Rhaglen a chofnodion

Croesawodd y Cadeirydd yr holl Aelodau a Swyddogion i'r cyfarfod ac estynnodd groeso arbennig i'r Cynghorydd Bryan Owen i'w gyfarfod cyntaf o'r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol; i Mr Arwyn Williams fel y Pennaeth Dysgu newydd, ac i Mrs Carys Edwards yn ei rôl newydd fel Pennaeth Proffesiwn (Adnoddau Dynol a Thrawsnewid).

Cyfeiriodd y Cadeirydd at lwyddiant Mr Gruffydd Wyn Roberts o Amlwch ar gyrraedd rownd derfynol y sioe dalent ar y teledu - Britain's Got Talent, a llongyfarchodd Mr Roberts ar ei gyflawniad. Diolchodd y Cadeirydd hefyd i dref a chymuned Amlwch ac yn arbennig i Mr Arwel Hughes am drefnu sgrîn awyr agored arbennig o'r rownd derfynol. Roedd y ffocws ar Amlwch a'r cyhoeddusrwydd cadarnhaol mewn perthynas â’r digwyddiad a llwyddiant Mr Roberts wedi bod yn ardderchog i'r ardal.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol –

·         23 Ebrill, 2018

·         15 Mai, 2018

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a gynhaliwyd  ar 23 Ebrill a 15 Mai, 2018 ac fe'u cadarnhawyd fel rhai cywir.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn – AD a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (Adnoddau Dynol a Thrawsnewid) yn amlinellu sefyllfa'r Cyngor yn erbyn ei amcanion gweithredol ar gyfer chwarter olaf y flwyddyn ariannol 2017/18 er ystyriaeth y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn rhoi trosolwg o berfformiad y Cyngor yn ei weithgareddau busnes fel arfer tra'n cyfeirio’n benodol hefyd at ddatblygiadau trawsnewidiol eraill a gwblhawyd yn ystod y cyfnod hwn.

Dywedodd yr Aelod Portffolio Gwasanaethau Corfforaethol, er bod y flwyddyn wedi bod yn un heriol eto i'r sector cyhoeddus, roedd yn galonogol gallu adrodd bod y mwyafrif o’r dangosyddion yn perfformio'n dda yn erbyn eu targedau, ac y dylid cydnabod y cyflawniad hwn pan fydd Adroddiad Perfformiad Blynyddol y Cyngor yn cael ei ddrafftio yn yr hydref. Nid yw canlyniadau’r chwarter olaf wedi amlygu unrhyw bethau annisgwyl gyda rhai meysydd perfformiad yn y Gwasanaethau Plant a Theuluoedd a'r Gwasanaeth Dysgu yn heriol. Serch hynny, mae'r Gwasanaethau Plant yn trawsnewid a bydd yn parhau i flaenoriaethu'r meysydd hynny lle mae perfformiad wedi bod yn is na’r targed - gwelwyd gwelliant mewn 4 o'r 5 dangosydd a oedd yn tanberfformio yn enwedig yn ystod hanner olaf y flwyddyn ariannol yn dilyn ymarfer ailstrwythuro a adolygu polisïau a phrosesau. Bydd y Gwasanaeth Dysgu yn parhau i weithredu'r mesurau lliniaru yr adroddwyd arnynt ar ddiwedd Chwarter 3 a'u crynhoi ym mharagraff 2.2.5 a dylai hynny sicrhau parhad yng ngwelliant y perfformiad yn y flwyddyn i ddod.

Dywedodd yr Aelod Portffolio, o ran Rheoli Pobl, bod perfformiad cyfraddau salwch y Cyngor ar ddiwedd 2017/18 yn 9.96 diwrnod o salwch fesul CALl gyda hynny’n is o drwch blewyn na’r targed corfforaethol o 9.75 diwrnod o salwch fesul CALl. Er bod y perfformiad o ran absenoldeb oherwydd salwch yn Chwarteri 1, 2 a 3 yn uwch na’r targed, roedd y cyfraddau salwch uwch na'r arferol yn ystod Chwarter 4 wedi effeithio ar 6 o'r 9 Gwasanaeth yn y Cyngor gyda hynny i bob pwrpas yn sgiwio canlyniadau’r perfformiad diwedd blwyddyn ac yn golygu nad oedd modd cyflawni’r targed corfforaethol. Mae'r canlyniad hwn yn adlewyrchiad o’r sefyllfa yn genedlaethol.

Gwelwyd gwelliannau o ran Gwasanaeth Cwsmer yn enwedig mewn perthynas â’r defnydd o Wasanaethau Digidol, gyda nifer gynyddol o'r cyhoedd yn awr yn defnyddio technoleg App Môn a gwefan y Cyngor i gyfathrebu â'r Awdurdod ac i adrodd ar faterion. Mae presenoldeb y Cyngor ar y cyfryngau cymdeithasol a’i ddilynwyr hefyd wedi cynyddu a rhagwelir y bydd llif y wybodaeth a rennir ac a dderbynnir trwy gyfrwng sianeli cyfryngau cymdeithasol yn parhau i dyfu gydag amser. Roedd canran y ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth yr ymatebwyd iddynt o fewn yr amserlen yn 78% ar ddiwedd 2017/18 o'i gymharu â 77% ar ddiwedd 2016/17. Er nad yw'n taro'r targed corfforaethol o 80% , mae'r canlyniad yn galonogol o ystyried y ffaith bod 7,527 o geisiadau wedi cael sylw yn ystod 2017/18 o gymharu â 5,700 yn ystod 2016/17.

Gorffennodd yr Aelod Portffolio Gwasanaethau Corfforaethol trwy ddweud bod angen i'r Cyngor gynnal y momentwm o ran cynnydd ac y bydd raid i  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

·        Cyflwyno adroddiad Pennaeth y Gwasanaethau Plant a Theuluoedd

·        Cyflwyno adroddiad y Panel Gwella Gwasanaethau Plant

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Plant a Theuluoedd yn nodi'r cynnydd a wnaed hyd yma o ran gweithredu'r Cynllun Gwella Gwasanaeth er ystyriaeth y Pwyllgor.

Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Llywodraethu a Thrawsnewid Prosesau Busnes) a Chyfarwyddwr Statudol y Gwasanaethau Cymdeithasol fod y Gwasanaeth wedi bod yn ymwneud â rhoi cyfres o newidiadau pwysig yn eu lle ers arolygiad AGC, newidiadau a fydd, fe ystyrir, yn cyflawni’n well yn unol â deddfwriaeth. Mae'r prif feysydd newid yr ymhelaethir arnynt yn yr adroddiad yn ymwneud â'r canlynol –

•           Ailstrwythuro'r gwasanaeth fel bod y ffocws ar ymyrraeth gynnar ac atal ac ymyrraeth ddwys dan reolwyr gwasanaeth sy'n arwain ar, ac sy’n gyfrifol am yr adnoddau ar gyfer pob un o'r meysydd gwasanaeth hyn. Mae wedi cynyddu’n sylweddol yr adnoddau sydd ar gael ar gyfer goruchwylio, trosolwg rheolwyr, cyfeiriad achosion ac wedi gwella’r broses cynllunio gofal gyda Grwpiau Ymarfer bach dan arweiniad Arweinwyr Ymarfer sy'n ceisio gwella ansawdd ymarfer proffesiynol.

•           Datblygu strategaeth atal gyda'r amcan o leihau angen ar bob lefel a thrwy hynny ostwng yr angen am wasanaethau dwys. Mae'r Cyngor wedi buddsoddi adnoddau i sefydlu tîm ymyrraeth ddwys, sef y Tîm Teuluoedd Gwydn, i ymateb yn rhagweithiol i blant ag anghenion lefel uchel / sydd ar drothwy gofal a hefyd i weithio gyda'r gweithiwr cymdeithasol enwebedig i gynorthwyo i symud plant allan o ofal a’u dychwelyd i ofal ffrindiau neu deulu yn nes at eu cartrefi.

•           Gwella'r systemau sydd ar waith i gefnogi ymyrraeth ddwys trwy adolygu achosion i sicrhau bod yr achosion cywir yn cael sylw ar y lefel hon a bod prosesau'r Gwasanaeth mor effeithiol â phosibl.

•           Gwella ansawdd a chysondeb ymarfer. Datblygwyd prosesau ac arweiniad gwell ac mae adnoddau ychwanegol wedi'u hymrwymo i wella'r swyddogaeth Sicrhau Ansawdd a Gwella.

