Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 25 Gorffennaf, 2016.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 25 Gorffennaf, 2016 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Yn codi –

•           Trefniadau Adfer TGCh ar ôl Trychineb

Adroddodd y Rheolwr Trawsnewid Busnes TGCh ar y cynnydd hyd yn hyn mewn perthynas â threfniadau adfer TGCh ar ôl trychineb gyda’r nod o sicrhau yn y pendraw bod gan y Cyngor ganolfan bwrpasol oddi ar y safle ar gyfer storio data wrth gefn fydd yn caniatáu adfer systemau busnes hanfodol pe digwydd llifogydd neu dân neu unrhyw drychineb arall. Dywedodd y Swyddog nad yw’r gallu datblygedig hwnnw gan y Cyngor ar hyn o bryd a bod gwybodaeth a gedwir yn yr unig ganolfan ddata sydd ganddo yn cael ei gadw wrth gefn drwy ddulliau eraill. Yn ogystal, nid yw’r offer y mae systemau’r Cyngor yn dibynnu arno yn ddigon cadarn, ac er bod y systemau storio eu hunain yn gadarn ac wedi cael eu rheoli’n ofalus yn y gorffennol, mae’r trefniadau presennol yn agored i risg a phwyntiau methiant unigol.

Esboniodd y Swyddog y gwelliannau a wnaethpwyd i’r ganolfan ddata bresennol o ganlyniad i gynyddu’r buddsoddiad mewn TGCh yn ystod y 12 mis diwethaf er mwyn gwella isadeiledd a systemau busnes yn ogystal â chynhwysedd TGCh cyffredinol o fewn y Cyngor. Yn ogystal buddsoddwyd mewn technolegau gwasanaeth newydd i gymryd lle technolegau sydd wedi dyddio; gosodwyd system storio newydd o’r math diweddaraf yn lle’r hen system ac mae systemau storio data wrth gefn newydd yn cael eu gweithredu gyda’r nod ehangach o symud tuag at economi fwy digidol yn Ynys Môn er mwyn gwella’r modd y cyflenwir gwasanaethau i’r trigolion.

Dywedodd y Swyddog bod y technolegau newydd, a brynwyd yn benodol i redeg ar draws y ddwy ganolfan ddata, wedi eu cynllunio er mwyn cael gwared â phob pwynt methiant unigol sy’n golygu bod trefniadau TGCh y Cyngor mewn llawer gwell sefyllfa o gymharu â 12 mis yn ôl. Nid oes costau gorbenion ychwanegol oherwydd bod cynllun y technolegau newydd yn cyrraedd y gofynion arfer gorau a dilynwyd arferion caffael da wrth eu prynu. Mae’r technolegau hyn i fod i ddarparu cadernid ar draws y ddwy ganolfan ddata heb greu cost ychwanegol a byddant yn rhoi sylfaen gadarn i’r isadeiledd craidd er mwyn cefnogi uchelgais digidol y Cyngor yn y dyfodol e.e. App Môn. Nod yr ymdrechion hyn yn y pendraw fydd adeiladu ail gyfleuster fydd yn cynnig y datrysiad gorau posib ar gyfer storio data wrth gefn a dyma’r dasg a roddwyd i’r Gwasanaeth TGCh a rhoddwyd cyllid cyfalaf i’r gwasanaeth er mwyn cyflawni hynny. Mae’r gwaith adeiladu wedi dechrau, a bydd y ddwy ganolfan ddata gyda’i gilydd yn gweithredu, ac yn cael eu rheoli, fel un endid er y byddant mewn lleoliadau ar wahân. Golyga hyn y byddai’r Cyngor, petai’n colli defnydd y ganolfan ddata bresennol, yn gallu parhau i redeg ei holl fusnes  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 2.

·        Cyflwyno Datganiad o’r Cyfrifon am 2015/16.

·        Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol ynglyn â’r archwiliad o’r Datganiadau Cyllidol.

