Rhaglen, Penderfyniadau a Chofnodion.

Cyfarfod Rhithiol (Ar hyn o bryd, nid oes modd i'r cyhoedd fynychu'r cyfarfod), Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu
Dydd Mawrth, 21ain Gorffennaf, 2020 2.00 o'r gloch

Lleoliad: Cyfarfod Rhithiol

Cyswllt: Ann Holmes 01248 752518 

Eitemau
Rhif. Eitem

Croesawodd y Cadeirydd bawb oedd yn bresennol yn y cyfarfod rhithwir hwn o'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ac, yn dilyn hynny, gwnaed cyflwyniadau a nodwyd yr ymddiheuriad

1.

Datganiad o Ddiddordeb

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem of fusnes.

 

Cofnodion:

Ni dderbyniwyd datganiad o ddiddordeb.

2.

Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol pdf eicon PDF 290 KB

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 11 Chwefror, 2020.

 

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraeth a gynhaliwyd 11 Chwefror, 2020 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

 

Yn codi o’r cofnodion

 

Gofynnodd y Pwyllgor pa bryd y byddai adroddiad Archwilio Cymru ar gynaliadwyedd ariannol y Cyngor ar gael. Roedd hwn yn un o 22 asesiad o'r fath o awdurdodau lleol yng Nghymru a gynhelid gan Archwilio Cymru. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 y derbyniwyd drafft cyntaf yr adroddiad er mwyn dilysu’r ffeithiau ddiwedd mis Ionawr / dechrau mis Chwefror ac yna derbyniwyd ail fersiwn wedi'i diweddaru i adlewyrchu'r sylwadau a wnaed tua diwedd mis Mawrth, 2020 ar ddechrau cyfnod y cyfyngiadau symud. Wedi hynny, fe'i rhoddwyd i’r naill ochr wrth i'r Cyngor symud i ymateb i argyfwng pandemig Covid-19 oedd yn dod i'r amlwg. Cadarnhaodd y Swyddog fod yr ail ddrafft wedi'i glirio i'w dderbyn yr wythnos diwethaf ac y rhagwelwyd y câi’r adroddiad ffurfiol ei gyhoeddi'n derfynol yn y dyfodol agos. O ran sylwedd, daeth digwyddiadau ar warthau’r adroddiad, oedd yn fwy ymgynghorol ei natur ac yn cymharu arfer a dull awdurdodau lleol a newidiodd y sefyllfa’n sylweddol ers cyhoeddi'r fersiwn ddrafft. Un o'r pwyntiau a godwyd mewn perthynas â Chyngor Ynys Môn oedd lefel ei gronfeydd wrth gefn ariannol, yr oedd disgwyl iddi ar y pryd ostwng ymhellach ond a oedd, ers hynny, wedi gwella, fel y mae'r Datganiad Cyfrifon yn tystio iddo. Yn ogystal, nodwyd diffyg incwm masnachol y Cyngor, er y cydnabuwyd bod y cyfleoedd oedd ar gael i'r Cyngor i greu incwm o'r fath yn gyfyngedig o gymharu â chynghorau mwy mewn ardaloedd trefol. Dywedodd y Swyddog, o gofio’r sefyllfa yr oedd cynghorau bellach yn eu cael eu hunain ynddi, gallai’r ffaith nad oedd Cyngor yn Ynys Môn yn ddibynnol ar incwm masnachol am ei les ariannol fod yn fantais, gan fod y ffrydiau incwm hynny wedi lleihau’n fawr yn sgil argyfwng Covid -19. Fodd bynnag, roedd yn debygol y byddai pandemig Covid-19 yn cael effaith ariannol ar y Cyngor gan gynnwys colli incwm.

3.

Adroddiad Blynyddol ar Reoli'r Trysorlys 2019/20 pdf eicon PDF 333 KB

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151.

 

 

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 15 yn ymgorffori'r Adolygiad ar Reoli’r Trysorlys am 2019/20, i'r Pwyllgor ei ystyried. Rhoes yr adolygiad grynodeb o weithgareddau trysorlys y Cyngor yn ystod blwyddyn ariannol 2019/20 gan gynnwys ei ddull o fenthyca a buddsoddi.

 

Tynnodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 sylw at yr isod –

 

           Y cyd-destun allanol a'r ffactorau ehangach oedd wedi dylanwadu ar benderfyniadau o ran rheoli’r trysorlys, gan gynnwys cyflwr economi'r Deyrnas Unedig; perfformiad cyfradd llog yn ystod y flwyddyn; yr ansicrwydd parhaus ynghylch Brexit - yn enwedig Brexit heb gytundeb - ac effaith Covid-19.

           Roedd y ffactorau mewnol fel a ganlyn:

 

           Perfformiad gwariant cyfalaf - roedd y tabl yn 3.1 yn dangos y gwir wariant cyfalaf a sut yr ariannwyd hyn. Roedd gwariant cyfalaf gwirioneddol y Gronfa Gyffredinol a ariannwyd trwy fenthyca yn £2m yn erbyn rhagamcan o £7m ar ddechrau'r flwyddyn. Y prif reswm am y tanwariant oedd y tanwariant mawr ar y prosiectau fel y'u rhestrwyd ac, yn benodol, y £4.547m a danwariwyd ar raglen Ysgolion yr 21ain Ganrif gafodd ei ohirio yn sgil rhagor o ymgynghori ar y cynlluniau yn ardal Llangefni.

           Cronfeydd wrth gefn a balansau arian parod - roedd balansau arian parod y Cyngor yn cynnwys adnoddau refeniw a chyfalaf ac arian y llif arian. Nodwyd adnoddau arian craidd y Cyngor yn y tabl yn 3.2 yr adroddiad ac roeddynt yn cynnwys Cronfa Wrth Gefn Gyffredinol y Cyngor a gynyddodd o £5.912m ar 31 Mawrth, 2019 i £7.060m ar 31 Mawrth, 2020. Cyfanswm cronfeydd wrth gefn a darpariaethau defnyddiadwy'r Cyngor oedd £31.124m ar 31 Mawrth, 2020 (o'i gymharu â £ 30.078m ar 31 Mawrth, 2019).

           Benthyciadau a gymerodd y Cyngor - ym mis Mawrth, 2020, cymerodd y Cyngor un benthyciad tymor byr gyda'r Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus i ariannu gwariant cyfalaf a gynlluniwyd hyd ddiwedd y flwyddyn ariannol. Ar 18 Mawrth, 2020, cymerodd y Cyngor fenthyciad o £10m (heb ei gynllunio ar ddechrau'r flwyddyn) gyda chyfradd llog o 2.05% i sicrhau bod ganddo ddigon o arian parod yn y banc yn mynd i mewn i argyfwng Covid 19, yn wyneb yr ansicrwydd ynghylch y cyfnod hwnnw.

           Benthyca gros a'r Gofyniad Cyllido Cyfalaf (GCC) – roedd y benthyciad gros o £139.2m ar 31 Mawrth, 2020, yn uwch na'r GCC ar 31 Mawrth, 2019 ond roedd o fewn y GCC a ragwelwyd am y ddwy flynedd ganlynol (cyfeirir at hyn yn nhabl 3.3.1). Roedd y sefyllfa ar ddiwedd y flwyddyn wedi rhagori ar y GCC oherwydd y benthyciad o £10m a gymerwyd ym mis Mawrth, 2020. Hefyd, roedd y pandemig byd-eang wedi golygu bod gwariant cyfalaf ym mis olaf y flwyddyn yn llai na'r disgwyl gan arwain at fenthyciad allanol oedd yn fwy na'r CGG. Roedd hyn am y tymor byr gan y byddai lefel y benthyca allanol yn syrthio’n is na'r CGG yn 2020/21, wrth i fenthyciadau allanol gael eu had-dalu a mynd i wariant cyfalaf.

           Benthyca mewnol - ar ddechrau'r flwyddyn,  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

4.

Datganiad o'r Cyfrifon Drafft 2019/20 pdf eicon PDF 15 MB

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 oedd yn ymgorffori Datganiad cyn-archwiliad drafft y Cyfrifon am flwyddyn ariannol 2019/20 ynghyd â'r Datganiad Llywodraethu drafft am 2019/20, i’r Pwyllgor eu hystyried.

 

Cyn cyflwyno’r Datganiad Cyfrifon draft, diolchodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 i dîm Cyfrifon y Gwasanaeth Cyllid am eu gwaith yn cwblhau'r cyfrifon drafft yn llwyddiannus, yn unol â'r dyddiad cau statudol a ddygwyd ymlaen, ers y llynedd, i’r 15fed o Fehefin. Roedd tasg eleni yn arbennig o anodd oherwydd amgylchiadau gyda mwyafrif y staff yn gweithio o bell o'u cartrefi oherwydd y pandemig, yn ogystal â chyfrannu at ymateb argyfwng Covid-19. Roedd y Datganiad Cyfrifon wedi'i baratoi a'i nodi yn unol â rheoliadau ac arferion cyfrifyddu ac fe'i cynhyrchid yn flynyddol i roi gwybodaeth am gyllid y Cyngor a sut roedd yn gwario arian cyhoeddus i etholwyr, trethdalwyr lleol, Aelodau'r Cyngor, gweithwyr a phartïon eraill â diddordeb. Roedd y Datganiad yn ddogfen hir a chymhleth, yn nodi gwybodaeth am berfformiad ariannol y Cyngor mewn ffordd a ragnodid gan reoliadau cyfrifyddu ac, er gwaethaf tynnu sylw CIPFA at y ffaith bod angen ei symleiddio, roedd y fformat wedi aros yr un fath â'r llynedd.

 

Cyfeiriodd y Swyddog at yr Adroddiad Naratif Esboniadol a gyflwynai wybodaeth gefndirol am Gyngor Sir Ynys Môn a gosod ei berfformiad ariannol yng nghyd-destun cyflawniadau, materion, heriau a risgiau allweddol y flwyddyn. Yn 2019/20, nododd y Cyngor danwariant o £0.308k yn erbyn gweithgaredd a gynlluniwyd o £135.210m (cyllideb net) a chyflawnodd £2.205m o arbedion. Roedd y tabl yn 3.4.1 yn adlewyrchu'r gyllideb derfynol ar gyfer 2019/20 ac incwm a gwariant gwirioneddol yn ei herbyn. Golygodd effaith y tanwariant bod y Cyngor wedi cynyddu ei gronfeydd wrth gefn cyffredinol o £0.308k i £7.060m sef 4.9% o'i gyllideb refeniw net am 2020/21. Tanwariodd y Gyllideb Gyfalaf yn ystod y flwyddyn gyda chyfanswm y gwariant yn £30.015m yn erbyn cyfanswm y Gyllideb Gyfalaf o £43.907m ar gyfer 2019/20. Mae'r prif ddatganiadau ariannol dilynol yn cynnwys yr isod –

 

           Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr (tudalen 21 y cyfrifon) - yn dangos cost darparu gwasanaethau'r Awdurdod yn ystod y flwyddyn, yn unol ag arferion cyfrifyddu yn hytrach na'r swm i'w ariannu o drethiant, a dyna pam y ffigur - gwarged o £ 28.161m. Roedd y swm y gellid ei godi ar y dreth gyngor yn gofyn am nifer o addasiadau a eglurid yn Nodyn 1a (Nodyn ar Ddadansoddiad Gwariant a Chyllid 2019/20) a Nodyn 7 (Addasiadau rhwng sail cyfrifyddu a sail ariannu dan reoliadau). Roedd CIES hefyd yn dangos enillion neu golledion o ran asedau a rhwymedigaethau'r awdurdod, gan gynnwys atebolrwydd pensiwn a newidiadau o ganlyniad i ailbrisio asedau.

           Crynodeb o'r Symudiadau yng Nghronfeydd wrth Gefn y Cyngor (tudalen 23 y cyfrifon) – oedd yn dangos y symudiad yn y flwyddyn ar y gwahanol gronfeydd wrth gefn oedd gan y Cyngor ac a ddadansoddwyd rhwng cronfeydd wrth gefn y gellid eu defnyddio ac na ellid eu defnyddio. Roedd Balans Cronfa Gyffredinol y Cyngor  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

5.

Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2019/20 pdf eicon PDF 637 KB

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

 

Cofnodion:

Cyflwynwyd Adroddiad Blynyddol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2019/20 i'r Pwyllgor ei ystyried. Amlinellodd yr adroddiad y gwaith Archwilio Mewnol a wnaed yn ystod y flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth, 2020 ac, yn seiliedig ar hyn, rhoes y Pennaeth Archwilio a Risg ei barn gyffredinol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu a gwaith trin a rheoli’r Cyngor yn ystod y flwyddyn oedd, hefyd, yn llywio Datganiad Llywodraethu Blynyddol y Cyngor.

 

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod Pennaeth Archwilio Ynys Môn h.y. y Pennaeth Archwilio a Risg, am y 12 mis a ddaeth i ben 31 Mawrth, 2020, o'r farn bod gan y sefydliad fframwaith digonol ac effeithiol i reoli risg, llywodraethu a rheoli’n fewnol. Er nad oedd y Pennaeth Archwilio a Risg yn credu bod yna unrhyw feysydd oedd yn peri pryder sylweddol, roedd angen cyflwyno neu wella rheolaethau mewnol mewn rhai meysydd i sicrhau y câi amcanion eu cyflawni, a châi’r rhain eu monitro. Nid oedd amodau i’r farn hon.

 

Dywedodd y Swyddog y daethpwyd i'r farn uchod yn seiliedig ar y gwaith a'r gweithgareddau a wnaed gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn, yn benodol gan gyfeirio at yr isod –

 

           Yn ystod 2019/20, adolygodd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol 50% o'r risgiau yn y gofrestr risg gorfforaethol gyda sgôr risg weddilliol goch neu ambr (83% dros gyfnod treigl o 17 mis) (cyfeirir at hyn yn Atodiad A) a gallai roi sicrwydd Rhesymol bod y Cyngor i bob pwrpas yn rheoli pob un ond un o'r risgiau a adolygwyd. Daeth yr adolygiad o Wydnwch TG i ben tua diwedd 2019/20 gan roi sgôr sicrwydd Cyfyngedig ac roedd yr Uwch-dîm Arweinyddiaeth wedi rhoi sylw i hyn.

           O'r cyfanswm o 21 archwiliad a gwblhawyd yn ystod 2019/20, dyfarnwyd sicrwydd sylweddol i chwech am y trefniadau ar gyfer llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol, gyda dim risg / mater arwyddocaol na pherthnasol wedi’u nodi o gymharu â thri achos yn 2018/19. Yn sgil tri ar ddeg o adolygiadau, cafwyd sgôr sicrwydd rhesymol (14 yn 2018/19). Fel yn y flwyddyn flaenorol, cafodd dau archwiliad sgôr sicrwydd Cyfyngedig. Roedd dau adroddiad yn parhau i fod â sicrwydd cyfyngedig ar ôl gwaith dilyn i fyny a byddent yn parhau i gael eu hadolygu i fonitro gweithrediad y risgiau a godwyd.

           Ni dderbyniodd unrhyw archwiliadau “Dim” sicrwydd ac ni chodwyd unrhyw faterion / risgiau Critigol (coch) yn ystod y flwyddyn. Nid oedd unrhyw faterion / risgiau coch yn disgwyl sylw.

           Lle'r oedd Archwilio Mewnol wedi nodi materion / risgiau, roedd y Rheolwyr wedi’u derbyn i gyd.

           Yn ystod 2019/20, canfu Archwilio Mewnol fod uwch-reolwyr yn y Cyngor yn gefnogol o'r materion a godwyd ac yn ymatebol iddynt.

           Ni ystyriwyd bod unrhyw faterion o risg nac effaith sylweddol uchel i gyfiawnhau eu cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol

 

O ran perfformiad, roedd gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol raglen sicrhau ansawdd a gwella yn ei le i sicrhau gwelliant parhaus. Roedd y Gwasanaeth wedi perfformio'n dda  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

6.

Archwilio Allanol - Cynllun Archwilio Drafft 2019/20 pdf eicon PDF 611 KB

Cyflwyno adroddiad gan Archwilio Allanol.

Cofnodion:

Cyflwynwyd yr adroddiad Archwilio Allanol yn ymgorffori'r Cynllun Archwilio arfaethedig ar gyfer blwyddyn archwilio 2019/20, i'r Pwyllgor ei ystyried. Nodai’r Cynllun y gwaith y bwriadwyd ei wneud mewn perthynas â'r archwiliad ariannol a materion yn ymwneud ag ef, ynghyd ag amlinelliad o'r rhaglen archwilio perfformiad ac amserlen ar gyfer cwblhau’r gwaith archwilio allanol yn yr Awdurdod, ac adrodd arno. Ynghlwm wrth y Cynllun drafft roedd dau lythyr atodol - un dyddiedig Ebrill, 2020 oedd yn amlinellu materion posib o ran y cyfrifon a'r broses archwilio ariannol a'r amserlen o ganlyniad i argyfwng Covid 19 a'r llall, dyddiedig Mehefin, 2020, a roddai’r sefyllfa ddiweddaraf o ran rhaglen waith archwilio perfformiad ar gyfer 2020/21 a’r amserlen yn sgil Covid-19.

 

Cyfeiriodd Mr Alan Hughes, Arweinydd Archwilio at –

 

           Asesu'r risgiau archwilio ariannol fel y'u nodwyd yn Arddangosyn 1 y Cynllun drafft ac eglurodd fod y risgiau a amlinellwyd ynddo yn gyffredin i bob corff cyhoeddus a gâi ei archwilio. Ar adeg ysgrifennu’r Cynllun drafft, roedd y Cynllun yn rhagweld y gallai argyfwng cenedlaethol Covid-19 arwain at oedi sylweddol wrth baratoi a chyhoeddi cyfrifon a dyna pam iddo gael ei gynnwys fel risg. Roedd y sefyllfa wedi dod yn gliriach yn y cyfnod ers hynny, gyda'r Awdurdod yn llwyddo i gwblhau'r cyfrifon drafft mewn pryd. Roedd yr archwiliad ariannol bellach yn ei drydedd wythnos ac yn mynd rhagddo gan olygu na wireddwyd y risg o ran oedi cyn cyhoeddi'r cyfrifon drafft yn achos Ynys Môn. O ran meysydd eraill y rhoes archwilio sylw iddynt, byddai’r archwilwyr yn adolygu effaith dyfarniad McCloud mewn cysylltiad â'r ddarpariaeth a wnaed ar gyfer rhwymedigaethau pensiwn.

           Y rhaglen waith archwilio perfformiad a chadarnhau y câi'r archwiliad a gynlluniwyd dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol a ganolbwyntiai ar y themaatalei ohirio gydag adolygiad o drefniadau adfer lleol a rhanbarthol yn cymryd ei le. Roedd Archwilio Allanol hefyd yn bwriadu trafod gyda'r Uwch-dîm Arweinyddiaeth a oedd y darn gwaith ar gynllunio a chyflawni arbedion yn un yr oedd yn credu a fyddai o fudd i'r Cyngor neu a fyddai’n fwy cynhyrchiol cyfeirio'r sylw i gyfeiriad arall. Roedd yr adroddiad ar asesu cynaliadwyedd ariannol y Cyngor bellach wedi'i gwblhau a châi ei gyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Medi. Er bod amgylchiadau wedi newid yn sylweddol ers comisiynu'r adroddiad, roedd yn cynnwys egwyddorion cyffredinol pwysig ar gyfer sicrhau cynaliadwyedd ariannol yr awdurdod lleol.

 

Wrth dderbyn yr adroddiad, nododd y Pwyllgor yr anghysondeb rhwng y ffigur £427k yng nghyfrifon drafft 2019/20 ar gyfer ffioedd oedd yn daladwy i Swyddfa Archwilio Cymru a'r ffigur gwirioneddol o £362k yng Nghynllun Archwilio drafft yr Archwiliad Allanol a gofyn am eglurhad. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 y byddai'n holi Mr Alan Hughes am yr amrywiant ac yn adrodd yn ôl i'r Pwyllgor.

 

Penderfynwyd nodi a derbyn Cynllun Archwilio Drafft yr Archwiliad Allanol am flwyddyn archwilio 2019/20.

 

CAM  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.