Rhaglen a chofnodion

Ethol Cadeirydd i’r Cyd-Bwyllgor.

(Mae Cyfansoddiad y Cyd-Bwyllgor yn dweud y penodir Aelod o un Awdurdod yn Gadeirydd ac Aelod o’r Awdurdod arall yn Is-Gadeirydd ac i’r gwrthwyneb y tymor canlynol fel bydd y gadeiryddiaeth a’r is-gadeiryddiaeth yn newid rhwng y ddau awdurdod bob yn ail)

(Mae’r Gadeiryddiaeth wedi cael ei dal am y cyfnod dwy flynedd blaenorol gan y Cynghorydd E. Caerwyn Roberts o Gyngor Gwynedd)

Etholwyd y Cynghorydd Llinos Medi Huws, Cyngor Sir Ynys Môn yn Gadeirydd y Cyd-Bwyllgor  Anghenion Addysgol Arbennig.

Fel y Cadeirydd a oedd yn ymddeol, diolchodd y Cynghorydd E. Caerwyn Roberts, Cyngor Gwynedd i’r  aelodau a’r swyddogion am eu cefnogaeth werthfawr yn ystod ei gyfnod fel Cadeirydd y Cyd-Bwyllgor.

Ethol Is-Gadeirydd  i’r Cyd-Bwyllgor.

(Mae’r Is-Gadeiryddiaeth wedi cael ei dal am y cyfnod dwy flynedd blaenorol gan y Cynghorydd Llinos Medi Huws o Gyngor Sir Ynys Môn)

Etholwyd y Cynghorydd Beth Lawton, Cyngor Gwynedd yn Is-Gadeirydd y Cyd-Bwyllgor Anghenion Addysgol Arbennig.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Cyd-Bwyllgor AAA a gynhaliwyd ar 18 Mawrth, 2016.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod diwethaf y Cyd-Bwyllgor a gynhaliwyd ar 18 Mawrth, 2016 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Cyflwyno adroddiad y Prif Seicolegydd Addysgol ar waith yr Uned Ddarparu am dymor y Gwanwyn 2016.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Prif Seicolegydd Addysg a oedd yn rhoi golwg gyffredinol ar waith yr Uned Ddarparu AAA yn ystod tymor y gwanwyn 2016.

Amlygodd y Prif Seicolegydd Addysg yr ystyriaethau canlynol -

•           Bod y tîm sy'n gyfrifol am weinyddiaeth y prosesau asesu ac adolygu wedi cael ei gryfhau drwy benodi aelod dros dro newydd o staff ac felly mae mewn sefyllfa dda i gyflawni’r holl ddyletswyddau gweinyddol a ddisgwylir ac i gwrdd â'r galwadau arno, gan gynnwys yr holl waith gweinyddol ar gyfer asesiadau statudol a darparu gwasanaeth ymarferol i'r timau athrawon a’r seicolegydd addysg arbenigol o fewn yr uned.

•           Mae'r Gwasanaeth Athrawon Arbenigol yn parhau i weithredu mewn amgylchedd o alw mawr yn enwedig o ran y gwasanaethau nam ar y clyw a nam ar y golwg. Mae yna ddatblygiadau technegol newydd yn y maes nam ar y golwg sy'n hwyluso defnyddio Braille mewn ysgolion ac yn hwyluso mynediad i’r cwricwlwm i ddisgyblion sydd â nam ar eu golwg. Mae'r Gwasanaeth wedi cyfarfod â chwmni sy'n cynhyrchu offer technegol o'r fath. Mae'r Gwasanaeth Cyfathrebu ac Iaith wedi dechrau  addasu'r ffordd y mae'n gweithio yn unol â Strategaeth newydd y ddau awdurdod ar gyfer Cynhwysiad ac Anghenion Dysgu Ychwanegol.

•           Mae'r Gwasanaeth Seicoleg Addysg wedi parhau i ddarparu gwasanaeth i gefnogi ysgolion y ddau awdurdod, gan gynnwys gweithio gyda phlant unigol, ymgynghori ar faterion eraill yn ymwneud ag anghenion dysgu ychwanegol a chynnal hyfforddiant o fewn ysgolion unigol ar eu cais. Mae hyfforddiant a gyflwynwyd i Brifysgol Bangor wedi dod â rhywfaint o incwm i mewn sydd wedi arwain at drafodaeth ar y math o hyfforddiant y gellir ei gynnig yn y dyfodol a pha incwm y gall yn rhesymol  ddisgwyl ei gael ohono. ‘Roedd y Brifysgol wedi cysylltu â’r gwasanaeth hefyd i fod yn rhan o'i system ar gyfer asesu myfyrwyr, yn enwedig myfyrwyr sy'n siarad Cymraeg, ond yn dilyn trafodaeth, daethpwyd i’r casgliad y byddai’n debygol o olygu baich gwaith mawr ac y gallai wrthdaro o bosib gyda'i waith ar gyfer yr awdurdodau.

•           Mae'r wybodaeth ynghylch nifer y datganiadau terfynol a gyhoeddwyd o fewn yr amserlen statudol yn dangos bod perfformiad yn erbyn dangosydd perfformiad 15a (o’r holl achosion yn ystod  6 mis cyntaf 2015/16, y ganran a gwblhawyd o fewn 26 wythnos - eithriadau ai peidio) yn dal i fod yn fyr o’r targed er ei fod wedi gwella; mae hyn oherwydd oedi a achosir yn sgil adroddiadau hwyr gan   asiantaethau allanol, sy’n fater sydd wedi bod yn destun trafodaeth o’r blaen yn y Cyd-Bwyllgor.

Nododd y Cyd-Bwyllgor y wybodaeth a ddarparwyd a gofynnodd am eglurhad ar y sefyllfa o ran y trefniadau ôl-hyfforddiant ar gyfer y ddau seicolegydd addysg sy’n cael eu hyfforddi ar hyn o bryd o ran y posibilrwydd eu bod yn cwblhau blwyddyn ymarfer olaf eu hyfforddiant yng Ngwynedd ac / neu Ynys Môn. Hysbyswyd y  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno Datganiad Llywodraethu  Blynyddol y Cyd-Bwyllgor am 2015/16.

Cyflwynwyd Datganiad Llywodraethu Blynyddol y Cyd-Bwyllgor AAA ar gyfer 2015/16 i'w gymeradwyo yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014. Yn unol ag Adran 5 y Rheoliadau hynny, rhaid i Gyd-Bwyllgorau adolygu a chymeradwyo datganiad o reolaeth fewnol bob blwyddyn. Paratowyd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol i'r perwyl hwn.

Rhoddwyd gwybod i'r Cyd-Bwyllgor nad oedd y Datganiad Llywodraethu ar gyfer 2015/16 wedi newid yn sylweddol o'r hyn a gyflwynwyd ar gyfer 2014/15 a bod Pennaeth Addysg Cyngor Gwynedd a Phennaeth Dysgu Cyngor Sir Ynys Môn fodlon â'i gynnwys.

Penderfynwyd derbyn a chymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2015/16.

Cyflwyno cyfrifon cyn-archwiliedig terfynol y Cyd-Bwyllgor am y flwyddyn gyllidol yn diweddu 31 Mawrth, 2016.

Cyflwynwyd i’w gymeradwyo gan y Cyd-Bwyllgor, adroddiad gan Uwch Reolwr Cyllid Cyngor Gwynedd yn ymgorffori'r dogfennau canlynol.

•           Y Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw ar gyfer 2015/16 fel yn Atodiad A i'r adroddiad, gan gynnwys y prif amrywiadau rhwng y gyllideb a'r gwariant gwirioneddol ar ffurf ‘alldro’.

•           Ffurflen Datganiad Cyfrifon ar gyfer 2015/16 cyn yr archwiliad fel yn Atodiad B i'r adroddiad, wedi ei hardystio yn briodol gan Bennaeth Cyllid Cyngor Gwynedd fel y Swyddog Cyllid Statudol ar gyfer y Cyd-Bwyllgor.

Dywedodd yr Uwch Reolwr Cyllid bod Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 yn dweud bod rhaid i Gyd-Bwyllgorau baratoi cyfrifon diwedd blwyddyn. Os yw’r trosiant yn llai na £2.5m bernir bod y cyd-bwyllgor yn “gyd-bwyllgor bach" a rhaid i'r cyfrifon gael eu paratoi ar ffurflen datganiad o gyfrifon a  ddarperir gan Swyddfa Archwilio Cymru. Bydd y cyfrifon a’r ffurflen yn cael eu harchwilio gan Deloitte, archwilwyr allanol Cyngor Gwynedd a benodwyd gan Archwilydd Cyffredinol Cymru. Os bydd angen unrhyw newidiadau, yna cyflwynir fersiwn ddiwygiedig i gyfarfod y Cyd-Bwyllgor a drefnwyd ar gyfer 23 Medi, 2016. Yn dilyn archwiliad ac unrhyw newidiadau angenrheidiol, bydd cynrychiolydd yr Archwilydd Cyffredinol yn ardystio cyn 30 Medi, 2016.

Dywedodd yr Uwch Gyfrifydd Addysg nad oedd sefyllfa ariannol y Cyd-Bwyllgor wedi newid yn sylweddol o’r hyn a adroddwyd yn y cyfarfod ym mis Mawrth, 2016 pryd rhagwelwyd y byddai gorwariant o £120k yng nghyllideb y Cyd-Bwyllgor erbyn diwedd blwyddyn ariannol 2015/16. Mae'r ffigwr hwnnw bellach yn £144k (£89k o orwariant ar y cyd a £55k o arbedion na lwyddwyd i’w darganfod yn achos Ynys Môn) ynghyd â chostau diswyddo ychwanegol o tua £22k. Wedi ailddosbarthu balans y cronfeydd wrth gefn rhwng Ynys Môn a Gwynedd, nid oes capasiti ariannol o fewn y Cyd-Bwyllgor i gefnogi gorwariant yn 2016/17 a bydd raid i’r ddau awdurdod gwrdd ag unrhyw orwariant a allai ddigwydd yn ystod y flwyddyn.

Cafwyd trafodaeth ynglŷn â sefyllfa ariannol y Cyd-Bwyllgor yng nghyd-destun y symudiad i sefydlu Partneriaeth ADY newydd ac a yw penderfyniad strategol wedi’i wneud i beidio â mynd i unrhyw orwariant yn y flwyddyn ariannol gyfredol. Dywedodd Uwch Reolwr Cynhwysiad Cyngor Gwynedd fod y Grŵp Cyswllt wedi craffu ar y gyllideb fesul llinell gan gynnwys pob agwedd ar gostau a’i fod wedi darganfod bod y Cyd-Bwyllgor yn gorwario mewn perthynas â'i dîm o athrawon arbenigol oherwydd bod mwy o athrawon ar y sefydliad nag sydd angen. O ystyried bod rhai aelodau o'r tîm wedi eu cyflogi ar gontractau parhaol, os bydd y Cyd-Bwyllgor yn dymuno gwneud gostyngiadau byddai'n rhaid mynd i'r afael â'r mater ar y sail bod gormodedd ar draws y tîm a byddai risg wedyn o golli arbenigedd. Mae ystyriaeth yn cael ei rhoi i  ariannu'r gost ychwanegol yn y flwyddyn ariannol gyfredol o bosib a hynny er mwyn cael lefel y gwasanaeth sydd ei angen.

Dywedodd yr Uwch Reolwr Cyllid y dylid  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 7.

Cyflwyno diweddariad ar gynnydd.

Cafwyd diweddariad gan Uwch Reolwr Cynhwysiad Cyngor Gwynedd mewn perthynas â symud ymlaen y Bartneriaeth ADY newydd.

Adroddodd y Swyddog fel a ganlyn:

•           Bod y ddau awdurdod wedi dod i gytundeb ynghylch y rhan fwyaf o'r gwasanaethau y byddent yn dymuno cydweithio arnynt ac mae'r rhain wedi eu nodi mewn dogfen Strategaeth gynhwysfawr ac maent yn cynnwys agweddau ar gynhwysiad megis y Gwasanaeth Lles Addysg, Presenoldeb a Phlant mewn Gofal ac ati. Bydd y ddogfen yn cael ei haddasu a'i  mireinio wrth i’r Bartneriaeth esblygu.

•           Bod y ddau awdurdod wedi trafod lefelau staffio gyda'r bwriad o fabwysiadu cynllun staffio newydd erbyn mis Medi, 2016. Ymgynghorwyd ar y ddogfen strategaeth gyda staff ac ysgolion a gwnaed cyflwyniadau i'r ddau grŵp strategaeth a bwriedir rhoi cyflwyniad hefyd i  benaethiaid cynradd fis nesaf. Bydd gwasanaethau AD Ynys Môn a Gwynedd yn trafod y prosesau a'r amserlen ar gyfer gweithredu'r newidiadau.

•           Bu trafodaethau ar y cyd ar y model llywodraethu ac ystyriwyd nifer o fodelau posib. Bydd y gwasanaeth newydd ar ran y ddau awdurdod wedi ei gartrefu yng Ngwynedd.

•           Un o'r camau nesaf fydd ystyried sut y gall y Cyd-Bwyllgor fod yn rhan o'r broses o newid; sut y gall gefnogi’r trawsnewid a sut y bydd y Bartneriaeth newydd a'r gwasanaethau y mae'n eu cwmpasu yn cael eu hymgorffori o fewn strwythurau democrataidd y ddau gyngor.

•           Mai’r amcan, unwaith y bydd y trefniadau llywodraethu wedi eu cytuno a’u sefydlu, yw symud ymlaen ar sail un gwasanaeth ar y tro gan ddechrau gyda'r rheini y mae’n haws rhoi sylw iddynt e.e. Gwasanaeth Cwnsela Ysgolion.

•           Y bwriedir comisiynu fersiwn symlach o'r ddogfen Strategaeth a fydd yn crynhoi, mewn papur cryno, prif amcanion y Strategaeth a sut y cyflawnir nhw.

Nododd y Cyd-Bwyllgor y wybodaeth a chytunodd y dylai gael copi o'r ddogfen Strategaeth ddrafft ynghyd â chyflwyniad er mwyn helpu i egluro ac esbonio'r gwasanaethau a fydd yn cael eu darparu gan y Bartneriaeth newydd, sut y byddant yn cael eu darparu a'r prosesau ar gyfer asesu eu heffeithiolrwydd.

Cadarnhaodd y swyddogion fod y ddogfen strategaeth yn glir a manwl ynghylch pwy sy'n gyfrifol am beth gan leihau'r posibilrwydd o gamddehongli a gwella atebolrwydd. Er bod y ddau awdurdod wedi bod yn gweithio i wella cynhwysiad ac ansawdd y ddarpariaeth, bu llai o eglurder o ran gwerthuso effeithiolrwydd y ddarpariaeth o ran y canlyniadau a gyflawnwyd ar gyfer y plant y darperir ar eu cyfer. O dan y trefniadau newydd bydd gan yr holl wasanaethau set o ddangosyddion a bydd proses ar gyfer coladu'r wybodaeth a’i bwydo drwodd i bwyllgorau sgriwtini. Cytunwyd ar strategaeth ynghylch yr hyn a fesurir ac mae’r model yn caniatáu ar gyfer gwneud newidiadau i adlewyrchu blaenoriaethau ac anghenion y ddau awdurdod. O ran craffu, mae rhai o'r gwasanaethau yn haws i’w craffu ar y cyd nag eraill; mae  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 8.

Dydd Gwener, 23 Medi, 2016 am 2:00 y. p. yn Llangefni (cyfarfod i ystyried y cyfrifon archwiliedig os bydd angen)

Nodwyd fod y cyfarfod nesaf wedi’i drefnu ar gyfer 2:00 y.p. ar ddydd Gwener, 23 Medi, 2016 i ystyried y cyfrifon archwiliedig os oes angen.