•           Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 yn ymgorffori'r Datganiad o’r Cyfrifon 2015/16 a’r Datganiad Llywodraethiant Blynyddol 2015/16 i’r Pwyllgor.

Adroddodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 bod cyfrifon drafft 2015/16 wedi eu cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio ar 27 Mehefin, 2016 a’u bod, yn dilyn hynny, wedi eu cyflwyno i gael eu harchwilio’n allanol gyda’r broses honno wedi digwydd yn ystod misoedd yr haf gyda’r rhan fwyaf o’r gwaith wedi’i orffen. Mae nifer o newidiadau i’r drafft wedi eu hymgorffori i’r cyfrifon ac mae manylion wedi eu cynnwys yn Adroddiad ISA 260 yr Archwiliwr; rhoddir crynodeb o’r newidiadau mwyaf sylweddol i’r datganiad drafft ym mharagraff 3.2 yr adroddiad. Dywedodd y Swyddog bod gofyn i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu argymell bod y Cyngor Sir yn cymeradwyo’r datganiadau ariannol ond mae un mater sydd angen ei ddatrys cyn y gellir gwneud hynny.

Esboniodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 fod yr archwilwyr, wrth archwilio’r datganiadau ariannol, yn ymgymryd â phrofion sylweddol mewn perthynas â rhai adrannau o’r cyfrifon. Yn ystod y broses samplo, mae’r archwilwyr wedi adnabod tri ased isadeiledd gwerth cyfanswm o £5.336m y maent yn gofyn am dystiolaeth ar eu cyfer er mwyn cadarnhau eu bodolaeth a’u perchnogaeth. Cadarnhaodd y Swyddog bod gwerth un o’r asedau y mae angen tystiolaeth ar ei gyfer yn cael ei ddangos fel £4m yn y cyfrifon, ac oherwydd natur hanesyddol yr ased, nid yw’r Gwasanaeth Cyllid hyd yma wedi llwyddo i ddarparu’r dystiolaeth angenrheidiol yn rhannol oherwydd bod systemau wedi newid dros amser ac yn rhannol oherwydd problemau cael mynediad at gofnodion papur gan fod cyfyngiad amser ar gadw’r cofnodion hynny. Er bod ymdrechion i ddatrys y broblem yn parhau a rhagwelir y bydd y mater yn cael ei ddatrys yn fuan, nid yw’r Gwasanaeth ar hyn o bryd yn gallu darparu’r sicrwydd angenrheidiol i’r archwilwyr mewn perthynas â’r eitem hon er mwyn galluogi iddynt ardystio’r cyfrifon yn ddiamod. Golyga hyn nad yw’r Pwyllgor Archwilio mewn sefyllfa yn y cyfarfod heddiw i argymell bod y Cyngor yn cymeradwyo’r cyfrifon yn y cyfarfod ar 27 Medi. Y rheswm am hyn yw y gall y cyfrifon newid yn ddibynnol ar sut fydd y mater sy’n sefyll yn cael ei ddatrys a’r canlyniad o safbwynt beth fydd yn cael ei ddangos yn y cyfrifon. Yn yr amgylchiadau, hynny gallai’r Awdurdod oedi cyn cymeradwyo’r cyfrifon hyd nes y bydd yr archwilwyr wedi derbyn y sicrwydd angenrheidiol ond byddai hynny’n golygu cynnal cyfarfod arbennig o’r Cyngor, neu byddai modd i’r archwilwyr gynhyrchu adroddiad amodol. Yn dilyn trafodaethau â’r Cadeirydd a’r archwilwyr, mae’r Arweinydd Ymgysylltu ar gyfer yr archwiliad ariannol wedi cadarnhau ei fod yn fodlon â’r gwaith sy’n cael ei wneud ar hyn o bryd i ddatrys y mater ac i ddarparu’r sicrwydd sydd ei angen ar yr archwilwyr, felly argymhellir bod y  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno Adroddiad Blynyddol yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth. (UBRG) am 2015/16.

Cyflwynwyd adroddiad Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth y Cyngor yn amlinellu’r prif faterion llywodraethu gwybodaeth ar gyfer y cyfnod o 1 Ebrill, 2015 hyd at 31 Mawrth, 2016 ynghyd â’r blaenoriaethau presennol er ystyriaeth gan y Pwyllgor.

Adroddodd yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth (UBRG) bod disgwyl i’r UBRG gynhyrchu adroddiad blynyddol. Yr adroddiad a gyflwynir yw’r adroddiad cyntaf o’i fath gan yr UBRG yn Ynys Môn a’i bwrpas yw cloriannu’r sefyllfa yn y Cyngor. Mae’r adroddiad yn cynnwys crynodeb o faterion llywodraethu gwybodaeth sydd wedi codi yn y gorffennol yn ogystal â mapio’r camau a gymerwyd hyd yma a’r cynlluniau ar gyfer y dyfodol.

Cyfeiriodd y Swyddog yn benodol at y canlynol:

•           Y digwyddiadau diogelwch data yn ystod y cyfnod wedi eu categoreiddio yn ôl eu difrifoldeb. Cyfeirir at nifer y digwyddiadau a gofnodwyd yn Atodiad B ac mae’n cynnwys 6 digwyddiad Lefel 0 i Lefel 1 (defnyddiwyd methodoleg digwyddiad diogelwch data ar gyfer y digwyddiadau a phenderfynwyd nad oedd angen adrodd am 5 o’r digwyddiadau hyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ac roedd 1 yn ddigwyddiad “cael a chael”). Ni chofnodwyd unrhyw ddigwyddiadau Lefel 2 (digwyddiadau sy’n rhaid eu hadrodd i’r SCG a rheolyddion eraill).

•           Bod y Cyngor yn monitro Dangosyddion Perfformiad penodol sy’n gysylltiedig â Llywodraethu Gwybodaeth, rhai ar sail fisol ac eraill ar sail chwarterol. Gweithredir ar y rhain ar sail eithriad ac fe’u defnyddir i symud materion ymlaen fel bo’r angen i sylw’r UDA.

•           Sefydlwyd rolau Llywodraethu Gwybodaeth penodol o fewn y Cyngor sy’n cynnwys Perchnogion Asedau Gwybodaeth a Gweinyddwyr Asedau Gwybodaeth ac mae eu cyfrifioldebau hwy yn cael eu crynhoi ym mharagraff 4 yr adroddiad. Maent wedi derbyn hyfforddiant arbenigol er mwyn ymgymryd â’r gwaith.

•           Mae’n rhaid i holl staff y Cyngor dderbyn hyfforddiant Llywodraethu Gwybodaeth sylfaenol sy’n cael ei ddiweddaru bob dwy flynedd. Dechreuodd yr hyfforddiant hwn ym mis Mehefin 2014 a dilynwyd proses i sicrhau fod pob aelod o staff yn cymryd rhan. Mae canran cydymffurfiaeth yn agos i 90%.

•           Sefydlwyd ystod o bolisïau LlG allweddol (cyfeirir atynt ym mharagraff 5.2 yr adroddiad) ac mae copïau ohonynt i’w cael ar fewnrwyd y Cyngor. Mae’r Bwrdd Llywodraethu Gwybodaeth Corfforaethol (BLlGC) yn adolygu a diweddaru’r polisïau hyn yn rheolaidd. Yn dilyn adnabod cyllid mae’r Cyngor erbyn hyn wedi caffael ac yn y broses o weithredu system rheoli polisi fydd yn rhoi sicrwydd i’r BLlGC bod y polisïau LlG allweddol yn cael eu darllen, eu deall a’u derbyn yn ffurfiol gan aelodau staff unigol. Bydd y system rheoli polisi yn cael ei defnyddio’n ehangach, a’r syniad yw y bydd llyfrgell ddigidol o bolisïau cyfredol ar draws pob gwasanaeth corfforaethol ar gael i staff.

•           Mae cydymffurfiaeth diogelu data y Cyngor yn ei gyfanrwydd wedi cael ei asesu fel risg canolig gan Archwilio Mewnol. Mae’r UBRG yn anelu at gynhyrchu Datganiad Rheoli yn ystod y  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill, 2016 i 31 Awst, 2016.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol ar waith y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer y cyfnod o 1 Ebrill i 31 Awst, 2016 er ystyriaeth gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn cynnwys crynodeb o’r holl aseiniadau archwilio a gwblhawyd yn ystod y flwyddyn; lefel y sicrwydd a ddarparwyd; amserlen archwiliadau dilyn i fyny yr ymgymerwyd â hwy ynghyd â rhestr o’r holl argymhellion Archwilio Mewnol sydd angen sylw.

Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio Mewnol bod lefelau perfformiad yr Adain Archwilio Mewnol ar darged. Amlygodd y Swyddog y ffaith bod y raddfa gweithredu ar gyfer argymhellion graddfa Uchel a Chanolig wedi codi i 83% erbyn hyn.

Nododd y Pwyllgor y diweddariad a gynhwyswyd yn yr adroddiad gan gynnig y sylwadau canlynol:

•           Nodwyd a chroesawyd perfformiad yr adain Archwilio Mewnol hyd yma yn erbyn y DP allweddol a gofnodir yn Atodiad A yr adroddiad.

•           Nododd y Pwyllgor yr adrannau hynny yn Atodiad D mewn perthynas â rheolaethau allweddol Budd-dal Tai a Diogelu Corfforaethol ble’r barnwyd bod lefel sicrwydd yn gyfyngedig a chodwyd pryder penodol bod y prosesau a dulliau rheoli gwariant mewn perthynas â’r olaf yn cael eu barnu’n annigonol mewn maes sydd â risg arbennig o uchel sy’n ymwneud â gofalu am a diogelu unigolion bregus. Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr (Partneriaethau, y Gymuned a Gwella Gwasanaethau) fod y Dirprwy Brif Weithredwr (Llywodraethiant a Thrawsnewid Prosesau Busnes) wedi cyfarfod â phob Pennaeth Gwasanaeth i symud diogelu corfforaethol yn ei flaen. Cytunodd y Pwyllgor i ofyn i’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol sgriwtineiddio’r canfyddiadau ymhellach mewn perthynas â diogelu corfforaethol. 

•           Nododd y Pwyllgor bod materion rheoli sylfaenol penodol, e.e. cwblhau cais am archeb cyn derbyn y nwyddau, yn cael eu hadnabod yn rheolaidd yn sgil canfyddiadau adolygiadau archwilio yn arbennig mewn perthynas ag ysgolion. Er y derbynnir bod rhai arferion yn cymryd amser i sefydlu, gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a oes angen monitro ehangach o safbwynt canfyddiadau adolygiadau archwilio mewn perthynas â rhai sefydliadau, e.e. ysgolion. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 ei bod yn anodd sicrhau bod pob sefydliad yn glynu’n gaeth i’r rheolau yn arbennig yng nghyd-destun ysgolion gan fod adnoddau, cymhwysedd a phwysau yn amrywio o ysgol i ysgol. Mae gan gyrff llywodraethu rôl allweddol o ran monitro arferion a sicrhau bod penaethiaid yn cael eu gwneud yn atebol am sicrhau cydymffurfiaeth.

•           Nododd y Pwyllgor bod argymhelliad yr archwiliad mewnol mewn perthynas â staff asiantaeth yn parhau i fod ar y rhestr o faterion sy’n sefyll a gofynnwyd am sicrwydd bod y drefn a gytunwyd arni ar gyfer cyflogi staff asiantaeth yn cael ei dilyn. Cadarnhaodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod hyn yn digwydd yn unol â’r argymhelliad a bod angen diweddaru’r system er mwyn adlewyrchu’r hyn sy’n cael ei weithredu. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.