Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro yn amlinellu'r lefelau cydymffurfio ar gyfer yr holl wasanaethau ac eithrio'r Gwasanaeth Dysgu ar gyfer gofynion derbyn polisi yn seiliedig ar wybodaeth sydd ar gael ar 24 Gorffennaf, 2018, i’r Pwyllgor ei ystyried.

Adroddodd y Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth Corfforaethol y bu system rheoli polisi'r Cyngor - y Porth Polisi - ar gael i staff fel llyfrgell electronig o fis Tachwedd, 2016. Dechreuodd gofynion derbyn polisi ar 24 Ebrill, 2017. Roedd y Porth Polisi’n rhoi i'r Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth sicrwydd bod aelodau unigol o staff yn darllen polisïau allweddol Llywodraethu Gwybodaeth, yn eu deall ac yn eu derbyn yn ffurfiol.

Cyfeiriodd y Swyddog at y pwyntiau allweddol a ganlyn mewn perthynas â lefelau cydymffurfio Blwyddyn 1 –

•           Daeth saith polisi yn rhan o’r broses clicio i dderbyn rhwng Ebrill 2017 a Mehefin 2018, fel y’u pennwyd gan Uwch-dim Arweinyddiaeth y Cyngor - Polisi Desg Glir; Polisi Rheoli Cofnodion; Polisi Dosbarthiadau Data; Polisi Rheoli Absenoldeb; Polisi Offer Sgrîn Arddangos; Iechyd a Diogelwch: Rolau a Chyfrifoldebau; Safonau’r Iaith Gymraeg.

•           Mae Atodiad 1 yr adroddiad hwn yn rhoi manylion lefelau cydymffurfio o ran y polisïau uchod ar gyfer pob gwasanaeth ac eithrio’r gwasanaeth Dysgu. Fe wnaed penderfyniad ym mis Ebrill 2017 i beidio â chynnwys y gwasanaeth Dysgu gan fod grŵp TG y gwasanaeth yn cynnwys staff ysgolion nad oedd y broses yn berthnasol iddynt. Mae’r mater yma bellach wedi cael sylw a chafodd y gwasanaeth Dysgu ei gynnwys yn y broses gorfforaethol am y tro cyntaf ym mis Gorffennaf 2018, pryd y gwnaed Polisi Diogelu Data’r Cyngor ar gael i’w dderbyn. Bydd y saith polisi cyntaf y cyfeirir atynt yn yr adroddiad hwn yn cael eu dynodi’n raddol i’r Gwasanaeth Dysgu dros y misoedd i ddod.

•           Cyflwynir adroddiadau cydymffurfio fesul gwasanaeth i’r Uwch-dîm Arweinyddiaeth ar ddiwedd y cyfnodau chwe wythnos a roddir i dderbyn pob polisi. Mae’r holl bolisïau’n parhau i fod ar gael i’w derbyn ar ôl y dyddiadau cau, fel bod defnyddwyr sydd heb gwblhau polisi ar amser yn gallu dal i fyny.

•           Hyd at 24 Gorffennaf 2018, cydymffurfir 95% ar gyfartaledd ar draws y Cyngor ar gyfer pob polisi, o’i gymharu â chyfartaledd o 79% ar ddiwedd y cyfnodau derbyn chwe wythnos a roddwyd ar gyfer pob polisi. Mae pob gwasanaeth wedi cyrraedd lefelau cydymffurfio uchel, heblaw am y Gwasanaethau Oedolion lle nad oes gan nifer o staff gyfrif Cyfeirlyfr Gweithredol, sy’n broblem.

•           Mae lefel cydymffurfio yn y Gwasanaethau Plant – rhywbeth a nodwyd fel problem gan y Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod y mis Medi -  wedi gwella’n sylweddol, gyda chyfradd ar gyfartaledd o 99% hyd at 24 Gorffennaf 2018, o’i gymharu â chyfartaledd o 57% ar ddiwedd y cyfnodau derbyn chwe wythnos. Cyflawnodd y Gwasanaethau Oedolion raddfa o 78% ar gyfartaledd hyd at 24 Gorffennaf 2018 sydd yn welliant ar y cyfartaledd o 63% ar ddiwedd y cyfnodau derbyn chwe wythnos a bennir i bob polisi, er eu bod ar ei hôl i o’i gymharu â gwasanaethau eraill.

•           Mae’r Porth Polisi’n dibynnu ar Gyfeirlyfr Gweithredol y Cyngor ac mae nawr yn cynnwys o gwmpas 1000 o ddefnyddwyr gweithredol, ar ôl cynnwys y Gwasanaeth Dysgu. Cydnabuwyd bod dibyniaeth y Porth ar y Cyfeirlyfr Gweithredol yn wendid o’r cychwyn cyntaf ac mae’r Pwyllgor hwn wedi mynegi pryder nad yw staff, nad ydynt yn defnyddio’r Cyfeirlyfr, yn rhan o’r broses hon. Amcangyfrifir mai o gwmpas 709 o staff nad oes ganddynt gyfrifon Cyfeirlyfr Gweithredol, gan gynnwys: gweithwyr cefnogi arbenigol a staff oddi ar y safle yn y Gwasanaethau Oedolion, Gwasanaethau Plant, y Gwasanaeth Dysgu, Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo a’r Gwasanaethau Rheoleiddio a Datblygu Economaidd. Er ystyried datrysiadau e.e. darparu trwyddedau Mynediad i Gleientiaid Microsoft; cyfarpar TG neu greu cyfrifon â llaw, daethpwyd i’r casgliad felly, er bod modd ehangu sgôp y Porth i gynnwys staff nad ydynt yn y Cyfeirlyfr Gweithredol, byddai angen adnoddau a chynllunio sylweddol sydd yn mynd y tu draw i gylch gorchwyl gwreiddiol y system er mwyn gweithredu hyn.

Daeth y Swyddog i'r casgliad gan ddweud bod y Porth Polisi’n system werthfawr o ran hwyluso llawer o waith oruchwylio a monitro cydymffurfio, er gwaethaf y cyfyngiadau y cyfeiriwyd atynt uchod a, thrwy hynny, roi i Reolwyr sicrwydd bod y staff yn gyfarwydd â’r polisïau llywodraethu gwybodaeth allweddol diweddaraf.

Nododd y Pwyllgor lefelau cydymffurfio o ran derbyn polisïau ym Mlwyddyn 1 gan gynnwys y gwelliant o ran cydymffurfiaeth y Gwasanaethau Plant ac Oedolion, gan nodi hefyd yr erys mynediad cyffredinol gan staff gwasanaethau at y Porth Polisi yn broblem sy'n parhau i gael ei datrys yn foddhaol.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi'r wybodaeth a roddwyd ynghylch Derbyn Polisi Data Cydymffurfio Blwyddyn 1.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL