Rhaglen a chofnodion

Croesawodd y Cadeirydd bawb a oedd yn bresennol i'r cyfarfod hwn o'r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol; estynnodd groeso arbennig i Mr Paul Goodlad, Swyddfa Archwilio Cymru a oedd yn bresennol fel sylwedydd. Yn ogystal, estynnodd y Cadeirydd ei longyfarchiadau i Mr Fôn Roberts, Rheolwr Dros Dro ar gyfer Gwasanaethau Plant ar gael ei benodi’n Bennaeth Gwasanaethau Plant a Theuluoedd y Cyngor, ac i Shan Lloyd Williams, Pennaeth Gwasanaethau Tai, ar gael ei phenodi’n Brif Weithredwr Grŵp Cynefin. Dymunodd yn dda iddynt yn eu swyddi newydd.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar 31 Hydref, 2017.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar 31 Hydref, 2017 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Cyflwyno’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol am Chwarter 2 2017/18.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Trawsnewid Corfforaethol yn ymgorffori’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Chwarter 2, 2017/18. Roedd yr adroddiad yn portreadu sefyllfa'r Cyngor yn erbyn ei amcanion gweithredol fel y cawsant eu nodi a’u cytuno rhwng yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth, y Pwyllgor Gwaith a'r Pwyllgor Gwaith Cysgodol.

Dywedodd yr Aelod Portffolio Gwasanaethau Corfforaethol fod perfformiad ar ddiwedd Chwarter 2 yn gyffredinol dda gyda'r mwyafrif o ddangosyddion yn perfformio'n dda yn erbyn eu targedau ac eithrio 3 dangosydd (un yn y Gwasanaethau Oedolion a dau yn y Gwasanaethau Plant) lle mae perfformiad yn dangos yn Ambr neu’n Goch. Ymhelaethir ar y rhain yn yr adroddiad ac amlinellir y mesurau a gymerir i wella perfformiad yn y meysydd penodol hyn. O ran Rheoli Pobl, roedd y gyfradd absenoldeb salwch ar ddiwedd Chwarter 2 yn 4.25 sy'n well na’r ffigwr o 4.89 am yr un cyfnod yn 2016/17. Fodd bynnag, mae angen gwneud gwaith pellach i wreiddio’r cyfweliadau Dychwelyd i'r Gwaith (DIG) a’r Cyfarfodydd Adolygu Presenoldeb (CAP) ar draws gwasanaethau'r Cyngor. Er bod 72% o'r cyfweliadau DIG wedi eu cynnal o fewn yr amserlen erbyn diwedd Ch2 sy’n well na’r ffigwr o 67% yn Ch1, mae’r perfformiad hwn yn parhau i fod yn is na'r targed o 80%. Mae'r ffigyrau CAP ar gyfer Ch2 yn 59%, sy’n is na’r ffigwr o 78% a welwyd yn Ch1 (heb gynnwys ysgolion). Er y gellir parhau i wneud gwelliannau o ran cadw at y Polisi Rheoli Absenoldeb drwy gynnal y cyfweliadau DIG a chyfarfodydd CAP fel mater o arfer, mae'n galonogol nodi y cyrhaeddwyd y targed salwch cyffredinol ar gyfer y pedwerydd chwarter yn olynol. Os yw'r duedd hon yn parhau, rhagwelir y byddai'r lefel salwch diwedd blwyddyn yn cyfateb i 9.9 diwrnod ar gyfer pob aelod o staff llawn amser cyfatebol (yn seiliedig ar gyfartaledd 3 blynedd).

Mewn perthynas â rheoli cwynion gan gwsmeriaid, mae'r prif faes sy’n tanberfformio yn ymwneud ag ymatebion hwyr gan y Gwasanaethau Plant, yn bennaf oherwydd methiant i anfon ymatebion ysgrifenedig o fewn yr amserlen er bod y gwasanaeth wedi cael trafodaeth gyda'r achwynydd o fewn yr amserlen ar gyfer 22 o'r 25 cwyn a dderbyniwyd.

Mewn perthynas â rheolaeth ariannol, er bod y sefyllfa wedi gwella o gymharu â honno yr adroddwyd arni yn Chwarter 1, mae pwysau cyllidebol sylweddol yn parhau ar y Gwasanaethau Plant a Theuluoedd ac ar y Gwasanaeth Dysgu. Mae'r Penaethiaid Gwasanaeth yn ymwybodol o'r materion ac maent yn gweithio i leihau'r gorwariant sydd o fewn eu rheolaeth ar ddiwedd y flwyddyn.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i'r wybodaeth a gyflwynwyd ac fe wnaeth y pwyntiau canlynol-

•           Nododd y Pwyllgor fod dangosydd y Gwasanaethau Tai mewn perthynas â'r dyddiau a gymerwyd i ddarparu Grant Cyfleusterau i'r Anabl (GCA) a oedd yn dangos yn Goch yn Chwarter 1 bellach yn Wyrdd, gyda pherfformiad o 196 diwrnod yn erbyn targed o 200. Nododd y Pwyllgor y gwelliant a gofynnodd am eglurhad ar y camau a roddwyd ar waith i sicrhau’r fath welliant. Holodd  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Dysgu.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Dysgu yn ymgorffori Strategaeth ddrafft arfaethedig ar gyfer y Gwasanaeth Llyfrgelloedd am y cyfnod 2017 i 2022 er ystyriaeth y Pwyllgor.

Dywedodd yr Aelod Portffolio ar gyfer Gwasanaethau Addysg, Llyfrgelloedd, Ieuenctid a Diwylliant fod y Strategaeth Ddrafft ar gyfer y Gwasanaeth Llyfrgelloedd yn cynnig dull tair haen o ddarparu gwasanaethau llyfrgell ar Ynys Môn yn y dyfodol, gan anelu at osod sylfeini cadarn a fydd yn golygu y gall y gwasanaeth gwrdd ag anghenion preswylwyr yn ogystal â bodloni'r gofynion statudol dros y blynyddoedd i ddod. Mae’r tair haen yn cynnwys Llyfrgelloedd Ardal (Llyfrgelloedd Caergybi a Llangefni) yn Haen 1, Llyfrgelloedd Cymunedol a arweinir gan y Cyngor a chydag elfennau o gefnogaeth gymunedol (Llyfrgelloedd Amlwch, Benllech a Phorthaethwy) yn Haen 2, a Llyfrgelloedd a arweinir gan y Cyngor ac a gefnogir gan y Gymuned (Llyfrgelloedd Biwmares a Rhosneigr) yn Haen 3. Yn ychwanegol at yr uchod, bydd y Gwasanaeth Symudol, gan gynnwys y llyfrgelloedd symudol a'r gwasanaeth ar gyfer pobl sy’n gaeth i’w tai, yn parhau i fod yn rhan o ddarpariaeth y Gwasanaeth Llyfrgell yn Ynys Môn yn amodol ar adolygiad o’r model a'r llwybrau a fabwysiedir. Cynhaliwyd ymgynghoriad cyhoeddus ar y strategaeth ddrafft fel yr awdurdodwyd gan y Pwyllgor Gwaith ym mis Chwefror, 2017. Gwnaed hynny dros gyfnod o 12 wythnos yn ystod haf 2017; mae canlyniadau'r ymgynghoriad i'w gweld yn Atodiad 2. Gwnaed gwaith sylweddol dros yr ychydig flynyddoedd diwethaf i ddatblygu model diwygiedig ar gyfer darparu gwasanaeth llyfrgell; gofynnir i'r Pwyllgor gymeradwyo'r strategaeth ac i fynegi barn am y 3 opsiwn ar gyfer gweithredu arbedion yn y strwythur staffio.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r ddogfen strategaeth ddrafft a gwnaeth y pwyntiau canlynol-

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar y dull a fabwysiadwyd o ymgynghori gyda’r cyhoedd er mwyn sicrhau y cafwyd cymaint o sylwadau â phosib o’r holl grwpiau yr effeithir arnynt.

Dywedodd y Pennaeth Dysgu y cafwyd 2,000 o ymatebion i'r ymgynghoriad cychwynnol a gynhaliwyd ym mis Hydref 2015 ymysg y cyhoedd a rhan-ddeiliaid i gasglu barn am yr opsiynau a nodwyd gan yr Adolygiad o’r Gwasanaeth Llyfrgell ac i wahodd unrhyw syniadau amgen. Cafwyd ymateb sylweddol ar-lein ac oddi-ar-lein i’r strategaeth ddrafft arfaethedig (yr arolwg ymgynghori), sef 450 o ymatebion llawn a 28 o ymatebion anghyflawn. Yn ogystal, cafwyd 748 o ymatebion o gyfarfodydd a fynychwyd gan y Cyngor fel rhan o'r gweithgareddau ymgysylltu ar gyfer yr ymgynghoriad. Mae Rhan 2 yr adroddiad ymgynghori yn rhoi dadansoddiad o'r methodolegau casglu data a ddefnyddiwyd. Yr opsiynau yw'r gorau y gall y gwasanaeth eu cynnig er mwyn cwrdd â’r  ymrwymiadau a wnaed yn y Cynllun Corfforaethol ar gyfer 2013-17 i sicrhau gostyngiad o 60% yng nghostau cyffredinol gwasanaethau hamdden, diwylliant a llyfrgelloedd dros gyfnod y cynllun ac i gyflawni'r arbedion a osodwyd fel targed ar gyfer y gwasanaeth llyfrgell tra’n cynnal gwasanaeth hyfyw ar yr un pryd. Mae'r tri opsiwn a gyflwynwyd ar gyfer sicrhau’r arbedion yn y gyllideb staffio yn cynrychioli'r lefel isaf o arbedion (Opsiwn A - £50k  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth Tai.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Tai yn ymgorffori Strategaeth Rheoli ddrafft ar gyfer Asedau'r Cyfrif Refeniw Tai am y cyfnod 2018 i 2023.

