Rhaglen a chofnodion

Croesawodd y Cadeirydd bawb a oedd yn bresennol i'r cyfarfod hwn o'r Pwyllgor Sgriwtini  Corfforaethol; estynnodd groeso arbennig i gynrychiolwyr Llais Ni (Cyngor Ieuenctid Môn) a'r Panel Dinasyddion a oedd yn bresennol i arsylwi rhan o'r cyfarfod.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol –

4ydd Medi, 2017

Yn codi –

Eitem 7: Adroddiad Blynyddol 2016/17 – Gwrando ar Gwynion a Dysgu Ohonynt

Cyflwyno diweddariad ar lafar ar ymarferoldeb monitro trosiant gweithwyr cymdeithasol plant sy’n derbyn gofal.

2ail Hydref, 2017 (arbennig)

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd    ar 4 Medi a 2 Hydref, 2017 ac fe'u cadarnhawyd fel rhai cywir.

Yn codi ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 4 Medi, 2017 –

Eitem 7: Adroddiad Blynyddol 2016/17 – Gwrando a Dysgu o Gwynion

Diweddarwyd y Pwyllgor gan y Prif Weithredwr ynghylch dichonoldeb monitro trosiant Gweithwyr Cymdeithasol mewn perthynas â phlant sy’n derbyn gofal yn dilyn awgrym a wnaed gan y Pwyllgor y dylid monitro newidiadau o ran Gweithwyr Cymdeithasol sydd wedi’u neilltuo ar gyfer achosion Plant sy'n Derbyn Gofal, a hynny er mwyn cadw llygad ar yr effaith bosib ar y plentyn. Eglurodd y Prif Weithredwr fod y trefniadau ar gyfer casglu gwybodaeth yn y Gwasanaethau Cymdeithasol wedi newid yn dilyn cyflwyno’r system wybodaeth integredig WCCIS yn Ynys Môn yn ddiweddar. Mae'r Gwasanaethau Cymdeithasol ar hyn o bryd yn addasu i'r system newydd ac o ganlyniad mae'n gynamserol ac yn anymarferol ar hyn o bryd i geisio defnyddio'r system i gynhyrchu'r wybodaeth benodol hon. Gellid cynhyrchu'r wybodaeth yn faniwal ond byddai hynny'n golygu edrych ar bob ffeil achos sy’n waith llafurus a fyddai’n rhoi pwysau ychwanegol ar y Gwasanaethau Plant. Awgrymodd y dylid gohirio'r mater am y tro ac y dylid edrych arno eto pan fo'r system newydd wedi gwreiddio a phan fyddai’r Gwasanaeth yn gallu cyflwyno’r wybodaeth ddiweddaraf a mwyaf cyfoes i'r Pwyllgor.

Penderfynwyd gohirio'r mater yn unol ag argymhelliad y Swyddog.

Cyflwyno adroddiad Pennaeth Trawsnewid Corfforaethol.

Cyflwynwyd i’w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Trawsnewid Corfforaethol a oedd yn ymgorffori cynllun arfaethedig ar gyfer cynnal yr ymgynghoriad cyhoeddus ar Gyllideb 2018/19 o'r wythnos sy’n dechrau ar 6 Tachwedd hyd at 29 Rhagfyr, 2017.

Adroddodd yr Aelod Portffolio ar gyfer Gwasanaethau Corfforaethol fod y cam gyntaf yn y broses ymgynghori wedi’i gwblhau, sef yr ymgynghoriad mewnol cychwynnol ar y Gyllideb h.y. gydag Aelodau Etholedig a Swyddogion o fewn y Cyngor. Mae'n rhaid i'r ail gam, sy'n cynnwys ymgynghori â dinasyddion Ynys Môn ar y cynigion, fod mor bellgyrhaeddol, cynhwysol a thrylwyr â phosib a rhaid cynnwys yr Ynys gyfan. Mae'r broses yn dilyn y patrwm a osodwyd yn ystod y blynyddoedd diwethaf, sef defnyddio amrywiaeth o sianeli i gyrraedd cymaint o ddinasyddion â phosib, gan gynnwys cynghorau tref a chymuned, gweithdai i randdeiliaid, y rhyngrwyd, y cyfryngau cymdeithasol, y panel dinasyddion a gweithdai i blant a phobl ifanc. Dywedodd yr Aelod Portffolio ei fod yn rhagweld y byddai'r cyfryngau cymdeithasol yn chwarae rhan amlwg yn yr ymgynghoriad eleni a’r flwyddyn nesaf fel ffordd o dderbyn sylwadau gan ddinasyddion. Fodd bynnag, un o'r amcanion allweddol yw sicrhau bod y broses yn ymgysylltu â'r grwpiau mwy bregus yn y gymuned a bod eu barn yn cael ei chlywed.

Dywedodd y Pennaeth Trawsnewid Corfforaethol fod y Bwrdd Ymgysylltu ac Ymgynghori Corfforaethol wedi gwneud cryn dipyn o waith i adolygu'r broses yn dilyn yr ymarfer ymgynghori cyhoeddus y llynedd ac i sicrhau bod y Cyngor yn ymwybodol o ffyrdd newydd o ymgysylltu ac yn eu defnyddio i ymgynghori â dinasyddion Ynys Môn ar bob lefel.

Ystyriodd y Pwyllgor yr Ymgynghoriad / Cynllun Cyfathrebu arfaethedig ar y Cynigion Ariannol a gwnaed y pwyntiau canlynol –

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch sut mae'r Cyngor yn monitro ac yn parhau i gadw i fyny â’r sylwadau a wnaed trwy Facebook a Twitter.

Dywedodd y Pennaeth Trawsnewid Corfforaethol fod ymateb i sylwadau a wnaed trwy gyfrwng sianeli cyfryngau cymdeithasol yn rhan annatod o waith Uned Gyfathrebu'r Cyngor. O ran y cynigion ariannol, y bwriad yw gofyn amrywiaeth o gwestiynau i’r ymatebwyr iddynt nodi a ydynt yn cytuno neu'n anghytuno, fel bod modd i’r Cyngor gael gwell syniad o deimladau dinasyddion am gynigion penodol. Felly, mae'r elfen hon o'r ymgynghoriad yn weddol hawdd i’w thracio a’i choladu. Mae’r Uned Gyfathrebu hefyd wedi arfer delio gydag ymatebion sylweddol i faterion y Cyngor fel rhan o'i gwaith dydd i ddydd ac felly bydd ymatebion o'r fath i'r cynigion ariannol yn cael sylw yn y ffordd arferol.

•           Nododd y Pwyllgor fod y Cyngor wedi cynnal adolygiad o’r broses ymgynghori a ddilynwyd y llynedd i ymgynghori ar y gyllideb er mwyn sefydlu beth oedd wedi gweithio a’r hyn y gellid ei wella. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar y casgliadau y daethpwyd iddynt a'r gwelliannau a wnaed o ganlyniad i'r ymarfer  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad y Panel Sgriwtini Cyllid.

Cyflwynwyd i’w ystyried, adroddiad y Rheolwr Sgriwtini yn rhoi diweddariad ar y materion a gafodd sylw gan y Panel Sgriwtini Cyllid yn ei gyfarfodydd ar 17 Awst a 29 Medi, 2017.

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 fod y Panel wedi'i sefydlu fel y gallai grŵp o Aelodau Sgriwtini roi sylw manylach i faterion ariannol nag a ganiateir gan amserlen a rhaglen waith y rhiant-bwyllgor, a thrwy hynny ddatblygu gwell dealltwriaeth o'r naratif y tu ôl i'r data cyllidebol ac ariannol a gyflwynir. Mae'r Panel wedi cyfarfod dair gwaith hyd yma ac er ei fod yn dal yn ddyddiau cynnar o ran y broses hon, ystyrir bod y panel yn gam cadarnhaol ymlaen wrth ddatblygu gwaith sgriwtini.

Dywedodd y Cynghorydd Dafydd Roberts, cynrychiolydd o’r Pwyllgor Sgriwtini Partneriaeth ac Adfywio ar y Panel Sgriwtini Cyllid, fod y Panel wedi canolbwyntio ar fonitro'r Gyllideb ac, ar ôl dadansoddi adroddiad Chwarter 1 2017/18 ar y Gyllideb Refeniw, mae wedi nodi'r gorwariant yn y Gwasanaethau Plant a'r Gwasanaeth Dysgu fel meysydd sy'n peri pryder ac wedi gofyn i'r Penaethiaid Gwasanaeth perthnasol roi esboniad o'r mesurau lliniaru a gymerir i fynd i'r afael â'r sefyllfa. Mae'r Panel hefyd wedi craffu ar y Cynllun Ariannol Tymor Canol, yn enwedig yr egwyddorion a'r tybiaethau sy'n sail i'r cynllun ar gyfer y tair blynedd nesaf. Yn ei gyfarfod diwethaf a gynhaliwyd ar 25 Hydref, edrychodd y Panel ar y broses o osod y gyllideb flynyddol, gan gynnwys craffu yn fanwl ar y cynigion cyllidebol cychwynnol.

Nododd y Pwyllgor yr adroddiad a gafwyd yn ôl gan y Panel Sgriwtini Cyllid a nododd hefyd fod y Panel yn dilyn i fyny’r pryder a fynegwyd ganddo mewn perthynas ag agweddau ar reolaeth gyllidebol yn y Gwasanaethau Plant a'r Gwasanaeth Dysgu. Cyfeiriodd y Pwyllgor at y defnydd o ynni a wneir gan y Cyngor a’r gwariant ar ynni a holodd a oedd unrhyw waith yn cael ei wneud ar y maes hwn. Nododd y Pwyllgor y gallai hwn fod yn faes cynhyrchiol ar gyfer sgriwtini, yn enwedig o ran y potensial am arbedion effeithlonrwydd, ac mai ynni yw un o'r gorbenion mwyaf y gellir eu rheoli o fewn adeiladau'r Cyngor.

Dywedodd y Pennaeth Trawsnewid Corfforaethol fod gan y Cyngor Strategaeth Rheoli Ynni a fabwysiadwyd yn ddiweddar ac yr adroddir arni’n rheolaidd i'r Grŵp Asedau Tir ac Adeiladau Corfforaethol er mwyn sicrhau cynnydd yn erbyn y cynllun effeithlonrwydd ynni ac fel bod effeithlonrwydd ynni yn ystyriaeth allweddol wrth gynllunio ar gyfer asedau yn y dyfodol.

Dywedodd y Cadeirydd y byddai'n ymdrechu i sicrhau bod y mater yn cael sylw fel y byddai Blaenraglen Waith y Pwyllgor yn ei ganiatáu.

Penderfynwyd –

•           Nodi'r cynnydd a wnaed hyd yma â gwaith y Panel Sgriwtini Cyllid.

•           Nodi yr ymddengys bod prosesau sy'n ymwneud â monitro cyllideb 2017/18 a gosod cyllideb 2018/19 ar y trywydd iawn.

•  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Ystyried mabwysiadu’r canlynol:-

“O dan Adran 100(A)(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol oherwydd y gall olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir yn Atodlen 12A i’r Ddeddf honno ac yn Prawf Budd y Cyhoedd amgaeëdig.”

Ystyriodd y Pwyllgor fabwysiadu'r ddarpariaeth ganlynol:

"O dan Adran 100 (A) (4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, cau allan y wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem ganlynol ar y sail y gallai olygu datgelu gwybodaeth eithriedig fel y'i diffinnir yn Atodlen 12A y Ddeddf honno a’r Prawf Budd y Cyhoedd a gyflwynwyd. "

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro mai mater i ddisgresiwn y Pwyllgor yw p'un a ddylid gwahardd y wasg a'r cyhoedd ai peidio o'r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar gynigion cyllidebol cychwynnol 2018/19. Nid yw'r adroddiad ar gynigion cychwynnol y Gyllideb wedi'i gyhoeddi eto ac argymhellir gan Swyddogion nad yw'n cael ei gyhoeddi at ddibenion y cyfarfod hwn o'r Pwyllgor ac na ddylai'r drafodaeth ar y mater ddigwydd yn gyhoeddus ar hyn o bryd. Dywedodd y Swyddog, o ran gweithredu’r Prawf Budd y Cyhoedd, bod dwy elfen i'w hystyried, sef –

•           P'un a yw’r adroddiad yn cynnwys unrhyw sail statudol ar gyfer cau allan y wasg a’r cyhoedd. Fel y mae'r Prawf Budd y Cyhoedd yn ei nodi, mae dwy sail statudol y gall y Pwyllgor eu hystyried i benderfynu a ddylid cau allan y wasg a'r cyhoedd yn yr achos hwn ai peidio, e.e. sail statudol 15 yn Atodlen 12A i Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 sy'n golygu bod yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth sy'n cyfeirio at faterion cyflogaeth a allai arwain at ymgynghoriadau neu drafodaethau neu at ystyried trafodaethau neu ymgynghoriadau ynglŷn â materion cysylltiadau llafur, a sail statudol 13 sy'n cyfeirio at wybodaeth o fewn yr adroddiad sy'n debygol o ddatgelu pwy yw’r unigolyn dan sylw. Mae'r adroddiad yn cyfeirio at drafodaethau a allai gael effaith ar ddau grŵp o aelodau staff pe bai'r Cyngor yn bwrw ymlaen â'r cynigion. Mae'r grwpiau hyn yn gymharol fach ac felly mae modd darganfod pwy ydynt ac felly maent yn disgyn i gategori 13. Pe bai'r Cyngor Llawn yn bwrw ymlaen â'r argymhellion yn yr adroddiad byddai'n rhaid ymgynghori / negodi gyda'r ddau grŵp o staff yr effeithir arnynt.

•           Y budd i'r cyhoedd wrth ddatgelu'r wybodaeth, o gofio'r ddau ffactor uchod. Bydd angen trafod y penderfyniad terfynol gyda'r staff cyn i'r cynnig gael ei gyhoeddi i'w drafod. Ar hyn o bryd, cynigion i ymgynghori arnynt yn unig yw’r rhain ac efallai na fydd y rhai sy'n ymwneud â staff yn rhan o'r cynigion arfaethedig. Felly, mae’n dilyn na ddylid pryderu grwpiau unigol o staff ynghylch y cynigion hyn oni bai neu hyd nes eu bod yn rhan annatod o'r gyllideb derfynol. Datgelir y cynigion ar gyfer y gyllideb maes o law ac erbyn hynny bydd yr awdurdod wedi cael cyfle i ymgynghori â’r unigolion dan sylw. Mae'n bwysig bod staff yn cael gwybod am unrhyw gynigion o'r fath gan y Cyngor ei hun ac nid o'r cyfryngau. Hefyd,  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Sgriwtini a’r Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog 151.

Cyflwynwyd i’w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Rheolwr Sgriwtini yn amlinellu cyd-destun y broses gosod cyllideb ar gyfer 2018/19. Roedd Atodiad 1 yn cynnwys adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 ar y cynigion cychwynnol ar gyfer cyllideb 2018/19. Roedd yr adroddiad yn cynnwys datganiad ar y sefyllfa mewn perthynas â’r materion canlynol –

•           Cynigion cychwynnol y Pwyllgor Gwaith ar gyfer y gyllideb

•           Setliad cychwynnol Llywodraeth Cymru ar gyfer Llywodraeth Leol

•           Y Dreth Gyngor

•           Y sefyllfa mewn perthynas â‘r cronfeydd wrth gefn a'r balansau cyffredinol

•           Cynigion ar gyfer arbedion

•           Pwysau a blaenoriaethau cyllidebol

•           Risgiau

•           Effaith ar y Cynllun Ariannol Tymor Canol

Dywedodd yr Aelod Portffolio ar gyfer Cyllid fod yr adroddiad uchod yn dod â cham cyntaf y broses gosod cyllideb i ben, sef y broses fewnol a gynhaliwyd yn y Cyngor. Mae’r broses honno wedi cynnwys cael mewnbwn sylweddol gan Swyddogion ac Aelodau Etholedig mewn cyfarfodydd adolygu gwasanaethau a gweithdai cyllideb lle craffwyd ar bob un o’r cynigion ar gyfer arbedion a’u trafod a’u herio. Nid yw'r gwaith paratoadol hwn wedi bod yn hawdd, yn enwedig gan fod diffyg ariannol oddeutu £2m yn y gyllideb ddigyfnewid ar ôl cymryd i ystyriaeth y gwahanol bwysau ariannol y mae'r Cyngor yn eu hwynebu mewn perthynas â chwyddiant cyflog, chwyddiant cyffredinol, y cynnydd yn y cyflog byw cenedlaethol, gostyngiad yn y gronfa grantiau a chwyddiant costau ynni. Mae'r rhestr o gynigion, er yn sylweddol, yn cynnig opsiynau  ac felly'n rhoi elfen o hyblygrwydd o ran y penderfyniadau sydd angen eu gwneud.

Mae'n rhaid i’r Cyngor gyflwyno cyllideb gytbwys ar gyfer 2018/19; mae hyn hefyd yn bwysig o ran sicrhau bod y Cyngor yn parhau i fod yn ddigon gwydn i fedru cwrdd â’r heriau ariannol yn y blynyddoedd i ddod. Roedd y gwaith cychwynnol ar y gyllideb a adlewyrchwyd yn y Cynllun Ariannol Tymor Canol a gymeradwywyd ym mis Medi, 2017 yn amcangyfrif y byddai angen  cyfanswm o £8.6m o arbedion dros y cyfnod 2018/19 i 2020/21. Rhagwelwyd hefyd y byddai'r bwlch ariannol yn 2018/19 yn £4m sy'n golygu y byddai gofyn i wasanaethau ddarganfod arbedion o 4%. O ganlyniad, roedd Penaethiaid Gwasanaeth wedi nodi arbedion posib o £3.296m.

Er yn well na'r disgwyl, roedd y setliad amodol i lywodraeth leol a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru ar 10 Hydref, 2017 yn ostyngiad o 0.1% ar y swm a ddyrannwyd i Ynys Môn yn y flwyddyn flaenorol. O ystyried yr holl newidiadau i’r gyllideb y gwyddys amdanynt, gan gynnwys incrementau cyflog, chwyddiant, dyfarniad tâl, grantiau a chyfrifoldebau newydd, mae'r cyllid sydd raid wrtho i fedru cynnal cyllideb ddigyfnewid wedi cynyddu o £126m yn 2017/18 i £132m ar gyfer 2018/19. Roedd y datganiad ysgrifenedig a wnaed gan Ysgrifennydd Cabinet Llywodraeth Cynulliad Cymru dros Gyllid a Llywodraeth Leol hefyd yn cyfeirio at £100m ychwanegol o fewn y setliad ar gyfer Cymru gyfan ynghylch elfennau ysgolion a gofal cymdeithasol (£62m a £42m yn y drefn honno). Fodd bynnag, ni chafwyd esboniad ar sut y cyrhaeddwyd  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 6.