Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog mewn perthynas ag unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno, i’w cadarnhau, gofnodion y cyfarfod a gafwyd ar 17 Rhagfyr, 2012.

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 17 Rhagfyr 2012.

MATERION YN CODI

Gofynnwyd cwestiynau yn y cyfarfod diwethaf yngl!n â’r materion canlynol :-

·       Gwariantar gyfer Hyfforddi Aelodau

Dywedodd yr Uwch Swyddog Datblygu AD – fel yr eglurwyd yn y cyfarfod diwethaf,

bychan iawn oedd y gwariant yng nghyswllt hyfforddiant i Aelodau Etholedig oherwydd

nad yw Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru yn codi am ei wasanaethau. Roedd Ms.

Sarah Titcombe o Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru wedi egluro mater y costau

hyfforddi ymhellach gan nodi bod ‘hyfforddiant yn cael ei gyllido gyda grant Llywodraeth

Cymru ar gyfer gwella gweithgareddau o fewn awdurdodau lleol nad ydynt yn cael eu

cyllido gan gyfraniad Aelodau’ a dyma’r rheswm paham nad yw’r CLlLC yn codi am ei

wasanaeth.

Dywedodd y Swyddog ymhellach bod ychydig o hyfforddiant mewnol wedi ei roi i Aelodau

gan staff ac fel yr adroddwyd yn flaenorol i’r Pwyllgor Safonau ni fyddai gwneud asesiad

bras o’r costau yn hyn o beth yn dangos llawer mwy na £1000 y sesiwn. Roedd cost

gyffredinol yr holl hyfforddiant a roddwyd i Aelodau Etholedig yn 2012/2013 oddeutu

£9,000.

·       CofrestruEtholiadol/Etholiad Cyngor Sir

Rhoddodd y Prif Weithredwr amlinelliad o’i rôl fel Swyddog Canlyniadau ar gyfer Etholiad y

Cyngor Sir sydd ar ddod a phwysleisiodd y bydd yn rhaid iddo ddelio gydag ymgeiswyr

tebygol ac aelodau etholedig cyfredol ar yr un lefel. Nododd mai gan y Comisiwn

Etholiadol y mae’r cyfrifoldeb yn unig ar gyfer materion etholiadol ac fel swyddog

canlyniadau roedd yn rhaid iddo weithio o fewn ei reoliadau. Nododd ymhellach fod yr 21

awdurdod lleol arall yng Nghymru wedi cynnal eu hetholiadau Cyngor Sir fis Mai diwethaf

ac mai Ynys Môn fydd yr unig awdurdod fydd yn cynnal etholiad y flwyddyn hon.

Dywedodd mai’r bwriad yw adrodd yn ôl i’r Pwyllgor Gwaith ym mis Chwefror ar strwythur

Pwyllgorau newydd yr Awdurdod. Gyda’r gostyngiad yn nifer yr aelodau etholedig o 40 i

30, nododd y bydd y dyrannu Cadeiryddion ar gyfer y Pwyllgorau yn cael ei wneud drwy’r

broses arferol o ethol Cadeirydd gan y Pwyllgorau unigol.

(a)  Cyflwyno adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Democratiadd Dros Dro.

(b)  Gofynnir i’r Aelodau ddod gyda hwy i’r cyfarfod, gopi o’r ddogfen Ymgynghori ar y Gyllideb.

Cyflwynwyd – adroddiad gan Bennaeth Dros Dro y Gwasanaethau Democrataidd mewn perthynas â’r uchod.

Adroddwyd bod y cynigion mewn perthynas â’r Gwasanaethau Democrataidd wedi eu cynnwys o fewn y Ddogfen Ymgynghori dan wasanaeth y Dirprwy Brif Weithredwr. Roedd yr agweddau hyn wedi eu sgriwtineiddio eisoes gan y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol yn ei gyfarfod a gynhaliwyd ar 28 Ionawr, 2013. Y prif arbedion a nodwyd mewn perthynas â’r Gwasanaethau Democrataidd yw cynigion i roi’r gorau i ddefnyddio amlenni rhagdaledig ar draws y Cyngor. Fe ddarparwyd amlenni parod i Aelodau ers 1996, ar gais, er mwyn iddynt allu gwneud eu dyletswyddau. Yn ystod 2011/12 dim ond 6 Aelod ofynnodd am amlenni parod ar gost o £185. Roedd yr adroddiad yn cyfeirio hefyd at gyfarwyddyd gan Banel Cydnabyddiaeth Ariannol Annibynnol Cymru yn ei Adroddiad Blynyddol ar gefnogi gwaith Aelodau awdurdod lleol.

