Rhaglen a chofnodion

Mae nifer o gyfarfodydd y cyngor yn cael eu ffrydio'n fyw.

Bydd yr holl gyfarfodydd yn cael eu huwchlwytho ar ein gwefan gweddarlledu yn dilyn y cyfarfod.

Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 1 - Swyddfeydd y Cyngor

Cyswllt: Ann Holmes 01248 752518 

Eitemau
Rhif. Eitem

1.

Datganiad o Ddiddordeb

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parethed unrhyw eitem o fusnes.

Cofnodion:

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb.

2.

Cofnodion Cyfarfod 25 Gorffennaf, 2017 pdf eicon PDF 281 KB

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 25 Gorffennaf, 2017.

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 25 Gorffennaf, 2017 ac fe’u cadarnhawyd fel cofnod cywir.

 

Materion yn codi

 

Mewn perthynas â’r Uned Cynnal a Chadw Tai a’r materion y tynnwyd sylw atynt gan adolygiad archwilio mewnol mewn perthynas â System Orchard a ddefnyddir gan y Gwasanaeth er mwyn rheoli ei asedau tai, gofynnodd y Pwyllgor am gadarnhad a yw’r system yn effeithiol ac yn addas ar gyfer y gwaith. Gan nad oedd y cwestiwn wedi’i ateb yn ddigonol yn y cyfarfod blaenorol, darparu’r Pwyllgor â sicrwydd mai dyma’r sefyllfa.  

 

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod System Rheoli Tai Orchard wedi bod yn cael ei defnyddio ers peth amser ac y bydd angen gwneud penderfyniad un ai i adnewyddu’r system neu dendro am system newydd. Bydd hyn yn ddibynnol ar werthuso os mai Orchard yw’r system gywir er mwyn bodloni anghenion y Gwasanaeth Tai a’r Uned Cynnal a Chadw Tai yn y dyfodol. Cynhelir yr asesiad hwn yn ystod y misoedd nesaf cyn gwneud penderfyniad terfynol am y system Rheoli Tai. 

 

 

3.

Llywodraethu Gwybodaeth - Adroddiad Blynyddol yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth (UBRG) pdf eicon PDF 677 KB

Cyflwyno Adroddiad Blynyddol yr UBRG am 2016/17.

Cofnodion:

Cyflwynwyd ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth (SIRO), a ddarparodd ddadansoddiad o’r materion llywodraethu gwybodaeth allweddol ar gyfer y cyfnod 1 Ebrill i 31 Mawrth, 2017, ynghyd â’r blaenoriaethau presennol. 

 

Adroddodd y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) a’r SIRO Dynodedig ar y pwyntiau mwyaf amlwg fel a ganlyn –

 

           Y prif yrrwr statudol mewn perthynas â Llywodraethu Gwybodaeth yn y Cyngor ar hyn o bryd yw’r Ddeddf Diogelu Gwybodaeth. Gallai torri rheolau’r ddeddf mewn modd sylweddol olygu cosbau ariannol sylweddol hyd at uchafswm o £500k.

           Mae gwaith archwilio sylweddol, yn cynnwys gwaith Swyddfa’r Comisiwn Gwybodaeth (SCG) (2013-14) wedi tynnu sylw at ddiffygion yn nhrefniadau diogelu data’r Cyngor. Ers 2013, mae’r Cyngor wedi buddsoddi er mwyn gwella ei allu i gydymffurfio â’r Ddeddf Diogelu Data ac mae polisïau a gweithdrefnau bellach yn eu lle er mwyn cefnogi a chydymffurfio â’r Ddeddf.

           Bod gwaith wedi’i wneud hyd yma ac mae’n parhau, ac fe fydd yn mynd yn ei flaen yn barhaol. Mae’n cael ei arwain gan y Bwrdd Llywodraethu Gwybodaeth Corfforaethol a sefydlwyd yn 2014 yn wreiddiol a hynny fel tîm prosiect i ymateb i argymhellion archwiliad Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn 2013. Mae’r Bwrdd bellach yn strwythur llywodraethu parhaol sy’n adrodd yn ôl i’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth. Mae crynodeb o'r gwaith y mae’r Bwrdd Llywodraethu Gwybodaeth Corfforaethol wedi’i wneud ac y mae’n dal i’w wneud wedi’i gynnwys yn adran 5 yr adroddiad.

