Rhaglen a chofnodion

Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu
Dydd Mawrth, 3ydd Medi, 2019 1.00 o'r gloch

Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 1, Swyddfeydd y Cyngor, Llangefni. Gwelwch cyfarwyddiadau

Cyswllt: Ann Holmes 01248 752518 

Eitemau
Rhif. Eitem

Yn absenoldeb yr Is-Gadeirydd, etholwyd Mr Dilwyn Evans, Aelod Lleyg yn Is-Gadeirydd ar gyfer y cyfarfod hwn o'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn unig.

1.

Datganiad o Ddiddordeb

Debyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Cofnodion:

Datganodd y Cynghorydd Richard Griffiths ddiddordeb personol mewn perthynas ag eitem 3 ar y rhaglen ar y sail ei fod yn perthyn i swyddog yn y Gwasanaeth Tai.

2.

Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol pdf eicon PDF 449 KB

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 23 Gorffennaf, 2019.

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 27 Gorffennaf, 2019, a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

3.

Mater yn codi o'r Cofnodion - Diweddariad ar Broffilio Tenantiaid pdf eicon PDF 236 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Tai.

Cofnodion:

Cyflwynwyd i'w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Tai yn darparu gwybodaeth am waith y Gwasanaeth Tai Cymunedol mewn perthynas â phroffilio tenantiaid. Cyflwynwyd y wybodaeth yn dilyn cyflwyno adroddiad archwilio mewnol i gyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar 23 Gorffennaf, 2019 a gododd y diffyg proffilio tenantiaid fel “Mater / Risg.” Roedd y Pwyllgor wedi gofyn i'r Pennaeth Gwasanaethau Tai ddod i’w gyfarfod nesaf i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am y sefyllfa ynghylch proffilio tenantiaid.

 

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Tai ei fod yn deall pryder y Pwyllgor nad oedd cymaint o gynnydd ag y gobeithiwyd wedi'i wneud gyda phroffilio tenantiaid a bod rhesymau dilys am hynny. Derbyniodd y Swyddog ei fod yn hollbwysig sicrhau bod y wybodaeth sydd gan y Gwasanaeth am ei denantiaid yn gyfredol er mwyn sicrhau bod y gwasanaethau a ddarperir yn briodol a’u bod yn cwrdd ag anghenion tenantiaid.

 

Hysbysodd y Rheolwr Gwasanaeth (Tai Cymunedol) y Pwyllgor fod yr holl dai Cyngor yn cael eu cofnodi ar System Rheoli Perthynas â Chleientiaid, sef Orchard. Yn ogystal â chadw gwybodaeth am bob tenant, mae’r system Orchard hefyd yn cynnwys gwybodaeth am hanes tenantiaethau, gwybodaeth am ôl-ddyledion, rhyngweithiau rhwng swyddogion, cofnod o dor-tenantiaethau  a dadansoddiad o gynhwysiad ariannol. Gall cael proffiliau cywir o’r tenantiaid helpu’r adran i ddatblygu gwasanaethau yn y dyfodol ochr yn ochr â’r gwasanaethau cyfredol, megis yr ymateb i Gredyd Cynhwysol. Yn weithredol, cyfrifoldeb y tîm gwasanaeth cwsmeriaid yw proffilio tenantiaid, sef tîm sy'n cynnwys yr hyn sy’n cyfateb i chwe swyddog amser llawn sy'n delio ag ymatebion i ymholiadau am waith cynnal a chadw o ddydd i ddydd, ymateb cyswllt cyntaf ar gyfer gosod tai, ynghyd â digartrefedd a phroffilio tenantiaid. Mae lefelau staffio yn y maes gofal cwsmer wedi amrywio trwy gydol y flwyddyn ac mae hynny wedi bod yn rhwystr rhag diweddaru proffiliau tenantiaid ar sail barhaus. Mae nifer y bobl sydd wedi cysylltu oherwydd digartrefedd wedi cynyddu ac mae hynny wedi arwain at fwy o alwadau i'r tîm gofal cwsmer er mwyn helpu’r rheini sy’n ddigartref, neu sydd dan fygythiad o ddod yn ddigartref. Hefyd, mae'r tîm gwasanaeth cwsmeriaid ar hyn o bryd yn gweithredu o ddwy swyddfa ac ynddynt dri swyddog yr un bob diwrnod gwaith. Ystyrir bod  gweithio o ddwy swyddfa yn her; mae cael tîm ar wasgar gyda lefelau staffio cyfnewidiol yn golygu mai ymateb i’r galwadau sy'n dod i mewn fu blaenoriaeth y tîm. I’r dyfodol, mae'r tîm Uwch Reolwyr Tai wedi cytuno y bydd y tîm Gofal Cwsmer yn gweithio o un lleoliad ac mae trafodaethau wedi cychwyn i benderfynu pa swyddfa fyddai fwyaf addas yn y tymor hir. Unwaith y bydd y tîm wedi ymgartrefu mewn un lleoliad, bydd un swyddog yn canolbwyntio ar broffilio bob dydd. Mae mwyafrif y tenantiaid yn parhau i gysylltu â'r Gwasanaethau Tai dros y ffôn gan olygu  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

4.

Datganiad o'r Cyfrifon 2018/19 ac Adroddiad ISA 260 pdf eicon PDF 4 MB

·        Cyflwyno’r Datganiad o’r Cyfrifon 2018/19.

 

·        Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol ar y Datganiadau Ariannol.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

4.1       Cyflwynwyd i'w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 yn ymgorffori'r Datganiad Terfynol ar Gyfrifon 2018/19 yn dilyn eu harchwilio.

 

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 y llwyddwyd unwaith eto i gwrdd â’r dyddiad cau statudol ar gyfer cwblhau cyfrifon archwiliedig 2018/19. Gwnaed y gwelliannau a nodwyd yn y broses archwilio y llynedd ac maent yn parhau. Ymdriniwyd yn brydlon ac yn foddhaol â'r holl faterion oedd  wedi codi yn yr archwiliad.

 

Dywedodd y Swyddog fod manylion y prif welliannau i’r cyfrifon drafft wedi’u nodi yn adroddiad yr Archwilwyr Allanol ar y Datganiadau Ariannol isod. Mae'r holl welliannau y cytunwyd arnynt fel rhai y mae’r archwilwyr, Deloitte wedi dweud bod gofyn eu  hailddatgan wedi cael eu prosesu a’u cynnwys yn y Datganiad o'r Cyfrifon. Nid oedd y diwygiadau i'r Datganiad drafft yn sylweddol ac maent wedi'u cyfyngu i raddau helaeth i ddiwygiadau i nifer fach o nodiadau datgelu a'r Datganiad Llif Arian. Ar hyn o bryd ni wnaed unrhyw newidiadau ariannol i refeniw na chyfalaf sy'n golygu bod y prif ddatganiadau ariannol yn aros yr un fath. Mae adroddiad yr Archwilwyr yn tynnu sylw at gamddatganiad parhaus sydd heb ei gywiro o 2017/18 mewn cysylltiad â sut y triniwyd y lwmp swm pensiwn ar gyfer costau pensiwn hanesyddol nad ydynt wedi eu hariannu.  Mae hyn yn ymwneud â dehongliadau gwahanol o'r trefniadau cyfrifyddu ar gyfer y lwmp swm a dalwyd yn 2017/18 ar gyfer y costau hyn a arweiniodd at arbediad oddeutu £ 200k. Ni chafodd hyn ei newid oherwydd y gwahaniaeth yn nehongliad yr Awdurdod a'r Archwilydd o ganllawiau ysgrifenedig ar y mater.

 

Yn dilyn eu gwaith ar y Datganiad Cyfrifon, mae'r Archwilwyr wedi gwneud 3 argymhelliad mewn perthynas â chyfrifyddu a rheoli’r gyflogres; 1 argymhelliad mewn perthynas â TG ac 1 argymhelliad mewn perthynas â rheolaethau corfforaethol y manylir arnynt yn eu hadroddiad ISA 260.

 

O ran y camddatganiad na chafodd ei gywiro, eglurodd y Swyddog fod yr Awdurdod, yn 2017/18, wedi gwneud taliad lwmp swm o£3.66m i Gronfa Bensiwn Gwynedd am y  tair blynedd hyd at 2019/20 ar y sail y byddai'r swm hwn yn cael ei fuddsoddi ac y byddai'r Awdurdod yn derbyn disgownt (byddai'r enillion ar y buddsoddiad fel rhan o arian y gronfa bensiwn gyfun yn fwy na phe bai'r Awdurdod wedi buddsoddi'r swm ar ei ben ei hun). Mae'r Archwilwyr o'r farn y dylai'r taliad fod wedi'i godi ar y cyfrif refeniw fel gwariant yn 2017/18 yn y flwyddyn y cafodd ei wneud. Mae’r Awdurdod o  wahanol farn ac, o ganlyniad, er mwyn lleihau effaith y taliad ar falans cronfa gyffredinol y Cyngor, cytunwyd i greu cronfa wrth gefn negyddol a fydd yn dirwyn i ben dros y tair blynedd gan olygu y bydd y swm wedi diflannu o'r cyfrifon erbyn y flwyddyn nesaf.

 

4.2       Cyflwynwyd adroddiad yr Archwiliwr Allanol ar yr archwiliad o'r Datganiadau Ariannol ar gyfer 2018/19 (adroddiad ISA 260) i'w ystyried gan y Pwyllgor.

 

Cadarnhaodd Mr Ian Howse, Arweinydd Ymgysylltu  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

5.

Llywodraethu Gwybodaeth: Adroddiad Blynyddol yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth (UBRG) 2018/19 pdf eicon PDF 799 KB

Cyflwyno Adroddiad Blynyddol yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth (UBRG) sy'n darparu dadansoddiad o'r materion llywodraethu gwybodaeth (LlG) allweddol am y cyfnod rhwng 1 Ebrill, 2018 a 31 Mawrth, 2019 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys sicrwydd o welliant parhaus o ran rheoli risg gwybodaeth yn ystod y cyfnod.

 

Adroddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro a'r Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth dynodedig (UBRG) ar y prif bwyntiau fel a ganlyn  -

 

           Cofnodwyd 29 o ddigwyddiadau diogelwch data yn ystod y cyfnod adrodd (20 yn 2017/18) ac roedd 26 ohonynt ar Lefel 0-1 (digwyddiadau trwch blewyn neu rai a gadarnhawyd fel digwyddiadau diogelwch data ond nad oedd angen adrodd i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG) a rheoleiddwyr eraill amdanynt) a 3 ar Lefel 2 (digwyddiadau diogelwch data y mae'n rhaid rhoi gwybod amdanynt i’r SCG a rheoleiddwyr eraill sy'n briodol). Mae'r adroddiad yn darparu dadansoddiad o natur y digwyddiadau.

           Derbyniwyd 1,052 o geisiadau o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn ystod y cyfnod adrodd a oedd yn cynnwys cyfanswm o 7,532 o gwestiynau.

           Cafwyd 20 cais am Adolygiad Mewnol o ymateb i gais dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth. Mewn 9 achos, cadarnhaodd yr adolygiad yr ymateb gwreiddiol; ni chadarnhawyd 1 achos ac anfonwyd ymateb Adran 1 newydd, a gwrthodwyd 1 cais gan fod ymateb wedi'i anfon cyn derbyn y cais am adolygiad mewnol.

           Cyflwynwyd 6 apêl i'r SCG yn y cyfnod. Mewn 4 achos, gofynnwyd i'r Cyngor anfon ymateb; tynnwyd 1 achos yn ôl ac mewn 1 achos cadarnhawyd ymateb y Cyngor.

           Gwnaed ac ymchwiliwyd i 8 cwyn dan y Ddeddf Diogelu Data – 2 cyn i’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol ddod i rym a 6 ar ôl iddynt ddod i rym. Nid ymchwiliodd yr SCG  i unrhyw gwynion Deddf Diogelu Data.

           Derbyniwyd 46 o Geisiadau Gwrthrych am Wybodaeth gydag 81% o'r ymatebion yn cael eu hanfon o fewn y dyddiad cau statudol ar gyfer ceisiadau o’r fath a cheisiadau cymhleth.

           Mae Swyddfa'r Comisiynwyr Pwerau Ymchwilio (IPCO) yn goruchwylio sut mae awdurdodau lleol yn cynnal gweithgareddau o ran ffynonellau gwyliadwriaeth a chudd-wybodaeth ddynol yn unol â Deddf yr Heddlu 1997 a Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 (RIPA). Nod cyfundrefn RIPA yw sicrhau bod gwyliadwriaeth dan gyfarwyddyd yn digwydd mewn ffordd sy'n cydymffurfio â hawliau dynol. Ychydig iawn o ddefnydd y mae'r Cyngor yn ei wneud o wyliadwriaeth gudd a ffynonellau cudd-wybodaeth ddynol (cyfeirier at Atodiad 1 i'r adroddiad). Archwiliwyd prosesau ac arferion y Cyngor gan Swyddfa'r Comisiynwyr Pwerau Ymchwilio yn ystod mis Medi 2018 a chadarnhaodd yr archwiliad fod lefel cydymffurfiaeth y Cyngor yn golygu nad oedd angen unrhyw arolygiad corfforol ac mai’r cwbl yr oedd raid i’r Cyngor ei wneud oedd  cynnal adolygiad o’i awdurdodiad CHIS cyfredol, gwneud mân newidiadau i’w Ddogfennau a darparu hyfforddiant gloywi ar gyfer swyddogion awdurdodi ac ymgeiswyr.

           Yn dilyn ymlaen o'r cyfnod cychwynnol o weithredu’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ‘roedd dadansoddiad o ddogfennau sicrhau diogelwch data'r Cyngor yn awgrymu bod meysydd  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

6.

Adroddiad Blynyddol: Pryderon, Cwynion a Chwythu'r Chwiban 2018/19 pdf eicon PDF 723 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

Cofnodion:

Cyflwynwyd i'w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro yn darparu gwybodaeth am faterion sy'n codi o dan Bolisi Pryderon a Chwynion y Cyngor am y cyfnod 1 Ebrill, 2018 i 31 Mawrth, 2019. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys cwynion Gwasanaethau Cymdeithasol ond dim ond y rhai lle nad oedd yr achwynydd yn ddefnyddiwr gwasanaeth. Ymdrinnir â chwynion defnyddwyr gwasanaeth o dan Weithdrefn Sylwadau a Chwynion Gwasanaethau Cymdeithasol ac adroddir arnynt yn flynyddol i'r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol.

 

Adroddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro ar y prif bwyntiau fel a ganlyn

 

           Yn ystod y cyfnod y mae’r adroddiad yn rhoi sylw iddo, derbyniwyd 62 o bryderon a gwnaed 76 o gwynion. O'r 76 o gwynion, mae un (Tai) yn parhau i fod yn agored gan nad yw'r gwaith y mae angen ei wneud wedi'i gwblhau ac mae un arall (Cynllunio) ar stop am y tro ar hyn o bryd  gan fod y Cyngor yn aros i glywed gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC). Felly, ymchwiliwyd ac ymatebwyd i 74 o gwynion yn ystod y cyfnod hwn. Mae nifer y cwynion a dderbyniwyd yn parhau i fod ar tua’r un lefel ag yn 2017/18.

           O'r 74 o gwynion yr ymdriniwyd â hwy yn ystod y cyfnod, cadarnhawyd 16 yn llawn, cadarnhawyd 7 yn rhannol ac ni chadarnhawyd 51 ohonynt. Cyfeiriwyd 9 cwyn i OGCC, gwrthodwyd 5 gan OGCC a datryswyd 4 (Adnoddau) trwy ddatrysiad cynnar. Roedd pob un o'r 9 cwyn a uwchgyfeiriwyd at OGCC wedi bod trwy'r broses fewnol. Darperir dadansoddiad o'r pryderon a'r cwynion fesul gwasanaeth yn yr adroddiad.

           Ymatebwyd i 92.6% o’r cwynion o fewn y terfyn amser penodedig (20 diwrnod gwaith). Roedd 9% o'r cwynion a dderbyniwyd (i fyny o 5% yn 2017/18) yn deillio o bryderon a uwchgyfeiriwyd. Mae hynny’n parhau i ddangos bod gwasanaethau'n delio'n effeithiol â phryderon a thrwy hynny’n cyfyngu nifer y cwynion ffurfiol.

           Mae'r Polisi Pryderon a Chwynion yn rhoi pwyslais ar ddysgu gwersi o gwynion a thrwy hynny wella gwasanaethau. Mae Atodiad 1 i'r adroddiad yn egluro pa wersi a ddysgwyd ac unrhyw arfer sydd wedi esblygu o ganlyniad i'r canfyddiadau hyn.

           Os yw’r achwynydd yn parhau i fod yn anfodlon ag ymateb y Cyngor i gŵyn, mae'r Polisi Pryderon a Chwynion yn cynnwys yr opsiwn o uwchgyfeirio'r gŵyn i OGCC. Roedd 18 o gwynion wedi eu huwchgyfeirio trwy’r broses hon o fewn amserlen OGCC - dim ond 1 a ystyriwyd yn ddigon difrifol i warantu ymchwiliad; mater Priffyrdd oedd hwn ac  ymdriniwyd ag ef trwy i'r Cyngor gytuno i ddatrysiad gwirfoddol cynnar.

           Yn ystod 2018/19, derbyniodd OGCC 1 gŵyn côd ymddygiad yn erbyn Cynghorydd Sir ond cafodd ei chau ar ôl yr asesiad cychwynnol. Ni chafwyd unrhyw  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

7.

Derbyn Polisiau - Data Cydymffurfiaeth Blwyddyn 2 pdf eicon PDF 1 MB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro i'w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn darparu manylion am gydymffurfiaeth ynghylch yr ail rownd o bolisïau a gyflwynwyd i'w derbyn trwy system Porth Polisi'r Cyngor yn ogystal â lefelau cydymffurfio'r Gwasanaeth Dysgu o ran y rownd gyntaf o bolisïau. Mae'r data a gyflwynir yn seiliedig ar y wybodaeth sydd ar gael yn 16/17 a 19 Gorffennaf, 2019.

 

Adroddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro ar y prif bwyntiau fel a ganlyn

 

           Bod 8 polisi - Polisi Diogelu Data; Polisi Diogelwch TG, Rheolau Gweithdrefn Ariannol, Polisi Defnydd Derbyniol TG, Polisi Diogelu, Côd Ymddygiad Swyddogion, Polisi Defnydd E-bost a Negeseuon Gwib a'r Polisi Chwythu'r Chwiban - ar gael i'w derbyn rhwng 2 Gorffennaf, 2018 a 3 Mehefin, 2019 fel y penderfynwyd gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth (UDA). Cyflwynwyd y polisi terfynol yn y gyfres gyfredol – y Polisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth - i'w dderbyn ar 29 Gorffennaf a bydd y cyfnod derbyn o chwe wythnos yn cau ar 9 Medi, 2019.

           Mae manylion lefelau cydymffurfio ar gyfer yr 8 polisi ar draws y Cyngor a thrwy’r gwasanaethau ar gael yn Atodiad 1 i'r adroddiad. Ar gyfartaledd, mae’r lefelau cydymffurfiaeth at gyfer yr holl bolisïau yn 95% ar draws y Cyngor, sydd yr un fath â llynedd. Mae hyn o gymharu â chyfartaledd o 87% ar ddiwedd y cyfnod derbyn o chwe wythnos a osodwyd ar gyfer pob polisi, sy'n welliant ar y ffigwr o 79% y llynedd.

           Adroddwyd y llynedd bod lefelau cydymffurfiaeth yn y Gwasanaethau Plant wedi gwella’n sylweddol gyda chyfradd gydymffurfio ar gyfartaledd o 99% ar 24 Gorffennaf, 2018 o’i gymharu â chyfartaledd o 57% ar ddiwedd y cyfnod derbyn o chwe wythnos. Mae'r gwasanaeth wedi parhau i wella ac wedi cyflawni cyfradd gydymffurfio o 100% ar gyfer pob un o'r 8 polisi a chydymffurfiaeth 100% ar ddiwedd y cyfnod derbyn o chwe wythnos ar gyfer y 4 polisi diwethaf.

           Gellir gweld gwelliant sylweddol hefyd yn y Gwasanaethau Oedolion ym mis Gorffennaf, 2019 gyda'r lefelau cydymffurfio yn 92% o gymharu â 78% ym mis Gorffennaf, 2018. Mae staff y Gwasanaeth Dysgu wedi bod yn rhan o'r broses gorfforaethol ers mis Gorffennaf 2018 a bu gofyn iddynt ddal i fyny trwy dderbyn y 7 polisi cyntaf yn ogystal â derbyn yr ail rownd o bolisïau wrth iddynt gael eu rhyddhau i'w derbyn. Mae Atodiad 2 yn nodi lefelau cydymffurfio’r gwasanaeth gan ddangos cyfradd gydymffurfio ar gyfartaledd o 99%.

           Yn dilyn adolygiad gan yr UDA, bydd nifer y polisïau yn y set graidd yn gostwng o 16 i'r 9 polisi a restrir ym mharagraff 4.1 o'r adroddiad. Dim ond unwaith ym mhob cyfnod o 2 flynedd y bydd angen derbyn y 9 polisi hyn ond byddant ar gael trwy gydol yr amser  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 7.

8.

Adroddiad Blynyddol Iechyd a Diogelwch Corfforaethol 2018/19 pdf eicon PDF 778 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Rheoleiddio a Datblygu Economaidd).

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Lle a Llesiant Cymunedol yn ymgorffori Adroddiad Blynyddol Iechyd a Diogelwch Corfforaethol 2018/19 i'w ystyried gan y Pwyllgor. ‘Roedd yr adroddiad yn dilyn y fformat a'r arweiniad a ddatblygwyd gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru sy'n darparu cyfres o benawdau ar gyfer adrodd ar berfformiad iechyd a diogelwch a ddylai gynorthwyo i nodi ymrwymiad, gallu a chyfeiriad mewn perthynas â rheoli iechyd a diogelwch galwedigaethol.

 

Roedd yr adroddiad yn cynnwys data ar yr holl ddamweiniau a digwyddiadau y cafwyd gwybod amdanynt yn 2018/19 ac roeddent wedi eu categoreiddio fel mân ddigwyddiadau, digwyddiadau difrifol a digwyddiadau RIDDOR (Rheoliadau Adrodd ar Anafiadau, Clefydau a Digwyddiadau Peryglus) sy'n ddigwyddiadau sy'n cwrdd â meini prawf penodol y mae'n rhaid adrodd arnynt i'r Weithrediaeth Iechyd a Diogelwch. Mae'r tabl ar dudalen 7 yr adroddiad yn cynnwys dadansoddiad o’r digwyddiadau yn ôl eu math ac fe’u torrwyd i lawr  ymhellach yn is-gategorïau ar gyfer rhai digwyddiadau. Mae'r fformat tabl yn caniatáu cymharu â'r data ar gyfer y tair blynedd flaenorol.

 

Hysbyswyd y Pwyllgor fod y data'n dangos ei fod yn edrych mai trais ac ymddygiad ymosodol a chodymau yw'r mathau mwyaf arwyddocaol o ddigwyddiadau. O ran trais ac ymddygiad ymosodol (cyfanswm o 287 o gymharu â 237 yn 2017/18), y nifer uchaf o ddigwyddiadau yw'r rheini sy'n cynnwys ymddygiad heriol lle efallai nad oes  bwriad i niweidio (106). Mae camdriniaeth eiriol gan aelodau o'r cyhoedd hefyd yn nifer sylweddol (103 o ddigwyddiadau o gymharu â 53 yn 2017/18). Er mai galwadau ffôn yw’r mwyafrif o’r rhain mae rhai yn cynnwys digwyddiadau wyneb yn wyneb. Gellir priodoli'r cynnydd i gyfuniad o ffactorau gan gynnwys pwysau cymdeithasol, yr hinsawdd economaidd a'r galw cynyddol am y gwasanaethau a ddarperir gan y Cyngor. Mae digwyddiadau codwm yn ymwneud yn bennaf â disgyblion ysgol a chleientiaid mewn cartrefi, ac nid oes a wnelo’r  mwyafrif ohonynt â goruchwyliaeth neu broblemau gyda'r amgylchedd. Mae'r categori “Math arall o Ddamwainhefyd yn dangos nifer uchel o ddigwyddiadau (135) ac mae'n cynnwys adroddiadau am ymwybyddiaeth o sefyllfaoedd felcelciomewn tai Cyngor; materion diogelu posib a gwybodaeth a ddarparwyd gan asiantaethau allanol a allai effeithio ar ddyletswydd gofal y Cyngor. Adolygir hyn i sefydlu a ellir cofnodi'r digwyddiadau hyn fel digwyddiadautrwch blewynneu a oes angen dull ychwanegol o gofnodi.

