Rhaglen, Penderfyniadau a Chofnodion.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan Aelod neu Swyddog mewn perthynas ag unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb.

Dim materion brys ar adeg anfon allan y rhaglen hon.

Dim i’w adrodd.

Cyflwyno i’w cadarnhau, gofnodion drafft y cyfarfod o’r Pwyllgor Gwaith a gynhaliwyd ar 17 Medi 2018.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Gwaith ar 17 Medi, 2018 i’w cadarnhau.

Penderfynwyd cadarnhau cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Gwaith a gynhaliwyd ar 17 Medi, 2018 fel rhai cywir.

Cyflwyno er gwybodaeth, cofnodion drafft y Panel Rhiant Corfforaethol a gynhaliwyd ar 10 Medi 2018.

Cyflwynwyd cofnodion drafft cyfarfod y Panel Rhiant Corfforaethol a gynhaliwyd ar 10 Medi, 2018 i’w mabwysiadu.

Penderfynwyd mabwysiadu cofnodion drafft y Panel Rhiant Corfforaethol a gynhaliwyd ar 10 Medi, 2018.

Cyflwyno adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd.  

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn ymgorffori Blaenraglen Waith y Pwyllgor Gwaith ar gyfer y cyfnod rhwng mis Tachwedd, 2018 a mis Mehefin, 2019 er ystyriaeth gan y Pwyllgor Gwaith.

Adroddodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd fel a ganlyn -

•  Fod eitem 8 (Prosiect Rhwydwaith Ffeibr Llawn Lleol (LFFN)) yn newydd i’r Flaenraglen a bydd yn cael ei hystyried gan y Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod ar 26 Tachwedd, 2018.

•  Ers cyhoeddi’r adroddiad mae’r Gwasanaethau Plant wedi gwneud cais i’r Pwyllgor Gwaith ystyried dwy eitem yn ei gyfarfod ar 17 Rhagfyr, 2018 yn ymwneud â Cartrefi Grŵp Bach – Opsiynau Gofal ar gyfer y Dyfodol a phecynnau Maethu ar gyfer Gofalwyr Maeth.

Penderfynwyd cadarnhau Blaenraglen Waith wedi ei diweddaru y Pwyllgor Gwaith am y cyfnod Tachwedd, 2018 i Fehefin, 2019 gyda’r newidiadau a amlinellwyd yn y cyfarfod.

Cyflwyno adroddiad ar y cyd gan y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 a’r Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro. 

Cyflwynwyd, er ystyriaeth gan y Pwyllgor Gwaith, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn ymgorffori Cylch Gorchwyl diwygiedig y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu.

Adroddodd yr Aelod Portffolio Cyllid ei bod yn arfer dda i bwyllgorau adolygu eu cylch gorchwyl er mwyn sicrhau eu bod yn briodol – adolygwyd cylch gorchwyl y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ddiwethaf ym mis Mai, 2015. Ym mis Mai, 2018 bu i’r Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA) adolygu a diweddaru ei ganllawiau er mwyn cymryd i ystyriaeth y newidiadau mewn deddfwriaeth a datblygiadau proffesiynol sydd wedi effeithio ar y sector cyhoeddus. Mae’r canllawiau newydd yn diweddaru swyddogaethau craidd y pwyllgor archwilio mewn perthynas â llywodraethu, rheoli risg, rheolaeth fewnol ac yn diweddaru swyddogaeth y pwyllgor archwilio mewn perthynas ag atal twyll er mwyn adlewyrchu’r Côd Ymarfer ar gyfer Rheoli’r Risg o Dwyll a Llygredigaeth. Roedd aelodau’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn bresennol mewn gweithdy i drafod y canllawiau diwygiedig a gynhaliwyd ar 13 Mehefin, 2018 ac maent wedi cymeradwyo’r Cylch Gorchwyl diwygiedig.

Eglurodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod canllawiau CIPFA wedi eu hymgorffori yn eu cyfanrwydd yn y cylch gorchwyl newydd ac eithrio’r gofyniad i’r Cyngor Llawn gymeradwyo penodi aelodau lleyg y Pwyllgor. Ar hyn o bryd y Pwyllgor Archwilio a Llywodraeth sy’n gyfrifol am hynny ac argymhellir bod y drefn honno’n parhau gan fod risg, oherwydd amserlen pwyllgorau, y byddai disgwyl am gyfarfod o’r Cyngor Llawn i benodi aelodau lleyg yn golygu na fyddai modd i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu gyfarfod a gallai hynny olygu na fyddai modd cymeradwyo'r datganiad cyfrifon drafft o fewn y terfynau amser.

Roedd y Pwyllgor gwaith yn cefnogi’r cynnig i barhau â’r drefn lle mae Aelodau Lleyg yn cael eu penodi gan y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu; cadarnhaodd y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro bod y cynnig yn dderbyniol o safbwynt cyfreithiol.

Penderfynwyd argymell i’r Cyngor Llawn ei fod yn mabwysiadu Cylch Gorchwyl drafft newydd y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu.

Cyflwyno adroddiad gan y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro. 

Cyflwynwyd, er ystyriaeth gan y Pwyllgor Gwaith, adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro yn ymgorffori newidiadau i’r Côd Ymddygiad i Swyddogion a’r Canllawiau Lleol ar y Côd Ymddygid i Swyddogion.

Adroddodd y Cadeirydd fod y Côd Ymddygiad a Chanllawiau presennol wedi cael eu diwygio mewn ymateb i argymhellion yr Adroddiad Archwilio Mewnol ar Ddiwylliant Moesegol ac mae’r dyfyniad perthnasol o’r adroddiad hwnnw wedi ei gynnwys yn Atodiad 1 yr adroddiad. Diweddarwyd y Côd Ymddygiad ei hun er mwyn cydymffurfio â deddfwriaeth ac mae’r newidiadau yn cael eu dangos yn Atodiad 2. Diweddarwyd y canllawiau er mwyn eu gwneud yn haws eu defnyddio ac ymgorffori’r gofynion deddfwriaethol newydd ac mae copi o’r ddogfen yn Atodiad 3.

Ymgynghorwyd ar y Côd Ymddygiad a’r Canllawiau gyda’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth, y Penaethiaid Gwasanaeth a’r Pennaeth Archwilio a Risg; diwygiwyd y canllawiau gwreiddiol er mwyn ymgorffori sylwadau a wnaed yn ystod yr ymgynghoriad hwnnw. Os bydd y Cyngor yn cymeradwyo’r Côd a’r Canllawiau byddant yn cael eu cyhoeddi ar Borth Polisi’r Cyngor ac yn cael eu cynnwys yn y drefn Derbyn Polisïau Corfforaethol ble mae’n ofynnol i swyddogion glicio i dderbyn ac ateb cwestiynau ynglŷn â’r dogfennau diwygiedig.

Penderfynwyd argymell bod y Cyngor Llawn yn -

•  Mabwysiadu’r Côd Ymddygiad i Swyddogion sydd wedi ei gynnwys Atodiad 2 yr adroddiad.

•  Mabwysiadu’r Canllawiau Lleol i’r Côd Ymddygiad Swyddogion sydd wedi ei gynnwys yn Atodiad 3 yr adroddiad.

•  Awdurdodi’r Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro i wneud y newidiadau angenrheidiol i’r Cyfansoddiad, yn cynnwys unrhyw newidiadau dilynol, er mwyn adlewyrchu’r ffaith fod Atodiadau 2 a 3 wedi cael eu mabwysiadu.

Cyflwyno adroddiad gan Bennaeth Dros Dro y Gwasanaethau Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo. 

Cyflwynwyd, er ystyriaeth, adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth Dros Dro (Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo) yn gofyn i’r Pwyllgor Gwaith gymeradwyo dyrannu £85k o gyllid cyfalaf i’r Gwasanaeth Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo er mwyn cwrdd â’r gost o drwsio wal atal llifogydd tu ôl i Glandwr, Llangefni. Roedd y gymuned yn teimlo’n gryf bod angen cymryd camau brys cyn gaeaf 2018. Yn dilyn hynny, trefnodd CNC fod yr afon yn cael ei glanhau a gwaith modelu llifogydd yn cael ei wneud. Fodd bynnag, nodwyd ar y pryd nad oedd modd cadarnhau pryd fyddai unrhyw waith yn deillio o’r broses fodelu yn cael ei wneud.

Dywedodd yr Aelod Portffolio bod y Cyngor wedi archwilio’r asedau hynny o’i eiddo yn Llangefni fyddai’n gallu gwneud gwahaniaeth petai digwyddiad tebyg o law eithafol ar y raddfa a gafwyd ym mis Tachwedd 2017 yn digwydd eto ac adnabuwyd rhan o wal derfyn, ym mherchnogaeth y Cyngor, ger Afon Cefni a thu cefn i Deras Glandwr. Roedd y wal wedi decharu dymchwel mewn rhai mannau ac ystyriwyd y byddai trwsio’r wal hon yn lleihau’r perygl o lifogydd yn Nheras Glandwr ac yn lleihau’r perygl o ddŵr llifogydd lifo ar hyd Ffordd Glandwr ac i Stryd yr Eglwys. Y dewis arall yn hytrach na thrwsio’r wal fyddai disgwyl i CNC gwblhau’r gwaith modelu llifogydd ond mae perygl y byddai eiddo a busnesau yng nghanol y dref yn cael eu heffeithio gan lifogydd eto yn y cyfamser. Mae rhai preswylwyr yn dal i gael eu heffeithio gan y difrod a achoswyd o ganlyniad i lifogydd mis Tachwedd 2017 ac nid yw rhai busnesau wedi ailagor. Byddai oedi cyn gwneud y gwaith yn creu risg o lifogydd pellach ac yn niweidio enw da’r Awdurdod.

Roedd y Pwyllgor Gwaith yn cefnogi’r cais am gyllid cyfalaf ar yr amod bod sicrwydd yn cael ei roi fod yr arian ar gael.

Cadarnhaodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 bod disgwyl y bydd tanwariant yn y gyllideb gyfalaf erbyn diwedd y flwyddyn a bod modd felly dyrannu £85k o’r arian cyfalaf sy’n weddill i’r cynllun hwn.

Yn ogystal, roedd y Pwyllgor Gwaith yn cydnabod y gwaith a wnaethpwyd gan y Gwasanaeth Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo mewn ymateb i’r llifogydd a’r difrod a gafwyd yn Llangefni ac mewn ardaloedd eraill ar yr Ynys a gafodd eu heffeithio gan y llifogydd ym mis Tachwedd 2017.

Penderfynwyd bod y Gwasanaeth Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo yn derbyn £85k o gyllid cyfalaf er mwyn cwrdd â chost gwaith atgyweirio wal atal llifogydd tu cefn i Glandwr, Llangefni.

Cyflwyno adroddiad gan Bennaeth Dros Dro y Gwasanaethau Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo. 

Cyflwynwyd, er ystyriaeth gan y Pwyllgor Gwaith, adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo) yn gofyn i’r Pwyllgor Gwaith gymeradwyo penodi Rheolwr Prosiect dros dro hyd at 31 Mawrth, 2021.

Adroddodd y Deilydd Portffolio Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo fod gan y Cyngor ddyletswydd statudol i gasglu gwastraff, cadw tir perthnasol yn rhydd o sbwriel a chwrdd â thargedau ailgylchu statudol. Cyfanswm cost y gwasanaeth yn 2017/2018 oedd oddeutu £3.8m. Daw’r contract 14 mlynedd presennol gyda Biffa Municipal i ben ar 21 Mawrth 2021 a rhaid datblygu cynlluniau i sicrhau bod opsiynau hyfyw mewn lle pan ddaw’r contract presennol i ben. Bydd y broses o ail-gaffael y contract yn dasg sylweddol ac oherwydd ei faint a’i gymhlethdod bydd angen adnoddau sylweddol i gyflenwi’r prosiect. Fel y gwelir yn adran 2 yr adroddiad, bydd rhaid dwyn ynghyd nifer o arbenigeddau fel rhan o’r broses gaffael er mwyn sicrhau fod gwahanol ffrydiau yn cael eu rheoli a’u gweithredu mewn modd amserol. Barn Swyddogion a’r Uwch Dîm Rheoli yw y dylid penodi Rheolwr Prosiect ar gontract cymharol fyrdymor er mwyn sicrhau bod y prosiect caffael yn cael ei gyflenwi i safon uchel er mwyn sicrhau fod y risgiau’n cael eu lleihau, dyddiadau cau yn cael eu cwrdd a bod y Cyngor yn cael gwerth am arian.

Ystyriodd y Pwyllgor Gwaith y wybodaeth a gyflwynwyd ac, wrth gydnabod maint a chymhlethdod y contract newydd, gwnaed y pwyntiau a ganlyn -

•  Bod rhaid gwneud popeth posib er mwyn sicrhau bod y contract sy’n cael ei gaffael yn addas i bwrpas.

•  Ystyrir bod angen penodi rheolwr prosiect dros dro oherwydd diffyg capasiti o fewn y Cyngor o ganlyniad i doriadau dros nifer o flynyddoedd. Fodd bynnag, nodwyd y bydd y sawl a benodir yn gweithio gyda staff Adain Rheoli Gwastraff y Cyngor fydd yn darparu cyfran helaeth o’r amser, arbenigedd ac adnoddau i gefnogi’r broses gaffael.

•  A fyddai modd ystyried cydweithio gydag awdurdod lleol cyfagos er mwyn rhannu capasiti.

•  A fyddai modd i’r Cyngor ystyried darparu’r gwasanaeth casglu a glanhau gwastraff yn fewnol.

•  Sut fyddai diwrnodau rhydd y Rheolwr Prosiect (1-2 ddiwrnod yr wythnos yn ystod y ddwy flynedd ariannol gyntaf a 3 diwrnod yr wythnos yn ystod y flwyddyn olaf) yn cael eu rhannu rhwng y prosiectau trawsnewid eraill a nodir yn yr adroddiad.

•  A yw’n penodi’r unigolyn iawn sy’n meddu ar yr arbenigedd angenrheidiol i swydd dros dro yn debygol o fod yn anodd.

Dywedodd y Deilydd Portffolio Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo y rhagwelir y bydd y Rheolwr Prosiect dros dro yn ymgymryd â’r tasgau a restrir yn Atodiad 1 yr adroddiad, yn cynnwys cynnal arfarniad o opsiynau er mwyn asesu pa wasanaethau a ddylid eu darparu a sut.

Cyfeiriodd yr Aelod Portffolio at lwybrau recriwtio posib e.e. mae gwaith adeiladu’r cyfleuster adfer ynni, Parc Adfer,  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 9.

Ystyried mabwysiadu’r canlynol:-

“O dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail y gallai olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y'i diffinnir yn Atodlen 12A y Ddeddf a’r Prawf Budd y Cyhoedd fel y cyflwynwyd nhw.”

Ystyriwyd a phenderfynwyd o dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail y gallai olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y'i diffinnir yn Atodlen 12A y Ddeddf a’r Prawf Budd y Cyhoedd fel y'i cyflwynwyd.

Cyflwyno adroddiad gan y Pennaeth Dysgu.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Dysgu yn ymgorffori’r Achos Strategol Amlinellol a’r Achos Busnes Amlinellol (ASA/ABA) ar gyfer ysgol gynradd newydd yn lle Ysgol Bodffordd ac Ysgol Corn Hir i’r Pwyllgor Gwaith ei ystyried a’i gymeradwyo.

Mae’r adroddiad yn amlinellu’r sail strategol, economaidd, masnachol, ariannol a rheolaethol dros greu ysgol newydd yn unol â phroses Achos Busnes Ysgolion yr 21ain Ganrif er mwyn derbyn arian cyfalaf ar gyfer y prosiect.

Adroddodd y Deilydd Portffolio Addysg, Llyfrgelloedd, Diwylliant ac Ieuenctid bod y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol wedi ystyried yr ASA/ABA ar gyfer yr ysgol newydd yn ei gyfarfod ar 24 Hydref, 2018 ac ar ôl gofyn am eglurhad ynglŷn â materion yn ymwneud â diogelwch y briffordd, fforddiadwyedd, telerau contract, amserlen adeiladu a’r gwaith yn rhedeg yn hwyr, bod y Pwyllgor wedi cymeradwyo’r Achos Strategol Amlinellol a’r Achos Busnes Amlinellol ac yn argymell i’r Pwyllgor Gwaith ei fod yn cael ei gyflwyno i Lywodraeth Cymru. Diolchodd yr Aelod Portffolio i’r Pwyllgor Sgriwtini am drafodaeth adeiladol ar y mater.

Cyflwynodd y Pennaeth Dysgu drosolwg o’r ASA/ABA a chyfeiriodd at y manylebau ar gyfer yr ysgol newydd a’i statws fel ased cymunedol, amcangyfrif o gostau’r prosiect, y broses a ddilynwyd i arfarnu’r safle a thendro a’r cynllun prosiect arfaethedig a’r amserlen gyflenwi.

Cadarnhaodd y Cynghorydd Dylan Rees, Aelod Lleol ac Is-gadeirydd y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol fod y Pwyllgor, wrth ystyried yr ASA/ABA, wedi codi materion yn ymwneud â phriffyrdd, cyflenwad digonol o lefydd parcio, amodau traffig a diogelwch ffyrdd gerllaw lleoliad safle’r ysgol newydd, cadw at amserlenni; sicrhau fod telerau contract yn ddigon cadarn i sicrhau gwerth am arian i’r Cyngor a pharhau â’r drafodaeth gyda chymuned Bodffordd ynghylch yr adnodd cymunedol yn Ysgol Bodffordd.

Mewn perthynas â fforddiadwyedd y prosiect, dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 y gall cyfanswm yr arbedion sy’n deillio o gynlluniau moderneiddio ysgol amrywio yn dibynnu ar faint o ysgolion sy’n cael eu cau fel rhan o’r broses mewn ardal benodol. Yn yr achos hwn, nid yw’r arbedion yn sylweddol a bydd y prosiect yn creu costau ychwanegol i’r Cyngor. Fodd bynnag, mae’r ffaith bod Llywodraeth Cymru’n cynnig cyfraniad tuag at gostau cyfalaf fel rhan o Raglen Ysgolion yr 21ain Ganrif yn cynnig cyfle unwaith mewn oes i’r Awdurdod foderneiddio ei stoc ysgolion gan gadw mewn cof y byddai’n rhaid iddo fel arall ariannu costau ôl-groniad cynnal a chadw ar ei ysgolion, sy’n gost sylweddol.

Penderfynwyd –

•  Cymeradwyo’r Achos Strategol Amlinellol a’r Achos Busnes Amlinellol cyfunedig (ASA/ABA) ar gyfer yr ysgol gynradd newydd yn lle Ysgol Bodffordd ac Ysgol Corn Hir.

•  Bod yr ASA/ABA yn cael ei gyflwyno i Lywodraeth Cymru.

•  Bod derbyniadau cyfalaf i ariannu adeiladau’r ysgol gynradd newydd yn cael eu neilltuo ar yr amod nad oes problemau’n codi wrth werthu’r safle(oedd).