Dywedodd y Swyddog fod y Gwasanaeth yn cydnabod mai dim ond yn ddiweddar y cafodd y camau hyn eu gweithredu, gyda'r mwyafrif wedi dwyn ffrwyth ers i'r adroddiad ar yr arolygiad gael ei gyhoeddi ym mis Mawrth, 2017 a’u bod yn dibynnu ar weithredu swyddogaeth yr Arweinwyr Ymarfer yn llwyddiannus. Bydd yn cymryd amser i gyflawni'r hyn a ddisgwylir ohono ond fe welir manteision gwneud hynny'n effeithiol mewn ymarfer o ansawdd da ar draws yr holl Wasanaethau Plant a Theuluoedd. Mae ffocws y gwaith yn y chwarter diwethaf wedi bod ar atgyfnerthu trefniadau recriwtio a chadw staff. Oherwydd y prinder cenedlaethol o Weithwyr Cymdeithasol profiadol, mae'r Gwasanaeth wedi gweithredu cynllun wrth gefn (cyllid wedi'i gymeradwyo gan y Pwyllgor Gwaith) sef recriwtio Gweithwyr Cymdeithasol newydd (NQSW) i swyddi gwag ac i gyflogi gweithwyr cymdeithasol asiantaeth profiadol ychwanegol dros gyfnod o flwyddyn a all gefnogi’r gweithwyr cymdeithasol newydd drwy gydol eu blwyddyn gyntaf yn y Fframwaith Ymarfer. Mae gweithredu'r 21 o gamau gweithredu yn y Cynllun Gwella Gwasanaeth hefyd yn mynd rhagddo. Ar ôl 12 mis o weithio ar y CGG, mae'r gwasanaeth wedi datblygu system sgorio RAG i fesur cynnydd - mae'r tabl yn yr adroddiad yn dangos bod 6 maes wedi eu cwblhau (Gwyrdd), mae  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad y Panel Sgriwtini Cyllid.

Cyflwynwyd adroddiad y Panel Sgriwtini Cyllid a oedd yn rhoi diweddariad ar waith y Panel er ystyriaeth y Pwyllgor.

Adroddodd y Cynghorydd Dafydd Roberts, aelod o'r Panel, ar waith y Panel yn ystod y cyfnod o fis Mawrth i fis Ebrill, 2018 gan gyfeirio at y canlynol -

•           Rhoddwyd ystyriaeth fanwl i Fonitro’r Gyllideb ar gyfer Chwarter 3 2017/18 gyda’r Panel yn mabwysiadu’r ymagwedd y byddai craffu ymateb y Pwyllgor Gwaith i fonitro'r gyllideb yn fwy defnyddiol o ran cefnogi’r Pwyllgor Gwaith i wneud penderfyniadau gwell.

•           Pwysau ariannol 2017/18. Mae'r Panel yn parhau i graffu’r pwysau ariannol yn y Gwasanaethau Plant a'r Gwasanaeth Dysgu fel blaenoriaeth allweddol. I'r perwyl hwn, comisiynwyd rhagor o wybodaeth gan y ddau Bennaeth Gwasanaeth i'w hystyried gan y Panel yn ei gyfarfod nesaf ar 28 Mehefin, 2018 .

•           Proses gosod cyllideb flynyddol 2019/20. Mae adolygiad o raglen waith y Panel wedi bod yn gatalydd ar gyfer cytuno ar rôl y Panel yn y broses o osod cyllideb ar gyfer y flwyddyn nesaf fel yr amlinellir yn yr adroddiad.

•           Strategaeth Effeithlonrwydd y Cyngor. Mae'r Panel wedi rhoi ystyriaeth fanwl i berfformiad yn erbyn pob un o'r cynigion effeithlonrwydd a weithredwyd yn ystod 2017/18 er mwyn ffurfio barn ar y ganran a gyflawnwyd ac i nodi rhwystrau a risgiau ac unrhyw gwersi dilynol i’w dysgu wrth symud ymlaen.

Mae'r Panel wedi uwch-gyfeirio er sylw'r Pwyllgor, y pwysau presennol ar y gyllideb yn y Gwasanaethau Plant a'r Gwasanaeth Dysgu.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'r wybodaeth a gyflwynwyd ac fe wnaeth y pwyntiau canlynol –

•           Nododd y Pwyllgor o gasgliadau'r Panel bod diffyg o £ 399k yn y strategaeth effeithlonrwydd ar gyfer 2017/18 a oedd werth cyfanswm o £ 1.954k, a hynny’n gysylltiedig â'r 3 phrosiect a restrwyd yn yr adroddiad. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad o'r rhesymau pam nad oedd y prosiectau arbedion hyn wedi cael eu cyflawni ar amser. 

Cadarnhaodd y Cynghorydd Dafydd Roberts fod y Panel wedi derbyn adroddiadau ar y mater. Dywedodd yr Aelod Portffolio Cyllid a chyn aelod o'r Panel ei fod yn hyderus y byddai'r Panel yn parhau i gadw golwg fanwl ar y cynnydd o ran gweithredu cynlluniau arbedion ac effeithlonrwydd.

Eglurodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Llywodraethu a Thrawsnewid Prosesau Busnes) a Chyfarwyddwr Statudol y Gwasanaethau Cymdeithasol fod prosiect Garreglwyd wedi cymryd mwy o amser nag a ragwelwyd yn wreiddiol yn rhannol oherwydd yr oedi o ran cyflogi staff Iechyd i gefnogi'r prosiect ac yn rhannol oherwydd bod AGC wedi cymryd mwy o amser na’r disgwyl i dderbyn a chymeradwyo'r model gweithredu. Mae'r cyfleuster bellach ar agor ac yn derbyn nifer gynyddol o unigolion ac mae’r ail adain hefyd yn barod. Ariannwyd y rhan fwyaf o'r gwaith i ddatblygu'r ddwy adain i ddarparu llety ar gyfer unigolion â dementia trwy Gronfa Gofal Canolraddol Llywodraeth Cymru.

•           Cyfeiriodd y Pwyllgor at y gwariant ychwanegol nad oedd wedi ei gynllunio a gafodd y Cyngor o ganlyniad i'r llifogydd ym mis Tachwedd, 2017. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch y  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno’r Blaen Raglen Waith 2018/19.

Cyflwynwyd Blaen Raglen Waith y Pwyllgor ar gyfer 2017/18 i 2018/19 ar gyfer sylwadau ac i’w adolygu.

Dygodd y Cadeirydd sylw at y ffaith bod y ddau gyfarfod ychwanegol o'r Pwyllgor y cyfeiriwyd atynt yn y cyfarfod blaenorol bellach wedi'u cadarnhau ar gyfer 5 a 13 Gorffennaf, 2018 ac y byddant yn ystyried cynigion moderneiddio ysgolion ar gyfer ardaloedd Llangefni a Seiriol yn y drefn honno. Bydd y cyfarfod ar 5 Gorffennaf hefyd yn ystyried Adroddiad Blynyddol Cyfarwyddwr Statudol y Gwasanaethau Cymdeithasol.

Penderfynwyd derbyn y Rhaglen Waith fel y'i cyflwynwyd.

DIM CAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL

Derbyn diweddariad ar wireddu’r Cynllun Gweithredu.

Cyflwynwyd er gwybodaeth i’r Pwyllgor - adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo) a'r Pennaeth Dysgu yn rhoi diweddariad ar weithredu'r camau a argymhellir yn dilyn adolygiad Archwilio Mewnol o gludiant ysgol ym Medi, 2017. Mae'r adroddiad yn nodi bod adolygiad dilyn-i-fyny yr Archwiliad Mewnol yn cadarnhau bod cynnydd sylweddol wedi'i wneud tuag at wella trefniadau cludiant Ysgol a mynd i'r afael â'r materion a'r risgiau a godwyd yn yr adroddiad adolygu archwilio gwreiddiol. Yn y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn ei gyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Ebrill, 2018 derbyniwyd bod cynnydd da wedi'i wneud ac nad oedd yn angen iddo gymryd camau pellach.

Penderfynwyd nodi –

•           Y cynnydd sylweddol a wnaethpwyd o ran lleihau'r risgiau a nodwyd yn yr adroddiad Archwilio Mewnol ym mis Medi, 2017.

•           Penderfyniad y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn ei gyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Ebrill, 2018 i nodi bod cynnydd da wedi'i wneud ac nad oes angen cymryd unrhyw gamau pellach.

DIM CAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL