Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 13 Chwefror, 2018.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 13 Chwefror 2018 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Yn codi -

•           Gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad ar y sefyllfa o ran parodrwydd ysgolion mewn perthynas â pharatoi ar gyfer gweithredu'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) ym mis Mai, 2018; gofynnodd y Pwyllgor hefyd am eglurhad ynghylch a yw’r archwiliad mewnol y bwriedir ei gynnal yn gynnar yn 2018/19 yn ddigon amserol o ran tynnu sylw at unrhyw broblemau gyda chydymffurfiaeth â GDPR .

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod yr archwiliad mewnol ar y gweill a bod y canfyddiadau drafft dilynol wrthi’n cael eu trafod gyda’r Swyddog perthnasol ar gyfer eu gwirio a’u cytuno cyn i'r adroddiad terfynol gael ei gyhoeddi. Bwriad yr Archwiliad Mewnol yw adrodd ar ganlyniad yr archwiliad a'r lefel sicrwydd a roddwyd i’r Pwyllgor yn ei gyfarfod ym mis Mehefin.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad ar y sefyllfa o ran yr Adolygiad Dilyn-i-fyny cyntaf o’r Fframwaith Caffael Corfforaethol a oedd wedi nodi dau o gamau nad oeddent wedi'u cwblhau oherwydd diffyg ymateb gan y swyddogion perthnasol.

Hysbysodd y Pennaeth Archwilio a Risg y Pwyllgor mai swyddog dros dro yn darparu gwasanaeth wrth gefn oherwydd absenoldeb salwch oedd y Swyddog a luniodd yr ymateb mewn perthynas â'r Fframwaith Caffael Corfforaethol. Mae'r Swyddog parhaol wedi dychwelyd i’r gwaith bellach ac wedi cael gwybod am yr argymhellion a oedd yn parhau i fod angen sylw ac wedi gweithredu arnynt.

Cyflwyno adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu.

Cyflwynwyd Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar gyfer 2017/18 ar gyfer ei gymeradwyo gan y Pwyllgor. Mae'r adroddiad yn manylu ar weithgareddau Archwilio a Llywodraethu yn ystod y flwyddyn, gan gynnwys y cynnydd a wnaed o ran y camau gweithredu a godwyd gan y Pwyllgor yn ystod 2017/18 fel y’u gwelir yn Atodiad A yr adroddiad.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod angen i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu, fel rhai o’i gylch gorchwyl, adrodd yn flynyddol ar ei weithgareddau i'r Cyngor Llawn a bod yr adroddiad uchod yn cwrdd â’r gofyniad hwnnw.

Nododd a derbyniodd y Pwyllgor y trosolwg o'i weithgareddau a nodir yn yr Adroddiad Blynyddol. Gofynnodd y Pwyllgor am y wybodaeth ddiweddaraf ar y sefyllfa mewn perthynas â’i Gylch Gorchwyl a oedd i fod i gael ei adolygu yn ôl ym mis Medi, 2017. Roedd y dasg honno wedi cael ei gohirio hyd oni fyddai canllawiau diwygiedig CIPFA wedi cael eu cyhoeddi.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod CIPFA wedi bod yn gohirio cyhoeddi ei ganllawiau newydd er fod y gwaith wedi cael ei gwblhau gan ei fod wedi bod yn disgwyl i'r Swyddfa Gartref gyhoeddi ei Gôd Ymarfer Ariannol newydd sy'n effeithio ar bwyllgorau archwilio'r heddlu. Mae CIPFA bellach wedi cadarnhau y bydd y canllawiau newydd yn cael eu cyhoeddi yn ystod Ebrill 2018 beth bynnag. Dywedodd y Swyddog y byddai hi felly'n adolygu Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn erbyn canllawiau diwygiedig CIPFA ac yn argymell unrhyw welliannau fel sy'n briodol i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod ym mis Mehefin, 2018.

Dywedodd y Cadeirydd ei fod yn awyddus i achub ar y cyfle i ddiolch i'r Aelodau a'r Swyddogion a oedd wedi cyfrannu at weithgareddau’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn ystod y flwyddyn ddiwethaf. Dygodd sylw at bwysigrwydd gwaith y Pwyllgor a'i berthnasedd penodol yn yr hinsawdd economaidd sydd ohoni o ran sicrhau bod y Cyngor yn cael ei redeg mewn ffordd gadarn a bod gwerth am arian yn cael ei sicrhau.

Penderfynwyd cymeradwyo Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar gyfer 2017/18 ar gyfer ei gyflwyno i'r Cyngor Sir ar 15 Mai, 2018.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL

Cyflwyno adroddiad gan Archwilio Allanol.

Cyflwynwyd – i’r Pwyllgor ei ystyried, adroddiad diweddaru ar y Rhaglen Waith Perfformiad Archwilio Allanol, yn cynnwys y gwaith sy’n cael ei wneud ar hyn o bryd ac sydd wedi ei gynllunio gan Swyddfa Archwilio Cymru ar lefel genedlaethol ac yn benodol i Ynys Môn.

Cyfeiriodd Mr Gwilym Bury, Arweinydd Archwilio Perfformiad Swyddfa Archwilio Cymru yn benodol at statws adroddiadau lleol a phryd y bwriedir eu cyhoeddi. O ran gwaith gan reoleiddwyr eraill, ac eithrio’r rhaglen ar gyfer arolygu ysgolion lleol, dywedodd nad oedd unrhyw arolygiad o Wasanaeth Addysg Ynys Môn wedi cael ei gyhoeddi eto. Yn yr un modd, nid yw Arolygiaeth Gofal Cymru (AGGCC gynt) eto wedi cyhoeddi unrhyw waith dilyn-i-fyny lleol yng Nghyngor Sir Ynys Môn.

Nododd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar y ffactorau sy'n penderfynu o ran sefydlu amserlen ar gyfer cyhoeddi adroddiadau Archwilio Allanol oherwydd ymddengys bod dyddiad cyhoeddi rhai adroddiadau yn benagored. Dywedodd Mr Gwilym Bury bod yr amserlen ar gyfer cyhoeddi adroddiadau lleol yn fwy penodol gan ei bod yn golygu ymgynghori gydag un awdurdod lleol ar y tro. Gydag adroddiadau cenedlaethol, gall yr amserlen fod yn fwy amhenodol oherwydd yr angen i ymgynghori nid yn unig gyda'r 22 awdurdod lleol ond hefyd â Llywodraeth Cymru, a, chan ddibynnu ar yr ardal a adolygir, gyda chyrff perthnasol eraill hefyd.

Mewn perthynas ag adolygiad yr Archwilwyr Allanol o barodrwydd y Cyngor i gefnogi cyflawniad prosiect Wylfa Newydd, nododd y Pwyllgor mai'r ymagwedd a fabwysiadwyd gan y Cyngor oedd cynnwys yr holl Aelodau o'r cychwyn cyntaf i graffu ar ddatblygiad a dilyniant y prosiect yn hytrach na neilltuo'r dasg i’r naill neu’r llall o’r pwyllgorau sgriwtini er mwyn sicrhau bod yr holl Aelodau yn cael eu diweddaru ac yn gallu herio ym mhob un o’r cyfnodau allweddol.

Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad mewn perthynas â gwaith archwilio ariannol y broses ar gyfer gosod y ffi sy'n daladwy i Deloitte fel archwilwyr ariannol y Cyngor. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) fod Deloitte yn cael ei gontractio i wneud gwaith archwilio ariannol yn y Cyngor ar ran Swyddfa Archwilio Cymru; mae'r ffi sy'n daladwy i Swyddfa Archwilio Cymru yn cynnwys taliad am y gwaith archwilio ariannol a wneir gan Deloitte.

Penderfynwyd derbyn a nodi’r diweddariad ar Raglen Waith Perfformiad

Archwilio Allanol.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL

Cyflwyno adroddiad gan Archwilio Allanol.

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor – yr adroddiad Archwilio Allanol yn ymgorffori'r Cynllun Archwilio arfaethedig ar gyfer blwyddyn ariannol 2017/2018. Nodwyd yn y Cynllun yr ymagwedd archwilio, y risgiau archwilio ariannol allweddol, crynodeb o waith archwilio perfformiad a gwaith ardystio grantiau ynghyd ag amcangyfrif o’r ffioedd.

Adroddodd Mr Wil Bevan, Rheolwr, Deloitte yn benodol ar y risgiau archwilio ariannol allweddol a nodwyd yng nghyfnod cynllunio yr archwiliad, sef meysydd lle ystyrir bod y risg o gamddatganiad sylweddol yn arwyddocaol ac sydd o’r herwydd angen ystyriaeth archwilio arbennig. Amlinellir y rhain yn Arddangosyn 2 yr adroddiad, a nodir hefyd yr ymateb archwilio arfaethedig o ran mynd i'r afael â'r risgiau a amlygwyd. Dywedodd y Swyddog fod yr archwiliad ariannol wedi'i drefnu i'w gwblhau ym mis Mehefin / Gorffennaf ac i gael ei lofnodi'n derfynol ym mis Medi.

Nododd y Pwyllgor yr wybodaeth. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar y sefyllfa mewn perthynas â chwblhau'r Hawliad Budd-dal Tai ar gyfer 2016/17 oherwydd y dywedwyd bod angen gwneud gwaith ychwanegol arno.

Dywedodd Mr Wil Bevan bod yna faterion sylweddol yn gysylltiedig â’r Hawliad Budd-dal Tai 2015/16; o ganlyniad mae’r Adran Gwaith a Phensiynau’n mynnu bod gwaith profi samplau ychwanegol yn cael ei wneud yn unol â’r Fframwaith Archwilio Grantiau yng nghyswllt hawliad 2016/17. Mae'r gwaith hwn yn mynd rhagddo yn bennaf oherwydd graddfa’r gwaith sy'n dod i'r Cyngor o ran edrych ar hawliadau penodol a hefyd i'r Archwiliwr wrth eu hadolygu. Mae’r hawliad ei hun wedi’i gwblhau ond mae yna waith sylfaenol sylweddol y mae angen ei wneud o ran profi'r hawliad. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 na ellid cwblhau'r Hawliad Budd-dal Tai ar gyfer 2016/17 hyd nes bo’r hawliad ar gyfer 2015/16 wedi cael ei gwblhau - bu oedi oherwydd problemau gyda’r hawliad olaf. Mae yna fater capasiti hefyd gan mai un swyddog yn y Gwasanaeth Cyllid sydd â'r wybodaeth fanwl i gynorthwyo'r Archwilwyr gyda'r agwedd hon o'u gwaith. Mae'r Swyddog penodol hefyd yn ymwneud â gwaith rheoli ariannol diwedd blwyddyn sy'n golygu y caiff adnodd medrus ei dynnu o'r broses am gyfnod ar ddiwedd y flwyddyn ac nad ydyw ar gael i gefnogi'r archwilwyr. Rhaid cytuno ar amserlen gyda'r archwilwyr i gwblhau'r gwaith hwn. Mae'r hawliad am grant Budd-dal Tai yn gais cymhleth iawn ac er mai tîm bychan yn y Gwasanaeth Cyllid sy'n ymwneud â chwblhau'r gwaith er boddhad yr Adran Gwaith a Phensiynau a’r archwilwyr, mae'r gofynion yr un fath arnynt ag ar gyfer awdurdodau lleol mwy sydd gyda llawer iawn mwy o staff yn ymwneud â’r orchwyl. Cytunir ar unrhyw ffi ychwanegol ar gyfer y gwaith ychwanegol a wneir mewn trafodaethau rhwng y Swyddog Adran 151, Swyddfa Archwilio Cymru ac Arweinydd Ymgysylltu Deloitte ar gyfer Archwiliad Ariannol.

Nododd y Pwyllgor fod prisiadau eiddo wedi'u nodi fel risg archwilio ariannol. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a yw’r archwilwyr, o safbwynt prisiadau eiddo  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg.

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn nodi gwaith Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod ers y cyfarfod pwyllgor diwethaf o’r pwyllgor.

Rhoes y Pennaeth Archwilio a Risg grynodeb o’r prif ystyriaethau fel a ganlyn -

•           Bod un adroddiad wedi'i gwblhau yn ystod y cyfnod a oedd yn ymwneud â Threfniadau Rheoli Prosiectau a Rhaglenni ac yn benodol, llywodraethu rhaglenni a rheoli prosiectau. Arweiniodd yr adolygiad archwilio lefel uchel at raddfa Sicrwydd Rhesymol ar ôl canfod bod llawer o waith wedi'i wneud i sicrhau bod prosiectau a rhaglenni'r Cyngor yn cael eu llywodraethu'n briodol gyda sefydlu dau Fwrdd Rhaglen Gorfforaethol, y cymorth a ddarperir gan y rheolwyr prosiect corfforaethol a'r fethodoleg rheoli prosiect sy’n cael ei defnyddio a'i hyrwyddo'n gorfforaethol. Codwyd dwy o risgiau cymedrol ar gyfer sylw'r rheolwyr. Canfuwyd yn ystod yr adolygiad nad oes digon o sylw yn cael ei roi i gofrestrau asesu effaith a risg ac nid oes unrhyw sôn am y rhain yng nghofnodion cyfarfodydd. Dylai asesiadau effaith gael eu defnyddio i sicrhau bod penderfyniadau'n cael eu gwneud gydag ymwybyddiaeth lawn o’r modd y maent yn effeithio ar wahanol rannau o'r gymuned.

•             Cwblhawyd un adolygiad dilyn-i-fyny yn y cyfnod hwn mewn perthynas â Thrafnidiaeth Ysgol. Cadarnhaodd yr adolygiad fod cynnydd sylweddol wedi'i wneud tuag at wella trefniadau Cludiant Ysgol a mynd i'r afael â'r materion / risgiau a godwyd yn yr adroddiad ar yr adolygiad Archwilio Mewnol. Ymdriniwyd yn llawn ag un ar ddeg o'r risgiau a nodwyd yn yr adroddiad archwilio; mae tair o’r risgiau wedi cael eu gweithredu’n llawn neu wrthi’n cael eu gweithredu; mae'r rhain yn amodol ar gyhoeddi bathodynnau adnabod i bob gyrrwr bysiau ysgol ym mis Medi 2018, bod y system Capita ONE yn weithredol ac y cynhelir adolygiad o feini prawf cymhwyster tacsis ysgol ynghyd ag adolygiad o’r gyllideb ar gyfer tacsis ysgolion. Mae dwy risg yn parhau i fod angen sylw ac maent yn canolbwyntio ar y broses gaffael nesaf pan fydd yr Adran Drafnidiaeth yn adolygu telerau ac amodau'r contractwyr presennol. Ystyrir bod y Cyngor wedi dangos cynnydd da wrth fynd i'r afael â'r materion a'r risgiau a godwyd ac o ganlyniad mae'r raddfa sicrwydd wedi cynyddu i Sicrwydd Rhesymol.

•           Mae tynnu'n ôl y cyfleuster sy'n galluogi rheolwyr i ymestyn dyddiadau targed ar gyfer gweithredu ar risgiau / materion / argymhellion heb gyfeirio at Archwilio Mewnol wedi arwain at y gostyngiad disgwyliedig mewn perfformiad dros y tymor byr. Serch hynny, mae hon yn broses fwy cadarn ar gyfer sicrhau bod risgiau'n cael sylw ac yn lleihau'r risg o "ddrifft". Yn ogystal, mae'r Cyngor, drwy gymryd camau gweithredu penodol, wedi gwella ei berfformiad yn raddol ac yn gyson dros y 15 mis diwethaf gyda gwelliant sylweddol o flwyddyn i flwyddyn fel y tystiwyd gan y graff yn adran 18 yr adroddiad. Cyflwynir adroddiad manylach ar yr holl argymhellion a materion / risgiau sy'n parhau i fod angen sylw i'r Pwyllgor ddwywaith y flwyddyn gyda'r adroddiad nesaf yn ddisgwyliedig ym  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno’r Blaen Raglen Waith i’w hystyried a’i hadolygu.

Cyflwynwyd Blaen Raglen Waith y Pwyllgor hyd at Chwefror, 2019 i'w ystyried a'i adolygu .

Hysbysodd y Pennaeth Archwilio a Risg y Pwyllgor fod y Rhaglen Waith yn debygol o newid yn dilyn yr adolygiad o gylch gorchwyl y Pwyllgor.

Penderfynwyd derbyn a nodi'r Blaen Raglen Waith heb ei diwygio.