Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Nid oedd yr un datganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 12 Chwefror, 2019.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 12 Chwefror, 2019 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Yn codi ohonynt –

•           Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg, mewn perthynas â’r ddyled arian cinio ysgol, ei bod wedi cysylltu â Chyngor Dinas Caerdydd a Chyngor Rhondda Cynon Taf [fel y cynghorau sydd â rhai o’r dyledion isaf yng nghyswllt arian cinio ysgol o blith y cynghorau hynny a oedd wedi ymateb i arolwg y BBC ar ddyledion cinio ysgol yng Nghynghorau Cymru yn 2017/18] er mwyn dod i ddeall mwy am eu harferion ar gyfer cadw’r ddyled i lawr. Dywedodd y Swyddog ei bod wedi gallu sefydlu bod cyfanswm dyledion Cyngor Dinas Caerdydd mewn perthynas ag arian cinio ysgol yn uwch mewn gwirionedd na’r ffigwr a gyhoeddwyd yn erthygl y BBC ac nad oedd cynnwys yr holl ddyled ddi-arian. Roedd Rhondda Cynon Taf wedi darparu ei brotocol ar gyfer delio â dyledion cinio ysgol, ac anfonwyd y protocol ymlaen at y Rheolwr Prosiect yn y Gwasanaeth Dysgu sy’n adolygu’r system talu am brydau ysgol mewn ysgolion.

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151, ar ôl casglu’r data ar ddiwedd tymor y Pasg, y gallai bellach adrodd ar sefyllfa dyledion Cyngor Môn mewn perthynas ag arian cinio ysgol. Mae cyfanswm o £48,084 yn ddyledus i’r Cyngor mewn arian cinio ysgol, ac o’r ffigwr hwnnw mae £38,046 ar gofrestri’r ysgolion sy’n golygu bod yr ysgolion dal wrthi’n delio â’r dyledion hynny. Y balans cyfartalog fesul ysgol yw £906 a’r balans uchaf yw £6,978. Mae cyfanswm o 89 anfoneb sydd werth £10,037 yn dal i fod heb eu talu – dyma lle mae’r ddyled wedi cael ei throsglwyddo o’r ysgolion i Dîm Incwm y Cyngor i’w hadfer. Y balans cyfartalog yw £113 a’r balans uchaf yw £410. O ran sefyllfa gymharol Ynys Môn, nid yw’n annhebyg i sefyllfa’r awdurdodau a restrwyd yn arolwg y BBC. Mae’r Gwasanaeth Dysgu yn edrych ar y polisi arian cinio ysgol a sut mae delio â dyledion gwasanaethau cymdeithasol ar y cyd â’r ysgolion a’r Gwasanaeth Cyllid. Un ffactor sy’n dylanwadu ar hyn oll yw cyflwyniad y Credyd Cynhwysol. O dan yr hen system budd-daliadau, byddai ceisiadau am brydau ysgol am ddim wedi cael eu penderfynu’n gyflym, ond nawr nid oes penderfyniad ar gais teuluoedd am brydau ysgol am ddim hyd nes bod eu cais am Gredyd Cynhwysol yn cael ei gadarnhau, a gall hynny gymryd sawl wythnos. Mae’r Awdurdod yn ystyried beth yw’r ffordd orau o ddelio gyda’r plant hynny sydd yn y cyfnod o aros am benderfyniad ar eu cais Credyd Cynhwysol, hynny yw a ddylid codi tâl neu beidio am brydau ysgol yn ystod y cyfnod hwn, a sgil-effeithiau codi a pheidio codi tâl. Bydd hyn ynghyd â materion eraill yn ffurfio rhan o’r adolygiad polisi.

Gan fod Ynys Môn yn awdurdod cymharol fach o ran maint, holodd y Pwyllgor a yw’n dderbyniol bod gennym werth tua £50k o ddyled cinio ysgol. Ceisiodd y Pwyllgor sefydlu hefyd a oedd modd  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 2.

Cyflwyno adroddiad yr Ymgynghorydd Iechyd a Diogelwch Corfforaethol.

