Rhaglen a chofnodion

Nodwyd yr ymddiheuriadau am absenoldeb fel y nodir uchod.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb.

Dywedodd y Cadeirydd ei fod wedi cyflwyno casgliadau ac argymhellion y Pwyllgor hwn ynghyd â  sylwedd ei drafodaethau ar adroddiad AGGCC ynghylch yr Arolygiad o Wasanaethau Plant Cyngor Sir Ynys Môn i'r cyfarfod o'r Pwyllgor Gwaith ar 20 Mawrth, 2017. ‘Roedd ef a'r Is-gadeirydd hefyd wedi cwrdd ag Arolygydd Arweiniol AGGCC ar gyfer Gogledd Cymru, Vicky Poole a Mr Marc Roberts, Arolygydd AGGCC. Dywedodd y Cadeirydd y bydd y trefniadau ôl-arolygu newydd yn golygu y bydd yr Arolygydd Arweiniol yn ymweld â’r Awdurdod ddwywaith y flwyddyn yn y gwanwyn a'r hydref i gyfarfod â'r Aelod Portffolio ar gyfer Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol a Chadeirydd y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol.

Ar ran y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol estynnodd y Cadeirydd ei ddymuniadau gorau am adferiad buan i'r Prif Weithredwr Cynorthwyol (Llywodraethu a Thrawsnewid Prosesau Busnes) a’r Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol yn dilyn damwain ddiweddar.   

Cyflwyno cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar y dyddiadau a ganlyn -

·         13 Mawrth, 2017 (y bore)

·         13 Mawrth, 2017 (y prynhawn)

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar fore 13 Mawrth, 2017, ac ar brynhawn 13 Mawrth, 2017 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Yn codi o gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar fore 13 Mawrth, 2017 –

•           Nododd y Pwyllgor ei fod yn dal i ddisgwyl am adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ar absenoldebau salwch; nododd y Pwyllgor faint o amser a gymerwyd i gyhoeddi’r adroddiad ac ailadroddodd y byddai'n gwerthfawrogi pe bai’r adroddiad yn cael ei gyhoeddi cyn diwedd tymor y Cyngor cyfredo.Byddai hyn yn galluogi cwblhau’ gwaith hir sefydlog y Pwyllgor hwn ar absenoldeb  salwch yn yr Awdurdod fel bod modd cael gwybod am yr hyn y mae'r Awdurdod yn ei wneud yn iawn a’r gwelliannau a’r arferion da ar gyfer rheoli lefelau salwch yn yr Awdurdod yn y dyfodol.

Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Partneriaethau, y Gymuned a Gwella Gwasanaethau) ei bod wedi bod mewn cysylltiad â Swyddfa Archwilio Cymru yn dilyn cyfarfod y Pwyllgor ar 13 Mawrth a bod Swyddfa Archwilio Cymru wedi cadarnhau bod y fersiwn ddrafft o'r adroddiad salwch yn cael ei chwblhau ac yr anfonir yr adroddiad terfynol at yr Awdurdod cyn gynted â phosibl ar ôl hynny.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod y gwaith maes a'r drafft cyntaf wedi eu cwblhau; ‘roedd wedi cael ar ddeall o’r adborth cychwynnol gan Swyddogion Swyddfa Archwilio Cymru y byddent yn argymell bod yr Awdurdod yn parhau i weithredu ac ymgorffori ei brosesau a’i arferion gwaith cyfredol ar gyfer lleihau a rheoli lefelau absenoldeb salwch h.y. trwy gynnal Cyfweliadau Dychwelyd i’r Gwaith a Chyfarfodydd Adolygu Presenoldeb; mae swyddogion Swyddfa Archwilio Cymru hefyd wedi tynnu sylw at yr angen am ffocws newydd ar absenoldeb salwch o fewn y sector addysg gynradd. Dywedodd y Prif Weithredwr fod y ddau fater yn derbyn sylw gan yr Awdurdod ar hyn o bryd.

Nododd y Pwyllgor y sefyllfa, a dywedodd y byddai, fel mater o egwyddor, yn dymuno gweld cyhoeddi'r adroddiad cyn diwedd tymor y Cyngor hwn.

CAM GWEITHREDU I DDILYN: Prif Weithredwr Cynorthwyol (Partneriaethau, y Gymuned a Gwella Gwasanaethau i gysylltu gyda Swyddfa Archwilio Cymru i gael y dyddiad y cyhoeddir ei hadroddiad terfynol ar absenoldebau salwch o fewn yr Awdurdod ac i holi a yw'n ymarferol disgwyl iddo gael ei gyhoeddi yn nhymor y Cyngor cyfredol.

•           Cadarnhaodd y Cadeirydd fod egluro swyddogaeth y Pwyllgorau Sgriwtini a swyddogaeth y Byrddau Rheoli Trawsnewid mewn perthynas â monitro perfformiad a gwelliant parhaus yn cael sylw gan y Rheolwr Sgriwtini Dros Dro mewn ymgynghoriad â'r Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad ac y cadarnheir y swyddogaethau

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Plant Dros Dro.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar fore 13 Mawrth, 2017, ac ar bryCyflwynwyd cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar fore 13 Mawrth, 2017,Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Dros Dro ar gyfer Gwasanaethau Plant yn amlinellu'r cynnydd a wnaed hyd yma ar y Cynllun Gwella ar gyfer y Gwasanaethau Plant mewn ymateb i ganfyddiadau AGGCC yn dilyn arolygiad o’r Gwasanaethau Plant yng Nghyngor Sir Ynys Môn.

Dywedodd y Cadeirydd wrth y Pwyllgor fod adroddiad y Swyddog yn cynnwys gwybodaeth y mae cyfyngiad arni yn Atodiad 2 ac o’r herwydd cynigiodd, yn unol â darpariaethau Adran 100 (A) (4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, y dylid cau'r wasg a'r cyhoedd allan o'r cyfarfod am y drafodaeth ar yr eitem hon gan ei fod yn golygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y'i diffinnir yn Atodlen 12A i'r Ddeddf honno. Roedd y Pwyllgor yn cytuno â'r cynnig gan y Cadeirydd a phenderfynwyd cau allan y wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod ar gyfer y drafodaeth ar y mater hwn.

Adroddodd y Pennaeth Gwasanaethau Strategol (Plant) ar y camau gweithredu a nodir yn adran 4 yr adroddiad a chadarnhaodd bod y Cynllun Gwella Gwasanaeth yn mynd rhagddo'n dda gyda'r rhan fwyaf o'r camau gweithredu a restrir naill ai wedi'u cwblhau neu ar darged i gael eu cwblhau erbyn y dyddiad a ddangosir. Fodd bynnag, mae llawer o feysydd y bydd angen gwreiddio gwelliannau ynddynt dros amser; mae gwaith eisoes wedi dechrau ar nifer o’r meysydd allweddol hyn. Dywedodd y Swyddog bod sylw arbennig yn cael ei roi i'r canlynol fel meysydd blaenoriaeth brys –

•           Datblygu fframwaith ar gyfer darparu gwaith ataliol gyda phlant a theuluoedd. Mae hon yn dasg sylweddol sy'n cynnwys amrywiaeth o wasanaethau ac mae'n cael ei harwain gan y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Llywodraethu a Thrawsnewid Prosesau Busnes) a’r Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol.

•           Sefydlu systemau sicrwydd ansawdd a threfniadau hyfforddiant amlasiantaethol effeithiol i sicrhau bod gan staff a phartneriaid ddealltwriaeth o’r trothwyon asesu ar gyfer gwasanaethau plant statudol a’u bod yn cael eu gweithredu’n gyson.

•           Datblygu strategaeth gweithlu i gynnwys amcanion tymor byr, canolig a hir ar gyfer recriwtio a chadw gweithwyr cymdeithasol yn y Gwasanaethau Plant.

•           Adolygu'r trefniadau ar gyfer rheolwyr tîm ac uwch ymarferwyr i sicrhau bod capasiti i sicrhau bod rheolwyr yn medru goruchwylio a chadw trosolwg effeithiol a chyson o benderfyniadau a wneir a darparu her a rhoi cyfeiriad i staff ar draws y gwasanaeth.

Dywedodd y Swyddog, heblaw am y camau blaenoriaeth uchod, fod yna ail gyfres o faterion y mae angen mynd i'r afael â nhw yn ystod y deuddeng mis nesaf ac mae'r rhain wedi'u nodi ym mharagraffau 8 i 14 o'r adroddiad.

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a gwnaed y pwyntiau canlynol -

•           Nododd y Pwyllgor, er ei fod yn derbyn bod gan yr Awdurdod bolisïau a gweithdrefnau a’i fod yn datblygu rhai eraill yn ôl y gofyn, nid oedd yn gallu cael sicrwydd bod yr aelodau perthnasol o'r  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Sgriwtini Dros Dro ar sgôp a chylch gorchwyl y Panel Sgriwtini Cyllid.

Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor, adroddiad y Rheolwr Sgriwtini Dros Dro yn gosod allan  cwmpas a chylch gorchwyl y Panel Sgriwtini Ariannol arfaethedig.

Adroddodd y Rheolwr Sgriwtini Dros Dro ar y manteision o sefydlu is-grŵp cyllid fel is-banel o'r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol; mae'r rhain yn cynnwys datblygu model o weithio sy'n seiliedig ar grŵp llai a fydd yn galluogi Aelodau i gymryd rhan mewn mwy o waith sgriwtini manwl ar  faterion ariannol a thrwy hynny ddatblygu lefel o arbenigedd a pherchnogaeth i arwain trafodaethau ariannol yn y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol. Byddai hyn hefyd yn rhoi’r amser a’r sgôp i'r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol ganolbwyntio ar graffu ar faterion trawsnewidiol a strategol.

Nododd y Pwyllgor yr adroddiad ac er ei fod yn fodlon cefnogi’r bwriad i sefydlu Panel Sgriwtini Cyllid awgrymodd y dylid adolygu effeithiolrwydd y Panel ar ôl iddo fod yn gweithredu am flwyddyn er mwyn sicrhau ei fod yn cyflawni’r hyn y cafodd ei sefydlu i’w wneud.

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 y byddai'n ddefnyddiol ar y dechrau i weld pa mor dda y mae'r panel arfaethedig yn ffitio i mewn ac yn cyfrannu at y broses o osod Cyllideb ar gyfer 2018/19 ac y dylid ei adolygu yng ngoleuni'r broses honno.

Penderfynwyd:

•           Nodi'r cynnydd a wnaed hyd yn hyn wrth sefydlu trefniadau sgriwtini cadarn ar gyfer materion ariannol.

•           Derbyn sgôp a chylch gorchwyl y panel cyllid newydd fel y cynigiwyd.

•           Nodi mai’r cam nesaf fydd cwblhau'r trefniadau ymarferol er mwyn sefydlu panel cyllid ar ôl yr Etholiad Llywodraeth Leol. Gwneir hyn gan y Rheolwr Sgriwtini mewn ymgynghoriad â'r Pennaeth Gwasanaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151.

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Sgriwtini Dros Dro ar sgôp a chylch gorchwyl y Panel Sgriwtini Plant.

Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor, adroddiad y Rheolwr Sgriwtini Dros Dro yn gosod allan sgôp a chylch gorchwyl  y Panel Sgriwtini Plant arfaethedig.

Adroddodd y Rheolwr Sgriwtini Dros Dro bod sefydlu Panel Plant yn cael ei yrru gan un o'r 14 o argymhellion a wnaed gan AGGCC yn dilyn yr arolygiad o Wasanaethau Plant ar Ynys Môn. Mae’r argymhelliad yn canolbwyntio ar bwysigrwydd parhad y gefnogaeth wleidyddol a chorfforaethol gref ar gyfer y gwasanaethau plant er mwyn sicrhau y blaenoriaethir y gwelliannau y mae angen eu gwneud i wasanaethau ac y cyflymir ac y cynhelir y gwelliannau hynny.  Cyfeiriodd y Swyddog at y panel trawsbleidiol sydd wedi bod yn edrych ar ofynion Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014 a goruchwylio’r gwaith o gyflawni’r Cynllun Gwella cyntaf ar gyfer y Gwasanaethau Plant. Dywedodd fod yr adroddiad yn ceisio adeiladu ar y sylfaen a ddarparwyd eisoes gan y panel trawsbleidiol drwy ddal y Pwyllgor Gwaith a'r Uwch Reolwyr i gyfrif drwy Sgriwtini er mwyn rhoi sicrwydd i’r Awdurdod ac AGGCC fel ei gilydd bod y broses wella yn gadarn ac yn gynaliadwy.

Adroddodd y Swyddog ar sgôp arfaethedig y Panel Plant ynghyd â'i nodau a'i amcanion fel y crynhowyd nhw ym mharagraff 5 yr adroddiad. Wrth ystyried aelodaeth y Panel, gwnaed cyfeiriad penodol at bwysigrwydd sicrhau peth dilyniant yn yr aelodaeth fel egwyddor arweiniol allweddol.

Nododd y Pwyllgor yr adroddiad a gwnaed y pwyntiau canlynol:

•           Roedd y Pwyllgor yn cefnogi'r cynigion ar yr amod bod yr Aelod Portffolio a’r Aelod Portffolio Cysgodol ar gyfer Addysg yn cael eu cynnwys fel rhan o aelodaeth graidd y Panel.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad o sut y byddai trafodaethau'r Panel yn cael eu cofnodi i ddangos tystiolaeth o welliant yn y Gwasanaethau Plant. Dywedodd y Rheolwr Sgriwtini  Dros Dro y byddai cyfarfodydd y Panel yn cael eu cynnal fel cyfarfodydd busnes ac y  byddai'n darparu rhestr o bwyntiau gweithredu yn dilyn pob cyfarfod.

Penderfynwyd -

•           Nodi'r cynnydd a wnaed hyd yn hyn o ran sefydlu trefniadau sgriwtini cadarn ar gyfer y gwasanaethau plant.

•           Derbyn sgôp a chylch gorchwyl y Panel Plant newydd yn amodol ar gynnwys yr Aelod Portffolio a'r Aelod Portffolio Cysgodol ar gyfer Addysg fel rhan o aelodaeth graidd y Panel ac ar sicrhau dilyniant yn yr aelodaeth fel egwyddor arweiniol allweddol wrth ystyriad aelodaeth y panel.

•           Noder mai’r cam nesaf fydd cwblhau'r trefniadau ymarferol er mwyn sefydlu Panel Plant ar ôl yr Etholiad Llywodraeth Leol. Gwneir hyn gan y Rheolwr Sgriwtini mewn ymgynghoriad â'r Prif Weithredwr Cynorthwyol (Llywodraethu a Thrawsnewid Prosesau Busnes).

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Sgriwtini Dros Dro.

Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor, adroddiad y Rheolwr Sgriwtini Dros Dro a oedd yn ymgorffori Rhaglen Waith ddrafft gychwynnol ar gyfer y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol am 2017/18.

Dywedodd y Rheolwr Sgriwtini Dros Dro y cynhelir trafodaethau gyda'r Pwyllgor Sgriwtini  newydd ym mis Mai, 2017 i sefydlu'r blaenoriaethau ar gyfer 2017/18 mewn ymgynghoriad â'r Pwyllgor Gwaith a'r UDA.

Penderfynwyd derbyn a nodi'r Rhaglen Waith ddrafft fel man cychwyn ar gyfer cynllunio busnes y Pwyllgor yn 2017/18.

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH

Wrth ddod â busnes y cyfarfod i ben, diolchodd y Cadeirydd i’r Cynghorwyr Jim Evans a Victor Hughes a oedd yn ymddeol fel Aelodau Etholedig yn yr etholiad sydd ar ddod ym mis Mai, am eu cyfraniadau fel aelodau o’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol