â gorffen dylunio canolfan cefnogi data bwrpasol.  Cynigir cael ail ganolfan ddata i ffwrdd o'r ystafelloedd TGCh ym mhrif swyddfeydd y Cyngor a fydd bob amser yn weithredol, ynghyd â'r brif ganolfan.  Gyda’i gilydd, byddant yn rhannu’r  pŵer prosesu o redeg systemau allweddol y Cyngor. Os digwydd na fydd modd defnyddio prif swyddfeydd y Cyngor, bydd yr ail ganolfan ddata yn gallu rhedeg gwasanaethau allweddol, sef y gwasanaethau hynny a nodwyd fel rhai hollbwysig e.e gofal cymdeithasol a chyllid. Erys rhywfaint o waith i'w wneud o ran cadarnhau bod y rhestr o wasanaethau allweddol yn gyfoes ac un elfen sydd angen sylw o ran dyluniad yw gallu’r adeilad i wrthsefyll tân a fyddai'n penderfynu am ba hyd y gall y ganolfan ddata oroesi mewn tân. Bydd gan y ganolfan ddata bŵer cydnerth drwy UPS a generadur ar y safle. Mae cyllid cyfalaf ar gyfer y cyfleuster newydd ac mae'r Gwasanaeth TGCh yn hyderus y bydd y prosiect yn cael ei gyflawni o fewn y gyllideb ac erbyn y dyddiad cwblhau a gynlluniwyd, sef Rhagfyr, 2016. Yn ogystal â bod yn gyfleuster wrth gefn, mae hwn yn ddatrysiad o ansawdd a fwriadwyd i gwrdd ag anghenion newidiol y Cyngor, gan ganiatáu iddo ddefnyddio'r pŵer prosesu fel a phan y bydd y busnes ei angen.

O'r wybodaeth a gyflwynwyd cymerodd y Pwyllgor sicrwydd bod cynnydd boddhaol wedi'i wneud o ran ymateb yn briodol i'r materion a nodwyd yn yr adroddiad archwilio mewnol a luniwyd yn 2015/16 o ran cryfhau'r rheolaethau mewn perthynas â threfniadau Adfer ar ôl Trychineb fel bod modd rheoli’r risgiau yn y maes hwn yn effeithiol. Nododd y Pwyllgor y byddai'n ddefnyddiol iddo gael gweld y cynllun ar gyfer adfer ar ôl trychineb yn y man. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaeth a Rheoli Perfformiad TGCh fod y Cynllun Adfer ar ôl Trychineb h.y y gallu i ymateb i drychineb wedi’i gyfyngu gan yr isadeiledd presennol ond y gellid rhoi i’r Pwyllgor ddyluniad o sut y byddai'r system yn gweithredu os digwydd  trychineb. Unwaith yr isadeiledd newydd wedi ei sefydlu byddai’r dyluniad hwnnw’n cael ei gynnwys yn y Cynllun Adfer ar ôl Trychineb a byddai modd cyflwyno cynllun i'r Pwyllgor hwn. Cadarnhaodd y Swyddog y bwriedir rhoi prawf ar y system cyn iddi fynd yn fyw, a hynny yn unol â gofynion arfer gorau er mwyn sicrhau ei bod yn gweithio’n iawn a bod modd adfer data mewn ffordd brydlon a dibynadwy os digwydd  trychineb.

Penderfynwyd derbyn a nodi'r diweddariad mewn perthynas  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol am Chwarter 1 2016/17.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol ar waith y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill, 2016 hyd at 30 Mehefin, 2016 yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol Sector Cyhoeddus y DU a Safonau CIPFA yn y DU lle mae gofyn i'r Pennaeth Archwilio Mewnol adrodd o bryd i’w gilydd i'r Pwyllgor ar berfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o gymharu â’r Cynllun  Archwilio ar gyfer 2016/17.

Adroddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol ar yr agweddau canlynol ar berfformiad y Gwasanaeth :

•           Bod 6 o brosiectau archwilio sy'n amrywio o ran cymhlethdod yn 2015/16 nad oeddent wedi'u cwblhau na’u cyhoeddi erbyn 31 Mawrth, 2016 ac maent yn disgyn i’r categori gwaith sy'n mynd rhagddo fel y rhestrir ym mharagraff 3.1.1 yr adroddiad.

•           Mae rhestr o dargedau perfformiad ar gyfer y cyfnod hyd at 30 Mehefin, 2015 wedi ei chynnwys yn Atodiad A i'r adroddiad ac mae’n dangos bod 24.19% o archwiliadau a gynlluniwyd wedi'u cwblhau ar hyn o bryd yn erbyn targed blynyddol o 80%.

•           Mae rhestr o'r holl aseiniadau archwilio a gwblhawyd yn ystod y flwyddyn hyd yma gan gynnwys gwaith ar y gweill ar gyfer 2015/16 i’w gweld yn Atodiad C i'r adroddiad, ac mae’n crynhoi'r farn a’r argymhellion archwilio mewn perthynas â phob maes a adolygwyd. Ers 1 Ebrill, 2016, cyhoeddwyd dau adroddiad terfynol o Gynllun Gweithredu ‘r Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2015/16 a chwech o Gynllun 2016/17.

•           Mae dau o'r archwiliadau cynlluniedig a gwblhawyd yn ystod y chwarter cyntaf wedi cael eu hasesu fel rhai nad ydynt yn darparu lefelau cadarnhaol o sicrwydd. Aseswyd System Rheolaethau Allweddol Budd-daliadau Tai a’r Gyfundrefn Rheoliadau Adeiladu – Ffioedd Arolygu a Gorfodi fel rhai a oedd yn darparu lefel gyfyngedig o sicrwydd.

•           Mae argymhellion Archwilio Mewnol yn cael eu graddio fel Uchel, Canolig neu Isel, a hynny yn ôl y risg fel y diffinnir hi yn Atodiad B i'r adroddiad.  Y gyfradd gweithredu fel yr oedd ar 30 Mehefin, 2016 oedd bod 72% o’r argymhellion lefel Uchel a Chanolig wedi eu cofnodi fel rhai a weithredwyd.

•           Mae rhestr o'r 3 archwiliad dilynol a gynhaliwyd yn ystod y chwarter cyntaf wedi ei chynnwys yn Atodiad E i'r adroddiad ac mae’n dangos nifer yr argymhellion a dderbyniwyd ac a weithredwyd gan Reolwyr ynghyd â'r farn archwilio ddiwygiedig.

•           Mae'r ymchwiliadau arbennig a gynhaliwyd gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod yn gyfanswm o 37.70 o ddiwrnodau ac fe’u hamlinellir yn Atodiad F.

•           Mae dadansoddiad o berfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol am chwarter cyntaf blwyddyn ariannol 2016/17 yn dangos bod lefelau perfformiad ar hyn o bryd ar darged.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r wybodaeth a gyflwynwyd a nododd y canlynol:

•           Nododd y Pwyllgor fod yr archwiliadau mewn perthynas â dau faes (Budd-dal Tai a Ffioedd Adeiladu - Cyfundrefnau Arolygu a Gorfodi) wedi dod o hyd i wendidau yn y rheolaethau allweddol yn y meysydd hynny sy'n golygu na ellir ystyried bod y trefniadau ar gyfer llywodraethu  a  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Swyddog Monitro a oedd yn rhoi amlinelliad o'r materion sy'n codi o dan Bolisi Pryderon a Chwynion y Cyngor am y cyfnod 1 Ebrill, 2015 i 31 Mawrth 2016. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys crynodeb lefel uchel o faterion chwythu'r chwiban y rhoddwyd gwybod amdanynt yn ystod yr un cyfnod, yn ogystal â chwynion am y Gwasanaethau Cymdeithasol lle nad yw'r achwynydd yn ddefnyddiwr gwasanaeth.

(Datganodd y Cynghorydd Peter Rogers ddiddordeb a oedd yn rhagfarnu yn y mater hwn ac ni chymerodd ran yn y drafodaeth na’r penderfyniad yn ei gylch. Hysbysodd Mrs Sharon Warnes y Pwyllgor ei bod yn aelod o Fwrdd Ymgynghorol yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus)

Amlygodd y Swyddog Monitro yr ystyriaethau canlynol:

•           Yn ystod y cyfnod dan sylw, cofnodwyd 261 o bryderon a derbyniwyd 59 o gwynion ffurfiol.

•           Mae nifer y cwynion a dderbyniwyd wedi gostwng i 59 o 65 yn 2014/15 ac o 66 yn 2013/14. Y nifer uchaf o gwynion a gofnodwyd ers casglu’r ystadegau oedd yn 2011/12 pan gofnodwyd 89 o gwynion o dan y Polisi.

•           Yr ymateb cyffredinol i gwynion a gyhoeddwyd o fewn y terfyn amser penodedig (20 diwrnod gwaith) yw 70%.

•           O'r 59 o gwynion a dderbyniwyd yn ystod y cyfnod, cafodd 10 eu cadarnhau yn llawn, 6 eu cadarnhau’n rhannol ac ni chafodd 43 eu cadarnhau o gwbl. Cyfeiriwyd 5 cwyn at yr Ombwdsmon ond ni dderbyniodd yr un ohonynt ar gyfer ymchwiliad. Mae dadansoddiad o'r pryderon a’r cwynion fesul gwasanaeth ym mharagraff 8.

•           Mae'r Cyngor hefyd yn cofnodi canmoliaethau a dderbyniwyd a chofnodwyd 561 yn ystod y cyfnod perthnasol. Yn ogystal, derbyniwyd 2,059 o sylwadau cadarnhaol yn yr Oriel a 513 ym Mharc Gwledig y Morglawdd. Mae dadansoddiad o'r ganmoliaeth yn ôl gwasanaeth ym  mharagraff 9.

•           Mae'r Polisi Pryderon a Chwynion yn rhoi pwyslais ar ddysgu gwersi o gwynion a thrwy hynny wella gwasanaethau. Mae'r materion a nodir ym mharagraff 10 o'r adroddiad yn cael eu nodi fel gwersi a ddysgwyd, ond nid oedd angen rhoi cynlluniau gweithredu ffurfiol ar waith ar eu cyfer.

•           Yn ystod 2015/16, cyflwynwyd 5 o gwynion i'r Ombwdsmon ac roedd y cyfan ohonynt yn ymwneud â'r Gwasanaethau Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd. Ar ôl edrych ar y cwynion ac ymatebion y Cyngor, penderfynodd yr Ombwdsmon beidio ag ymchwilio i'r cwynion.

•           Ceir crynodeb o'r cwynion yn erbyn Aelodau Etholedig ym mharagraff 12 yr adroddiad.

•           Derbyniwyd un gŵyn yn ymwneud ag iaith yn ystod y flwyddyn ac fe’i cofnodwyd yn y dadansoddiad o'r cwynion o dan y Gwasanaeth Dysgu Gydol Oes a hefyd ym mharagraff 10 o dan y ‘gwersi a ddysgwyd.’

•           Mae crynodeb o gwynion chwythu'r chwiban y cafwyd gwybod amdanynt gan wasanaethau yn  2015/16 ym mharagraff 12 yr adroddiad.

Ystyriodd y Pwyllgor yr adroddiad a nododd  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno Adolygiad Blynyddol ar Reoli’r Trysorlys am 2015/16.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor ac ar gyfer sylwadau, adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 a oedd yn ymgorffori’r Adolygiad Rheoli'r Trysorlys Blynyddol ar gyfer 2015/16.  Roedd yr adroddiad yn rhoi manylion y sefyllfa alldro ar gyfer gweithgareddau trysorlys yn 2015/16 ac yn cadarnhau y cydymffurfiwyd â pholisïau'r Cyngor a gymeradwywyd eisoes gan yr Aelodau.

Ymhelaethodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 ar yr elfennau canlynol o'r adolygiad Rheoli’r Trysorlys:

•           Gweithgaredd Cyfalaf. Amlinellir gwir wariant cyfalaf y Cyngor a sut mae wedi ariannu yn nhabl 2.2 yr adroddiad ac mae’n un o'r dangosyddion darbodus.

•           Effaith y gweithgaredd hwn ar ddyled sylfaenol y Cyngor (y Gofyniad Cyllido Cyfalaf). Mae GCC y Cyngor ar gyfer y flwyddyn yn nhabl 3.3.4 ac mae’n ddangosydd darbodus allweddol.

•           Sefyllfa gyffredinol y Trysorlys yn nodi sut mae'r Cyngor wedi benthyca mewn perthynas â'i ddyledion a'r effaith ar falansau buddsoddi. Yn wyneb y cyfraddau llog cyfredol a’r cyfraddau a ragwelir, ynghyd â risgiau credyd gwrthbartïon, y dylid parhau i fewnoli benthyca, o leiaf yn y tymor byr, sydd yn y strategaeth a roddwyd ar waith ym mhob un o’r pum mlynedd diwethaf. Mae'r sefyllfa fenthyca gros wedi cynyddu yn ystod 2015/16 oherwydd y benthyciad gan y Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus i brynu allan o’r system gymhorthdal ar gyfer y Cyfrif Refeniw Tai sy’n disodli'r hen gymorthdaliadau i Lywodraeth Cymru.

•           Y ffigyrau benthyca a buddsoddi ar gyfer y Cyngor fel yr oeddent ar ddiwedd blynyddoedd ariannol 2014/15 a 2015/16. Dangosir y rhain ym mharagraff 4.1 yr adroddiad ac yn fanylach yn Atodiad 1. Ni chafodd unrhyw ddyledion eu had-drefnu yn ystod y flwyddyn oherwydd bod y gwahaniaeth o 1% rhwng cyfraddau benthyca newydd y Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus a chyfraddau ad-dalu cynamserol yn golygu nad yw’n werth ad-drefnu dyledion.

•           Gweithgarwch buddsoddi.  Mabwysiadwyd ymagwedd ofalus yn sgil yr ansicrwydd parhaus yn dilyn yr argyfwng ariannol yn 2008 lle byddai buddsoddiadau’n parhau i gael eu dominyddu gan ystyriaethau risg gwrthbartïon isel sy'n golygu dychweliadau cymharol isel o gymharu â chyfraddau benthyca. Yn y sefyllfa hon, y strategaeth trysorlys oedd gohirio benthyca er mwyn osgoi cost cadw lefelau uwch o fuddsoddiadau a lleihau risg gwrthbarti. Y strategaeth fuddsoddi ddisgwyliedig oedd cadw at adneuon tymor byrrach er y cedwir y gallu i fuddsoddi am gyfnodau hwy.

•           Diogelwch Buddsoddiadau ac Ansawdd Credyd. Nid chafodd unrhyw sefydliadau yr oedd y Cyngor wedi buddsoddiad ynddynt anhawster i ad-dalu buddsoddiadau a llog ar amser ac yn llawn yn ystod y flwyddyn. Arweinioddcanlyniad Refferendwm y DU at israddio’r rhagolygon tymor hir ar gyfer banciau‘r DU o ragolwg sefydlog i ragolwg negyddol. Fodd bynnag mae eu graddfeydd tymor byr a chanolig yn dal i fod o fewn y graddfeydd priodol a gymeradwywyd yn  Strategaeth Rheoli Trysorlys 2015/16. Mae statws y banciau ac adneuon y Cyngor yn cael eu  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

·        Cyflwyno Adroddiad Gwella Blynyddol Ynys Môn 2015/16 gan Archwilio Allanol

·        Cyflwyno Tystysgrif Cydymffurfio mewn perthynas â Chynllun Gwella 2016/17 Cyngor Sir Ynys Môn.

·        Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad Gwella Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer 2015/16 mewn perthynas â Chyngor Sir Ynys Môn. ‘Roedd yr adroddiad yn crynhoi'r gwaith archwilio a wnaed yn y Cyngor ers cyhoeddi’r adroddiad diwethaf ym mis Rhagfyr 2015 ac ‘roedd yn cynnwys crynodeb o gasgliadau adroddiadau gan reoleiddwyr perthnasol eraill sef AGGCC; Estyn a Chomisiynydd y Gymraeg.

