Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o dddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 6ed Rhagfyr, 2016.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 6 Rhagfyr, 2016 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Materion yn codi –

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol wrth y Pwyllgor fod Mr Ivan Butler, sef Pennaeth Archwilio Mewnol Cyngor Sir Ddinbych, wedi dechrau gweithio ar gynnal yr asesiad cymheiriaid o Wasanaeth Archwilio Mewnol Cyngor Sir Ynys Môn, a hynny’n unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Dywed y Safonau bod raid cynnal asesiad allanol o’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol o  leiaf unwaith bob 5 mlynedd gan aseswr neu dîm asesu annibynnol a chymwys o'r tu allan i'r sefydliad. Bwriedir adrodd ar ganlyniad yr asesiad i gyfarfod nesaf y Pwyllgor ar ddiwedd mis Mawrth.

Cyflwyno adroddiad Prif Swyddog Gwarchod y Cyhoedd ynglyn ag archwiliad dilyn i fyny yr Asiantaeth Safonau Bwyd o’r Gwasanaeth Gorfodaeth Cyfraith Bwyd a Bwyd Anifeiliaid yn Ynys Môn.

Cyflwynwyd i’w ystyried gan y pwyllgor, adroddiad y Prif Swyddog Gwarchod y Cyhoedd ar ail ymweliad yr Asiantaeth Safonau Bwyd (ASB) ag Ynys Môn ar 15 a 16 Medi, 2016 i ddilyn i fyny’r cynnydd a wnaed ers archwiliad gwreiddiol yr Asiantaeth o Wasanaeth Bwyd a Phorthiant yr Awdurdod ym mis

Gorffennaf, 2014.

Dywedodd y Prif Swyddog Gwarchod y Cyhoedd ei fod wedi adrodd yn flaenorol i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ym Medi 2015 ar y Cynllun Gweithredu a'r cynnydd a wnaed ar ôl archwiliad gwreiddiol yr Asiantaeth Safonau Bwyd a gynhaliwyd ym mis Gorffennaf, 2014. Adroddwyd ar nifer o ganfyddiadau yn dilyn yr archwiliad a arweiniodd at 40 o argymhellion gan dîm Archwilio’r Asiantaeth Safonau Bwyd. Crynhoir prif ganfyddiadau'r archwiliad gwreiddiol yn adran 2.1 o'r adroddiad. Ymatebwyd i'r argymhellion  drwy lunio Cynllun Gweithredu yn ymhelaethu ar sut y byddai pob argymhelliad yn cael sylw. Ailymwelodd tîm Archwilio’r Asiantaeth Safonau Bwyd â’r Awdurdod ym mis Medi, 2016 er mwyn asesu’n ffurfiol y cynnydd a wnaed yn erbyn yr adroddiad llawn; roedd hyn yn golygu ymweld â’r safle a llunio adroddiad wedyn ar  ffurf Cynllun Gweithredu wedi'i ddiweddaru. Mae'r adroddiad dilyn-i-fyny yn dangos bod cynnydd da wedi ei wneud ar y rhan fwyaf o'r camau gweithredu y cytunwyd arnynt, gyda 22 wedi eu cwblhau a chynnydd da wedi ei wneud gyda 10 arall. Dim ond ar gyfer 4 cam gweithredu y barnwyd bod y cynnydd a wnaed yn gyfyngedig ac nid oedd dim un o’r camau gweithredu heb gael sylw o gwbl; ni roddwyd prawf ar 4 eitem oherwydd na fu unrhyw weithgaredd yn y meysydd gwaith penodol hynny. Rhestrir y 4 mater a oedd angen y sylw mwyaf ym  mharagraff 3.3 yr adroddiad, ac ‘roeddent yn cynnwys datblygu mwy ar y Cynllun Darparu Gwasanaeth. Mae'r Gwasanaeth yn rhagweld y bydd yn gallu cwrdd â'r holl gamau gweithredu erbyn mis Ebrill, 2017. Mae’r diffyg adnoddau staffio i gwrdd â’r targed o ran nifer yr Arolygiadau Hylendid Bwyd a Safonau Bwyd yn parhau i fod yn bryder yn erbyn cyllideb sy’n gostwng ar gyfer Gwarchod y Cyhoedd. Cyfeirir at y diffyg adnoddau staffio a'r goblygiadau o ran mynd i'r afael â’r arolygiadau a oedd wedi cronni ym mharagraffau 2.3 i 2.6 yr adroddiad. Mae gwaith gorfodaeth o ran Rheolaethau Porthiant yn cael ei wneud ar y cyd ar draws Gogledd Cymru ac mae’n cwrdd â’r argymhellion a nodwyd gan adroddiad yr ASB.  Nid yw'r ASB yn bwriadu dychwelyd i'r Awdurdod i wirio’r camau sy'n weddill gan y byddant yn cael sylw fel rhan o unrhyw ymweliadau posib â’r Awdurdod yn y dyfodol.

Ystyriodd y Pwyllgor yr adroddiad a gwnaeth y pwyntiau canlynol -

•           Cydnabu'r Pwyllgor y cynnydd a oedd wedi'i wneud wrth fynd i'r afael â'r rhan fwyaf o’r argymhellion a wnaed gan yr Asiantaeth Safonau Bwyd a llongyfarchodd y Gwasanaeth am hynny.

•           Nododd y Pwyllgor y cyfnod o amser rhwng yr archwiliad gwreiddiol gan yr ASB a’r ail ymweliad i wirio a oedd y camau gweithredu’n cael sylw ac  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol ar berfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol hyd yma mewn perthynas â Chynllun Archwilio 2016/17.

Adroddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fel a ganlyn -

•           Mae'r adroddiad yn dadansoddi perfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol am y cyfnod 1 Ebrill, 2016 hyd at 31 Rhagfyr, 2016 ac fe'i cefnogir gan Atodiadau A i G sy'n rhoi manylion am y cynnydd a wnaed yn erbyn targedau perfformiad ar gyfer 2016/17 a'r gwaith a wnaed gan y Gwasanaeth yn ystod y cyfnod.

•           Mae nifer y dyddiau gwaith a neilltuwyd ar gyfer gwaith sy’n mynd rhagddo yn ystod 2016/17 hyd at ddiwedd mis Rhagfyr, 2016 yn cyfateb i 111.55 diwrnod a daw’r dyddiau hyn o’r ddarpariaeth oedd yn weddill ar gyfer gwaith o’r fath yn y flwyddyn flaenorol.

•           Mae'r rhestr o dargedau perfformiad ar gyfer y cyfnod a ddaeth i ben ar 31 Rhagfyr, 2016 yn Atodiad A yn dangos bod 56.06% o’r archwiliadau a gynlluniwyd wedi'u cwblhau hyd at 31 Rhagfyr, 2016 yn erbyn targed blynyddol o 80%.

•           Cynhaliwyd 2 o archwiliadau ychwanegol nad oeddent wedi eu cynllunio yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill i 31 Rhagfyr, 2016, sef cyfanswm o 10.36 o ddiwrnodau gwaith fel y nodir yn Atodiad B.

•           Rhoddir crynodeb o'r holl waith archwilio a gwblhawyd yn ystod y flwyddyn hyd yma gan gynnwys gwaith a oedd yn mynd rhagddo o 2015/16 yn Atodiad D. Nid oedd dau o'r archwiliadau a gynlluniwyd ac a gwblhawyd ers 1 Medi, 2016 yn darparu lefelau cadarnhaol o sicrwydd. Aseswyd mai dim ond sicrwydd cyfyngedig y gellid ei roi mewn perthynas â Gorchmynion Llys Gofal Plant dan y Gyfraith Gyhoeddus a’r  Trefniant Comisiynu Tai Gofal Ychwanegol. Crynhoir manylion yr archwiliadau yn Atodiad D i'r adroddiad.

•           Ar 31 Rhagfyr, 2016, ‘roedd y gyfradd ganrannol ar gyfer gweithredu argymhellion y gwasanaeth archwilio mewnol yn 82%.’Roedd graff yn dangos dadansoddiad o weithrediad yr argymhellion fesul gwasanaeth i’w weld yn Nhabl 2. Mae'r argymhellion sydd heb eu gweithredu ar 31 Rhagfyr, 2016 wedi eu rhestru yn Atodiad E.

•           Mae rhestr o'r 10 o’r archwiliadau dilyn-i-fyny a gynhaliwyd yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill i 31 Rhagfyr, 2016 i’w gweld yn Atodiad F. Mae’n dangos nifer yr argymhellion a dderbyniwyd ac a weithredwyd gan reolwyr ym mhob maes, ynghyd â barn archwilio ddiwygiedig am ddigonolrwydd yr amgylchedd rheolaethau mewnol.

•           Mae crynodeb o’r ymchwiliadau arbennig a gynhaliwyd gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod i’w weld yn Atodiad G; mae'r rhain yn cyfateb i 141.08 ddiwrnodiau.

•           Collwyd 5 diwrnod gwaith oherwydd salwch hyd at y cyfnod a ddaeth i ben ar 31 Rhagfyr, 2016 yn erbyn targed blynyddol o 45 diwrnod.

•           Mae dadansoddiad o berfformiad y Gwasanaeth yn ystod y cyfnod dan sylw yn dangos bod lefelau perfformiad ar darged. Fodd bynnag, bydd gallu'r gwasanaeth i gyflawni'r  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol  a oedd yn darparu diweddariad pellach ar Archwiliadau Parhad Busnes ac Adfer ar ôl Trychineb TGCh mewn perthynas â’r cynnydd a wnaed o ran mynd i'r afael â'r materion a nodwyd a chwblhau'r camau a argymhellwyd fel rhan o'r archwiliadau hynny.  Crynhowyd manylion yr ail Archwiliadau dilyn-i-fyny ynghylch materion Parhad Busnes ac Adfer ar ôl Trychineb TGCh yn Atodiadau A a B i'r adroddiad.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fel a ganlyn -

•           Ail Archwiliad dilyn-i-fyny ar gyfer Trefniadau Parhad Busnes - fel y manylir ym mharagraff 2 yn Atodiad A, nododd yr ail adolygiad dilyn-i-fyny fod y ddau argymhelliad lefel uchel nad oeddent wedi eu gweithredu ar adeg yr adolygiad diwethaf wedi cael eu rhoi ar waith yn llawn.  Asesir bod yr argymhelliad lefel uchel a oedd ar ôl ynghylch yr angen i gynnwys trefniadau rheoli ar gyfer adfer adeiladau yn y Cynllun Parhad Busnes Corfforaethol wedi ei weithredu'n rhannol. Gan nad

oedd yr argymhelliad wedi ei weithredu’n llawn eto, fe gafodd ei ailadrodd. Asesir bod yr  argymhelliad lefel ganolig sy'n ymwneud ag anghenion hyfforddi i gefnogi gweithrediad y Cynllun Parhad Busnes wedi ei weithredu'n llawn. Mewn perthynas â'r argymhelliad lefel ganolig y dylai gwasanaethau sicrhau bod eu trefniadau parhad busnes a’u cynlluniau argyfwng yn gyfredol ac yn weithredol a’u bod wedi eu cynnwys o fewn eu Cynlluniau Darparu Gwasanaeth, nid yw pob gwasanaeth wedi cynnwys Parhad Busnes o fewn eu cynlluniau gwasanaeth ac felly ailadroddir y rhan hon o’r argymhelliad. Yn seiliedig ar ganfyddiadau'r ail adolygiad dilyn-i-fyny asesir bod y Cyngor wedi dangos cynnydd da o ran gweithredu'r camau y cytunwyd arnynt i fynd i'r afael â'r argymhellion gan y gwasanaeth archwilio a bod lefel y sicrwydd a ddarperir bellach yn y maes hwn yn Sylweddol. 

•           Adolygiad dilyn-i-fyny ar gyfer Adfer ar ôl Trychineb - fel y manylir ym mharagraff 2 yn  Atodiad B, roedd yr ail adolygiad dilyn-i-fyny yn asesu bod un argymhelliad lefel uchel wedi ei weithredu’n llawn, sef yr angen i gynhyrchu, mabwysiadu a gweithredu Cynllun Adfer ar ôl Trychineb TGCh. Aseswyd bod ail argymhelliad lefel uchel wedi ei weithredu i raddau helaeth, ond, o ran y trydydd argymhelliad lefel uchel, erys angen i’r gwasanaethau roi prawf ar y system a’r trefniadau ar gyfer data wrth gefn yn y Cynllun Adfer ar ôl Trychineb TGCh.  Mewn perthynas â’r argymhelliad lefel uchel a oedd ar ôl, sef cofnodi’n ffurfiol y cyfrifoldeb am gynnal a monitro'r systemau rheolaeth amgylcheddol ac atal tân o fewn y canolfannau data, gwnaed argymhelliad newydd i'r perwyl bod y cyfrifoldeb am reoli a chynnal yr UPS a’r system awyru yn y Ganolfan Data TGCh yn cael ei drosglwyddo i'r Gwasanaethau Eiddo i’w gynnwys yn y Cynllun Rheoli Adeiladau. Yn seiliedig ar ganfyddiadau'r ail adolygiad dilyn-i-fyny, asesir bod y Cyngor wedi dangos cynnydd rhesymol wrth weithredu'r camau y cytunwyd arnynt i fynd  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno Blaen Raglen Waith y Pwyllgor (fel y’i chyflwynwyd i’r cyfarfod blaenorol).

Ailgyflwynwyd Blaenraglen Waith y Pwyllgor fel y cyflwynwyd hi i'r Pwyllgor ar 6 Rhagfyr 2016 cyfarfod i’w hadolygu a’i diweddaru.

Nododd y Pwyllgor yr eitemau ychwanegol a ganlyn i'w cynnwys yn y Flaenraglen Waith un ai fel materion yn codi o fusnes y Pwyllgor yn y cyfarfod hwn, neu fel materion sydd angen eu hystyried -

•           Cynllun Archwilio Allanol 2017 i’w gyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Mawrth, 2017

•           Yr adroddiad dilyn-i-fyny gan y Gwasanaeth Archwilio mewn perthynas â Diogelu Corfforaethol i'w gyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Mehefin, 2017

•           Y diweddariad terfynol ar Adfer ar ôl Trychineb TGCh i'w gyflwyno i'r Pwyllgor hefyd ym mis Mehefin, 2017.

Penderfynwyd derbyn y Flaenraglen Waith gyda’r eitemau ychwanegol fel y nodir nhw uchod.

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH YN CODI