Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 21 Medi, 2016.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 21 Medi, 2016 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Yn codi o’r cofnodion-

•           Cyfeiriodd y Pennaeth Swyddogaeth a'r Swyddog Adran 151 at y mater a oedd yn weddill ar Ddatganiad Cyfrifon 2015/16 a oedd wedi golygu nad oedd y Pwyllgor Archwilio wedi gallu cymeradwyo’r Datganiadau Ariannol yn ei gyfarfod ar 21 Medi, 2016; cadarnhaodd y Swyddog y bu modd i’r Gwasanaeth Cyllid, ar ôl y cyfarfod, ddarparu’r dystiolaeth ategol angenrheidiol i’r archwilwyr ar gyfer yr eitem dan sylw ar y cyfrifon a bod yr archwilwyr yn fodlon gyda'r sicrwydd a ddarparwyd. Cymeradwywyd y Datganiad Cyfrifon wedyn gan Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio yn unol â'r awdurdod a ddirprwywyd iddo gan y Pwyllgor yn ei gyfarfod ar 21 Medi ac fe'i cymeradwywyd wedi hynny gan y Cyngor Sir ar 29 Medi, 2016. Cyhoeddodd yr Archwilwyr farn ddiamod ar y datganiadau cyfrifo ar 30 Medi, 2016.

•           Adroddodd y Pennaeth Swyddogaeth a’r Swyddog Adran 151 fod y mater Diogelu Corfforaethol y penderfynodd y Pwyllgor Archwilio, yn ei gyfarfod  21 Medi, ei gyfeirio i’r  Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol ar sail canfyddiadau adolygiad archwilio mewnol o'r maes hwn, wedi bod yn destun sylw gan banel canlyniad sgriwtini o’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol.  Adroddodd y Panel yn ffurfiol ar ei gasgliadau a'i argymhellion i'r Pwyllgor Gwaith ar 17 Hydref  2016.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol.

(Atodiad 1 ar gael yn Saesneg yn unig)

Cyflwynwyd i’w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol ynghylch cydymffurfiaeth Gwasanaeth Archwilio Mewnol Ynys Môn â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (SAMSC).

Adroddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol ei bod yn ofyniad statudol i Wasanaethau Archwilio Mewnol weithio yn unol ag arferion archwilio priodol. Daeth Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (SAMSC) a Nodyn Gweithredu CIPFA ar gyfer Llywodraeth Leol i rym ar 1 Ebrill, 2013, gan ddisodli Côd Ymarfer CIPFA 2006 ar gyfer Archwilio Mewnol mewn Llywodraeth Leol. Cynhyrchwyd y safonau newydd gan y Pennwyr Safonau Perthnasol ar gyfer Archwilio Mewnol (RIASS), gan gynnwys y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA),  ac maent yn orfodol ac yn berthnasol i wahanol rannau o'r sector cyhoeddus yn y DU, gan gynnwys Llywodraeth Leol. Eu nod yw hybu gwelliant pellach ym mhroffesiynoldeb, ansawdd ac effeithiolrwydd y gwasanaeth archwilio mewnol ar draws y sector cyhoeddus.