 

Wrth drafod yr adroddiad, cododd y Pwyllgor y materion a ganlyn -

 

           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar yr hyn sy'n penderfynu a oes angen rhoi gwybod am ddigwyddiad fel un RIDDOR, a ph’un a yw pob digwyddiad o'r fath yn ddifrifol iawn ac a yw'r Cyngor yn meincnodi ei berfformiad yn hyn o beth yn erbyn awdurdodau eraill. Eglurodd yr Ymgynghorydd Iechyd a Diogelwch Corfforaethol fod yna feini prawf penodol sy'n penderfynu a oes raid adrodd am ddigwyddiad fel un RIDDOR a rhoddodd enghreifftiau o ddigwyddiadau sy'n cwrdd â diffiniad RIDDOR  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 8.

9.

Diweddariad Archwilio Mewnol pdf eicon PDF 922 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd i'w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd a wnaed gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaethau, darparu sicrwydd ac adolygiadau a gwblhawyd.

 

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fel a ganlyn -

 

           Bod tri adroddiad Archwilio Mewnol wedi'u cwblhau yn ystod y cyfnod a bod dau ohonynt wedi arwain at ddyfarnu sgôr Sicrwydd Sylweddol - sef Archwiliadau Ardystio Grant  mewn perthynas â Rhentu Doeth Cymru a'r Grant Datblygu Disgyblion. Cynhyrchodd y trydydd adolygiad, a oedd yn ymwneud â Diogelu Corfforaethol, sgôr Sicrwydd Rhesymol ac roedd yn dwyn sylw at 4 mater / risg fawr y mae angen mynd i'r afael â hwy. Dynodwyd y materion / risgiau yn rhai mawr oherwydd eu heffaith bosib yn y maes hwn. Fodd bynnag, ar y cyfan, daeth yr adolygiad i'r casgliad bod y Cyngor wedi gweithredu nifer o reolaethau effeithiol i reoli'r risg y bydd camgymeriad diogelu difrifol yn  achosi neu'n cyfrannu at niwed i'r rheini y mae ganddo gyfrifoldeb i'w hamddiffyn ac, o ganlyniad, roedd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn gallu rhoi sicrwydd rhesymol o lywodraethu, rheoli risg a rheolaeth yn y maes hwn.

           Bod tri adroddiad sydd â sgôr Sicrwydd Cyfyngedig wedi'u hamserlennu ar gyfer adolygiad dilyn-i-fyny fel y manylir ym mharagraff 15 yr adroddiad. Cynhelir dau adolygiad dilyn-i-fyny ar hyn o bryd - Casglu Incwm Ysgolion Cynradd (adolygiad dilyn-i-fyny cyntaf) ac Amrywiol Ddyledwyr (ail adolygiad dilyn-i-fyny). Gohiriwyd yr adolygiad dilyn-i-fyny- ar Fynediad Rhesymegol a Gwahanu Dyletswyddau hyd nes y cwblhawyd  ailstrwythuro'r swyddogaeth Cyflogres / Taliadau.

           Bod Gwasanaeth TG y Cyngor wedi cadarnhau bod y diweddariad i’r system gorfforaethol o’r enw “4 action” ar gyfer tracio camau gweithredu y cyfeiriwyd ato yn adroddiadau chwarterol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y misoedd diwethaf bellach wedi'i gyflunio ac wrthi’n cael ei brofi. Mae'r broses hon wedi amlygu rhai problemau y mae’r cyflenwr yn gweithio i'w datrys ar hyn o bryd. Aethpwyd ar ôl y materion hyn a gobeithir y gellir symud ymlaen yn awr.

           Ychydig o newid sydd wedi bod o ran y Cynllun Gweithredu ar gyfer 2019/20 yn y chwe wythnos ers y diweddariad diwethaf i’r Pwyllgor. Er bod y tymor gwyliau wedi llesteirio  cynnydd, mae nifer o adroddiadau drafft wedi'u cyhoeddi sy'n aros am ymateb y rheolwyr ac mae'r gwaith wedi parhau ar sawl archwiliad fel y manylir ym mharagraff 19 o'r adroddiad yn ogystal â darn o waith ymgynghori ar fenthyciadau ceir staff.

 

Wrth ystyried yr adroddiad gofynnodd y Pwyllgor, o gofio effaith bosib y 4 mater / risg a nodwyd mewn maes mor sensitif â diogelu, a ddylai’r adolygiad fod wedi arwain at Sicrwydd Cyfyngedig gan sicrhau felly y byddai'n cael ei ddilyn-i-fyny’n ffurfiol ac yr adroddir ar y canlyniad i'r Pwyllgor hwn.

 

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 9.

10.

Materion a Risgiau sy'n Parhau i fod Angen Sylw pdf eicon PDF 923 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd i'w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg ar statws a manylion y risgiau sy'n weddill y mae'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi'u hamlygu.Manylwyd ar y rhain yn Atodiad A i'r adroddiad ac roeddent hefyd yn cynnwys diweddariad ar gynnydd gan y Rheolwyr sy'n gyfrifol am fynd i'r afael â'r problemau / risgiau a gofnodwyd.

 

Adroddodd y Prif Archwilydd fel a ganlyn

 

           Nad oes unrhyw Faterion / Risgiau Uchel neu Goch yn weddill, ac mae perfformiad wrth fynd i'r afael â materion / risgiau sydd â sgôr Ambr wedi gwella ers y diweddariad blaenorol ym mis Gorffennaf gyda'r ganran weithredu gyffredinol ar gyfer materion  / risgiau Uchel / Coch / Ambr yn 92%.

           Bu gwelliant bach hefyd mewn perfformiad ar gyfer y risgiau Canolig / Melyn gyda gostyngiad cyffredinol o 5 yn nifer y gweithredoedd sy'n weddill, a’r rheini wedi'u gwasgaru ar draws gwasanaethau.

           Ar 11 Awst, 2019, y gyfradd weithredu oedd 100% ar gyfer materion / risgiau Uchel / Coch; 83% ar gyfer materion  / risgiau Ambr; 97% ar gyfer problemau / risgiau Canolig; 80% ar gyfer risgiau / materion Melyn.

           Bod 2 adolygiad dilyn-i-fyny, sef ar Amrywiol Ddyledwyr a Chasglu Incwm Ysgolion eisoes wedi cychwyn ac mae'r ddau adolygiad hyn yn cyfrif am 6 allan o'r 9 o faterion / risgiau canolig sy'n weddill.

           Bod cadarnhad wedi ei dderbyn bod y camau gofynnol o dan eitem 9 yn Atodiad A - Cydymffurfiad PCI DSS mewn perthynas â'r Gwasanaeth Trawsnewid bellach wedi'u cwblhau.

           Bod gweithredu'r system tracio gweithredu corfforaethol ar ei newydd wedd yn rhoi cyfle i adolygu fframwaith adrodd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol i sicrhau bod y wybodaeth a roddir i uwch reolwyr a'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn unol â'r dull archwilio newydd a'i bod yn ddefnyddiol, yn gryno, yn berthnasol ac yn amserol. Gan y bydd yn haws cyflunio paramedrau adrodd y system newydd o'r cychwyn cyntaf yn hytrach na gwneud newidiadau unwaith y bydd yn weithredol, ystyriwyd ei bod yn ddoeth ymgynghori â'r Pwyllgor ynghylch ei ofynion adrodd cyn yr uwchraddio fel y gellir cynnwys y rhain yn y system. Rhagwelir y gellir cyflunio’r system newydd i adrodd yn haws ar feysydd fel y rhestrir nhw ym mharagraff 14 yr adroddiadsef meysydd sydd angen ymyrraeth faniwal sylweddol ar hyn o bryd.

 

Er y byddai'n gymorth pe gellid ymgorffori'r holl elfennau ym mharagraff 14, nododd y

Pwyllgor wrth ystyried yr adroddiad a'r math o wybodaeth yr hoffai ei chael o

o dan y system dracio newydd, y byddai gwahanu’r risgiau coch ac ambr yn arbennig o

ddefnyddiol.

 

Penderfynwyd bod y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn

 

           Nodi’r cynnydd a wnaed gan y Cyngor wrth fynd i'r afael â'r argymhellion a'r risgiau Archwilio Mewnol sy'n weddill, a

           Cefnogi cynnwys yr elfennau a nodir ym mharagraff 14 o'r adroddiad fel rhan o’r trefniadau adrodd i'r Pwyllgor  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 10.

11.

Siartr Archwilio Mewnol pdf eicon PDF 421 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd i'w ystyried a'i gymeradwyo gan y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn ymgorffori Siarter Archwilio Mewnol wedi'i diweddaru.

 

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg, er nad oes disgwyl i'r Siarter Archwilio gael ei hadolygu'n llawn tan Ebrill, 2020, fod adolygiad a gynhaliwyd i sicrhau ei phriodoldeb parhaus wedi nodi'r ddau fân-newid a ganlyn -

 

           Diwygio'r holl gyfeiriadau at y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 yn y ddogfen i adlewyrchu ailddynodi’r swydd yn Gyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151.

           Ychwanegu Paragraff 30 i adlewyrchu Datganiad CIPFA ar y Pennaeth Archwilio Mewnol (2019).

 

Penderfynwyd cymeradwyo’r newidiadau i’r Siarter Archwilio Mewnol.

 

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAM GWEITHREDU GWEITHREDU YCHWANEGOL.

12.

Blaen Raglen Waith pdf eicon PDF 275 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd Blaenraglen Waith y Pwyllgor i'w hadolygu a chafodd ei chymeradwyo gyda'r diwygiadau a ganlyn -

 

           Eitem newydd ar gyfer cyfarfod y Pwyllgor ym mis Rhagfyr 2019 - Cyflwyno Gwirio yn Seiliedig ar Risg – Budd-daliadau Tai / Gostyngiadau’r Dreth Gyngor.

           Ailamserlennu Adroddiad Diogelwch TGCh Blynyddol 2018/19 o gyfarfod y Pwyllgor ym mis Medi i’w gyfarfod ym mis Rhagfyr, 2019.

 

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL

13.

Gwahardd y Wasg a'r Cyhoedd pdf eicon PDF 122 KB

Ystyried mabwysiadu’r canlynol:-

 

“O dan Adran 100(A)(4) Deddf Llywodraeth Leol, gwahardd y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol oherwydd y gall olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A o’r Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd sydd wedi’i atodi.”

Cofnodion:

Penderfynwyd o dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem a ganlyn oherwydd y tebygrwydd y caiff gwybodaeth ei rhyddhau a honno’n wybodaeth y gwneir eithriad ohoni yn Atodlen 12A y Ddeddf honno ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd sydd ynghlwm.

14.

Diweddariad ar y Gofrestr Risg Corfforaethol

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd i'w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn ymgorffori'r Gofrestr Risg Gorfforaethol ddiwygiedig.

 

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth (UDA) wedi adolygu'r gofrestr risg gorfforaethol ym mis Mai, 2019 ac yn ystyried nad oedd nifer o’r risgiau'n berthnasol mwyach ac y gellid cyfuno rhai risgiau o gofio’r argymhellion a wnaed yn ystod Gwiriad Iechyd Rheolaeth a gynhaliwyd yn ddiweddar gan Zurich Municipal bod y Gofrestr Risg Gorfforaethol yn cynnwys gormod o risgiau. Canlyniad net yr adolygiad gan yr  UDA oedd cau 19 o risgiau - roedd y rhain yn cynnwys risgiau lle gwnaed cynnydd sylweddol i liniaru'r risg, risgiau o natur debyg sydd wedi'u cyfuno, a risgiau nad ydynt bellach yn cael eu hystyried yn risg oherwydd bod amgylchiadau wedi newid. Mae manylion y risgiau unigol yr effeithir arnynt felly yn yr adroddiad. Mae'r UDA wedi nodi'r prif risgiau sy’n weddill (coch) i'r Cyngor, sef YM28, YM40 ac YM41. Yn ogystal, mae'r UDA wedi cytuno y bydd yn adolygu nifer fach o risgiau bob mis yn hytrach nag adolygu'r gofrestr risg gorfforaethol gyfan bob chwarter.

 

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a chododd y materion a ganlyn -

 

           Holodd y Pwyllgor sut y byddai'r UDA yn penderfynu pa risgiau y byddai'n eu hadolygu bob mis.

 

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod risgiau wedi'u blaenoriaethu yn ôl eu sgôr risg gynhenid a gweddilliol gan roi blaenoriaeth i risgiau Cynhenid Coch / Gweddilliol Coch ac yna risgiau Coch Cynhenid / Ambr Gweddilliol; risgiau Coch Cynhenid / Melyn Gweddilliol   a risgiau Coch Cynhenid / Gwyrdd Gweddilliol. Er bod camau lliniaru yn allweddol o ran lleihau risgiau gweddilliol, ystyrir bod angen monitro risgiau cynhenid Coch yn rheolaidd.

 

           Holodd y Pwyllgor a yw'r Cyngor yn hapus i oddef 3 risg fawr sy'n parhau i fod yn Risgiau Coch fel rhai gweddilliol.

 

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod yna adegau pan fydd risg yn aros yn goch ac nad yw'n anarferol i gofrestr risg gynnwys risgiau coch gweddilliol a coch chynhenid. Mae hyn yn adlewyrchu archwaeth risg y Cyngor fel y nodir yn y matrics risg ond nid yw'n golygu nad yw'r risgiau'n cael eu rheoli.

 

           Trafododd y Pwyllgor y defnydd o'r term “trychinebusi ddisgrifio'r lefel uchaf o effaith pe bai risg yn cael ei gwireddu gan ofyn a oedd yn gorddweud yr effeithiau posib; holodd y Pwyllgor a fyddai'n synhwyrol canolbwyntio ar nodi mesurau i leihau unrhyw risgiau gweddilliol i lefel sy’n is na'r lefel drychinebus.

 

Esboniodd y Pennaeth Archwilio a Risg nad yw'r defnydd o'r term trychinebus yn anghyffredin; eglurodd, gyda'r holl risgiau, fod yr UDA wedi penderfynu bod faint o adnoddau y mae'n barod eu rhoi / gallu eu rhoi i reoli risgiau ar y lefel a adlewyrchir yn y matrics risg, sef y lefel y mae'n barod i'w goddef.  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 14.