           Mae’r gwaith hwn yn cynnwys datblygu fersiwn gychwynnol o Gofrestr Asedau Gwybodaeth y Cyngor. Mae’r gofrestr yn galluogi gwybodaeth a systemau gwybodaeth i gael eu mapio wrth iddynt ryngweithio â newidiadau i ofynion busnes a’r amgylchedd technegol ac mae’n declyn allweddol ar gyfer gallu deall y wybodaeth a gedwir gan sefydliad a’r risgiau ynghlwm â hynny. Er mai’r bwriad oedd gwneud gwaith pellach ar y Gofrestr Asedau Gwybodaeth er mwyn asesu lle mae’r risgiau uchaf o ran torri rheolau data, mae’r Rheolau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) a fydd yn disodli’r ddeddfwriaeth diogelu data bresennol ym Mai 2018, yn golygu bod angen rhoi blaenoriaeth i agweddau eraill o’r Gofrestr Asedau Gwybodaeth. Yr arweiniad gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yw canolbwyntio ar waith sy’n ymwneud ag amserlenni cadw gwybodaeth. Mae amserlenni cadw gwybodaeth y Cyngor bellach wedi’u cwblhau ar sail gwasanaeth wrth wasanaeth a byddant yn cael eu cylchredeg i Benaethiaid Gwasanaeth. Bydd y ddeddfwriaeth newydd yn rhoi mwy o bwysigrwydd ar gydymffurfio â dyddiadau dinistrio gwybodaeth a gedwir yn electronig ac ar bapur ac felly mae’r amserlenni cadw gwybodaeth yn gam allweddol i’r cyfeiriad hwnnw.      

           Mae’r Cyngor wedi creu polisïau a gweithdrefnau Llywodraethu Gwybodaeth dros amser ac maent yn gyfredol ar hyn o bryd. Mae’r Cyngor wedi gweithredu system reoli polisïau, y Porth Polisi, sydd wedi gweithredu fel llyfrgell bolisïau ers Tachwedd 2016. Mae paragraff 5.3 o’r adroddiad yn rhestru’r polisïau sydd ar gael ar y Porthol. Mae’r system yn ddefnyddiol er mwyn darparu rheolaeth fersiynau clir o ran pa bolisïau sy’n gyfredol yn ogystal â dyddiadau eu hadolygu. Mae’r swyddogaeth clicio  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

4.

Pryderon, Cwynion a Chwythu'r Chwiban 2016/17 pdf eicon PDF 617 KB

Cyflwyno’r Adroddiad Blynyddol am 2016/17.

Cofnodion:

Cyflwynwyd ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor - adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro a oedd yn nodi’r materion yn codi o dan Bolisi Pryderon a Chwynion y Cyngor ar gyfer y cyfnod 1 Ebrill, 2016 i 31 Mawrth, 2017 ynghyd â chrynodeb o faterion chwythu chwiban a nodwyd yn ystod yr un cyfnod. Roedd yr adroddiad yn cynnwys cwynion Gwasnaethau Cymdeithasol ond dim ond y rhai hynny lle nad oedd yr achwynydd yn ddefnyddiwr gwasanaeth. Mae cwynion gan ddefnyddwyr gwasanaeth yn cael sylw dan y Polisi Gwasnaethau Cymdeithasol - Gweithdrefn Sylwadau a Chwynion ar gyfer Plant ac Oedolion ac fe adroddir yn ôl arnynt bobl blwyddyn i’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol. 

 

Adroddodd y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro fel a ganlyn

 

           Bod 191 o bryderon wedi dod i law a bod 74 o gwynion wedi eu gwneud yn ystod cyfnod yr adroddiad. O’r 74 o gwynion, ni chafodd 3 eu dilyn i fyny am y rhesymau a amlinellwyd gan olygu felly yr ymchwiliwyd i 71 o gwynion ac yr anfonwyd ymatebion ffurfiol i’r achwynwyr. 

           O’r 71 o gwynion a gafodd sylw yn ystod y cyfnod, cafodd 12 eu cadarnhau yn llawn; cafodd 10 eu cadarnhau yn rhannol ac ni chadarnhawyd 48 o’r cwynion. Cyfeiriwyd 24 o gwynion at Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) ond ni dderbyniwyd unrhyw un ar gyfer ymchwiliad. O’r cwynion i’r OGCC, roedd 12 wedi derbyn sylw drwy’r broses fewnol yn ystod 2016/17 tra bo’r 12 a oedd yn weddill wedi mynd â’u cwynion yn syth at yr OGCC. 

           Cafwyd cynnydd o 12 yn nifer y cwynion a gafwyd ers y 59 a gafwyd yn 2015/16. Mae rhai gwasanaethau wedi cael cwynion am y tro cyntaf; mae rhai wedi cael cwynion am gynnydd mewn ffioedd, eraill o ganlyniad i newid mewn polisi e.e. casgliadau sbwriel bob 3 wythnos a chodi tâl am finiau newydd a gyflwynwyd gan y Gwasanaethau Rheoli Gwastraff. Arweiniodd y newidiadau hyn at gynnydd yn nifer y galwadau ffôn i’r gwasanaeth ac o ganlyniad cafwyd pryderon a chwynion am yr amser yr oedd yn gymryd i ateb galwadau. 

           Yn gyffredinol, ymatebwyd, ymatebwyd i 93% o’r cwynion o fewn yr amserlen benodol o 20 diwrnod gwaith. Pan fydd ymatebion yn hwyr, disgwylir i’r gwasnaeth anfon ymateb dros dro i’r achwynydd er mwyn eu hysbysu o’r cynnydd, y rheswm am yr oedi a’r cyfnod ymateb disgwyliedig.

           Darperir crynodeb o gwynion yn ôl gwasanaeth ym mharagraff 8 o’r adroddiad.

           O ddadansoddi’r uchod, roedd 21% o’r cwynion a gafwyd yn ganlyniad i bryderon a uwchgyfeiriwyd; cafodd 72% o gwynion eu gwneud yn uniongyrchol i’r broses fewnol ffurfiol a chafodd y 7% sy’n weddill eu hanfon at y Cyngor gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru gan ei fod wedi gwrthod rhoi sylw iddynt hed nes i brosesau mewnol y Cyngor  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

5.

Datganiad o'r Cyfrifon ac Adroddiad ISA 260 pdf eicon PDF 16 MB

·        Cyflwyno Datganiad o’r Cyfrifon am 2016/17.

 

·        Cyflwyno adroddiad yr Archwilydd Allanol ar yr archwiliad o’r Datganiadau Ariannol.

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

5.1       Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 a oedd yn ymgorffori’r Datganiad Cyfrifon 2016/17 ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor ac ar gyfer ei dderbyn.

 

Hysbyswyd y Pwyllgor y cyflwynwyd y Datganiad Cyfrifon drafft i’r pwyllgor ar gyfer ei archwilio ar 28 Mehefin, 2017. Mae’r gwaith archwilio pellach wedi’i gwblhau erbyn hyn ac mae adroddiad yr Archwilydd wedi cael ei gyflwyno ac mae nifer fechan o welliannau i’r drafft wedi eu hymgorffori yn y cyfrifon.

Bu modd cwblhau’r cyfrifon wedi’u harchwilio ar gyfer 2016/17 erbyn y dyddiad cau unwaith eto. Mae’r gwelliannau a nodwyd yn archwiliad y flwyddyn flaenorol wedi eu gweithredu ac mae’r gwelliannau hyn wedi parhau. Mae’r holl faterion wedi cael sylw prydlon a boddhaol drwy gydol yr archwiliad. Mae manylion y prif welliannau i’r cyfrifon drafft wedi eu cynnwys yn adroddiad yr Archwiliwr. Mae’r holl welliannau sydd wedi eu cytuno fel rhai sydd angen ail ddatganiad gan Deloitte wedi eu prosesu ac maent wedi eu cynnwys yn y Datganiad o Cyfrifon. Darperir crynodeb o’r gwelliannau sylweddol i’r Datganiad drafft yn adran 3.2 o’r adroddiad. Mae’r Archwilwyr wedi gwneud 8 argymhelliad mewn perthynas â chyfrifo a rheoli’r gyflogres; 6 argymhelliad mewn perthynas â TG a 7 argymhelliad mewn perthynas â Phrisiant Asedau. 

 

5.2       Cyflwynwyd adroddiad yr Archwilydd Allanol ar yr archwiliad o Ddatganiadau Ariannol 2016/17 (Adroddiad ISA 260) ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor. 

 

Adroddodd Mr Ian Howse, Arweinydd Ymgysylltu ar gyfer Archwiliwr Ariannol fel a ganlyn-

 

           Y derbyniwyd y datganiadau ariannol drafft ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth, 2017 gan yr Archwilwyr ar 12 Mehefin, 2017 a bod y gwaith archwilio yn dilyn hynny bellach wedi’i gwblhau. Ar y dyddiad o gyhoeddi’r adroddiad archwilio ar y datganiadau ariannol, roedd y tri mater a nodir yn adran 6 o’r adroddiad yn parhau i fod angen sylw. 

           Yn amodol ar gwblhau’r gwaith sy’n weddill mewn modd boddhaol, bwriad yr Archwilydd Cyffredinol yw cyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar y datganiadau ariannol unwaith y mae’r Awdurdod wedi darparu Llythyr Sylwadau yn seiliedig ar yr hyn a nodir yn Atodiad 1 o’r adroddiad.

           O ran materion sylweddol sy’n codi o'r archwiliad, mae un camddatganiad sydd heb ei gywiro o’r flwyddyn flaenorol sydd wedi’i drafod gyda’r Rheolwyr ond sydd dal heb ei gywiro. Cytunwyd nad oedd angen ailddatganiad gan na fyddai unrhyw effaith sylweddol ar y fantolen yn 2016/17. Darperir manylion pellach yn Atodiad 3 yr adroddiad.

           Mae’r rhain yn gamddatganiadau sydd wedi eu cywiro gan y Rheolwyr ac a dynnir at sylw’r Pwyllgor oherwydd eu bod yn berthnasol i’w gyfrifoldebau dros y broses adrodd ariannol. Mae’r rhain wedi eu nodi gydag esboniadau yn Atodiad 3.

           Darparwyd yn y Cynllun Archwilio Ariannol wybodaeth am y risgiau archwilio sylweddol a gafodd eu hadnabod yn ystod proses gynllunio’r Archwilydd. Mae’r tabl yn adran 12 yr adroddiad yn nodi canlyniad gweithdrefnau archwilio’r archwilydd mewn perthynas â’r risgiau hynny. Cynhaliwyd yr archwiliad yn unol â’r Cynllun Archwilio Ariannol.  

           Yn ystod yr archwiliad, rhoddir  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

6.

Diweddariad Archwilio Mewnol pdf eicon PDF 834 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn darparu diweddariad ar gynnydd Archwilio Mewnol mewn perthynas â darpariaeth gwasanaeth a’r adolygiadau a gwblhawyd.

 

Adroddodd y pennaeth Archwilio a Risg fel a ganlyn –

 

           Cafodd  5 adroddiad adolygu archwilio mewnol eu cwblhau yn ystod y cyfnod fel y nodir ym mharagraff 3.2 yr adroddiadau. Canlyniad dau o’r adroddiadau - Trafnidiaeth Ysgol a’r Fframwaith Caffael Corfforaethol - oedd barn Sicrwydd Cyfyngedig. Derbyniodd y Pwyllgor y fersiynau llawn o’r adroddiadau Sicrwydd Cyfyngedig ar wahân i’r agenda.

           Bod yr adolygiadau dilynol ynghylch dau faes a aseswyd yn flaenorol fel rhai a oedd yn darparu Sicrwydd Cyfyngedig, sef yr Uned Cynnal a Chadw Tai ac Adfer Trychineb TGCh yn dangos fod y Cyngor wedi gwneud cynnydd da o ran rhoi’r gweithredoedd a gytunwyd ar waith er mwyn mynd i’r afael â’r risgiau yn y meysydd a nodwyd ac o ganlyniad fod yr Uned Cynnal a Chadw Tai bellach wedi’i hailasesu fel adran sy’n darparu Sicrwydd Rhesymol ac Adfer Trychineb TGCh fel un sy’n darparu Sicrwydd Sylweddol. 

           Hyd yma, mae’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi cwblhau 22% o’r Cynllun Blynyddol ac mae 17% pellach yn waith sydd ar y gweill. Mae’r ymagwedd archwilio mewnol yn cael ei adolygu; yn ychwanegol at hyn, o ganlyniad i newidiadau i drefniadau twyll corfforaethol a llithriant sylweddol o 2016/17, mae’r adnoddau sydd ar gael er mwyn gallu cwblhau Cynllun Gweithredu 2017/18 wedi lleihau. Bydd y Pennaeth Archwilio a Risg yn ymgymryd ag asesiad risg yn ystod chwarter tri a bydd adolygiadau archwilio yn cael eu blaenoriaethu er mwyn sicrhau bod adnoddau’n cael eu targedu i’r meysydd lle mae’r risg uchaf.

           Roedd cylch gorchwyl y Pwyllgor wedi ei amserlennu i gael ei gyflwyno i’r cyfarfod hwn yn unol â’r Blaen Raglen Waith. Fodd bynnag, o ganlyniad i ddau fater - amserlen yr hyfforddiant ar 15 Medi pan fydd Aelodau’n cael cyfle i adolygu’r cylch gorchwyl ar gyfer priodoldeb arweiniad CIPFA wedi’i ddiweddaru a’i gyhoeddi ym mis Tachwedd 2017 fe argymhellir gohirio adolygu’r cylch gorchwyl tan y cyfarfod mis Rhagfyr y Pwyllgor.

 

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a gwnaed y pwyntiau canlynol: 

 

           Nododd y Pwyllgor ei anesmwythyd â nifer y pryderon y tynnwyd sylw atynt yn yr adolygiad Sicrwydd Cyfyngedig o Drafnidiaeth Ysgol mewn perthynas â monitro cydymffurfiaeth contractwyr; rheoliadau gwariant a chasglu incwm. Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd bod camau brys yn cael eu cymryd er mwyn mynd i’r afael â’r gwendidau systematig a gweithdrefnol a amlygwyd er mwyn gallu dangos bod contractwyr yn cydymffurfio’n llawn â’r gofynion cytundebol; bod y gwasanaeth yn gost effeithiol a bod trefniadau cadarn yn eu lle er mwyn sicrhau bod yr holl incwm sy’n ddyledus i’r Cyngor yn cael ei gasglu. 

 

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod y Pwyllgor Gwaith yn 2016 wedi clustnodi £1 Miliwn o’r Balansau Cyffredinol er mwyn datrys materion prosesau busnes o fewn gwahanol rannau o’r Cyngor gan gynnwys trafnidiaeth ysgol. Mae’r Gwasanaeth Addysg  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

7.

Argymhellion Archwilio Mewnol sy'n Parhau i fod Angen Sylw pdf eicon PDF 800 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn nodi’r argymhellion/risgiau presennol sy’n weddill fel ar 7 Medi 2017. Darparwyd manylion am statws risg pob argymhelliad ynghyd â’r dyddiad gweithredu arfaethedig yn Atodiad A yr adroddiad. 

 

Nododd y Pennaeth Archwilio a Risg bod yr agwedd archwilio mewnol newydd yn golygu tynnu sylw at faterion a risgiau yn hytrach na gwneud argymhellion. Yna, byddant yn cael eu graddio yn unol â fframwaith rheoli risg y Cyngor fel bod gwaith archwilio mewnol wedi’i alinio ag awch y Cyngor o safbwynt risg. Mae’r graff yn 3.4 yr adroddiad yn dangos bod perfformiad o ran gweithredu’r argymhellion a/neu fynd i’r afael â’r risgiau wedi gwella’n rheolaidd dros y 12 mis diwethaf.

 

Nododd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a’r gwelliannau a wnaed.  

 

Penderfynwyd derbyn a nodi’r adroddiad.

 

DIM GWEITHREDOEDD YCHWANEGOL WEDI’U CYNNIG

8.

Siartr Archwilio Mewnol pdf eicon PDF 747 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg, yn cynnwys diweddariad o’r Siartr Archwilio Mewnol, ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor.

 

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod rôl y Pennaeth Archwilio a Risg wedi newid or 1 Ebrill, 2017 i gynnwys cyfrifoldeb am reoli risg a gweithgareddau yswiriant. Mae Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus yn mynnu bod y siartr yn disgrifio’r amddiffyniadau sydd ar gael i gyfyngu ar yr effeithiau andwyol ar annibyniaeth neu wrthrychedd os yw archwilio mewnol neu’r prif swyddog archwilio yn ymgymryd â gweithgareddau nad ydynt yn ymwneud ag archwilio. Felly, mae’r siartr wedi’i diweddaru a’i diwygio i gynnwyd yr amddiffyniadau hyn.  

 

Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd bod gan Archwilio Mewnol adnoddau digonol er mwyn gallu ymgymryd â’i ddyletswyddau yn briodol. Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg mai ei rôl hi fel rhan o adroddiad blynyddol y Gwasnaeth oedd rhoi i’r Pwyllgor sicrwydd am drefniadau rheoli mewnol y Cyngor; yn seiliedig ar hynny a’r Cynllun Gweithredu Archwilio Mewno cyfredol, roedd modd iddi ddarparu sicrwydd am addasrwydd yr adnoddau yn y gwasanaeth Archwilio Mewnol. Fodd bynnag, byddai’r Gwasanaeth yn ei gweld hi’n anodd ymdopi ag unrhyw ostyngiad yn ei adnoddau presennol. 

 

Penderfynwyd cymeradwyo’r Siartr Archwilio Mewnol sy’n cynnwys yr amddiffyniadau er mwyn cyfyngu ar yr effeithiau andwyol ar annibyniaeth neu wrthrychedd a allai godi petai’r prif swyddog archwilio yn ymgymryd â gweithgareddau nad ydynt yn ymwneud ag archwilio, sef cyfrifoldeb am reoli risg ac yswiriant.

9.

Blaen Raglen Waith pdf eicon PDF 336 KB

Cyflwyno Blaen Raglen Waith y Pwyllgor.

Cofnodion:

Cyflwynwyd Blaen Raglen Waith y Pwyllgor ar gyfer ei hadolygu ac am sylwadau.

 

Hysbysodd Mr Gwilym Bury, Arweinydd Archwilio Perfformiad Swyddfa Archwilio Cymru, y Pwyllgor y byddai’n darparu adborth Swyddfa Archwilio Cymru ar Berfformiad y Rhaglen Waith yng nghyfarfod mis Rhagfyr y Pwyllgor. 

 

Penderfynwyd derbyn y Blaen Raglen Waith yn amodol ar gynnwys yn rhaglen y cyfarfod ym mis Rhagfyr, ddiweddariad Swyddfa Archwilio Cymru ar Berfformiad y Rhaglen Waith. 

 

CAMAU YCHWANEGOL A ARGYMHELLWYD: Rheolwr Archwilio Mewnol i ddiweddaru’r Blaen Raglen Waith yn ôl yr angen.

10.

Gwahardd y Wasg a'r Cyhoedd pdf eicon PDF 148 KB

“O dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y Wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail y gall olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A o’r Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd amgaeëdig.”

 

Cofnodion:

Penderfynwyd mabwysiadu’r canlynol wrth ystyried eitem 11 ar yr agenda:

 

“Dan Adran 100(A)(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar eitem 22 oherwydd y gallai gwybodaeth eithriedig gael ei datgelu fel caiff ei diffinio yn Atodlen 12A y Ddeddf dan sylw ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd a gyflwynwyd”.

11.

Newidiadau Gweithredol i'r Modd yr Ymchwilir i Dwyll mewn perthynas a Chynllun Gostyngiad y Dreth Gyngor

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151.

Cofnodion:

Cyflwynwyd ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 yn nodi’r newidiadau gweithredol i’r drefn o ymchwilio i dwyll yn y Cynllun Gostyngiadau’r Dreth Gyngor. Amlinellodd yr adroddiad y cefndir o ran y newidiadau yn dilyn trosglwyddo’r cyfrifoldeb am ymchwilio i’r holl dwyll budd-daliadau o’r Cyngor i Wasanaeth Ymchwilio Sengl yr Adran Gwaith a Phensiynau ym mis Tachwedd 2014 a’r trefniadau a waned gan y Cyngor yn dilyn hynny i barhau i ymchwilio i dwyll yn y maes hwn (gan nad oedd hwn yn cael ei gategoreiddio fel budd-dal) a throseddau eraill yn ymwneud â’r Dreth Gyngor. Yn sgil ymddeoliad, cafwyd cyfle i adolygu’r trefniadau a phenderfynwyd dileu swydd y sawl a ymddeolodd; mae’r adroddiad yn amlinellu’r newidiadau gweithredol a wnaed er mwyn parhau â’r gwaith mewn perthynas â thwyll Cynllun Atgyfeirio’r Dreth Gyngor; y Fenter Dwyll Genedlaethol ac ymchwiliadau eraill i dwyll.      

 

Penderfynwyd nodi’r newidiadau gweithredol i’r gwaith o ymchwilio i dwyll Gostyngiadau’r Dreth Gyngor a bod y swydd berthnasol wedi’i dileu o fewn y fframwaith Archwilio Mewnol.  

 

12.

Gwahardd y Wasg a'r Cyhoedd pdf eicon PDF 119 KB

“O dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y Wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail y gall olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A o’r Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd amgaeëdig.”

 

Cofnodion:

Penderfynwyd mabwysiadu’r canlynol wrth ystyried eitem 13 ar yr agenda:

 

“Dan Adran 100(A)(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar eitem 22 oherwydd y gallai gwybodaeth eithriedig gael ei datgelu fel caiff ei diffinio yn Atodlen 12A y Ddeddf dan sylw ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd a gyflwynwyd”.

13.

Y Gofrestr Risg Corfforaethol

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Risg ac Yswiriant.

Cofnodion:

yflwynwyd ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 yn ymgorffori’r Gofrestr Risg Gorfforaethol fel y’i hadolygwyd a’i diweddaru hyd at ddiwedd Chwarter 1 2017/18 gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth.

 

Adroddodd y Rheolwr Yswiriant a Risg ar y materion canlynol

 

           Y prif risgiau (coch) i’r Cyngor

           Risgiau sydd wedi disgyn oddi ar y rhestr

           Risgiau sydd wedi eu hisgyfeirio yn ystod y cyfnod ers yr adroddiad diwethaf i’r Pwyllgor ym mis Rhagfyr, 2016 oherwydd yr ystyrir bod y risg weddilliol yn is nag yr oedd pan yr adroddwyd arni ddiwethaf.

           Risgiau sydd wedi eu nodi o'r newydd ac sydd wedi’u cynnwys yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol a’r rhesymau ar gyfer eu cynnwys.

 

Nododd y Pwyllgor y wybodaeth a gofynnwyd am gadarnhad ynghylch agweddau penodol mewn perthynas â’r amserlen ar gyfer gweithredu camau lliniaru o ran risgiau penodol a’r rhesymeg ar gyfer gweithredoedd sydd â’r nod o leihau effaith rhai risgiau yn hytrach na’r tebygolrwydd y byddant yn codi.

 

Penderfynwyd nodi’r adroddiad a bod y Pwyllgor yn cymryd sicrwydd bod y risgiau i nodau ac amcanion y Cyngor yn cael eu cydnabod a’u rheoli gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth.

 

NI CHAFODD UNRHYW WEITHREDOEDD YCHWANEGOL EU CYNNIG.