Dywedodd y Swyddog fod RIASS wedi datblygu rhestr wirio i fodloni'r gofynion a nodir yn SAMSC 1311 a 1312 ar gyfer hunanasesiadau cyfnodol a hunanasesiadau a ddilysir yn allanol fel rhan o'r Rhaglen Sicrhau Ansawdd a Gwella. Rhaid bodloni pob gofyniad ar y rhestr wirio i ddangos cydymffurfiaeth lawn, cydymffurfiaeth rannol neu ddiffyg cydymffurfiaeth o gwbl â'r Safonau. Yn ogystal, rhaid darparu tystiolaeth ar gyfer pob ymateb, ynghyd â'r rhesymau dros unrhyw gydymffurfiaeth rannol neu ddiffyg cydymffurfiaeth, ynghyd â datganiad o'r mesurau a roddwyd ar waith neu’r camau sydd ar y gweill i ymdrin â nhw. Cwblhawyd y rhestr wirio arferion gorau (Atodiad 1 i'r adroddiad)  i ddarparu asesiad blynyddol ar gyfer 2016/17 ac mae'n dangos bod Gwasanaeth Archwilio Mewnol Ynys Môn yn cydymffurfio'n llwyr â 97% o'r 334 o ofynion unigol. Mae crynodeb o ganlyniadau'r rhestr wirio i’w weld yn y tabl ym mharagraff 3.5 o'r adroddiad. Ymhelaethodd y Swyddog ar y chwe maes a nodwyd fel rhai nad ydynt yn cydymffurfio, yn ogystal â'r 5 maes yr aseswyd eu bod yn cydymffurfio'n rhannol yn unol â pharagraff 3.6 o'r adroddiad. Tynnodd y Swyddog sylw hefyd at Safonau 1100, 1110 a 1130 o ran annibyniaeth a gwrthrychedd y mae'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn cydymffurfio â nhw ar hyn o bryd. Ar hyn o bryd, nid oes gan y Prif Swyddog Archwilio (PSA) unrhyw gyfrifoldebau gweithredol heblaw am waith Archwilio Mewnol. Mae’r hysbyseb ar gyfer y swydd Pennaeth Archwilio a Risg, sef swydd sy’n cyfuno cyfrifoldebau am archwilio, risg ac yswiriant, yn golygu nad yw’r gwasanaeth yn cydymffurfio â'r Safonau ac felly, yn y dyfodol, bydd angen i'r PSA wneud datganiad o ddiddordeb  a diffyg cydymffurfiaeth â Safon 1100 (Annibyniaeth a Gwrthrychedd) i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu).

Cyfeiriodd y Swyddog at y Cynllun Gwella a oedd ynghlwm fel Atodiad 2 i'r adroddiad ac a oedd yn nodi'r argymhellion a wnaed i fynd i'r afael â'r meysydd nad ydynt yn cydymffurfio, y camau gweithredu arfaethedig  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno’r Llythyr Archwilio Blynyddol  am 2015/16.

Cyflwynwyd i’w ystyried gan y Pwyllgor, y Llythyr Archwilio Blynyddol a oedd yn crynhoi'r negeseuon allweddol o'r archwiliad allanol o ddatganiadau ariannol yr Awdurdod ar gyfer 2015/16 ac fe'i nodwyd ganddo.  ‘Roedd y Llythyr yn cadarnhau’r canlynol -

•           Bod y Cyngor yn cydymffurfio â’i gyfrifoldebau sy'n ymwneud â chyflwyno adroddiadau ariannol a defnyddio adnoddau.

•           Bod gan y Cyngor drefniadau priodol i sicrhau darbodusrwydd, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn ei ddefnydd o adnoddau.

•           Bod tystysgrif wedi ei chyhoeddi ar 30 Medi, 2016 yn cadarnhau bod yr archwiliad o'r cyfrifon wedi ei gwblhau

•           Nid yw’r gwaith hyd yma ar ardystio hawliadau a ffurflenni grant wedi nodi materion arwyddocaol a fyddai'n effeithio ar gyfrifon 2016/17 neu systemau ariannol allweddol.

Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar y gwaith ychwanegol yr oedd y Llythyr yn nodi bod angen ei wneud i gwblhau'r archwiliad ac sydd wedi golygu bod y ffi archwilio yn parhau i fod yn destun trafodaeth ar hyn o bryd. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog  Adran 151 nad oedd archwilwyr ariannol newydd y Cyngor, sef Deloitte, yn gyfarwydd â phrosesau, systemau a gweithdrefnau ariannol y Cyngor ar y cychwyn a bu angen gwneud gwaith pellach o ran cytuno ar y ddogfennaeth a’r fethodoleg ar gyfer yr archwiliad. Bu’n rhaid gwneud peth gwaith ychwanegol hefyd i ddatrys y mater a oedd yn weddill fel yr adroddwyd yn flaenorol.  Codir ffi safonol ar gyfer yr archwiliad sylfaenol ond mae’r ffi ar gyfer y gwaith ychwanegol y bu’n rhaid ei wneud yn cael ei negydu ar hyn o bryd. 

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Cyflwyno Tystysgrif Cydymffurfio yng nghyswllt yr archwiliad o asesiad Cyngor Sir Ynys Môn o’i berfformiad yn 2015/16.

Cyflwynwyd y Dystysgrif Gydymffurfio gan Swyddfa Archwilio Cymru yn cadarnhau bod Cyngor Sir Ynys Môn wedi cyflawni ei ddyletswyddau o dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009 i gyhoeddi asesiad o'i berfformiad yn 2015/16 cyn 31 Hydref yn ystod y flwyddyn ariannol sy’n dilyn y flwyddyn  y mae’r wybodaeth yn ymwneud â hi h.y. cyn 31 Hydref, 2016, ac fe’i nodwyd gan y Pwyllgor.

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH YN CODI

·        Cyflwyno Strategaeth Rheoli Trysorlys  2017/18

·        Cyflwyno Adolygiad Canol Blwyddyn Rheoli Trysorlys 2016/17

·        Cyflwyno adroddiad ar Ymarferion Rheoli Trysorlys

Cyflwynwyd y Datganiad ar y Strategaeth Rheoli'r Trysorlys ar gyfer 2017/18 i’w ystyried gan y  Pwyllgor. ’Roedd y Datganiad yn cynnwys y Strategaeth Fuddsoddi Flynyddol, y Datganiad Polisi blynyddol ar yr Isafswm Darpariaeth Refeniw , y Datganiad Blynyddol ar y Polisi Rheoli’r Trysorlys a’r Cynllun Dirprwyo ar gyfer Rheoli'r Trysorlys.

Adroddodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151, fel a ganlyn –

•           Bod y Datganiad Rheoli’r Trysorlys yn parhau i fod yn sylfaenol yr un fath ag a fabwysiadwyd ar gyfer 2016/17. Nid yw'r sefyllfa o ran yr economi wedi newid yn ei hanfod ac mae cyfraddau llog yn parhau i fod yn isel ac mae hynny’n cyfyngu’r dewisiadau o ran y strategaeth.

•           Cynlluniau gwariant cyfalaf y Cyngor yw gyrrwr allweddol y gweithgarwch rheoli’r trysorlys. Bydd y rhaglenni cyffredinol (yn unol â'r tabl yn adran 2 yr adroddiad) yn cael eu cyfyngu i'r hyn sy'n fforddiadwy, o ran gwariant cyfalaf gwirioneddol a'r goblygiadau refeniw h.y. y costau refeniw sy'n deillio o benderfyniadau cyllido cyfalaf.

•           Dros yr ychydig flynyddoedd diwethaf, mae'r Cyngor wedi gweithredu polisi o osgoi benthyca newydd drwy redeg i lawr y balansau arian sbâr. Mae angen adolygu hyn yn ofalus er mwyn osgoi talu costau benthyca uwch mewn yn y dyfodol pan na fydd yr Awdurdod yn gallu osgoi benthyca newydd i gyllido gwariant cyfalaf, e.e. i ariannu cyfraniad y Cyngor tuag at y rhaglen Ysgolion yr 21ain Ganrif a / neu ailgyllido dyled sy’n aeddfedu.

•           Ar hyn o bryd mae'r Cyngor yn parhau i fenthyca llai.  Mae hyn yn golygu nad yw'r angen i gael benthyg cyfalaf (y Gofyniad Cyllido Cyfalaf) wedi cael ei ariannu'n llawn trwy fenthyca gan ei fod yn defnyddio arian o’i gronfeydd wrth gefn, balansau a llif arian fel mesur dros dro. Mae'r dull hwn o weithredu yn un doeth gan fod yr elw a geir o fuddsoddiadau yn isel a’r risg gwrthbarti yn uchel, a pharheir i ddilyn y dull hwn o weithredu lle bo'n briodol.

•           Mae’r amgylchiadau cyfredol yn dangos bod mabwysiadu ymagwedd hyblyg o ran y dewis rhwng  benthyca mewnol a benthyca allanol. ‘Roedd manteision ac anfanteision y benthyca mewnol a’r benthycal allanol wedi'u nodi yn rhan 3.3.1 o'r adroddiad. Bydd y Swyddog Adran 151 yn monitro cyfraddau llog ac yn mabwysiadu dull pragmatig a fydd yn ymateb i amgylchiadau fel y byddant yn newid, gan roi  gwybod am unrhyw benderfyniad i'r corff gwneud penderfyniadau priodol ar y cyfle cyntaf.

•           Ni fydd y Cyngor yn benthyca mwy nag y mae ei angen, nac yn benthyca er mwyn paratoi i gwrdd ag angen, dim ond i allu elwa o fuddsoddi’r symiau ychwanegol a fenthycwyd.

•           Gan y bydd y cyfraddau benthyca tymor byr gryn dipyn yn rhatach na'r cyfraddau sefydlog tymor hir, efallai y bydd cyfleoedd posib i greu arbedion drwy newid o ddyled tymor hir i ddyled tymor byr. Adroddir ar yr holl weithgarwch aildrefnu dyledion i'r Pwyllgor Archwilio. Fodd bynnag, mae adolygiad diweddar wedi amlygu y byddai'n costio mwy i'r Cyngor aildrefnu  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd i’w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol yn ymgorffori Blaenraglen Waith ar gyfer y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar gyfer gweddill 2016/17 a 2017/18.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y bwriedir i’r Flaenraglen Waith fod yn gofnod o bryderon y Pwyllgor Archwilio ac iddi sicrhau bod y cynnydd a wneir i fynd i'r afael â'r pryderon hynny yn cael sylw rheolaidd mewn modd cynlluniedig gan y Pwyllgor.

Cydnabu'r Pwyllgor fod y flaenraglen waith yn darparu fframwaith da ar gyfer symud ymlaen o ran materion y mae wedi eu hamlygu o'r blaen ac unrhyw bryderon newydd y byddai'n hoffi eu cadw mewn golwg hyd nes y gellir eu cau’n foddhaol.

Penderfynwyd –

•           Cymeradwyo'r flaenraglen waith arfaethedig ar gyfer gweddill 2016/17 a 2017/18 fel y nodir yn Atodiad A i'r adroddiad.

•           Adrodd ar unrhyw newidiadau i'r rhaglen fel eitem safonol ar raglen bob cyfarfod o'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu.

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH YN CODI

Ystyried mabwysiadu’r canlynol:-

"Dan Adran 100 (A)(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol oherwydd y posibilrwydd y  caiff gwybodaeth eithriedig ei rhyddhau fel y diffinnir hi yn Atodlen 12A y Ddeddf a'r Prawf Budd y Cyhoedd sydd ynghlwm".

Penderfynwyd dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail ei bod yn golygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y'i diffinnir yn Atodlen 12 o'r Ddeddf ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd a gyflwynwyd.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Risg ac Yswiriant.

Cyflwynwyd i’w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 yn ymgorffori'r Gofrestr Risg Gorfforaethol ddiweddaraf hyd at ddiwedd Chwarter 1 2016/17.

Adroddodd y Rheolwr Risg ac Yswiriant ar yr ystyriaethau a ganlyn –

•           Y risgiau hynny yr ystyrir eu bod y risgiau uchaf i'r Cyngor.

•           Risgiau sydd naill ai wedi eu huwchgyfeirio neu eu hisgyfeirio yn ystod y cyfnod ers yr adroddiad diwethaf i'r Pwyllgor ym mis Mai, 2016.

•           Unrhyw risgiau sy’n newydd i'r Gofrestr Risg Gorfforaethol a'r rhesymau dros eu cynnwys ynddi.

Nododd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a gwnaeth y pwyntiau canlynol:

•           Nododd y Pwyllgor y byddai'n ddefnyddiol pe bai cyflwyno’r  Gofrestr Risg Gorfforaethol yn cael ei gydamseru’n well gydag amserlen cyfarfodydd y Pwyllgor.

•           Nododd y Pwyllgor, er bod modd rhoi sylw i rai risgiau o fewn amserlen benodol, fod eraill yn rhai parhaus ac mae angen eu rheoli dros gyfnod o amser. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch am ba mor hir yr oedd y risgiau sy’n goch ar y rhaglen wedi bod yn goch; holodd a oedd modd eu trin ac am yr amserlen ar gyfer gwneud hynny. Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod unrhyw lithriad ar gamau gweithredu sydd eu hangen i fynd i'r afael â risg benodol yn cael ei adrodd i'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth a fydd yn dilyn y mater i fyny wedyn.  Nid yw hyn yn cael ei gofnodi'n ffurfiol ar y gofrestr a hynny mewn ymdrech i wneud y broses adrodd mor glir â phosibl -  beirniadwyd y gofrestr yn y gorffennol am fod yn rhy "brysur" i allu ei ddeall yn hawdd.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar risgiau gwasanaeth.  Hysbyswyd y Pwyllgor fod risgiau gwasanaeth  yn y categori ambr neu goch yn cael eu cyfeirio i'w hystyried gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth ar gyfer eu huwchgyfeirio o bosib i'r Gofrestr Risg Gorfforaethol.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad, nodi ei gynnwys a chymryd sicrwydd bod y risgiau i nodau ac amcanion y Cyngor yn cael eu cydnabod a'u rheoli gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth.

DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI