Rhaglen, Penderfyniadau a Chofnodion.

Cyfarfod Rhithiol (Ar hyn o bryd, nid oes modd i'r cyhoedd fynychu'r cyfarfod), Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu
Dydd Mawrth, 1af Medi, 2020 2.00 o'r gloch

Cyswllt: Ann Holmes 01248 752518 

Eitemau
Rhif. Eitem

Croesawodd y Cadeirydd bawb oedd yn bresennol yn y cyfarfod rhithiol hwn o'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu.

 

1.

Datganiad o Ddiddordeb

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Cofnodion:

Bu i’r Cynghorydd Peter Rogers a Mrs Annwen Morgan, Prif Weithredwr ddatgan diddordeb rhagfarnol o safbwynt eitem 4 ar yr agenda ac ymneilltuodd y naill na’r llall tra bod yr eitem hon yn cael ei hystyried gan y Pwyllgor.

2.

Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol pdf eicon PDF 313 KB

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 21 Gorffennaf, 2020.

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraeth a gynhaliwyd 21 Gorffennaf, 2020, a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

 

Yn codi o’r cofnodion

 

           Gan gyfeirio at gais yr Is-gadeirydd i wahodd dau aelod lleyg y Pwyllgor i'r sesiynau briffio misol i’r holl aelodau a gynhelir i hysbysu aelodau etholedig am brif ddatblygiadau, strategaethau a chynigion cyllidebol, cadarnhaodd y Prif Weithredwr fod y mater wedi'i ystyried gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth a hefyd fe'i rhoddwyd gerbron Arweinwyr y Grwpiau Gwleidyddol ac yn dilyn hynny anfonwyd e-bost at yr Is-gadeirydd ar 7 Awst , 2020 yn egluro safbwynt y Cyngor ar y mater hwn a pham nad oedd yn bosibl gwahodd yr Aelodau Lleyg i'r sesiynau briffio.

 

Wrth fynegi siom eu bod wedi dod i’r casgliad hwn, dywedodd yr Is-gadeirydd nad oedd yn ymwybodol ei fod wedi gweld yr e-bost; dywedodd y Prif Weithredwr y byddai'r e-bost felly yn cael ei ail-anfon at yr Is-gadeirydd i'r cyfeiriad e-bost a nodwyd ganddo fel y cyfeiriad dewisol.

 

           Gan gyfeirio at yr anghysondeb rhwng y ffigur yn y cyfrifon terfynol a’r ffigur yng Nghynllun Archwilio drafft Archwilio Allanol ar gyfer ffioedd sy'n daladwy i Archwilio Cymru, eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/ Swyddog Adran 151 fod Archwilio Cymru, yn ei Gynllun Archwilio drafft, wedi nodi ffigur o £70k fel y gost i ymgymryd â gwaith archwilio grantiau am y flwyddyn tra mai’r gost a nodwyd yn y Datganiad Cyfrifon drafft oedd £135k, y gwahaniaeth i’w briodoli i waith grant parhaus yn ymwneud â'r cais am Gymhorthdal Budd-dal Tai o flwyddyn ariannol 2017/18 y codir tâl amdano unwaith y bydd y gwaith hwnnw wedi'i gwblhau. Mae'r ffigur yn y cyfrifon yn swm cronedig ar gyfer y swm sy'n weddill, sef tua £65k. O ystyried bod y gwaith yn seiliedig ar amser, ei fod yn parhau a bod yr archwiliad wedi trosglwyddo ers hynny o Deloitte i Archwilio Cymru, gall y tâl terfynol amrywio o'r ddarpariaeth o £65k; bydd y ffi derfynol ar gyfer yr eitem yn cael ei thrafod ar ôl gorffen y gwaith. Yn y cyfamser, mae’r ffigur yn y cyfrifon ar gyfer swm cronedig amcangyfrifedig yn ychwanegol at y swm a nodwyd gan Archwilio Cymru ar gyfer gwaith grant sy'n ymwneud â blwyddyn ariannol 2019/20.

 

3.

Llywodraethu Gwybodaeth: Adroddiad Blynyddol yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth (UBRG) 2019/20 pdf eicon PDF 587 KB

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro.

Cofnodion:

Cyflwynwyd Adroddiad Blynyddol yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth ar gyfer 2019/20 i'r Pwyllgor ei ystyried. Roedd yr adroddiad yn darparu datganiad a throsolwg gan yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth o sut mae’r Cyngor yn cydymffurfio â gofynion cyfreithiol a'r codau ymarfer perthnasol wrth ymdrin â gwybodaeth gorfforaethol. Yn Atodiadau 1 i 7 darparwyd gwybodaeth am y cyswllt sydd gan y Cyngor gyda rheolyddion allanol ac mae ynddo wybodaeth hefyd am ddigwyddiadau diogelwch, achosion o dorri cyfrinachedd, neu “ddigwyddiadau ond y dim” ynghyd â cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth a chwynion yn ystod y cyfnod.

 

Tynnodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro ac Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth sylw at y prif bwyntiau a gododd ar yr Adroddiad Blynyddol fel a ganlyn -

 

           Mai hon oedd y flwyddyn gyntaf i’r Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth (UBRG) deimlo y gallai ddatgan yn hyderus bod tystiolaeth sylweddol wedi’i chofnodi i ddangos bod trefniadau'r Cyngor ar gyfer diogelu data a llywodraethu gwybodaeth yn dda ac nid yn foddhaol yn unig fel y bu'r farn yn y blynyddoedd blaenorol.

           Mae'r asesiad hwn yn seiliedig ar y systemau, y prosesau, y polisïau a'r hyfforddiant llywodraethu gwybodaeth a weithredir gan y Cyngor sydd wedi'u cryfhau yn ystod y flwyddyn ddiwethaf. Mae'r adroddiad hefyd yn darparu tystiolaeth o sut mae'r Cyngor yn ymdrin â data, a barn yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth ar sail ystyriaeth, yw bod y gwaith penodol hwn wedi aros yn sefydlog ers peth amser. Hefyd, mae'r Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth o'r farn bod llywodraethu gwybodaeth bellach wedi'i wreiddio yn niwylliant gweithredol y Cyngor a bod hyn wedi'i amlygu yn ystod yr ymateb i'r Pandemig.

           Bod natur y ceisiadau am arweiniad a chymorth y Gwasanaeth Cyfreithiol wedi newid; yn y gorffennol roedd gwasanaethau'n amharod i rannu achosion o dorri data neu ofyn am gyngor arnynt, yn ystod y blynyddoedd diwethaf mae gwasanaethau wedi symud ymlaen i ofyn am gyngor y Gwasanaeth Cyfreithiol ar sut i ymateb i achosion o dorri data ond erbyn hyn mae gwasanaethau'n gofyn am gymeradwyaeth y Gwasanaeth Cyfreithiol i'r camau y maent yn bwriadu eu cymryd mewn ymateb i ddigwyddiadau data a nodwyd yn unol â'r hyn y maent yn ei ddeall yw'r disgwyliadau.

           Mae atodiadau 2,3, 4 a 5 yn dangos patrwm o weithredu cadarn o ran ymdrin â cheisiadau penodol am wybodaeth o ddydd i ddydd e.e..

 

           O'r 6,905 o gwestiynau Rhyddid Gwybodaeth a gyflwynwyd ac yr ymdriniwyd â nhw, arweiniodd 12 at geisiadau am adolygiad mewnol o'r penderfyniad a wnaed gan y Cyngor gyda'r penderfyniad gwreiddiol yn cael ei gadarnhau mewn 9 achos; arweiniodd 2 achos at newid ymateb Gwasanaeth y Cyngor a chyhoeddi hysbysiadau gwrthod newydd ac mewn un achos penderfynwyd y dylid bod wedi cyflwyno hysbysiad gwrthod Adran 21 gan fod y wybodaeth ar gael i'r ymgeisydd drwy ddulliau eraill. Cyflwynwyd cyfanswm o 3 apêl Rhyddid Gwybodaeth i'r Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG) yn ystod y cyfnod hwn - tynnwyd un ohonynt yn ôl; yn un o'r ddau achos arall roedd yn ofynnol i'r Cyngor  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

4.

Adroddiad Blynyddol - Pryderon, Cwynion a Chwythu'r Chwiban 2019/20 pdf eicon PDF 531 KB

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro.

 

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro yn darparu gwybodaeth am faterion sy'n codi o dan Bolisi Pryderon a Chwynion y Cyngor ar gyfer y cyfnod rhwng 1 Ebrill, 2019 a 31 Mawrth 2020 i'r Pwyllgor eu hystyried. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys cwynion gan y Gwasanaethau Cymdeithasol ond dim ond y rhai lle nad oedd yr achwynydd yn ddefnyddiwr gwasanaeth. Ymdrinnir â chwynion defnyddwyr gwasanaethau o dan Weithdrefn Sylwadau a Chwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol ac fe'u hadroddir yn flynyddol i'r Pwyllgor Craffu Corfforaethol.

 

Ar ôl datgan diddordeb rhagfarnol yn y mater hwn, ymneilltuodd Cadeirydd y Pwyllgor o'r cyfarfod tra bod yr eitem yn cael ei thrafod. Daeth yr Is-gadeirydd i'r gadair ar gyfer yr eitem.

 

Roedd y Prif Weithredwr hefyd wedi datgan diddordeb personol yn y mater hwn ac ymneilltuodd o'r cyfarfod tra bod yr eitem yn cael ei thrafod.

 

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro y prif bwyntiau fel a ganlyn –

 

           Yn ystod y cyfnod dan sylw yn yr adroddiad, derbyniwyd 136 o bryderon a gwnaed 69 o gwynion gyda dau yn cael eu tynnu'n ôl cyn archwiliad. Felly, ymchwiliwyd i 67 o gwynion ac ymatebwyd iddynt yn ystod y cyfnod hwn. Mae nifer y cwynion a dderbynnir yn aros tua'r un lefel ag yn 2018/19 ac fe'u dangosir yn ôl gwasanaeth yn y tabl yn yr adroddiad. Mae'r Cyngor yn cyhoeddi data cwynion bob mis.

           O'r 67 o gwynion yr ymdriniwyd â nhw yn ystod y cyfnod, cadarnhawyd 13 yn llawn, cadarnhawyd 5 yn rhannol ac ni chadarnhawyd 49.  Cyfeiriwyd 8 o gwynion a oedd wedi bod drwy'r broses fewnol i sylw Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a gwrthodwyd pob un o'r 8.

           Cyfradd gyffredinol yr ymatebion i gwynion a gyflwynwyd o fewn y terfyn amser penodedig (20 diwrnod gwaith) oedd 94%. Deilliodd 8% o'r cwynion a dderbyniwyd (gostyngiad o 9% yn 2018/19) o bryderon a gyfeiriwyd i lefel uwch sy'n parhau i ddangos bod gwasanaethau'n ymdrin yn effeithiol â phryderon a thrwy hynny, yn cyfyngu ar gwynion ffurfiol.

           Mae'r Polisi Pryderon a Chwynion yn rhoi pwyslais ar ddysgu gwersi o gwynion a gwella gwasanaethau yn sgil hynny. Mae Atodiad 1 i'r adroddiad yn esbonio pa wersi a ddysgwyd ac unrhyw arfer sydd wedi datblygu o ganlyniad i ganfyddiadau'r 13 cwyn a gadarnhawyd a’r 5 cwyn a gadarnhawyd yn rhannol yn ystod 2019/20.

           Os yw'r achwynydd yn parhau i fod yn anfodlon ag ymateb y Cyngor i gŵyn, mae'r Polisi Pryderon a Chwynion yn cynnwys yr opsiwn o gyfeirio’r gŵyn i sylw Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Roedd 20 o gwynion yn berthnasol i'r broses hon o fewn amserlen yr adroddiad a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru – uwchgyfeiriwyd 8 yn dilyn ymatebion ffurfiol o dan Weithdrefn Gwyno'r Cyngor a gwnaed 12 cwyn yn uniongyrchol i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Ni chafwyd ymchwiliad i unrhyw un o'r cwynion.

           Yn ystod 2019/20, derbyniodd Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru un gŵyn cod ymddygiad yn erbyn Cynghorydd  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

5.

Derbyn Polisïau - Data Cydymffurfiaeth Blwyddyn 3 pdf eicon PDF 521 KB

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro.

 

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro yn nodi lefel cydymffurfio mewn perthynas â derbyn polisïau drwy system Rheoli Porth Polisi'r Cyngor ar gyfer y drydedd flwyddyn fonitro i'r Pwyllgor ei hystyried.

 

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro y prif bwyntiau fel a ganlyn

 

           Ar 10 Mehefin 2019, penderfynodd yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth leihau nifer y polisïau yn y set graidd a osodwyd o un ar bymtheg i'r naw polisi a restrir yn yr adroddiad. Cyflwynwyd y cyntaf o'r polisïau hyn (Polisi Offer Sgrin Arddangos) i'w ail-dderbyn ar 1 Hydref 2019. Bydd y naw polisi yn cael eu derbyn unwaith bob dwy flynedd ond mae’n orfodol bod staff newydd yn eu derbyn drwy’r amser.

           Ataliwyd y broses o ail-gyflwyno polisïau i'w derbyn ar 23 Mawrth, 2020 oherwydd yr angen i ail-flaenoriaethu gwaith y Cyngor i ymateb i argyfwng Covid-19 er bod y Porth yn parhau i fod ar agor i weld polisïau er gwybodaeth. O ganlyniad i'r penderfyniad i ohirio’r broses dim ond y Polisi Offer Sgrin Arddangos a'r Polisi Iechyd a Diogelwch Corfforaethol sydd wedi'u hail-gyflwyno i'w derbyn hyd yma. Mae'r adroddiad hefyd yn cynnwys data cydymffurfio ar gyfer y polisi terfynol yn y gyfres flaenorol – y Polisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth – a gyflwynwyd i'w dderbyn ar 29 Gorffennaf 2019 ond na chafodd ei gynnwys yn adroddiad y llynedd am nad oedd y cyfnod derbyn o chwe wythnos wedi dod i ben.

           Nodir data cydymffurfio ar 28 Gorffennaf 2020 ar gyfer y tri pholisi yn Atodiad 1 i'r adroddiad. Ceir cymhariaeth o'r cyfraddau cydymffurfio cyfartalog ar gyfer pob gwasanaeth dros y tair blynedd diwethaf yn yr adroddiad (rhestrir y polisïau yr adroddwyd arnynt yn 2018 a 2019 yn Atodiad 2) ac mae'n dangos, er bod y rhan fwyaf o wasanaethau wedi cynnal lefelau cydymffurfio uchel, bod lefel cydymffurfio yn y Gwasanaethau Tai ar i lawr.

           Ail-drefnwyd cynllun peilot sy'n ei gwneud yn ofynnol i reolwyr canol dderbyn rhai polisïau nad ydynt yn berthnasol o dan y trefniadau clicio a derbyn i aelodau eraill o staff o fis Ionawr i fis Mawrth 2020 ond fe'i gohiriwyd ymhellach oherwydd argyfwng Covid-19; bellach mae disgwyl y bydd hyn yn dechrau ym mis Hydref 2020.

           Mae sicrhau cydymffurfiaeth gan staff nad oes ganddynt fynediad i'r Porth Polisi am nad ydynt yn defnyddio Cyfeiriadur Gweithredol y Cyngor yn parhau i fod yn broblem ac nid yw wedi'i datrys er gwaethaf trafodaethau i ganfod atebion ymarferol a chymesur i fynd i'r afael â risg.

           Datblygwyd system i roi sicrwydd i'r Cyngor bod staff nad ydynt yn cael eu cyflogi'n dechnegol gan y Cyngor sy'n gweithio i asiantaethau, ymgyngoriaethau a phartneriaethau ac ati yn ymwybodol o'r polisïau corfforaethol allweddol a restrir ac yn cydymffurfio â nhw. Cynigir cyflwyno datganiad yn gofyn i'r staff hynny sicrhau eu bod  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

6.

Datganiad o'r Cyfrifon 2019/20 pdf eicon PDF 15 MB

Cyflwyno Datganiad o’r Cyfrifon 2019/20.

 

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 yn tynnu sylw at y prif faterion a gododd ers cyflwyno'r Datganiad Cyfrifon drafft i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar 21 Gorffennaf 2020.

 

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 -

 

           Fod Datganiad o Gyfrifon drafft y Cyngor ar gyfer 2019/20 wedi'i gyflwyno i archwilwyr allanol y Cyngor ar gyfer archwilio ar 6 Gorffennaf 2020. Er bod y gwaith archwilio manwl bellach wedi'i gwblhau'n sylweddol, ni fydd yr Archwilwyr Allanol yn gallu rhoi barn archwilio na chyhoeddi ei adroddiad ISA 260 ar y datganiadau ariannol oherwydd bod gwaith adolygu ac adrodd angen ei gwblhau. Mae'r oedi'n deillio o broblem adnoddau o fewn y tîm archwilio a gymhlethwyd gan oedi i archwiliadau'r GIG oherwydd Covid-19.

           Esboniodd y broses a fyddai'n cael ei dilyn yn absenoldeb barn ac adroddiad yr Archwilydd a fyddai'n golygu, yn amodol ar graffu gan y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a'r Cyngor Llawn, bod y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 yn arwyddo'r Datganiad o Gyfrifon heb y farn archwilio ac yn cyhoeddi'r Datganiad ar wefan y Cyngor ar neu cyn 15 Medi, 2020 gyda hysbysiad yn esbonio nad yw’r farn archwilio na’r adroddiad ISA 260 ar gael. Y gobaith yw y bydd y farn archwilio a’r adroddiad ar gael cyn gynted â phosibl wedi hynny. O ganlyniad, bydd angen trefnu cyfarfodydd ychwanegol o’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a chyfarfodydd o’r Cyngor Llawn i adolygu'r cyfrifon eto gyda barn ac adroddiad yr Archwilwyr ac ar ôl iddynt gael eu cymeradwyo gan y Cyngor Llawn, dylient gael eu harwyddo gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 a'u cyhoeddi'n derfynol gyda hysbysiad bod yr archwiliad wedi’i gwblhau.

           Ers i'r cyfrifon drafft gael eu cyhoeddi, tynnodd sylw at y ffaith bod tîm cyfrifyddu'r Cyngor wedi gwneud nifer fach o newidiadau ynghyd â nifer fach o ddiwygiadau i'r nodyn datgeliad fel yr argymhellwyd gan yr archwilwyr allanol (gweler Adran 3 o'r adroddiad). Mae'r newid mwyaf (a nodir ym mharagraff 3.1) yn ymwneud â phrisiad y Gronfa Bensiwn o ganlyniad i ddyfarniad achos McCloud mewn perthynas â darparu amddiffyniad i bobl sy'n ymddeol yn gynnar yn erbyn addasiad i'w pensiwn o ganlyniad i ymddeoliad cynnar. Er bod y newid o ran prisio'r Gronfa Bensiwn yn cael ei adlewyrchu yn y cyfrifon, caiff y rhwymedigaeth pensiwn ei addasu pan gyfrifir y swm sydd i'w godi ar drethiant lleol; felly, er bod newid yng ngwerth y Fantolen o ganlyniad i hyn, nid yw'n effeithio ar gronfeydd cyffredinol wrth gefn y Cyngor.

           Gofynnodd i'r Pwyllgor gefnogi'r broses ddiwygiedig a gwneud argymhelliad i'r Cyngor gadarnhau bod Datganiad Cyfrifon Terfynol Interim 2019/20 yn cael ei dderbyn a chymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a'i gyfeirio at y Cyngor Llawn i'w gymeradwyo a’i arwyddo gan Arweinydd y Cyngor a'r Prif Weithredwr.  Mae Llywodraeth Cymru wedi cyhoeddi canllawiau y dylid cwblhau'r broses  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

7.

Diweddariad ar Strategaeth a Blaenoriaethau Archwilio Mewnol 2020/21 pdf eicon PDF 523 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf ar 18 Awst ar waith yr Archwilwyr Mewnol ers yr adroddiad diwethaf i weithgarwch y Pwyllgor Archwilio Mewnol ym mis Chwefror 2020 ynghyd â'r blaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i ganolig.

 

Diweddarodd y Pennaeth Archwilio Mewnol

 

           y Pwyllgor ar y gwaith sicrwydd a gwblhawyd ar gyfer 2019/20 yn cynnwys 3 archwiliad - cyflwynwyd y canlyniadau i gyfarfod y Pwyllgor ym mis Gorffennaf fel rhan o Adroddiad Blynyddol yr Archwiliad Mewnol ar gyfer 2019/20. Oherwydd bod gwasanaethau'n ymwneud yn helaeth ag ymateb i'r argyfwng, gohiriwyd gwaith ar bedwar archwiliad (gweler paragraff 9). Unwaith y bydd staff yn dychwelyd ar ôl cael eu hadleoli, bydd gwaith ar yr archwiliadau hynny'n ailddechrau.

           Dywedodd fod y Dirprwy Brif Weithredwr ar ran y Tîm Rheoli Ymateb Argyfyngau (TRhYA) yn ystod dyddiau cynnar argyfwng Covid-19, wedi comisiynu Archwilio Mewnol i roi sicrwydd bod trefniadau ymateb brys y Cyngor yn ddiogel, yn gadarn, yn effeithiol ac yn addas at y diben. Adroddwyd am ganlyniad y gwaith hwn mewn dwy ran a rhoddodd Sicrwydd Rhesymol ar gyfer pob un. Codwyd chwe Mater/Risg a adolygwyd y rhain fis yn ddiweddarach a gwelwyd bod pob un wedi derbyn sylw. (Cyflwynwyd copïau o'r adroddiadau ar wahân i aelodau'r Pwyllgor). Mae'r gwaith a gafodd ei gynnwys yn yr adolygiad o'r ymateb brys yn torri tir newydd i'r graddau nad oes unrhyw wasanaeth Archwilio Mewnol arall gan awdurdodau lleol wedi cynnal adolygiad o'r fath. O ganlyniad mae CIPFA wedi gofyn i Wasanaeth Archwilio Mewnol Ynys Môn lunio astudiaeth achos.

           Esboniodd, oherwydd bod gwasanaethau'n ymwneud yn helaeth ag ymateb i'r argyfwng, fod gwaith i fynd ar ôl camau gweithredu i fynd i'r afael â Materion/Risgiau a godwyd yn flaenorol mewn adroddiadau archwilio wedi'i ohirio o ganlyniad i'r ffaith bod nifer o gamau gweithredu yn hwyr. Mae'r dangosfwrdd 4action yn Atodiad 1 yn dangos, ar 18 Awst, fod 5 o gamau gweithredu Mawr a 6 o gamau gweithredu Cymedrol yn hwyr. Dywedodd ymhellach wrth y Pwyllgor mai dim ond 1 cam gweithredu Mawr sy'n dal yn hwyr ar hyn o bryd a'i fod o fewn Gwasanaeth Dysgu ac yn ymwneud â diffyg monitro lefel cydymffurfio ganolog er mwyn sicrhau bod polisïau a chanllawiau'n cael eu dilyn o ran casglu incwm Ysgolion Cynradd. Hefyd, mae'r camau gweithredu Mawr sy'n weddill wedi gostwng o 19 i 15 gyda chamau gweithredu cymedrol yn dal yn 34.

           Cyfeiriodd at flaenoriaethau'r Gofrestr Risg Gorfforaethol gan gadarnhau bod 50% o'r risgiau yn y gofrestr risg gorfforaethol yn 2019/20 gyda sgôr risg gweddilliol coch neu ambr wedi'u hadolygu (83% dros gyfnod treigl o 17 mis). Bydd yn rhaid gohirio’r 3 risg sy'n weddill y mae angen eu hadolygu i gwblhau'r trosolwg o risgiau coch ac ambr dros gyfnod treigl o 12 mis hyd nes y caiff capasiti ei  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 7.

8.

Archwilio Allanol: Asesiad o Gynaliadwyedd Ariannol - Cyngor Sir Ynys Môn pdf eicon PDF 301 KB

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad yr Archwiliad Allanol a oedd yn ceisio asesu cynaliadwyedd sefyllfa ariannol tymor byr i ganolig y Cyngor fel rhan o astudiaeth eang o gynaliadwyedd ariannol pob un o'r 22 cyngor yng Nghymru i'r Pwyllgor ei ystyried. Canolbwyntiodd yr adroddiad ar strategaeth ariannol pob cyngor yn ogystal ag adolygu dangosyddion ariannol o sefyllfa ariannol pob cyngor mewn perthynas â pherfformiad yn erbyn y gyllideb; cyflawni cynlluniau arbedion; defnyddio cronfeydd wrth gefn, treth y cyngor a benthyca.

 

Cydnabu Mr Alan Hughes, Arweinydd Archwilio, wrth gyflwyno'r adroddiad, er iddo gael ei effeithio gan ddigwyddiadau a bod pandemig Covid-19 wedi achosi iddo gael ei ohirio, fod cynnwys yr adroddiad yn parhau'n berthnasol o safbwynt nodi egwyddorion sylfaenol rheolaeth ariannol gyhoeddus dda. Cyfeiriodd at gasgliadau cyffredinol yr adroddiad fel y nodir isod ac arweiniodd y Pwyllgor drwy gorff yr adroddiad manwl gan amlygu’r canfyddiadau a oedd yn sail i'r casgliadau hynny 

 

           Yn gyffredinol, canfuwyd nad yw parhau i gyllido arbedion heb eu gwireddu a gorwariant ar ddiwedd y flwyddyn o gronfeydd cyffredinol wrth gefn yn gynaliadwy; mae angen i'r Cyngor ddatblygu strategaeth ariannol fwy cynaliadwy i ddarparu gwasanaethau o fewn y cyllid sydd ar gael gan adeiladu cronfeydd wrth gefn y gellir eu defnyddio i wella ei wydnwch. Daethpwyd i'r casgliad hwn oherwydd -

           Fod y Cyngor wedi wynebu gorwariant cyffredinol yn ystod y blynyddoedd diwethaf a’i fod yn neilltuo adnoddau ychwanegol sylweddol i ariannu'r pwysau cynyddol mewn gwasanaethau allweddol.

           Mae gan y Cyngor hanes o gyflawni elfen sylweddol o arbedion wedi’u cynllunio, ond mae arbedion heb eu cyflawni yn creu pwysau ariannol ychwanegol; mae'r Cyngor yn debygol o ganfod bod adnabod a chyflawni arbedion yn her gynyddol yn y dyfodol.

           Nid yw defnydd parhaus y Cyngor o gronfeydd wrth gefn i ariannu diffygion ar ddiwedd y flwyddyn a gwariant refeniw wedi’i gynllunio yn gynaliadwy.

           Mae cyfraddau casglu Treth y Cyngor wedi aros yn sefydlog ac mae treth y cyngor fel cyfran o incwm y Cyngor wedi cynyddu dros y degawd diwethaf; ac

           Nid oes gan y Cyngor unrhyw brosiectau â ffocws masnachol llwyr a bydd lefelau benthyca ar y cyfan yn cynyddu.

 

Ymatebodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 15 i ganfyddiadau'r adroddiad gan dynnu sylw at y ffaith bod newidiadau'n digwydd mewn blwyddyn arferol ond bod graddau’r newidiadau a achoswyd gan Covid 19 wedi cael effaith sylweddol ar gyllid y Cyngor. Er gwaethaf hynny, ni fu angen defnyddio cronfeydd wrth gefn y Cyngor i gydbwyso cyllideb 2019/20 ac o ganlyniad, mae lefel y balansau cyffredinol bellach yn agosáu at y targed o 5% o'r gyllideb refeniw net fel y cytunwyd arni gan y Cyngor. Mae'n anodd rhagweld sut y bydd blwyddyn ariannol 2020/21 yn datblygu - gyda llai o incwm a chostau ychwanegol gallai'r Awdurdod wynebu gorwariant o £2m i £3m yn dibynnu ar ba mor gyflym y codir cyfyngiadau a graddau'r cymorth ariannol ychwanegol y gall Llywodraeth Cymru ei ddarparu. Yn y tymor hir, bydd sefyllfa ariannol y Cyngor yn cael ei dylanwadu gan  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 8.

9.

Archwilio Allanol: Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol: Archwiliad o'r Trefniadau Atal ac Ymyrryd yn Gynnar i Sicrhau bod Plant yn Ddiogel ac yn cael Cefnogaeth - CSYM pdf eicon PDF 380 KB

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad yr Archwiliad Allanol ar ganfyddiadau ei archwiliad o'r graddau y mae'r Cyngor yn gweithredu yn unol â'r egwyddor datblygu cynaliadwy wrth lunio trefniadau atal ac ymyrryd yn gynnar i sicrhau bod plant yn ddiogel ac yn cael cefnogaeth i'r Pwyllgor eu hystyried.

 

Adroddodd Mr Alan Hughes, Arweinydd Archwilio, yn unol â Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol, ei bod yn statudol ofynnol i Archwilydd Cyffredinol Cymru archwilio cyrff cyhoeddus i asesu i ba raddau y maent wedi gweithredu yn unol â'r egwyddor datblygu cynaliadwy wrth bennu eu hamcanion llesiant a chymryd camau i'w cyflawni. Mae'r adroddiad uchod yn nodi canfyddiadau'r Archwiliad Allanol o'i archwiliad o drefniadau atal ac ymyrryd yn gynnar i sicrhau bod plant yn ddiogel ac yn cael cefnogaeth, cam y mae Cyngor Sir Ynys Môn yn ei gymryd i gyflawni ei amcanion lles. Er mwyn gweithredu'n unol â'r egwyddor datblygu cynaliadwy, rhaid i gyrff cyhoeddus ystyried y "pum ffordd o weithio" fel y'u diffinnir yn Neddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 Llywodraeth Cymru, Yr Hanfodion sy'n ymwneud â diogelu'r gallu i ddiwallu anghenion hirdymor; gweithredu i atal problemau rhag digwydd neu waethygu; ystyried integreiddio amcanion llesiant y corff cyhoeddus â'i amcanion eraill neu amcanion cyrff cyhoeddus eraill; gweithredu ar y cyd ag unrhyw unigolyn arall neu wahanol rannau o'r corff ei hun a chynnwys pobl sydd â diddordeb mewn cyflawni'r nodau llesiant gan sicrhau bod y bobl hynny'n adlewyrchu’r ardal y mae'r corff yn ei gwasanaethu yn ei holl amrywiaeth.

 

Canfu’r adroddiad fod

 

           Y Cyngor wedi ystyried a chymhwyso'r egwyddor datblygu cynaliadwy wrth ddatblygu trefniadau atal ac ymyrryd yn gynnar i sicrhau bod plant yn ddiogel ac yn cael cefnogaeth, ond mae cyfleoedd i ymgorffori ymhellach y pum ffordd o weithio.

           Mae'r Cyngor wedi ceisio cynllunio’r gwasanaethau gyda'r nod o annog unigolion i ymgysylltu â gwasanaethau'n gynnar er mwyn lleihau'r galw tymor hir a'r angen am lefelau uwch o ymyrraeth, ond nid yw'n glir a yw'r cyllid yn gynaliadwy yn y tymor hir.

           Mae'r Cyngor wedi ceisio deall y ffactorau sy'n effeithio ar blant ond mae angen iddo barhau i ddadansoddi data ymhellach er mwyn deall gwraidd y broblem a llywio ei weithgareddau ataliol.

           Mae'r Cyngor wedi ystyried sut mae’r cam wedi cyfrannu at ei amcanion llesiant ond gall gwybodaeth ehangach am y diffiniad o integreiddio o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol helpu i sicrhau manteision gweithredol.

           Mae'r Cyngor wedi cymryd camau i gydweithredu â phartneriaid ac adlewyrchu anghenion a dymuniadau cymunedau lleol, ond gallai wella'r ffordd y mae'n adolygu effeithiolrwydd y cydweithredu.

           Mae'r Cyngor wedi cynnwys rhanddeiliaid wrth lunio'r gwasanaeth ond mae angen iddo adolygu effeithiolrwydd ei ddull gweithredu er mwyn nodi arfer da a gweld a oes gwersi i'w dysgu.

 

Ymhelaethodd Mr Alan Hughes ar y cryfderau a nodwyd o dan bob un o'r prif ganfyddiadau uchod ynghyd â'r cyfleoedd i wella. Ar ôl i'r gwaith maes  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 9.

10.

Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 2019/20 pdf eicon PDF 313 KB

Cyflwyno adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor.

Cofnodion:

Cyflwynwyd Adroddiad Blynyddol Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn cynnwys manylion gweithgareddau'r Pwyllgor yn ystod 2019/20 i'w gymeradwyo gan y Pwyllgor.

 

Wrth gymeradwyo'r Adroddiad Blynyddol diolchodd y Cadeirydd i'r Pennaeth Archwilio a Risg am lunio'r adroddiad ac am ei chefnogaeth hi a'i thîm yn ystod y flwyddyn.

 

Penderfynwyd cymeradwyo adroddiad blynyddol y pwyllgor archwilio a llywodraethu ar gyfer 2019/20 cyn ei gyflwyno i gyfarfod y cyngor llawn ar 8 Medi, 2020.