Rhaglen a chofnodion

Cyflwynwyd a nodwyd yr ymddiheuriadau uchod.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Gwnaed datganiadau o ddiddordeb a oedd yn rhagfarnu gan Mr Richard Barker a Mrs Sharon Warnes  mewn perthynas ag eitem 8 ar y rhaglen.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 9ed Chwefror, 2017.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 9 Chwefror, 2017 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Yn codi o’r cofnodion -

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol wrth y Pwyllgor fod adroddiad a wnaed gan Mr Ivan Butler, Pennaeth Gwasanaeth Archwilio Mewnol Cyngor Sir Ddinbych yn dilyn ei asesiad o Wasanaeth Archwilio Mewnol Ynys Môn wedi dod i law heddiw ac y byddai'n cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod ym mis Mehefin.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd i’w ystyried a’i gymeradwyo gan y Pwyllgor, adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol yn ymgorffori’r Cynllun Archwilio Strategol am y cyfnod 2017/18 i 2019/20 a’r Cynllun Blynyddol ar gyfer 2017/18, a hynny mewn cydymffurfiaeth gyda Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus a gynhyrchwyd gan CIPFA a chyrff eraill ac a ddaeth i rym ar 1 Ebrill, 2013.

Adroddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fel a ganlyn -

•           Bod y Strategaeth Archwilio Mewnol yn Atodiad A yn ddatganiad lefel uchel o sut y darperir ac y cyflawnir y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ac fe’i cefnogir gan Gynllun Blynyddol manwl fel y nodir yn Atodiad B i'r adroddiad.

•           Pwrpas y Strategaeth yw sefydlu dull sy'n golygu y gellir rheoli Gwasanaeth Archwilio Mewnol CSYM mewn ffordd a fydd yn hwyluso'r amcanion a ddisgrifir ym mharagraff 1.1.2 yr adroddiad. Cefnogir y Strategaeth a'r Cynllun Blynyddol gan Atodiadau B i E sy’n manylu ar y Cynllun Blynyddol ar gyfer 2017/18, Cynllun Strategol 3 blynedd ar gyfer y cyfnod 2017 i 2020, dadansoddiad o adnoddau Archwilio Mewnol, ynghyd â'r targedau perfformiad ar gyfer 2017/18.

•           Er mwyn nodi’r meysydd y mae angen i’r gwasanaeth archwilio mewnol roi sylw iddynt, mae angen deall y risgiau sy'n wynebu'r sefydliad. O’r herwydd, cynhaliwyd asesiad o anghenion archwilio ar gyfer 2017/18 trwy ddefnyddio'r prosesau a nodir ym mharagraff 1.2.2 yr adroddiad.

•           ‘Roedd y dogfennau eraill a lywiodd ddatblygiad y cynllun yn cynnwys, ymysg rhai eraill, y  Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2015/16; Archwiliad Deloittes o Ddatganiadau Cyfrifyddu a'r Ddogfen Gyflawni Flynyddol (Cynllun Gwella) ar gyfer 2016/17.

•           Mae dull gweithredu’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn seiliedig ar risg. Defnyddir Cofrestr Risg Gorfforaethol y Cyngor i yrru Cynlluniau Strategol a Gweithredol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol a defnyddir adnoddau’r gwasanaeth i roi sicrwydd ynghylch y risgiau mwyaf i'r Cyngor lle bo modd gwneud hynny a lle bo’n briodol. Adroddid ar sicrwydd wedyn yn erbyn risgiau y mae Rheolwyr ac Aelodau'r Cyngor yn gyfarwydd â nhw oherwydd eu gwybodaeth am risgiau corfforaethol.

•           Mae adolygiad o'r Fframwaith Rheoli Risg ac effeithiolrwydd y camau i liniaru risgiau uchaf y Cyngor wedi eu cynnwys yn y Cynllun Gweithredu ar gyfer 2017/18.

•           Cynhyrchir y Cynllun Gweithredu Blynyddol i ddarparu rhaglen waith ar gyfer yr Adain Archwilio Mewnol  am y flwyddyn. Adolygir yr Asesiad o Anghenion Archwilio a gofynnir am fewnbwn yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth a’r Penaethiaid Gwasanaeth er mwyn nodi unrhyw risgiau sydd heb eu cynnwys ar hyn o bryd. Defnyddir yr asesiad diwygiedig o anghenion archwilio i gyfeirio adnoddau Archwilio Mewnol i’r agweddau hynny yr asesir eu bod yn peri’r risg fwyaf o ran cyflawni'r amcanion.

•           Darperir y Gwasanaeth Archwilio Mewnol gan dîm o 6 o swyddogion mewnol fel yr amlinellwyd yn Atodiad D.

•           Mae'r gwasanaeth yn parhau i ganolbwyntio ar ffyrdd o wneud y mwyaf o adnoddau archwilio a gwella  perfformiad tra’n darparu gwasanaeth o ansawdd a sicrhau cydymffurfiaeth â safonau proffesiynol  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 yn cynnwys adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ar drefniadau Cynlluniau Arbedion y Cyngor ynghyd â'r ymateb gan Reolwyr i'r argymhellion a wneir ynddo.

Adroddodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 fod adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ar y trefniadau Cynllunio Arbedion yn ganlyniad i adolygiad pellach o drefniadau cynllunio ariannol y Cyngor a gynhaliwyd ym mis Medi, 2016. Cynhaliwyd yr adolygiad hwn mhob un o'r Awdurdodau Lleol yng Nghymru ac mae'n dilyn adolygiad cynharach a wnaed o wydnwch ariannol yr awdurdodau lleol ac yr adroddwyd arno ar lefel yr awdurdodau unigol ac ar lefel genedlaethol ar ffurf  crynodeb cenedlaethol a gyhoeddwyd yn Awst 2016. Cyfeiriodd y Swyddog at sgôp yr adolygiad o’r Cynlluniau Arbedion a dywedodd fod yr adroddiad yn dod i'r casgliad “er bod gan y Cyngor fframwaith cynllunio ariannol sy’n gwella, y ceir cynlluniau arbedion sydd heb ddatblygu digon a’i bod yn bosibl na fyddant yn cefnogi cydnerthedd ariannol yn llawn yn y dyfodol.” Mae'r adroddiad hefyd yn nodi rhai newidiadau cadarnhaol yn y sefyllfa ers 2015/16 ac yn nodi hefyd fod y Cyngor “ wedi cydnabod bod angen newid ei ddull gweithredu strategol mewn perthynas â chynllunio ariannol ac adolygu ei ddull gweithredu mewn perthynas â ffioedd a thaliadau.” Mae'r adroddiad wedi gwneud pum cynnig ar gyfer gwella; manylir ar y rhain yn Atodiad 2 ynghyd â'r ymateb gan Reolwyr a'r dyddiad cwblhau ar gyfer y camau arfaethedig.

Dywedodd Mr Gwilym Bury o Swyddfa Archwilio Cymru fod yr adroddiad yn un cadarnhaol ar gyfer y Cyngor a’i fod yn adlewyrchu'r ffaith bod y Cyngor wedi parhau i gryfhau ei drefniadau ariannol. Gellir gwella’r broses o ran sut y cwblheir yr asesiadau o effaith y cynigion arbedion ar faterion cydraddoldeb.   Er bod yr asesiadau hyn yn cael eu gwneud nid oeddent oll wedi eu cynnal pan gytunwyd ar y cynigion ar gyfer arbedion. Byddai'n cynorthwyo Aelodau Etholedig i wneud penderfyniadau gwybodus ar y cynigion arbedion pe bai asesiad wedi ei wneud ymlaen llaw o effaith pob cynnig ar gydraddoldeb. Cadarnhaodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 fod hyn yn cael sylw fel rhan o'r adolygiad o broses gosod cyllideb 2017/18.

Ystyriodd y Pwyllgor yr adroddiad a gwnaeth y pwyntiau canlynol –

•           Ceisiodd y Pwyllgor sicrwydd bod Rheolwyr yn hyderus eu bod yn gallu datblygu cynlluniau arbedion sy'n gadarn, yn gywir ac yn gyraeddadwy, gan wella gwydnwch y Cyngor i wrthsefyll pwysau ariannol yn y dyfodol.  Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 fod strategaeth y Cyngor dros y blynyddoedd diwethaf wedi gweithio i dynhau’r gyllideb a chael gwared ar y slac ynddi, a hynny i'r fath raddau nad yw'r dull hwn o weithredu yn ymarferol nac yn ddigonol erbyn hyn. Er bod lle o hyd i wella prosesau, mae’r ymagwedd tymor hir, o reidrwydd,  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno Cynllun Archwilio drafft 2017.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, Gynllun Archwilio drafft 2017 Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer Cyngor Sir Ynys Môn.

Adroddodd Ms Clare Edge, Rheolwr Archwilio Ariannol ar y broses archwilio mewn perthynas ag archwilio cyfrifon 2016/17 a chyfeiriodd at sut y byddai’r broses yn cael ei gweithredu; y risgiau archwilio ariannol a’r ymateb archwilio ynghyd â'r lefel perthnasedd a gynlluniwyd  a’r amserlen ar gyfer adrodd. Dywedodd y Swyddog fod y Cynllun hefyd yn cynnwys rhaglen 2017/18 ar gyfer gwaith archwilio perfformiad.

Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar y sefyllfa mewn perthynas â Diogelu Corfforaethol. Nododd y Pwyllgor bod yr archwiliad mewnol o’r maes Diogelu Corfforaethol wedi arwain at farn Sicrwydd Cyfyngedig a bod adroddiad diweddar a wnaed gan AGGCC yn dilyn arolygiad o'r Gwasanaethau Plant yng Nghyngor Sir Ynys Môn hefyd wedi tynnu sylw at nifer o ddiffygion ym  mherfformiad ac arferion y Cyngor. O ystyried bod y rhain yn feysydd lle mae’r lefel risg yn uchel, ac o gofio’r angen i'r Pwyllgor gael sicrwydd bod y risgiau hynny'n cael eu rheoli'n briodol, gofynnodd am eglurhad ar ble yn y sbectrwm o gyfrifoldebau archwilio mewnol ac allanol mae’r ffocws ar gyfer dilyn i fyny gwaith yn y meysydd hyn, a sut y byddai'n cael sylw drwy brosesau archwilio.

Hysbyswyd y Pwyllgor y bydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn gwneud gwaith dilyn-i-fyny ar yr archwiliad Sicrwydd Cyfyngedig o’r maes Diogelu Corfforaethol ac yr adroddir ar ganlyniad y gwaith hwnnw i’r Pwyllgor. Gall y Pwyllgor gymryd sicrwydd o’r ffaith y bydd argymhellion y gwasanaeth archwilio mewnol yn cael eu gweithredu, ac oni fyddai hynny’n digwydd, gall ddal y gwasanaethau i gyfrif. Bydd AGGCC yn goruchwylio gweithrediad y Cynllun Gwella mewn ymateb i’r argymhellion a wnaed ganddi yn yr adroddiad ar y Gwasanaethau Plant.

Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fod Blaenraglen Waith y Pwyllgor yn dangos y cynlluniwyd i’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol roi diweddariad i’r Pwyllgor ar yr archwiliad o’r maes Diogelu Corfforaethol yn y cyfarfod ym mis Mehefin.   

Penderfynwyd derbyn y Cynllun Archwilio a nodi ei gynnwys.

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH.

Cyflwyno Blaen Raglen Waith y Pwyllgor wedi’i diweddaru.

Cyflwynwyd y Flaenraglen Waith ddiweddaraf i’r Pwyllgor.

Nododd y Pwyllgor y Flaenraglen Waith ac yng ngoleuni'r drafodaeth uchod, ystyriodd a ddylai’r rhaglen  gynnwys  adroddiad AGGCC ar yr Arolygiad o’r Gwasanaethau Plant. Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol eisoes wedi ystyried adroddiad AGGCC ac y sefydlir is-banel o'r Pwyllgor hwnnw i fonitro cynnydd yn erbyn y Cynllun Gwella cysylltiedig. Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio Mewnol yr ymgynghorwyd gyda’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol er mwyn sicrhau bod yr ymateb gan Reolwyr yn briodol.

Er bod y Pwyllgor yn cydnabod ei bod yn fwy priodol efallai i’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol fod yn  bennaf gyfrifol am fonitro’r mater hwn oherwydd ei fod yn ymwneud â darparu gwasanaeth, gofynnodd serch hynny, oherwydd y risgiau cysylltiedig, am ddiweddariad ar gyfer y cyfarfod ym mis Mehefin fel y gall fodloni ei hun y cymerir camau Rheolaeth a bod cynnydd yn cael ei wneud.

Penderfynwyd derbyn a nodi’r Flaenraglen Waith yn amodol ar gynnwys diweddariad ar y sefyllfa o ran ymateb i adroddiad arolygu AGGCC ar y Gwasanaethau Plant ar gyfer cyfarfod y pwyllgor ym mis Mehefin.

CAM GWEITHREDU PELLACH: Rheolwr Archwilio Mewnol i ddiweddaru'r Flaenraglen Waith yn unol â hynny.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd i’w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 yn nodi trefniadau arfaethedig ar gyfer penodi Aelodau Lleyg ar gyfer y Pwyllgor.

Ar ôl datgan diddordeb sy’n rhagfarnu yn y mater hwn, gadawodd Mr Richard Barker a Mrs Sharon Warnes y cyfarfod ar gyfer y drafodaeth a’r penderfyniad yn ei gylch.

Adroddodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 ar yr agweddau canlynol ar y broses benodi -

•           Y meini prawf cymhwysedd fel y nodir yng nghanllawiau statudol Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 a restrir ym mharagraff 2.1 o'r adroddiad

•           Meini prawf cymhwyso ychwanegol arfaethedig fel y rhestrir nhw ym mharagraff 2.2 yr adroddiad

•           Nifer yr Aelodau Lleyg a benodir. Argymhellir bod y Pwyllgor yn cadw dau Aelod Lleyg.

•           Y disgrifiad swydd a’r fanyleb person arfaethedig

•           Y broses recriwtio a'r amserlen arfaethedig fel y nodir ym mharagraff 5 yr adroddiad.

Er bod y Pwyllgor yn cytuno â'r broses recriwtio yn gyffredinol, mynegodd rywfaint o amheuaeth ynglŷn â natur a maint y meini prawf cymhwyso oherwydd ei fod o’r farn y gallent gyfyngu ar nifer yr ymgeiswyr addas sy’n ymgeisio i fod yn Aelodau Lleyg o’r Pwyllgor. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 mai’r meini prawf cymhwyso a restrir ym mharagraff 2.1 yw'r rheini a nodir yn y Mesur yn ôl Adran Gyfreithiol yr Awdurdod. Fodd bynnag, cadarnhaodd y byddai'n adrodd yn ôl i'r Adran Gyfreithiol ar amheuon y Pwyllgor mewn perthynas â’r elfen hon o'r broses recriwtio.

Penderfynwyd -

•           Cymeradwyo'r meini prawf cymhwyster ychwanegol fel y nodir nhw ym mharagraff 2.2 yr adroddiad

•           Cadarnhau y parheir i gael dau aelod lleyg ar y pwyllgor.

•           Cymeradwyo'r disgrifiad swydd a’r fanyleb person drafft fel yn Atodiad 1.

•           Cadarnhau’r broses recriwtio a'r amserlen arfaethedig fel y nodir ym mharagraff 5 yr adroddiad.

CAM GWEITHREDU PELLACH: Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 i gadarnhau gyda'r Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro a oes unrhyw hyblygrwydd o ran gweithredu’r meini prawf cymhwyso.