Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro oedd yn rhoi gwybodaeth am faterion sy'n codi dan Bolisi Pryderon a Chwynion y Cyngor am y cyfnod rhwng 1 Ebrill 2017 a 31 Mawrth 2018, i’r Pwyllgor ei ystyried. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys cwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol ond dim ond y rhai hynny lle nad oedd yr achwynydd yn ddefnyddiwr gwasanaeth. Ymdrinnir â chwynion defnyddwyr gwasanaeth dan Weithdrefn Cynrychioliadau a Chwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol ac fe'u cyflwynir yn flynyddol i'r Pwyllgor Craffu Corfforaethol.

Adroddodd y Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth Corfforaethol bod 112 o bryderon wedi’u derbyn yn ystod cyfnod yr adroddiad a gwnaed 72 o gwynion. O'r 72 cwyn, tynnwyd un gŵyn yn ôl cyn yr ymchwiliad (Tai) felly ymchwiliwyd i 71 o gwynion ac anfonwyd ymatebion ffurfiol. Darperir dadansoddiad o bryderon a chwynion yn ôl gwasanaeth yn adran 8 yr adroddiad. Y gyfradd gyffredinol o ymatebion i gwynion a ddosbarthwyd o fewn y terfyn amser penodedig (20 diwrnod gwaith) oedd 92%. O'r 71 o gwynion yr ymdriniwyd â nhw yn ystod y cyfnod, caniatawyd 17 yn llawn, caniatawyd chwech yn rhannol ac ni chaniatawyd 48 ohonynt. Anfonwyd naw cwyn ymlaen at Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru; Gwrthodwyd wyth o'r rhain a chafodd un ei datrys trwy benderfyniad cynnar. Roedd pob un o'r naw cwyn a anfonwyd at yr Ombwdsman wedi bod drwy'r broses fewnol. Ni dderbyniwyd unrhyw gwynion ffurfiol yn ymwneud ag iaith yn ystod y flwyddyn. Nid oedd ychwaith unrhyw achosion o ddatgelu trwy chwythu’r chwiban yn ystod 2017/8 ac nid oedd unrhyw faterion heb eu talu o 2016/17.

Amlygodd y Swyddog y ffaith bod y Polisi Pryderon a Chwynion yn rhoi pwyslais ar ddysgu gwersi o gwynion a, thrwy hynny, wella gwasanaethau. Mae Papur 1 yr adroddiad yn ceisio esbonio pa wersi a ddysgwyd ac unrhyw ymarfer sydd wedi esblygu o ganlyniad i hynny.

Rhoes y Pwyllgor ystyriaeth i'r wybodaeth a gyflwynwyd ac er ei fod yn nodi bod nifer y cwynion yn rhesymol o ystyried y cyfyngiadau ariannol cynyddol y mae gwasanaethau yn gweithredu ynddynt o ran gwneud cwynion yn fwy tebygol, yn hytrach na llai tebygol, nododd hefyd na adroddwyd unrhyw achosion o ddatgelu trwy chwythu’r chwiban ac nid oedd unrhyw faterion yn disgwyl sylw ers 2016 / 17. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad a yw'r patrwm hwn yn cael ei ailadrodd mewn awdurdodau eraill neu a yw'n nodi nad yw gweithdrefnau chwythu'r chwiban wedi'u dogfennu'n ddigonol ac / neu eu cyfleu drwy'r Awdurdod ac, felly, nid yw pobl yn eu deall.

Dywedodd y Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth Corfforaethol nad oedd ganddo ddata meincnodi mewn perthynas ag unrhyw achosion o ddatgelu trwy chwythu’r chwiban. Efallai mai anghysondeb yw’r ffaith na fu datgeliadau o'r fath yn 2017/18 ond mae'n fwy tebygol o fod yn barhad o’r un patrwm mewn blynyddoedd blaenorol lle nad yw nifer yr achosion o ddatgelu trwy chwythu’r chwiban wedi bod yn uchel.

Penderfynwyd -

•           Derbyn yr adroddiad fel un sy’n rhoi sicrwydd rhesymol bod y Cyngor yn cydymffurfio â'r prosesau sy'n ofynnol dan ei Bolisi Pryderon a Chwynion a Pholisi / Canllawiau Chwythu'r Chwiban.

•           Cymeradwyo'r prif negeseuon o'r Tabl Gwersi a Ddysgwyd yn Atodiad 1 yr   adroddiad, sef-

•           Bod y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu’n atgoffa'r holl Benaethiaid Gwasanaeth bod rhaid dilyn y Siarter Gofal Cwsmer wrth ymdrin â'r cyhoedd bob amser a sicrhau hyfforddiant rheolaidd a hyfforddiant gloywi fel bo'r angen.

•           Gweithredu system gorfforaethol newydd o hyn ymlaen lle bydd  gofyn i wasanaethau gwblhau gwersi ffurfiol a ddysgwyd ar ddiwedd y broses gwyno am unrhyw gŵyn a ganiatawyd neu a ganiatawyd yn rhannol.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL