Rhaglen a chofnodion

Mae nifer o gyfarfodydd y cyngor yn cael eu ffrydio'n fyw.

Bydd yr holl gyfarfodydd yn cael eu huwchlwytho ar ein gwefan gweddarlledu yn dilyn y cyfarfod.

Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 1, Swyddfeydd y Cyngor, Llangefni. Gwelwch cyfarwyddiadau

Cyswllt: Ann Holmes 

Eitemau
Rhif. Eitem

1.

Ethol Cadeirydd

Cofnodion:

Yn absenoldeb y Cadeirydd a'r Is-Gadeirydd, etholwyd Mr Dilwyn Evans, Aelod Lleyg yn Gadeirydd ar gyfer y cyfarfod hwn o'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu.

 

2.

Datganiad o Ddiddordeb

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Cofnodion:

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

3.

Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol pdf eicon PDF 409 KB

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 27 Mehefin, 2018.

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 27ain Mehefin, 2018, a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

 

Yn codi o’r cofnodion -

 

           Mewn ymateb i gwestiwn am yr adolygiad o Gylch Gorchwyl y Pwyllgor, eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg ei bod wedi bod ar wyliau yn syth ar ôl y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor ym mis Mehefin ac nad oedd hi hyd yma wedi gallu anfon drafft cyntaf y Cylch Gorchwyl diwygiedig i'r ddau Aelod Lleyg i'w ystyried fel y cytunwyd. Fodd bynnag, cadarnhaodd y byddent yn derbyn copi mewn da bryd ar gyfer cyfarfod mis Medi pan fydd y cylch gorchwyl yn cael ei adolygu'n ffurfiol gan y Pwyllgor.

 

           Gan gyfeirio at Ddatganiad Cyfrifon 2017/18, cadarnhaodd y Cadeirydd ei fod wedi cael gwybodaeth am y modd y mae mae ffigurau allbwn y Gyllideb yn adran naratif y Cyfrifon yn cael eu cysoni â'r Cyfrif Incwm a Gwariant Cynhwysfawr yn y Datganiadau Ariannol.

 

Nododd y Pwyllgor, er bod y Datganiad Cyfrifon yn fod i ddarparu gwybodaeth glir i etholwyr, trethdalwyr lleol, Aelodau'r Cyngor a phartïon eraill sydd â diddordeb am gyllid y Cyngor, yn enwedig cost y gwasanaethau a ddarperir gan y Cyngor yn ystod y flwyddyn, y modd y telir am wasanaethau ag asedau a rhwymedigaethau'r Cyngor ar ddiwedd y flwyddyn, ni chaiff ei nodi mewn modd sy'n gwneud y wybodaeth yn hawdd i gael ati neu ei deall. Nododd y Pwyllgor ymhellach nad yw'n hawdd gweithio allan o'r Datganiadau Ariannol sut y mae'r Cyngor yn perfformio'n ariannol o ran rheoli ei fusnes o safbwynt elw a cholled a bod hynny’n cyfyngu ar ddefnyddioldeb y Datganiad fel offeryn i ddal y Cyngor i gyfrif am y modd y mae'n gwario arian cyhoeddus.

 

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod y Datganiad o Gyfrifon hwn wedi cael ei baratoi yn unol â'r Cod Ymarfer ar Gyfrifyddu Awdurdodau Lleol sy'n rhagnodi’r modd y dylid cyflwyno’r cyfrifon a’u bod yn cael eu harchwilio gan yr Archwilydd Allanol ar y sail honno. Mae'r Datganiad fel dogfen wedi mynd yn fwy cymhleth oherwydd ei bod yn darparu ar gyfer gofynion CIPFA gyda hynny’n golygu ei bod yn llai dealladwy i’r person lleyg sy’n ei ddarllen. O ran atebolrwydd, mae'r modd y mae'r Cyngor yn trefnu ac yn rheoli ei fusnes ac yn defnyddio ei adnoddau yn cael ei fonitro'n agos, ond nid y cyfrifon yw’r prif gyfrwng ar gyfer rhannu gwybodaeth ond yn hytrach, yr adroddiadau monitro cyllideb a gyflwynir yn rheolaidd yn ystod y flwyddyn sy'n dangos sut mae pob gwasanaeth unigol yn rheoli ei gyllideb. O ran y Datganiadau Ariannol, dywedodd y swyddog bod yr adroddiad naratif rhagarweiniol sy'n cyd-fynd â'r Datganiad yn cyfleu'r prif negeseuon am berfformiad ariannol y Cyngor yn ystod y flwyddyn yn unol â'r adroddiadau cyllidebol - gall y sylwebaeth naratif ganiatáu rhywfaint o ryddid i ddarparu  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

4.

Diweddariad Cynnydd Archwlio Mewnol pdf eicon PDF 872 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor - adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg a oedd yn cynnwys diweddariad ar gynnydd y gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaethau, darparu sicrwydd ac adolygiadau a gwblhawyd.

 

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fel a ganlyn -

 

           Bod y ddau adroddiad Archwilio Mewnol wedi cael eu cwblhau yn ystod y cyfnod, y naill mewn perthynas â’r Trefniadau Diogelu Rhag Colli Rhyddid (DoLS) yr aseswyd eu bod yn darparu Sicrwydd Rhesymol, a'r llall yn ymwneud ag Ardystio Archwiliad Grant Rhentu Doeth Cymru a gafodd radd Sicrwydd Sylweddol.

           Y bydd chwe adolygiad dilyn-i-fyny o adroddiadau gyda graddfa sicrwydd Cyfyngedig yn cael eu darparu dros y chwe mis nesaf fel yr amlinellir yn y tabl ym mharagraff 13 yr adroddiad. Mae tri o’r rhain a oedd wedi eu trefnu ar gyfer Gorffennaf, 2018 ar y gweill ar hyn o bryd.

           Oherwydd bod y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a’r cyfarfod hwn mor agos at ei gilydd, ni ddarparwyd diweddariad ar weithredu camau Rheoli ar gyfer y cyfarfod hwn o'r Pwyllgor. Cyflwynir adroddiad manwl ar yr holl argymhellion a materion / risgiau gweddilliol i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod ym mis Medi.

           Er bod cynnydd o ran darparu’r Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol ar gyfer 2018/19 wedi bod yn araf oherwydd bod angen cwblhau cynllun 2017/18 ac oherwydd bod dwy swydd wag ac absenoldeb salwch hirdymor yn y gwasanaeth, cwblhawyd un  Gwiriad Cyfrif Terfynol ac ardystiad grant. Mae'r Gwasanaeth hefyd yn ymwneud â gwaith arall fel y'i disgrifir ym mharagraffau 15 a 16 yr adroddiad.

           Y bydd Cylch Gorchwyl y Pwyllgor yn cael ei gyflwyno i'w gymeradwyo i gyfarfod Medi, 2018 cyn cael ei gymeradwyo'n ffurfiol drwy'r broses ddemocrataidd.

 

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd ac ymatebodd fel a ganlyn -

 

           O ran yr Adolygiad Archwilio Mewnol o'r Trefniadau Diogelu rhag Colli Rhyddid, gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad o'r costau sy'n gysylltiedig ag asesiadau Meddyg.

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 fod adroddiad a gyflwynwyd i'r Pwyllgor Gwaith yn gynharach yn y flwyddyn yn amlinellu’r goblygiadau ariannol sy’n gysylltiedig â sicrhau bod y Cyngor yn bodloni ei rwymedigaethau DoLS o ran sefydlu awdurdodiad DoLS i unigolion sy'n preswylio mewn lleoliadau gofal sydd heb y gallu i gydsynio i'w lleoliad er mwyn sicrhau bod y lleoliad er eu lles gorau. Rhaid cynnal asesiadau cyn rhoi awdurdodiad gan gynnwys asesiad meddygol y mae'n rhaid ei gynnal bob blwyddyn ac mae costau ynghlwm wrth hynny. Mae yna risg o ymgyfreithiad hefyd os nad yw asesiadau DoLS yn cael eu cynnal. Gan fod gan yr Awdurdod nifer sylweddol o unigolion yn ei gartrefi gofal a nyrsio ei hun yn ogystal â chartrefi gofal a nyrsio annibynnol sydd angen asesiad ar gyfer awdurdodiad DoLS, mae'r gost gyffredinol yn uchel. Rhoddodd Llywodraeth Cymru gyfraniad ariannol i’r pwrpas hwn fel rhan o'r Grant Cynnal Refeniw ond roedd y swm yn annigonol.

 

           O ran dilyn i fyny yr adroddiadau Archwilio Mewnol blaenorol, nododd y Pwyllgor  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

5.

Adolygiad Blynyddol Rheoli'r Trysorlys 2017/18 pdf eicon PDF 1 MB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran  151.