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Technegol Tai bod y strategaeth yn diffinio dull y Gwasanaeth Tai o reoli asedau'r Cyfrif Refeniw Tai; un o'i brif nodau yw cefnogi cynllun busnes blynyddol y gwasanaeth. Mae'r strategaeth yn canolbwyntio ar dair thema allweddol mewn perthynas â buddsoddi yn y stoc er mwyn parhau i gwrdd â gofynion Safonau Ansawdd Tai Cymru (SATC); rheoli asedau yn rhagweithiol er mwyn gwella perfformiad eiddo a allai fod yn perfformio’n wael o safbwynt ffactorau cymdeithasol, economaidd neu amgylcheddol, a chefnogi amcanion ehangach er mwyn cyfrannu at flaenoriaethau corfforaethol.

Ystyriodd y Pwyllgor y strategaeth a gwnaeth y pwyntiau canlynol –

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a yw'r Gwasanaeth Tai yn manteisio i'r eithaf ar gyfleoedd am fenthyciadau i wneud gwaith atgyweirio mawr. Cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaethau Technegol Tai fod y lwfans wedi ei hawlio yn llawn ar ddiwedd Chwarter 2 ac y gwariwyd cyfanswm o fwy na £2.6m yn ystod Chwarter 1 a Chwarter 2. Mae’r gwasanaeth yn cyfarfod yn rheolaidd â swyddogion Llywodraeth Cymru i fonitro sut mae'r grant yn cael ei wario.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch yr hyn y mae’r Cyngor yn ei wneud os yw tenantiaid yn gwrthod gwaith gwella ar eu cartrefi, yn enwedig os ystyrir bod y gwaith yn hanfodol.

Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Technegol Tai bod SATC yn caniatáu i denantiaid wrthod gwaith ar eu cartrefi mewn rhai amgylchiadau e.e. os ydynt yn hapus â'r gegin sydd ganddynt a dim eisiau ei huwchraddio. Er bod pob awdurdod yn parchu hawl tenantiaid i wneud penderfyniadau am eu cartrefi eu hunain, rhaid cydbwyso hyn gyda'r angen i gwrdd â gofynion iechyd a diogelwch. Mae'r gwasanaeth yn cysylltu â thenantiaid sydd wedi gwrthod gwaith uwchraddio, a hynny er mwyn canfod a ydynt wedi newid eu meddwl ai peidio ac yn cytuno bellach i’r gwaith gael ei wneud. Mae unrhyw waith SATC sy'n weddill e.e. ceginau, ystafelloedd ymolchi, ailweirio ac ati yn cael ei wneud yn awtomatig fel mater o bolisi ar ddiwedd tenantiaeth a chyn ailosod y cartrefi. Yn aml gwelir mai tenantiaid hŷn sy’n gwrthod gwaith, a hynny oherwydd yr anhwylustod mawr yn mae’n ei olygu weithiau, ond gwelir bod llawer ohonynt wedi newid eu meddwl ers hynny. Mae'r gwasanaeth yn adrodd i'r Bwrdd Gwasanaethau Tai ar y strategaeth ar gyfer lleihau nifer y gwrthodiadau.

•           Nododd y Pwyllgor fod tenantiaid weithiau yn gyndyn o gael ailweirio eu cartrefi’n llawn; gofynnodd y Pwyllgor a oedd unrhyw rai o'r gwrthodiadau y mae'r gwasanaeth yn gwybod amdanynt yn disgyn i'r categori hwn.

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Technegol Tai, er bod rhai tenantiaid wedi gwrthod gwaith ailweirio llawn, mae'r Cyngor fel landlord yn mynnu ei fod yn cael gwneud y gwaith  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

·        Cyflwyno diweddariad ar gynnydd o’r Panel Gwella Gwasanaethau Plant

·        Cyflwyno adroddiad cynnydd gan Gyfarwyddwr Statudol y Gwasanaethau Cymdeithasol

•           Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Sgriwtini yn ymgorffori diweddariad cynnydd ar waith y Panel Gwella Gwasanaethau Plant er mwyn i’r Pwyllgor ei ystyried. Rhoddodd yr adroddiad grynodeb o'r materion sydd wedi derbyn sylw'r Panel dros y ddau fis diwethaf.

Cadarnhaodd y Cynghorydd Richard Griffiths ei fod yn ymddangos fod yr holl ffrydiau gwaith sy'n ymwneud â'r Cynllun Gwella Gwasanaeth ar darged hyd yn hyn. Fodd bynnag, er bod cynnydd da wedi'i wneud ar weithredu'r strwythur staffio diwygiedig, mae'r Panel yn dwyn sylw’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol at y ffaith fod swyddi yn parhau i fod yn wag. Mae angen mynd i'r afael â hyn cyn gynted ag y bo modd.

•           Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Dros Dro ar gyfer Gwasanaethau Plant yn nodi'r cynnydd hyd yma ynghylch gweithredu'r Cynllun Gwella Gwasanaeth Plant. Roedd yr  adroddiad yn amlinellu ffocws y gwaith a wnaed hyd yma mewn perthynas â'r agweddau canlynol –

•           Ailstrwythuro'r Gwasanaeth

•           Recriwtio

•           Strategaeth Goruchwylio’r Gweithlu

•           Fframwaith Sicrhau Ansawdd

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i'r wybodaeth a gyflwynwyd mewn perthynas â’r cynnydd a wnaed o ran gwella’r gwasanaeth ac, yn unol â'r argymhelliad a wnaed gan Banel Gwella'r Gwasanaethau Plant a oedd wedi amlygu'r broblem bod swyddi’n parhau i fod yn wag, gofynnodd am eglurhad gan y gwasanaeth ynghylch ei ddull recriwtio gan gyfeirio'n benodol at y pwyntiau canlynol –

•           A yw'r gwasanaeth yn hyderus y bydd yn gallu llenwi'r swyddi sy'n wag heb oedi gormodol

•           A yw'r Gwasanaeth wedi ystyried cymryd ymagwedd fwy ragweithiol tuag at recriwtio trwy hyrwyddo gwaith cymdeithasol fel gyrfa yn uniongyrchol gydag ysgolion ac mewn ffeiriau gyrfaoedd.

•           Yn ogystal, a yw'r gwasanaeth wedi ystyried dwysáu’r dull recriwtio trwy farchnata'r Cyngor yn uniongyrchol i brifysgolion fel cyflogwr cefnogol a lle cadarnhaol i weithio ynddo ar gyfer gweithwyr cymdeithasol newydd a phrofiadol.

•           O ystyried cymhlethdod Gwaith Cymdeithasol yn y maes Plant, y camau y mae'r gwasanaeth wedi'u cymryd i ddarparu'r cymorth angenrheidiol i staff i'w helpu i ddelio â heriau’r gwaith ac i ddatblygu'n broffesiynol.

•           Y cydbwysedd rhwng gweithwyr cymdeithasol profiadol a dibrofiad o fewn y gwasanaeth.

Dywedodd y Swyddogion fod y gwasanaeth yn hysbysebu’n barhaus am weithwyr cymdeithasol yn y maes plant a theuluoedd ac, yn y cyfamser, mae gweithwyr cymdeithasol asiantaeth yn darparu gwasanaeth lle bo angen. Mae recriwtio gweithwyr cymdeithasol yn parhau i fod yn her i awdurdodau lleol yn rhanbarthol. Mae'r gwaith mewn perthynas â gweithredu'r Strategaeth Gweithlu yn parhau beth bynnag, a bydd hynny o gymorth i recriwtio yn y dyfodol. Yn ogystal â mynd ati i recriwtio o ffynonellau allanol, mae'r gwasanaeth hefyd yn datblygu ymagwedd "datblygu ein gweithwyr ein hunain" gyda'r nod o sicrhau gweithlu cynaliadwy dros amser. I'r perwyl hwn mae'r gwasanaeth wedi cyflogi staff sydd newydd gymhwyso yn ogystal â staff y disgwylir iddynt gymhwyso’n fuan. Bydd eu llwyth achosion yn llai yn y dechrau i'w helpu i ymgynefino â’r gwaith  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Sgriwtini.

Cyflwynwyd Blaenraglen Waith y Pwyllgor am y cyfnod hyd at fis Mehefin, 2018 i'w hystyried a'i adolygu. Nododd y Pwyllgor y Flaenraglen Waith fel y cyflwynwyd hi heb wneud sylw pellach.