Cyflwynodd yr Ymgynghorydd Iechyd a Diogelwch Corfforaethol adroddiad dilynol i Adroddiad Blynyddol 2017/18 ar Iechyd a Diogelwch Corfforaethol. Roedd yr adroddiad yn rhoi dadansoddiad pellach mewn perthynas â’r materion a godwyd gan y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar yr Adroddiad Blynyddol Iechyd a Diogelwch Corfforaethol 2017/18 pan gafodd ei gyflwyno i’r Pwyllgor yn ei gyfarfod ym mis Chwefror, 2019. Dyma’r materion a godwyd ganddo –

•           Y gwahaniaeth rhwng y ddau gategori o Ymosodiadau Corfforol gan Berson yn y tabl Mathau o Ddigwyddiadau ar dudalen 6 o Adroddiad Blynyddol 2017/18

Adroddodd yr Ymgynghorydd Iechyd a Diogelwch Corfforaethol fod y system adrodd am ddamweiniau yn cynnwys dau gategori o Ymosodiad Corfforol, un yw Ymosodiad Corfforol a’r llall yw Ymosodiad Corfforol – Ymddygiad Heriol. Roedd y ffigwr o 56 digwyddiad yn 2016/17 a 103 digwyddiad yn 2017/18 yn perthyn i’r categori Ymosodiad Corfforol – Ymddygiad Heriol, ac maent yn ddigwyddiadau lle gallai materion iechyd meddwl fod yn bresennol neu lle gellid cwestiynu capasiti meddyliol, ac efallai nad oedd unrhyw fwriad i achosi niwed corfforol. Mae’r categori Ymosodiad Corfforol yn cynnwys digwyddiadau lle mae person wedi taro person arall ond nad yw capasiti meddyliol yn cael ei gwestiynu. Roedd y ffigyrau ar gyfer y categori hwn yn 37 digwyddiad yn 2016/17 a 45 digwyddiad yn 2017/18. Yn 2017/18, roedd 9 digwyddiad a gofnodwyd fel digwyddiadau bach yn rhai yn erbyn staff.

•           A oedd unrhyw resymau penodol am y cynnydd yn nifer yr ymosodiadau corfforol ac a yw’r cynnydd yn arwydd bod tuedd yn datblygu?

Adroddodd yr Ymgynghorydd Iechyd a Diogelwch Corfforaethol, wrth adolygu’r digwyddiadau canfuwyd fod 11 o safleoedd ychwanegol ar draws yr holl wasanaethau wedi adrodd am ddigwyddiadau yn 2017/18 o gymharu â 2016/17, ac ystyrir mai’r rheswm pennaf am hyn yw gwell ymwybyddiaeth o ofynion Iechyd a Diogelwch ar ôl gwneud gwaith yn 2016/2017 i godi proffil Iechyd a Diogelwch o fewn y Cyngor, yn enwedig mewn perthynas ag adrodd am ddigwyddiadau o drais ac ymddygiad ymosodol. Mae’r siart Digwyddiadau Ymosodiad Corfforol yn yr adroddiad yn dangos bod nifer y digwyddiadau wedi gostwng rhwng 2013 a 2017 ond fe wnaethant gynyddu eto yn y cyfnod o 2016/17 i 2017/18. Fel mae’r siart yn dangos, mae nifer y digwyddiadau o dan y categori Ymosodiad Corfforol – Ymddygiad Heriol wastad wedi bod yn uwch nac ar gyfer y categori Ymosodiad Corfforol ac mae’n cynnwys digwyddiadau lle nad oedd efallai fwriad i achosi niwed. Felly, mae’n bosib mai gwell ymwybyddiaeth yw’r rheswm am y cynnydd yn y ffigwr a gofnodwyd. Roedd nifer yr Ymosodiadau Corfforol ar eu hisaf yn 2015/16, sef 20, ond maent wedi cynyddu ers hynny. Mae angen monitro’r ffigwr hwn yn agosach oherwydd gallai’r digwyddiadau adlewyrchu bwriad i achosi niwed.

Dywedodd y Swyddog y bydd y ffigyrau yn Adroddiad Blynyddol 2018/19 pan gânt eu dwyn ynghyd yn darparu gwell eglurder ynghylch unrhyw dueddiadau sy’n dod i’r amlwg, ac os ydynt yn dal  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried – adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn rhoi diweddariad ar gynnydd diweddaraf Archwilio Mewnol mewn perthynas â chyflwyno gwasanaeth, darparu sicrwydd a’r adolygiadau a gwblhawyd.

Amlygodd y Pennaeth Archwilio a Risg y prif bwyntiau fel a ganlyn –

•           Cwblhawyd pedwar adroddiad archwilio yn derfynol yn ystod y cyfnod. Y meysydd dan sylw oedd y Cynllun Taliadau Uniongyrchol a gafodd farn Sicrwydd Cyfyngedig; Recriwtio a Chadw; Sipsiwn a Theithwyr (gofynion Deddf Tai 2014) a’r Swyddogaeth Hamdden – Llywodraethiant a Rheolaeth, a rhoddwyd Sicrwydd Rhesymol i’r tri yma. Ar gyfer y tri adolygiad, roedd Archwilio Mewnol wedi adnabod bod sgôp i wella rheolaethau yn y dyfodol yn y meysydd a gawsant eu harchwilio, ac mae hynny wedi ei adlewyrchu yn y cynlluniau gweithredu a gytunwyd gyda’r Rheolwyr. Roedd Archwilio Mewnol wedi codi 2 Risg/Mater Cymedrol yn yr adolygiad Recriwtio a Chadw; 2 Risg/Mater Mawr ac 1 Cymedrol yn yr adolygiad Sipsiwn a Theithwyr a 2 Risg/Mater Mawr a 9 Cymedrol yn yr adolygiad ar y Swyddogaeth Hamdden.

•           Mewn perthynas â’r Adolygiad Sicrwydd Cyfyngedig ar y Cynllun Taliadau Uniongyrchol codwyd 5 o Risgiau/Materion Cymedrol, ac er bod yr adolygiad archwilio wedi cadarnhau cydymffurfiaeth â deddfwriaeth o ran gweithredu polisïau a gweithdrefnau a chywirdeb a phrydlondeb y taliadau a wnaed, fe wnaeth ganfod diffygion o ran adolygu’r cynlluniau gofal sy’n cefnogi taliadau uniongyrchol; sicrhau cadarnhad o gymeradwyaeth y Panel, rhai asesiadau risg heb eu gwneud, a’r ffaith nad oedd bob tro dystiolaeth o ymwneud y defnyddiwr gwasanaeth â phenderfyniadau ynglŷn â’i gynllun gofal a chymorth. Mae tîm prosiect ffurfiol yn rhoi sylw i’r risgiau a’r materion a godwyd; mae’r tîm yn cyfarfod yn fisol ac mae ganddo fynediad at gymorth allanol. O’r pum Risg/Mater a godwyd, mae dau oedd i fod i gael eu gweithredu erbyn hyn wedi cael eu gweithredu, ac mae gwaith yn mynd rhagddo ar y tri sy’n weddill. Bydd Archwilio Mewnol yn cynnal archwiliad dilyn-i-fyny ym mis Medi, 2019.

•           Er bod yr adolygiad Taliadau Uniongyrchol wedi codi 5 o Risgiau/Materion Cymedrol gan arwain at farn Sicrwydd Cyfyngedig, o gymharu â’r 2 o Risgiau/Materion Mawr a 9 Cymedrol ar yr adolygiad o’r Swyddogaeth Hamdden a arweiniodd at farn Sicrwydd Rhesymol, roedd yr ail adolygiad dros faes llawer mwy ac mae’r materion a godwyd yn rhai cadw tŷ yn bennaf. Mae’r Taliadau Uniongyrchol yn system llawer llai a thra bod y niferoedd sy’n gysylltiedig yn golygu bod y 5 Risg/Mater a godwyd yn rhai Cymedrol o ran eu heffaith gorfforaethol ar y Cyngor, ni allai Archwilio Mewnol ond roi Sicrwydd Cyfyngedig mewn perthynas â’r system Taliadau Uniongyrchol ei hun.

•           Cwblhawyd un Adolygiad Dilynol yn derfynol yn ystod y cyfnod, yn ymwneud â Gorchmynion Llys Gofal Plant o dan yr Amlinelliad Cyfraith Gyhoeddus. O ganlyniad, mae’r farn Sicrwydd Cyfyngedig gwreiddiol wedi cael ei huwchraddio i Sicrwydd Rhesymol. Mae adolygiad dilynol ar Gydymffurfio â Safonau Diogelwch Data y Diwydiant Cardiau Talu yn mynd rhagddo ar hyn o bryd, a bwriedir cynnal pedwar adolygiad  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried – yr adroddiad Archwilio Allanol a oedd yn cynnwys y Cynllun Archwilio arfaethedig ar gyfer blwyddyn archwilio 2018/19. Roedd y Cynllun yn egluro’r gwaith y bwriedir ei wneud mewn perthynas â’r archwiliad ariannol a materion yn ymwneud â hynny, ac roedd hefyd yn rhoi amlinelliad o’r rhaglen archwilio perfformiad ac amserlen ar gyfer cwblhau ac adrodd ar y gwaith archwilio allanol yn yr Awdurdod.

Rhoddodd Mr Alan Hughes, Swyddog Arweiniol Archwilio Perfformiad, amlinelliad o sgôp y gwaith archwilio allanol y byddant yn ei wneud yn y Cyngor yn ystod 2019/20 ynghyd â sut y byddant yn mynd ati i gynnal yr archwiliad ariannol, a’r risgiau archwiliad ariannol a ganfuwyd yn ystod y cam cynllunio archwiliad, gan gynnwys sut y byddent yn ymdrin â’r rhain. Rhoddodd y Swyddog ddiweddariad i’r Pwyllgor ar y Rhaglen Archwilio Perfformiad gan gadarnhau y bydd Astudiaethau Llywodraeth Leol 2019/20 yn cynnwys adolygiad o’r Byrddau Gwasanaeth Cyhoeddus ac effeithiolrwydd gwaith partneriaeth; effeithiau llymder ariannol ar wasanaethau dewisol, a gweithredu’n fwy masnachol mewn awdurdodau lleol.

Wrth ystyried y Cynllun Archwilio, fe wnaeth y Pwyllgor y pwyntiau canlynol –

•           Er lles llywodraethiant, byddai’n ddefnyddiol petai’r Cynllun Archwilio yn egluro mai Deloitte sy’n gwneud yr archwiliad ariannol ar ran yr Archwilydd Cyffredinol, ac mai Swyddfa Archwilio Cymru sy’n gwneud y rhaglen archwilio perfformiad. Er bod y tabl ffioedd ym mharagraff 29 yr adroddiad yn gwahaniaethu rhwng y meysydd gwaith archwilio o ran y ffioedd a godir, nid yw’n glir yn y Cynllun pwy sy’n gyfrifol am gyflawni’r meysydd gwaith hynny.

•           Er bod y Cynllun yn nodi bod newidiadau bach i’r ffioedd ar gyfer 2019, nid oes gwahaniaeth rhwng y ffioedd archwilio ar gyfer 2019 a’r ffioedd gwirioneddol ar gyfer y flwyddyn gynt yn y tabl ffioedd ym mharagraff 29.

Cadarnhaodd Mr Alan Hughes y byddai’n cymryd i ystyriaeth y sylw ynglŷn â chael eglurhad ar y rolau a’r cyfrifoldebau am gyflwyno’r elfennau archwilio perfformiad ac ariannol wrth olygu Cynllun Archwilio y flwyddyn nesaf, a chadarnhaodd hefyd y dylai’r ffi ar gyfer gwaith archwilio perfformiad y flwyddyn ddiwethaf yn y tabl Ffioedd ym mharagraff 29 y Cynllun ddarllen fel £100,261 ac nid £100,216 fel sydd wedi’i nodi yn yr adroddiad. Y ffi arfaethedig ar gyfer archwilio perfformiad yn 2018/19 yw £100,216.

Penderfynwyd derbyn a nodi’r Cynllun Archwilio ar gyfer 2019 yn amodol ar y newid i’r Tabl Ffioedd fel yr amlinellwyd.

NI CHYNIGWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU PELLACH

Cyflwyno adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei gymeradwyo – Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar gyfer 2018/19. Roedd yr adroddiad yn rhoi manylion am weithgareddau a pherfformiad y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn ystod y flwyddyn wrth iddo gyflawni ei gyfrifoldebau ac roedd yn cynnwys crynodeb o’r cynnydd ar y camau gweithredu a godwyd gan y Pwyllgor yn ystod 2018/19 fel Atodiad A i’r adroddiad.

Nododd y Cadeirydd pa mor ddiolchgar ydoedd i Aelodau’r Pwyllgor am eu presenoldeb yn y cyfarfodydd a’u cyfraniad i waith y Pwyllgor yn ystod y flwyddyn a hefyd i weithwyr y Cyngor sydd wedi mynychu a chyfrannu at y cyfarfodydd, yn enwedig staff y Gwasanaethau Cyllid ac Archwilio Mewnol. Pwysleisiodd y Cadeirydd pa mor bwysig yw gwaith y Pwyllgor, sy’n arbennig o berthnasol yn y sefyllfa economaidd bresennol o ran sicrhau bod y Cyngor yn cael ei redeg yn gadarn a’i fod yn cael gwerth am arian. Mae’r Pwyllgor yn parhau’n ymroddedig i barhau i weithio gyda gweithwyr y Cyngor i gefnogi gwelliannau parhaus yng ngwaith y Cyngor yn 2019/20.

Penderfynwyd cymeradwyo Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar gyfer 2018/19 cyn ei gyflwyno i’r Cyngor Llawn ar 14 Mai, 2019.

NI CHYNIGWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU PELLACH

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried – Adroddiad Blynyddol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2018/19. Roedd yr adroddiad yn rhoi manylion am y gwaith Archwilio Mewnol a wnaed yn ystod y flwyddyn yn gorffen ar 31 Mawrth, 2019 ac yn seiliedig ar hynny roedd y Pennaeth Archwilio a Risg wedi rhoi ei barn gyffredinol ar ba mor ddigonol ac effeithiol fu fframwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn, a bydd hynny’n cyfrannu at Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol y Cyngor.

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg, ar gyfer y 12 mis a ddaeth i ben ar 31 Mawrth, 2019, mai ei barn fel Pennaeth Archwilio a Risg Cyngor Sir Ynys Môn yw fod gan y sefydliad fframwaith digonol ac effeithiol ar gyfer rheoli risg, llywodraethu a rheolaeth fewnol. Ym marn y Pennaeth Archwilio a Risg, er nad oes unrhyw feysydd o bryder mawr, mae angen cyflwyno neu wella rheolaethau mewnol mewn rhai meysydd er mwyn sicrhau y gallwn gyflawni amcanion, ac mae’r meysydd hyn yn cael eu monitro. Nid oes unrhyw amodau ar y farn hon.

Dywedodd y Swyddog eu bod wedi dod i’r farn uchod drwy ystyried y gwaith a’r gweithgareddau a wnaed gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn, sydd wedi’i grynhoi yn Atodiad A yr adroddiad, a’r ystyriaethau hyn yn benodol –

•           Yn ystod 2018/19, gwelodd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol fod uwch reolwyr yn y Cyngor yn gefnogol ac yn ymatebol i’r materion a godwyd gan Archwilio Mewnol.

•           Pan fo Archwilio Mewnol wedi adnabod materion/risgiau, mae’r Rheolwyr wedi eu derbyn i gyd

•           Mae Rheolwyr wedi rhoi sylw i’r holl faterion/risgiau “Coch” a oedd yn weddill, sy’n cadarnhau bod Rheolwyr yn ymatebol i waith Archwilio Mewnol

•           Ni chodwyd unrhyw faterion/risgiau “Coch” yn ystod y flwyddyn

•           Nid oes unrhyw faterion lle mae eu heffaith neu eu risg yn arbennig o uchel fel bod angen eu cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol

O ran perfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol, mae’r Gwasanaeth wedi perfformio’n dda yn erbyn ei dargedau yn ystod y flwyddyn, gyda 4 allan o 7 dangosydd yn cyrraedd neu’n rhagori ar eu targedau. Yn dilyn asesiad allanol o Wasanaeth Archwilio Mewnol y Cyngor ym mis Mawrth 2017, cafwyd sicrwydd fod y Gwasanaeth yn “cydymffurfio’n gyffredinol” â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, sef y prif asesiad sydd ar gael i’r asesydd. Er bod y Tîm Archwilio Mewnol mewn sefyllfa dda i gyflawni ei Strategaeth ar gyfer 2019/20 ar ôl ennill profiad wrth weithredu’r fethodoleg archwilio newydd; cael dau aelod o staff newydd; meddalwedd rheoli risg newydd ac uwchraddio’r meddalwedd tracio camau gweithredu, mae yna dal risgiau wrth symud ymlaen, yn arbennig pwysau ar adnoddau oherwydd absenoldeb sydd wedi effeithio ar gynhyrchedd cyffredinol y Gwasanaeth yn 2018/19.

Wrth ystyried yr adroddiad a nodi  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 7.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd Blaen Raglen Waith y Pwyllgor ac fe’i derbyniwyd a’i nodi heb unrhyw addasiad.