Gan gymryd i ystyriaeth y gwaith a wnaed yn y Cyngor gan y cyrff adolygu allanol perthnasol yn 2015/16 cadarnhaodd Mr Gwilym Bury bod yr Archwilydd Cyffredinol yn casglu, ar y cyfan, bod y Cyngor wedi parhau i wneud cynnydd yn y meysydd blaenoriaeth tra'n ailstrwythuro ei drefniadau llywodraethu ac arweinyddiaeth, a’i fod yn parhau i fod yn hunanymwybodol a'i fod yn debygol o gydymffurfio â gofynion  Mesur Llywodraeth Leol 2009 a sicrhau gwelliant yn ystod 2016/17. Er nad yw’r Archwilydd Cyfredinol yn gwneud unrhyw argymhellion statudol, mae'r adroddiad yn gwneud cynigion ar gyfer gwelliannau  mewn rhai o'r meysydd a adolygwyd.

Adroddodd Mr Gwilym Bury o Swyddfa Archwilio Cymru ar y canfyddiadau manwl mewn perthynas â'r meysydd allweddol a aseswyd mewn perthynas â Pherfformiad, Defnydd o Adnoddau a Llywodraethiant, gan gynnwys gwasanaethau lle gwnaed gwelliannau yn ogystal â meysydd lle mae angen gwella mwy ar berfformiad a / neu drefniadau.

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a gwnaed y pwyntiau canlynol:

•           O ran gwerthusiad Estyn o berfformiad ysgolion, nododd y Pwyllgor bod canran y disgyblion sy'n ennill pum gradd A * i A  neu gyfwerth yn Ynys Môn wedi gostwng ers 2012 a’i fod yn is na chyfartaledd Cymru yn 2015. Roedd y Pwyllgor yn pryderu am y dirywiad hwn yn enwedig yng nghyd-destun y fenter Ynys Ynni a'r cyfleoedd cyflogaeth sgil uchel sy’n debygol o gael eu creu a gofynnodd am gadarnhad bod mesurau i wella lefelau cyrhaeddiad disgyblion yn cael eu gweithredu. Hysbyswyd y Pwyllgor bod Swyddfa Archwilio Cymru wedi cyhoeddi adroddiad ar ansawdd y Gwasanaethau Gwella Ysgolion a ddarperir gan Gonsortiwm Gogledd Cymru (GwE). ‘Roedd y Pwyllgor o’r farn y byddai'n ddefnyddiol iddo ystyried adroddiad ar GwE o gofio’r cyswllt rhyngddo â pherfformiad ysgolion, ynghyd ag unrhyw Gynllun Gweithredu a baratowyd gan y consortiwm mewn ymateb i'r adroddiad, yn ogystal â gwybodaeth am y gwasanaethau cymorth a gwella a ddarperir gan GwE o bersbectif penodol Ynys Môn.

•           Yn ogystal ag asesu ac adolygu perfformiad a goruchwylio’r trefniadau a'r prosesau sy'n sail i berfformiad, nododd y Pwyllgor y dylai fod yn ystyried ehangu ei bersbectif drwy dderbyn gwybodaeth gymharol yn amlach i helpu'r Pwyllgor roi’r perfformiad yn ei gyd-destun.

•           Yng nghyd-destun adroddiad Gwerthuso Perfformiad AGGCC ar gyfer 2014/15 a defnydd y Cyngor o adnoddau, gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad ar y sefyllfa mewn perthynas â gwasanaethau'r Cyngor ar gyfer oedolion a phlant. Nododd y Pwyllgor, yn wyneb y problemau cyllido cenedlaethol mewn perthynas â darparu gofal cymdeithasol i oedolion a  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 7.

Diweddariad ar lafar gan Swyddfa Archwilio Cymru  ynglyn â’r  Rhaglen Waith Perfformiad.

Cafwyd diweddariad gan Mr Gwilym Bury, Swyddog Archwilio Cymru, ar statws Rhaglen Gwaith Perfformiad SAC a oedd yn cynnwys astudiaethau gwerth am arian, astudiaethau llywodraeth leol a gwaith perfformiad lleol o ran adroddiadau a gyhoeddwyd, adroddiadau a gynlluniwyd ac adroddiadau sydd ar y gweill. Nodwyd y wybodaeth gan y Pwyllgor.