Cofnodion:

Cyflwynwyd yr Adroddiad Blynyddol ar yr Adolygiad o Weithgareddau Rheoli Trysorlys  2017/18 fel y gall y Pwyllgor ei ystyried a’i graffu unol â rheoliadau o dan Ddeddf Llywodraeth Leol 2003 a Chynllun Dirprwyo’r Cyngor ar gyfer Rheoli Trysorlys am 2016/17.

 

Dywedodd  y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod yr adolygiad yn crynhoi'r sefyllfa mewn perthynas â gwariant cyfalaf y Cyngor, ei weithgareddau benthyca a’i fuddsoddiadau yn ystod 2017/18. Mae'r adroddiad hefyd yn nodi sut y perfformiodd y Cyngor yn erbyn y Strategaeth Rheoli'r Trysorlys ar gyfer 2017/18. Cyfeiriodd y Swyddog at y prif bwyntiau i’w hystyried fel a ganlyn -

 

           Gwariant Cyfalaf a Chyllido - o gyllideb gychwynnol o £ 53m, cyfanswm y gwariant cyfalaf ar gyfer 2017/18 oedd £ 29m gyda'r tanwariant i’w briodoli yn bennaf i’r llithriad ar brosiectau mawr a ariennir gan grantiau. Mae'r tabl ym mharagraff 2.2 yr adroddiad yn dangos bod £ 7 miliwn o wariant cyfalaf yn cael ei ariannu trwy fenthyca. Ni chymerwyd unrhyw fenthyciadau allanol tymor hir (sef y rhai a geir gan gyrff allanol megis y Llywodraeth, neu drwy’r PWLB neu’r marchnadoedd arian) yn ystod y flwyddyn ond benthycwyd yn fewnol, gyda balansau arian y Cyngor yn cyllido hyn yn y tymor byr er mwyn lleihau taliadau llog. Mae hyn yn cyd-fynd â’r Strategaeth Rheoli'r Trysorlys.

           Yr enw a roddir ar angen sylfaenol y Cyngor i fenthyca ar gyfer gwariant cyfalaf yw’r Gofyniad Cyllido Cyfalaf (CFR). Mae'r ffigwr hwn yn fesur o ddyledion y Cyngor. Mae'r CFR yn deillio o weithgarwch cyfalaf y Cyngor a’r adnoddau a ddefnyddiwyd i dalu am y gwariant cyfalaf. Mae'n cynrychioli'r gwariant cyfalaf yn 2017/18 a ariannwyd drwy fenthyca a gwariant cyfalaf y blynyddoedd blaenorol a ariannwyd drwy fenthyca ond sydd heb ei dalu eto o refeniw neu adnoddau eraill.

           Mae'r tabl ym mharagraff 3.3.4 yr adroddiad yn dangos bod CFR y Cyngor ar gyfer y flwyddyn, sef un o'r dangosyddion darbodus allweddol (h.y. dangosyddion sy'n gosod terfynau ar weithgarwch rheoli trysorlys) yn £ 95m ar gyfer Cronfa'r Cyngor a £ 41 miliwn ar gyfer y Tai Cyfrif Refeniw sy'n gwneud cyfanswm o £ 136m. O'i gymharu â'r sefyllfa fenthyca gros ar 31 Mawrth, 2018 a oedd yn £ 117m, mae'n dangos bod £ 19 miliwn o falansau'r Cyngor wedi cael ei ddefnyddio i ariannu gwariant cyfalaf. O dan yr amgylchiadau hyn, disgwylir y bydd angen tynnu benthyciadau allan i ail-lenwi'r balansau yn y tymor hir.

           Mae Strategaeth a Pholisi Rheoli'r Trysorlys yn gosod trothwy ar y CFR a elwir yn gyfyngiad awdurdodedig. Unwaithy bydd y trothwy hwn wedi’i osod – roedd y trothwy ar gyfer 2017/18 yn £ 169m, nid oes gan y Cyngor y pŵer i fenthyca uwchben y lefel hon. Mae'r tabl yn 3.5.3 o'r adroddiad yn dangos bod y Cyngor wedi cadw o fewn y trothwy awdurdodedig o ran benthyca gros (£ 117m) yn ogystal â'r ffin weithredol sy'n dynodi sefyllfa disgwyliedig y Cyngor o ran benthyciadau yn ystod y flwyddyn. Fodd bynnag, efallai y  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

6.

Blaen Raglen Waith pdf eicon PDF 340 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd Rhaglen Waith y Pwyllgor ar gyfer ei hadolygu ac ar gyfer sylwadau.

 

Penderfynwyd derbyn y Blaenraglen Waith fel y'i cyflwynwyd heb unrhyw newidiadau.

 

CAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL: Dim