Ar hyn o bryd mae’r Cyngor yn darparu’r gefnogaeth ganlynol i Aelodaeth, heb godi unrhyw dâl :-

·       Offer TGCh – ipads (cynllun treialu i Aelodau’r Pwyllgor Gwaith), gliniaduron, argraffwyr a

deunyddiau darfodedig;

·       Band llydan a llinellau ffôn;

·       Papur ysgrifennu ar wneud cais amdano;

·       GwasanaethauPost.

Materion a godwyd gan Aelodau :-

·       Mynegwyd pryder yngl!n â gwrthdaro posibl rhwng band llydan preifat a band llydan y

Cyngor yng nghartrefi’r Aelodau. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau TGCh na ddylid      cael unrhyw wrthdaro technegol trwy fod technoleg wedi mynd rhagddo bellach ac nad oes angen gwahanu’r llinellau ffôn unswydd;

Yn dilyn trafodaeth ddofn PENDERFYNWYD :-

·       Cefnogi’rarbedion oedd yn cael eu cynnig mewn perthynas ag amlenni parod;

·       Bod adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor hwn ar ôl Etholiad y Cyngor Sir ar

Mai 2013 ar ddarparu cysylltiad band llydan a rheoli diogelwch data.

Cyflwyno adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Democratiadd Dros Dro.

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Pennaeth Dros Dro Gwasanaethau Democrataidd yng nghyswllt yr uchod.

Dywedwyd mai pwrpas yr Adroddiad Blynyddol gan Aelodau Etholedig yw gwella’r cyfathrebu

rhwng Aelodau Etholedig a’r Cyhoedd. Gan gofio am yr Etholiadau Lleol ym Môn ym Mai 2013 roedd cadarnhad bellach wedi ei dderbyn gan Lywodraeth Cymru, ac yn benodol ar gyfer y Cyngor hwn bod rhaid cynhyrchu Adroddiadau Blynyddol erbyn Mehefin 2014.

PENDERFYNWYD nodi’r adroddiad a bod adroddiad pellach yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor hwn ar ôl Etholiadau Lleol Mai 2013 yn gosod allan dempled a phrotocol i Aelodau allu paratoi ar gyfer yr Adroddiad Blynyddol yn 2014.

Cyflwyno adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau TGCh.

Cyflwynwyd - adroddiad gan y Rheolwr Systemau TGCh yng nghyswllt e-Ddemocratiaeth i

Aelodau.

Adroddwyd – fel rhan o raglen moderneiddio’r Cyngor, mae’r Cyngor ar hyn o bryd yn gweithredu’r System Reoli Pwyllgor Modern Gov. a fydd yn helpu’r Cyngor i ddarparu ei ddyletswyddau democrataidd. Mae’r system yn ei gwneud yn bosibl i ddarparu yn electronig ac i reoli rhaglenni, papurau a phenderfyniadau pwyllgorau ac mae ar gael i Swyddogion, Aelodau Etholedig a dinasyddion ar-lein. Yn dilyn Etholiadau Lleol mis Mai 2013 bwriedir mabwysiadu’r system Modern Gov. fel un safonol i’r holl Aelodau. At hyn, bydd y system Modern Gov. yn caniatáu i Aelodau gwblhau a diweddaru nodiadau ar-lein mewn perthynas â chofrestru diddordebau. Nodwyd ymhellach fod Aelodau’r Pwyllgor Gwaith eisoes wedi derbyn dyfeisiadau tabled iPad a’r bwriad yw rhoi iPad i holl Aelodau’r Cyngor Sir ar ôl etholiadau mis Mai. Unwaith y bydd wedi ei mabwysiadu’n llawn bydd y system Modern Gov. a’r iPads yn darparu arbedion sylweddol mewn perthynas â dogfennau’r pwyllgorau, cyhoeddi rhaglenni a bydd yn lleihau’r costau o brintio a phostio i’r awdurdod.

Roedd Aelodau’r Pwyllgor yn cefnogi’r system Modern Gov. a nodwyd y dylai pob cyfarfod yn y dyfodol gael eu cyhoeddi ar-lein ar wefan y Cyngor.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a chymeradwyo’r bwriad i fabwysiadu Modern Gov. fel rhan o foderneiddio arferion gwaith a hefyd roi iPad i bob un o’r Aelodau ar ôl etholiadau mis Mai 2013.