Rhaglen a chofnodion

Ethol Cadeirydd i’r Pwyllgor.

Etholwyd Mr Islwyn Humphreys oedd yn cynrychioli’r Sector Gwirfoddol fel Cadeirydd y Pwyllgor Cyswllt.

Diolchodd Mr Islwyn Humphreys i’w gyd aelodau ar y Pwyllgor am eu hymddiriedaeth ynddo a diolchodd hefyd i’w ragflaenydd yn y Gadair, y Cynghorydd Kenneth Hughes am ei gyfraniad a’i arweiniad yn ystod ei dymor yn y swydd.

Rhoddodd y Cadeirydd groeso wedyn i’r holl aelodau oedd yn newydd i’r Pwyllgor Cyswllt i’w cyfarfod cyntaf ac estynnodd groeso hefyd i Miss Emily K. Jones oedd yn bresennol fel sylwedydd fel rhan o’i phrofiad gwaith.

Ethol Is-Gadeirydd i’r Pwyllgor.

Etholwyd y Cynghorydd Alun Mummery yn cynrychioli’r Awdurdod Lleol fel Is-Gadeirydd y Pwyllgor Cyswllt.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Cyswllt a gynhaliwyd ar

15 Ebrill, 2013.

Cyflwynwyd a chadarnhawyd fel rhai cywir cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor Cyswllt a gynhaliwyd ar 15 Ebrill, 2013. 

Materion yn codi –

·         Cyfeiriodd Prif Swyddog Medrwn Môn at fater cyfranogiad y sector gwirfoddol ym mhroses sgriwtini’r Awdurdod ac yn benodol y mater o hyfforddiant a oedd, yn ôl ei ddealltwriaeth o, yn parhau i Aelodau Etholedig y Cyngor.  Dywedodd iddo gael ei grybwyll yng nghyfarfod blaenorol y Pwyllgor y gallai cyfleon hyfforddiant oedd yn cael eu cynnig i Aelodau Etholedig ynglŷn â sgriwtini effeithiol gael ei ymestyn i gynrychiolwyr perthnasol yn y sector gwirfoddol.  Aeth y Swyddog ymlaen i ddweud ei fod yn teimlo bod oedi gormodol gydag ymgysylltu gyda’r sector gwirfoddol er mwyn sicrhau bod y sector wedi ei baratoi’n ddigonol ac yn briodol ar gyfer cymryd rhan mewn sgriwtini.

Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth (Polisi) wrth y Pwyllgor bod y Rheolwr Sgriwtini yn bwriadu adrodd yn ôl i’r Pwyllgor hwn yn ei gyfarfod nesaf.  Roedd Aelodau Etholedig wedi cael hyfforddiant mewn amryw o feysydd fel rhan o’r broses anwytho.  Cadarnhaodd ei bod yn cael ei gydnabod bod gan y sector gwirfoddol rôl allweddol i’w chwarae o fewn sgriwtini a dywedodd y byddai’n holi am y sefyllfa ynglŷn â hyfforddiant sgriwtini.

Camau Gweithredu’n Codi: Y Pennaeth Gwasanaeth (Polisi) i fynd ar ôl y mater hwn gyda’r Rheolwr Sgriwtini, sef y posibilrwydd o gynnwys cynrychiolwyr y sector gwirfoddol mewn unrhyw drefniadau hyfforddiant sgriwtini oedd wedi eu cynllunio ar gyfer y dyfodol ac i adrodd yn ôl i’r Pwyllgor hwn.

·         Holodd cynrychiolydd o’r Sector Gwirfoddol ynglŷn â statws yr adolygiad o Gontractau’r Gwasanaethau Cymdeithasol ac am ffurfio fframwaith y gellir cytuno ar gontractau oddi mewn iddo. 

Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Cymuned y daethpwyd i gytundeb ynglŷn â thempled ac er bod yna rai problemau gyda chapasiti, yr amcan yw cwblhau’r gwaith yn ôl y trefniadau oedd wedi eu hamlinellu yn y cyfarfod diwethaf.  Mae’r adolygiad a’i gwblhau wedi cymryd arno arwyddocâd mwy wrth i sefyllfa gyllido llywodraeth leol wynebu pwysau cynyddol.  Fodd bynnag, rhaid cynnal yr adolygiad ym mhob gwasanaeth ac er bod materion eraill sydd angen sylw wedi ymyrryd rhywfaint yn y cyfnod ers cyfarfod blaenorol y Pwyllgor, y nod o hyd yw sefydlu methodoleg a fframwaith ar gyfer cyllido contractau gyda’r sector gwirfoddol yn ystod yr amser rhwng rŵan a’r hydref.

·         Dywedodd Prif Swyddog Medrwn Môn ei fod wedi cael trafodaethau gyda’r Pennaeth Gwasanaeth (Polisi) ynglŷn â’r Cod Cyllido y cafwyd cytundeb bod angen trafodaeth fanwl yn ei gylch gyda mewnbwn gan Swyddogion Cyllid a’r Cyfarwyddwr Cymuned.  Y bwriad yw galw cyfarfod mor fuan â phosibl a dod ag adroddiad yn ôl i’r Pwyllgor Cyswllt.

Camau Gweithredu’n Codi: Y Pennaeth Gwasanaeth (Polisi) a Phrif Swyddog Medrwn Môn i gysylltu i drefnu cyfarfod o’r swyddogion perthnasol i drafod y Côd Cyllido ac i adrodd yn ôl i’r Pwyllgor  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Ystyried a chytuno ar gylch gorchwyl y Pwyllgor Cyswllt.

(Mae’r cylch gorchwyl adolygedig arfaethedig fel y’i cyflwynwyd i’r cyfarfod blaenorol ar 15 Ebrill ynghlwm).

Rhoddwyd ystyriaeth i ‘r cylch gorchwyl newydd arfaethedig ar gyfer y Pwyllgor Cyswllt Sector Gwirfoddol fel oedd wedi ei gyflwyno i’r cyfarfod ar 15 Ebrill, 2013.

Eglurodd Prif Swyddog Medrwn Môn bod y cylch gorchwyl newydd yn cael ei ailgyflwyno i sylw’r Pwyllgor Cyswllt a’r aelodau newydd newydd fel y gallai aelodau fod yn glir ynglŷn â rôl a phwrpas y fforwm.  Dywedodd y Swyddog bod angen diweddaru’r ddogfen fel ei bod yn adlewyrchu aelodaeth newydd y Pwyllgor Cyswllt.

Awgrymodd Mr Wyn Thomas, BIPBC, oherwydd mai dim ond un aelod sydd gan BIPBC yn gwasanaethu ar y Pwyllgor, y gallai’r cworwm arfaethedig o ddau berson o bob un o’r tri grŵp ar y Pwyllgor gael ei adolygu i ddarllen dau berson o bob un o grwpiau’r Awdurdod Lleol a’r Sector Gwirfoddol fel na fyddai absenoldeb cynrychiolydd o’r sector iechyd o unrhyw gyfarfod yn rhwystro’r cyfarfod rhag symud ymlaen a thrafod busnes.

Cytunwyd i dderbyn y cylch gorchwyl ar gyfer y Pwyllgor Cyswllt ar yr amod y dylid adlewyrchu aelodaeth newydd y Pwyllgor a’r cynnig yng nghyswllt cworwm y Pwyllgor.

Camau Gweithredu’n Codi: Y Pennaeth Gwasanaeth (Polisi) mewn ymgynghoriad gyda Phrif Swyddog Medrwn Môn i ddiwygio’r gylch gorchwyl yn y modd a amlinellwyd.

Cyflwyno’r Compact a’r Polisi Gwirfoddoli fel y’u cyflwynwyd a’u cadarnhawyd  gan y Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod ar 18 Mawrth, 2013.

Cyflwynwyd er gwybodaeth y Pwyllgor, gopi o’r Polisi Compact a Gwirfoddoli fel oedd wedi ei gyflwyno a’i gymeradwyo gan y Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod ar 18 Mawrth, 2013. 

Roedd y Pennaeth Gwasanaeth (Polisi) am atgoffa’r Aelodau bod egwyddorion y Cytundeb Compact wedi eu ffurfioli gan gymeradwyaeth y Pwyllgor Gwaith a’u bod yn ffurfio swyddogaeth graidd y Pwyllgor Cyswllt.  Dywedodd ei bod yn awr yn amserol hefyd i adolygu’r Côd Cyllido er mwyn adlewyrchu newidiadau ac anghenion newydd.  Y bwriad yw datblygu Rhaglen Waith yn seiliedig ar egwyddorion y Compact ac i hyrwyddo trafodaeth ystyrlon ac adeiladol rhwng y tri pharti sydd wedi ei dderbyn.  Rhaid gwneud gwaith pellach ar y Polisi Gwirfoddoli mewn paratoad ar gyfer ei weithredu. 

Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Cymuned bod y drafodaeth o ran y Polisi Gwirfoddoli wedi dechrau a bod y cam cyntaf yn golygu nodi’r gwirfoddolwyr o fewn y sustem ar hyn o bryd a chael eglurder ynghylch gofynion GDG ac atgyfnerthu’r trefniadau cyfredol.  Byddai’r ail haen wedyn yn golygu nodi cyfleon eraill i wirfoddoli mewn meysydd lle mae angen mewnbwn gwirfoddoli yn unol â blaenoriaethau gwasanaeth.  Rhaid i’r drafodaeth honno gael ei chynnal gyda’r sector gwirfoddol gyda gwybodaeth yn cael ei rhannu gyda’r Pwyllgor wrth i’r sefyllfa esblygu. 

Dywedodd Prif Swyddog Medrwn Môn ei fod o’r farn bod cyfle’n bodoli i ddod i well dealltwriaeth ar y ddwy ochr a gwell cydweithrediad ynglŷn ag agoriadau i wirfoddolwyr ac y byddai’r sector gwirfoddol yn hapus i gyfrannu tuag at wneud y mwyaf o’r agoriadau oedd ar gael.

Cytunwyd i nodi’r sefyllfa.

Camau Gweithredu’n Codi: Y Cyfarwyddwr Cymuned a Phrif Swyddog Medrwn Môn i ymgynghori gyda golwg ar symud ymlaen gyda materion gwirfoddoli fel oedd wedi eu hamlinellu ac i ddiweddaru’r Pwyllgor yn ei gyfarfod nesaf.

·        Ystyried y Comisiwn ar Lywodraethu a Darparu Gwasanaethau Cyhoeddus yng Nghymru (Cylch Gorchwyl ynghlwm)

·        Ystyried dogfen ymgynghori Llywodraeth Cymru : Parhad a Newid – Adnewyddu’r berthynas rhwng Llywodraeth Cymru a’r Trydydd Sector yng Nghymru

·         Cyflwynwyd er gwybodaeth i’r Pwyllgor y cylch gorchwyl a gyhoeddwyd gan Gomisiwn Llywodraeth Cymru ar Lywodraethau a Darparu Gwasanaeth Cyhoeddus yng Nghymru.

Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth (Polisi) bod Llywodraeth Cymru wedi comisiynu adolygiad eang o’r ffordd y mae gwasanaethau cyhoeddus yn cael eu llywodraethu a’u darparu yng Nghymru drwy Gomisiwn o dan gadeiryddiaeth Syr Paul Williams fyddai’n adrodd yn ôl i Lywodraeth Cymru ar ddiwedd 2013.  Dywedodd y Swyddog bod angen ystyried canlyniad y Comisiwn a’i argymhellion yng nghyswllt modelau ar gyfer darparu gwasanaeth pan gânt eu cyhoeddi.  Mae proses ymgynghori yn cael ei chynnal ar hyn o bryd a bydd cyfle i ymateb i’r Comisiwn drwy’r Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru a dulliau eraill.  Bydd y sector gwirfoddol yn cael gwybodaeth ynghylch mewnbwn y Cyngor i’r Comisiwn.  Mae yna farn gyffredinol nad yw strwythur presennol y ddarpariaeth o Wasanaeth Cyhoeddus yng Nghymru yn gynaliadwy yn y tymor hir.

Dywedodd Prif Swyddog Medrwn Môn ei bod yn bwysig i’r sector hefyd ymateb i’r Comisiwn yn arbennig o ystyried y ddirnadaeth bod gweithredu ar lefel leol yn gynyddol yn cael ei ddisodli gan drefniadau rhanbarthol.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Cymuned wrth yr Aelodau bod profiad y Gwasanaethau Cymdeithasol o weithio yn nodi bod y ffordd o feddwl ar lefel genedlaethol yn gryf i gyfeiriad trefniadau gweithio ehangach naill ai ar sail ranbarthol neu genedlaethol ac roedd yr her yn gorwedd mewn cysylltu’r agwedd hon gyda gwerthuso canlyniadau mewn termau lleol a sicrhau cyfle cyfartal o fewn yr adnoddau tra ar yr un pryd yn ymateb i anghenion lleol.

Cytunwyd i nodi’r sefyllfa.

Dim camau gweithredu pellach yn codi.

·         Dogfen Ymgynghori Llywodraeth Cymru – Parhad a Newid: ailfywiogi’r berthynas rhwng Llywodraeth Cymru a’r Trydydd Sector yng Nghymru. 

Dywedodd Prif Swyddog Medrwn Môn bod y ddogfen uchod yn ffurfio’r sylfaen ar gyfer ymgynghori ar y berthynas rhwng Llywodraeth Cymru a’r Sector Gwirfoddol.  Roedd Bwrdd Rheoli Medrwn Môn eisoes wedi cyfarfod i ffurfio ymateb i’r ymgynghoriad a gynhaliwyd yn rhannol oherwydd y pwysau ar gyllid cyhoeddus ac oherwydd y symudiad tuag at agwedd ranbarthol i ddarparu gwasanaeth.  Pwysleisiodd Prif Swyddog Medrwn Môn bod y dimensiwn lleol yn gorwedd wrth galon gweithgareddau’r sector gwirfoddol ac roedd hyrwyddo gweithgareddau lleol o’r fath yn un o gryfderau Medrwn Môn.  Fodd bynnag, os bydd y sefyllfa ariannol yn parhau i waethygu, efallai y byddai’n rhaid ystyried trefniadau eraill e.e. gweithio ar lefel fwy rhanbarthol.  Mae yna hefyd botensial y bydd y sector yn colli cyllid oherwydd sefydlu ffurfiau eraill o gefnogaeth e.e. proses fidio i Gronfa Arloesol.  Dywedodd y Swyddog y byddai o gymorth pe bai’r Cyngor Sir yn darparu ymateb i’r ddogfen ymgynghori yn ogystal.  Eglurodd bod y pryderon a gynhyrchwyd gan y ddogfen yn ymwneud â llacio’r cysylltiadau lleol a’r risg y bydd gwthio’r trefniadau rhanbarthol yn golygu bydd y ffocws ar weithgareddau ac anghenion lleol yn cael ei golli.

Nodwyd mai’r amser cau ar  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 7.

Derbyn adborth gan y Sector Gwirfoddol ar brosiect Lleisiau Lleol.

Cafwyd cyflwyniad gan Ms Lyndsey Williams, Rheolwraig Prosiect Medrwn Môn a hefyd amlinelliad o Brosiect Lleisiau Lleol Gwrandwch, a chyfeiriodd at yr agweddau canlynol o’r prosiect –

·         prosiect cyllid Loteri £1 miliwn yn rhedeg hyd 2017

·         Un o ddim ond 2 o brosiectau llwyddiannus yng Ngogledd Cymru

·         Rheoli a gweinyddu gan Medrwn Môn

·         9 o brosiectau portffolio yn rhedeg ar draws Ynys Môn

·         Yn gweithio yn y cymunedau anoddaf eu cyrraedd

Aeth y Rheolwr Prosiect ymlaen i egluro’r deilliannau portffolio a gynlluniwyd a darpariaeth a’r modd y mae’r prosiect yn ffitio’n strategol i gynlluniau’r Cyngor a’i strategaethau yn ogystal â sut y gallai fod o fantais i’r Pwyllgor Cyswllt drwy nodi themâu cyffredin.  Dywedodd y Swyddog mai yn y cyfnod cynnar mae’r prosiect ar hyn o bryd gyda’r gwaith cychwynnol yn golygu creu gwybodaeth waelodlin wedi ei chasglu o’r 9 prosiect portffolio gyda golwg ar sefydlu’r sefyllfa bresennol ynglŷn ag ymgysylltiad cymunedol gyda gwasanaethau cyhoeddus.

Aeth y Swyddog Gwneud y Cysylltiadau ymlaen i ddweud bod y Prosiect Lleisiau Lleol yn darparu cyfle gwych i weithio o fewn cymunedau a chyda darparwr gwasanaeth ac i adeiladu darlun o bwy yw’r defnyddwyr gwasanaeth a dod a hwy yn agosach at y rhai sy’n gwneud y ddarpariaeth.

Yn y drafodaeth a ddilynodd, ystyriwyd sut y gallai’r prosiect a’r wybodaeth am ddefnyddwyr gwasanaeth a’u proffil asio gyda gwaith byrddau prosiect y Cyngor a hynny er lles y ddwy ffrwd waith.  Cytunwyd y dylai’r Pwyllgor dderbyn adborth rheolaidd ar y Prosiect Lleisiau Lleol ac awgrymwyd hefyd y gellid rhoi cyflwyniad ar y prosiect i Benaethiaid Gwasanaeth y Cyngor yn yr hydref.

Cytunwyd i nodi’r wybodaeth a diolch i Ms Lindsay Williams am y cyflwyniad.

Camau Gweithredu’n Codi:

·         Diweddariad ar y Prosiect Lleisiau Lleol Gwrandwch i fod yn eitem sefydlog ar raglen y Pwyllgor Cyswllt.

·         Y Pennaeth Gwasanaeth (Polisi) a’r Cyfarwyddwr Cymuned i ymgysylltu ynglŷn ag ymarferoldeb trefnu cyflwyniad i Benaethiaid Gwasanaeth y Cyngor ar y Prosiect Lleisiau Lleol Gwrandwch.

Ystyried trefniadau ar gyfer cynnal gweithdy yn yr Hydref i lunio Rhaglen Waith gogyfer y Pwyllgor Cyswllt.

Ystyriwyd trefniadau ar gyfer gweithdy yn yr hydref i lunio rhaglen waith ar gyfer y Pwyllgor Cyswllt. 

Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth (Polisi) mai’r amcan yw datblygu rhaglen waith o amgylch dyheadau’r Pwyllgor a’r hyn y mae’n ceisio ei gyflawni ym mhob cyfarfod ac y byddai’n cysylltu gyda Phrif Swyddog Medrwn Môn a’r Cyfarwyddwr Cymuned er mwyn trefnu gweithdy.

Gan gyfeirio at gyfarfod nesaf y Pwyllgor oedd wedi ei drefnu ar gyfer 3 Hydref, 2013, trafodwyd y manteision a’r anfanteision o fynd a chyfarfodydd o’r Pwyllgor Cyswllt allan i’r gymuned ac yn dilyn trafodaeth cytunwyd y dylai’r arfer hwn barhau.

Cytunwyd –

·         Y byddai gweithdy’n cael ei gynnal yn yr hydref ar y llinellau a awgrymwyd.

·         Y dylai’r Pwyllgor Cyswllt barhau i gyfarfod mewn lleoliadau o fewn gwahanol gymunedau ar draws Ynys Môn.

·         Bod y cyfarfod nesaf a drefnwyd ar gyfer 3 Hydref, 2013 yn cael ei gynnal yn Talwrn.

Camau Gweithredu’n Codi: Y Pennaeth Gwasanaeth (Polisi) i gysylltu gyda Phrif Swyddog Medrwn Môn a’r Cyfarwyddwr Cymuned i wneud trefniadau ar gyfer gweithdy yn yr Hydref.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Cymuned wrth Aelodau’r Pwyllgor Cyswllt bod prosiect Ynys Môn i ddatblygu Canolfannau Cymuned Heneiddio’n Dda i bobl hŷn wedi ennill Gwobr Gofal Cymdeithasol am 2013.