Rhaglen a chofnodion

Estynnodd y Cadeirydd groeso i’r holl Aelodau a Swyddogion oedd yn bresennol yn y cyfarfod ac yn arbennig i’r Cynghorydd Trefor Lloyd Hughes, MBE wedi cyfnod o salwch.

Llongyfarchwyd Mrs Anwen Davies gan y Cadeirydd ar ei phenodiad fel Rheolwr Sgriwtini.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol:

·         26 Mehefin, 2017

·         11 Gorffennaf, 2017 (arbennig)

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar y dyddiadau a nodir isod a chadarnhawyd eu bod yn gywir –

•           26 Mehefin, 2017

•           11 Gorffennaf 2017 (cyfarfod arbennig)

Cyflwyno’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol am Chwarter 1 2017/18.

Cyflwynwyd i’w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Trawsnewid ynghyd â’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol a oedd yn portreadu sefyllfa'r Cyngor yn erbyn ei amcanion gweithredol ar ddiwedd Chwarter 1 2017/18 mewn perthynas â Rheoli Perfformiad, Rheoli Pobl, Rheolaeth Ariannol a Gwasanaethau Cwsmer.

Dywedodd yr Aelod Portffolio ar gyfer Gwasanaethau Corfforaethol fod y cerdyn sgorio yn Atodiad A yn adlewyrchu darlun calonogol ar hyn o bryd, gyda'r mwyafrif o ddangosyddion yn perfformio'n dda yn erbyn targedau ac eithrio 3 dangosydd yn y Gwasanaeth Oedolion, y Gwasanaeth Plant a’r Gwasanaeth Tai sy’n dangos yn Ambr neu’n Goch yn erbyn eu targedau blynyddol ar gyfer y flwyddyn. Darperir manylion am y rhain ym mharagraffau 2.3.3. i 2.3.5 yr adroddiad, ynghyd â'r mesurau lliniaru a gynigir i wella perfformiad ym mhob un o'r tri maes. O ran Rheoli Pobl, mae perfformiad y Cyngor mewn perthynas â chyfraddau absenoldeb salwch ar ddiwedd Chwarter 1, sef 2.23, yn welliant pellach o gymharu â'r ffigwr o 2.69 am yr un cyfnod ar gyfer 2016/17. Mae trefniadau rheoli absenoldeb salwch yn gysylltiedig â chyfraddau salwch, gan gynnwys cydymffurfio â pholisïau salwch corfforaethol. Er bod y ffigyrau ar gyfer cynnal Cyfarfodydd Adolygu Presenoldeb (CAP) wedi gwella'n sylweddol, sef 78% o gymharu â 57% yn Chwarter 4 2016/17, mae canran y cyfweliadau Dychwelyd i’r Gwaith (CDG) a gynhaliwyd o fewn yr amserlen – 67% - wedi gostwng yn sylweddol is na'r targed o 80% ac mae bellach yn dangos yn Goch. Mae cyfanswm nifer y cyfweliadau dychwelyd i’r gwaith a gynhaliwyd yn isel hefyd, sef 85% o gymharu â tharged o 95%.

Cyfeiriodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Llywodraethiant a Thrawsnewid Prosesau Busnes) at ddangosydd SCC / 025 -% yr ymweliadau statudol â phlant sy'n derbyn gofal a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn yn unol â rheoliadau – a oedd yn un o'r tri dangosydd a oedd yn tanberfformio; dywedodd wrth y Pwyllgor fod y perfformiad sy'n gysylltiedig â'r dangosydd hwn wedi'i ddadansoddi'n ofalus a darganfuwyd ei fod wedi cael ei gyfrifo’n anghywir. Er enghraifft, nodwyd mai 72% oedd y ffigwr perfformiad gwreiddiol ar gyfer Awst 2017 ond, ar ôl ei adolygu, gwelwyd mai’r ffigwr cywir oedd 86%. Felly, mae’r sefyllfa’n llai siomedig nag ar yr olwg gyntaf. Mae'r gwasanaeth hefyd yn awyddus i adolygu’r ganran a nodwyd ar gyfer Chwarter 1, sef  59.93%, sy'n anarferol o isel, a hynny er mwyn darganfod a yw wedi'i gyfrifo'n gywir ac i gael gwared ar unrhyw gamargraff a allai fod wedi'i greu o ganlyniad.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i'r wybodaeth a gyflwynwyd mewn perthynas â pherfformiad ar ddiwedd Chwarter 1 ym mlwyddyn ariannol 2017/18 a gwnaeth y pwyntiau canlynol -

•           Nododd y Pwyllgor fod un dangosydd newydd yn y Gwasanaeth Tai – PAM / 015: y nifer o ddyddiau calendr a gymerir ar gyfartaledd i ddarparu Grant Cyfleusterau i'r Anabl (GCA) yn dangos yn Goch ar y cerdyn sgorio ar gyfer Ch1, sef 221.7 diwrnod yn erbyn targed o 200. Gofynnodd y Pwyllgor am esboniad am y tanberfformiad; gofynnodd a  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno Cynllun y Cyngor am 2017 to 2022.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Trawsnewid Corfforaethol a oedd yn ymgorffori Cynllun drafft y Cyngor am y cyfnod o 2017 i 2022.

Dywedodd yr Aelod Portffolio ar gyfer Gwasanaethau Corfforaethol fod Cynllun y Cyngor yn ddogfen strategol allweddol sy'n amlinellu nodau ac amcanion Cyngor Sir Ynys Môn am y cyfnod pum mlynedd nesaf. Y ddogfen fydd y prif yrrwr y tu ôl i benderfyniadau'r Cyngor yn ystod y cyfnod hwn, gan gynnwys sut mae'n siapio ei gyllideb, sut mae'n datblygu ei strategaethau a sut mae'n cynllunio ei wasanaethau.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod y ddogfen yn amlinellu blaenoriaethau'r Cyngor am y pum mlynedd nesaf; bydd y Cynllun yn gyfrwng hollbwysig ar gyfer rheoli a gwerthuso perfformiad y Cyngor, gan gynnwys sicrhau bod y Cyngor yn parhau i fod yn atebol am y gwaith y mae'n ei wneud. Efallai y bydd y Pwyllgor yn dymuno ystyried a yw'r Cynllun yn rhoi cyfeiriad clir i waith y Cyngor am y cyfnod dan sylw; a yw’n ddigon penodol yn y blaenoriaethau y mae'n eu cyflwyno ac a yw'n darparu fframwaith eglur a chryf ar gyfer adolygu perfformiad y Cyngor dros y pum mlynedd. Wrth ddatblygu Cynllun y Cyngor, rhoddwyd ystyriaeth i'r goblygiadau cost o ran gwireddu blaenoriaethau'r Cyngor a sicrhau eu bod yn cyd-fynd â datblygiad y Cynllun Ariannol Tymor Canol. Mae'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth hefyd wedi pennu amcanion penodol dros dair blynedd a fydd o gymorth i gyflawni'r Cynllun cyffredinol.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r Cynllun ac fe’i derbyniwyd ar yr amod ei fod yn cael ei fonitro i sicrhau ei fod ar y trywydd iawn; cynigiwyd ac eiliwyd ei fod yn cael ei ailgyflwyno i'r Pwyllgor Sgriwtini i'w adolygu o fewn blwyddyn. Cynigiwyd ac eiliwyd gwelliant y dylid adolygu Cynllun y Cyngor o fewn 6 mis yn enwedig o safbwynt ariannol ac am y rheswm y gallai aros am 12 mis olygu colli cyfle i adnabod a chywiro unrhyw lithriad posib.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod adolygiad ar ôl 12 mis yn debygol o roi darlun eglurach a mwy cyfansawdd o sut mae’r gwaith o weithredu'r Cynllun yn esblygu. O safbwynt ariannol ni chredir bod goblygiadau cyllidebol sylweddol i'r Cynllun ar hyn o bryd.

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 fod y Cynllun yn cynnwys cyfuniad o brosiectau sydd i'w hariannu o'r cyllidebau refeniw presennol. Os gwelir, wrth weithredu’r Cynllun hwnnw, fod angen cyllid refeniw ychwanegol yna bydd hynny'n cael ei gynnwys yn y gyllideb flynyddol, neu os yng nghanol y flwyddyn, caiff sylw trwy'r broses ddemocrataidd arferol lle gofynnir am gymeradwyaeth y Pwyllgor Gwaith. Yn achos unrhyw brosiectau cyfalaf sy'n bwydo i mewn i'r rhaglen gyfalaf, mae'r rhaglen gyfalaf hefyd yn destun gwaith monitro chwarterol rheolaidd drwy'r Pwyllgor Gwaith. O ran prosiectau sy’n gysylltiedig â’r CRT, mae yna gynllun busnes ar gyfer y CRT sy'n cael ei fonitro gan y Bwrdd  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

·        Cyflwyno adroddiad cynnydd yn erbyn y Cynllun Gwella Gwasanaethau Plant.

·        Cyflwyno adroddiad o’r Panel Gwella Gwasanaethau Plant.

1     Cyflwynwyd ar gyfer ystyriaeth a sylwadau'r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Plant Dros Dro yn nodi'r cynnydd hyd yn hyn yn erbyn y Cynllun Gwella diwygiedig ar gyfer y Gwasanaethau Plant a oedd yn cynnwys argymhellion adroddiad Arolygu AGGCC.

Adroddodd yr Aelod Portffolio ar gyfer Gwasanaethau Cymdeithasol fod yr argymhellion a wnaed gan AGGCC yn y broses o gael eu gweithredu ac y canolbwyntir ar hyn o bryd ar faterion staffio, gan gynnwys ailstrwythuro'r timau ymarfer, lansio polisi goruchwyliaeth  newydd a gweithredu Strategaeth Gweithlu. Gwneir hyn oll i atgyfnerthu trefniadau ar gyfer recriwtio a chadw staff. Mae’r Panel Gwella Gwasanaethau Plant wedi cyfarfod ddwywaith ac wedi ystyried sefydlu rhaglen waith dros y misoedd nesaf.

Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Llywodraethiant a Thrawsnewid Prosesau Busnes) fod sicrhau gweithlu sefydlog yn hanfodol er mwyn i’r gwasanaeth gyflawni ei gyfrifoldebau deddfwriaethol a gweithredu argymhellion arolygiad AGGCC, a hynny o gofio bod gweithlu ansefydlog yn y blynyddoedd diwethaf wedi cael ei nodi fel gwendid yn y gwasanaeth. Mae mynd i'r afael â hyn yn elfen allweddol o'r Cynllun Gwella Gwasanaeth ac mae'r adroddiad yn disgrifio'r elfennau y canolbwyntiwyd arnynt yn y misoedd diwethaf. Mae'r rhain yn cwmpasu ailstrwythuro; goruchwyliaeth, recriwtio a chadw staff a datblygu a gweithredu'r Strategaeth Gweithlu. Fel rhan o'r ailstrwythuro, penodwyd Rheolwyr Gwasanaeth ac Arweinwyr Ymarfer newydd a disgwylir iddynt ddechrau yn eu rolau newydd ddechrau mis Medi. Fodd bynnag, mae’r gwaith recriwtio yn parhau gyda'r nod o leihau dibyniaeth y gwasanaeth ar staff asiantaeth. Mae newidiadau eraill yn cael eu rhoi ar waith mewn perthynas â gweithio gyda phartneriaid, sicrhau ansawdd a gwasanaethau i blant, pobl ifanc a theuluoedd.

Ymhelaethodd Pennaeth Dros Dro y Gwasanaethau Plant ar y strwythur staff newydd sy'n cynnwys Grwpiau Ymarfer llai ar draws ymyrraeth gynnar ac ymyrraeth ddwys dan arweiniad Arweinyddion Ymarfer sy'n gyfrifol am dri neu bedwar Gweithiwr Cymdeithasol a llwyth achosion sy’n llawer llai.

5.2     Cyflwynwyd adroddiad cynnydd gan y Rheolwr Sgriwtini ar waith y Panel Gwella Gwasanaethau Plant hyd yma ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor.

Diweddarwyd y Pwyllgor gan y Cynghorydd Richard Griffiths, cynrychiolydd y Pwyllgor ar y Panel Gwella Gwasanaethau Plant a'r Pencampwr Plant sy’n Derbyn Gofal ynghylch y materion a drafodwyd gan y Panel yn ei ddau gyfarfod cychwynnol ym mis Gorffennaf a mis Awst, 2017 fel y crynhowyd yn adran 3.2 yr adroddiad. Cadarnhaodd ei fod yn ymddangos bod yr holl ffrydiau gwaith sy'n ymwneud â'r Cynllun Gwella Gwasanaeth ar darged hyd yn hyn ac nad oes unrhyw faterion ar hyn o bryd y mae angen i’r Panel eu huwch-gyfeirio i'r Pwyllgor Sgriwtini i’w hystyried.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'r wybodaeth a gyflwynwyd a gwnaed y pwyntiau canlynol –

•           Yng ngoleuni'r ailstrwythuro a'r ymrwymiad a wnaed i leihau dibyniaeth ar staff asiantaeth, gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar y sefyllfa bresennol mewn perthynas â’r defnydd o staff asiantaeth yn y Gwasanaethau Plant a’r gymhareb rhwng staff parhaol a staff asiantaeth a'r costau cysylltiedig. Dywedodd Pennaeth Dros Dro y Gwasanaethau Plant fod 11 aelod o staff asiantaeth yn  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Sgriwtini.

Cyflwynwyd Blaenraglen Waith y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol hyd at fis Ebrill, 2018 i’w hystyried gan y Pwyllgor. Derbyniodd a nododd y Pwyllgor y Flaenraglen Waith fel y cyflwynwyd hi.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU PELLACH

Cyflwyno er gwybodaeth y Pwyllgor, Adroddiad Blynyddol Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol am 2016/17.

Cyflwynwyd Adroddiad Blynyddol ar Weithdrefn Sylwadau a Chwynion y Gwasanaethau  Cymdeithasol ar gyfer 2016/17 er gwybodaeth i’r Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn nodi sut y gweithredwyd Gweithdrefn Sylwadau a Chwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol o fewn y Gwasanaethau Oedolion a Phlant yn ystod 2016/17.

Nododd y Pwyllgor bod dadansoddiad o natur y cwynion am Wasanaethau Plant yn dangos mai un o themâu cwynion Cam 1 yw Gweithwyr Cymdeithasol yn newid yn aml.  Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a yw’r Gwasanaeth yn monitro pa mor aml mae Gweithwyr Cymdeithasol plant sy’n derbyn gofal yn newid. Bu i’r Pwyllgor nodi ymhellach bod canran yn plant sy’n derbyn gofal sydd wedi profi un neu ragor o achosion o newid ysgol yn ystod cyfnodau o dderbyn gofal yn cael ei fonitro trwy’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol oherwydd yr effaith bosib y gall newid o’r fath ei gael ar y plentyn, ac fe awgrymodd y dylai’r un safon gael ei weithredu yn achos gweithwyr cymdeithasol yn newid.

Bu i’r Swyddogion gadarnhau er nad yw gweithwyr cymdeithasol yn newid yn agwedd o berfformiad sy’n cael ei dracio a’i fonitro ar hyn o bryd, fe all cyflwyno sustem TG newydd wneud hynny’n fwy ymarferol. Gall trosiant staff a materion yn gysylltiedig â recriwtio a chadw staff arwain at newidiadau o’r fath; fodd bynnag, mae disgwyl y bydd ail strwythuro’r timau ymarfer a gweithredu Strategaeth Gweithlu sy’n cwmpasu materion recriwtio, cadw a chefnogi staff yn arwain at fwy o sefydlogrwydd, cysondeb mewn ymarfer ac felly llai o newidiadau a llai o gwynion i’r Gwasanaeth yn y dyfodol.

Nododd y Pwyllgor yr Adroddiad Blynyddol er gwybodaeth, gan gynnwys –

•           Y sylwadau a dderbyniwyd gan ddefnyddwyr gwasanaeth yn ystod 2016/17 ynglŷn â’r gwasanaethau a ddarparwyd gan y Gwasanaethau Cymdeithasol

•           Perfformiad y Gwasanaethau Cymdeithasol yn gweithredu’r Weithdrefn Sylwadau a Chwynion ac yn delio â chwynion.

•           Y Cynllun Gweithredu ar gyfer datblygu’r trefniadau i ddelio’n effeithiol gyda’r sylwadau a chwynion a dderbyniwyd gan ddefnyddwyr gwasanaeth a’u cynrychiolwyr.

CAM GWEITHREDU YCHWANEGOL: Swyddogion i edrych ar ba mor ymarferol yw  monitro mewn ffordd reolaidd, pa mor aml mae gweithwyr cymdeithasol plant sy’n derbyn gofal yn newid, ac adrodd yn ôl i gyfarfod nesaf y Pwyllgor.