Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Allanol ar ganlyniad yr adolygiad o drefniadau craffu yng Nghyngor Sir Ynys Môn er ystyriaeth gan y Pwyllgor. Roedd yr adolygiad yn archwilio pa mor “addas ar gyfer y dyfodol” yw swyddogaethau pob un o’r 22 cyngor yng Nghymru a pha mor dda mae cynghorau yn ymateb i’r heriau presennol o ran eu gweithgareddau yn ogystal â sut y mae cynghorau yn dechrau craffu ar Fyrddau Gwasanaeth Cyhoeddus. Yn ogystal, roedd yr adolygiad yn archwilio a yw’r cynghorau mewn sefyllfa dda i allu ymateb i heriau’r dyfodol ac yn arbennig pwysau parhaus ar gyllid cyhoeddus a’r posibilrwydd o symud tuag at fwy o weithio rhanbarthol rhwng awdurdodau lleol.

Adroddodd Mr Alan Hughes, SAC, fod yr adolygiad o swyddogaeth craffu Cyngor Sir Ynys Môn wedi canfod fod y Cyngor wedi cryfhau ei swyddogaeth trosolwg a chraffu a’i fod yn gwneud trefniadau i fodloni heriau’r dyfodol. Daeth yr adolygiad i’r casgliad hwn oherwydd-

•           Mae’r Cyngor yn cefnogi trosolwg a chraffu, ac mae’r trefniadau sydd eu hangen i helpu aelodau pwyllgorau trosolwg a chraffu i fodloni heriau’r dyfodol yn cael eu rhoi ar waith.

•           Mae arfer pwyllgorau trosolwg a chraffu yn gwella, mae’r amrywiaeth o ffynonellau tystiolaeth y maent yn eu defnyddio wedi cynyddu, ac mae blaen raglenni gwaith y pwyllgorau craffu yn alinio â gwaith y Pwyllgor Gwaith.

•           Mae’r swyddogaeth trosolwg a chraffu yn cyfrannu at welliannau mewn perfformiad a gwneud penderfyniadau, ac mae’r Cyngor yn gwerthuso ei effeithiolrwydd yn rheolaidd.

Roedd yr adolygiad yn gwneud y ddau argymhelliad a ganlyn ar gyfer ffyrdd y gallai’r Cyngor wella effeithiolrwydd ei swyddogaeth trosolwg a chraffu er mwyn ei roi mewn gwell sefyllfa i fodloni heriau’r presennol a’r dyfodol -

•           Dylai swyddogaeth trosolwg a chraffu'r Cyngor wella ymhellach trefniadau ar gyfer hyrwyddo ymgysylltiad y cyhoedd a rhanddeiliaid eraill mewn gweithgareddau craffu.

•           Dylai’r Cyngor ategu ei brofiad drwy hunanasesu pellach, er mwyn ystyried dulliau mwy arloesol o gynnal gweithgareddau craffu.

Mae rhai o’r gwelliannau sydd wedi cryfhau swyddogaeth Trosolwg a Chraffu'r Cyngor yn cynnwys y canlynol -

•           Mae swyddogaethau a chyfrifoldebau craffu Cynghorwyr yn cael eu nodi yn glir yn y Cyfansoddiad ac mae’n cynnwys disgrifiadau swyddogaethau aelodau a chadeiryddion, ac mae’r rhaglen hyfforddi a datblygu aelodau wedi galluogi’r rhai sy’n ymwneud â’r swyddogaeth craffu i ddatblygu dealltwriaeth glir o’u swyddogaethau.

•           Mae’r Cyngor yn darparu hyfforddiant ar sgiliau craffu a chadeirio effeithiol fel rhan o’i raglen gynefino ar gyfer cynghorwyr a rhaglen ddatblygu’r aelodau craffu.

•           Mae’r Cyngor yn cydnabod bod angen cryfhau trefniadau craffu ar y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus ac wedi dechrau craffu ar elfennau o weithgareddau’r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus gan gynnwys ei gynllun llesiant drafft ym mis Mawrth 2018. Mae cynllun gweithredu'r Rhaglen Gwella Sgriwtini hefyd yn nodi gwaith pellach sydd angen ei wneud mewn perthynas â chraffu ar y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus. Mae hyn yn cael ei nodi yn yr adroddiad.

•           Mae ansawdd y papurau a welwyd yn cael eu cyflwyno i’r pwyllgorau sgriwtini yn gyffredinol dda ac mae’r Templed Adroddiad Sgriwtini yn darparu egwyddorion arweiniol ar gyfer aelodau sgriwtini gan gynnwys cyfeiriadau at bum ffordd o weithio Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol.

•           Mae pwyllgorau trosolwg a sgriwtini yn herio aelodau a swyddogion yn rheolaidd ac yn eu dwyn i gyfrif.

•           Roedd y cyfarfodydd sgriwtini a arsylwyd fel rhan o’r adolygiad yn cael eu cynnal yn dda.

•           Mae’r Cyngor yn arfarnu effeithiolrwydd y swyddogaeth sgriwtini yn rheolaidd ac mae wedi nodi cynnydd da mewn nifer o feysydd. Nodir y rhain yn yr adroddiad.

Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd fod gwella swyddogaeth Sgriwtini y Cyngor wedi bod yn ymdrech ar y cyd rhwng Swyddogion a Chynghorwyr a’i fod wedi cael ei gyflawni drwy waith tri phanel sgriwtini yn ogystal â’r pwyllgorau sgriwtini. Bydd gwaith i wella a datblygu’r swyddogaeth Sgriwtini yn parhau i adeiladu ar y seiliau a roddwyd mewn lle ac sy’n cael eu cydnabod yn yr adroddiad. Yn ogystal, bydd y Cynllun Gweithredu Gwella Sgriwtini yn cael ei ddiweddaru i adlewyrchu argymhellion yr Adroddiad Archwilio allanol.

Roedd y Pwyllgor yn croesawu’r adroddiad ac yn ystyried ei fod yn gymeradwyaeth gadarnhaol o’r ffordd y mae’r swyddogaeth Sgriwtini yn cael ei ddatblygu yn y Cyngor ac wrth ystyried y wybodaeth gwnaed y pwyntiau a ganlyn - 

•           Gofynnodd y Pwyllgor a oes enghreifftiau o arfer dda mewn perthynas â chyfathrebu ac ymgysylltu â’r cyhoedd er mwyn caniatáu i’w safbwyntiau a’u pryderon gael eu clywed yn well wrth graffu ar bolisi a’i ddatblygu.

Nododd y Pwyllgor fod yr Is-bwyllgor Gwasanaethau Democrataidd wedi ystyried gweddarlledu pwyllgorau sgriwtini y Cyngor fel dull o gyrraedd y cyhoedd ond oherwydd y costau ynghlwm â hynny a’r cyfyngiadau ariannol presennol ar y Cyngor, nid oedd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn argymell hynny ar hyn o bryd. Mae dadansoddiad o’r data hefyd yn dangos fod nifer y bobl sydd yn edrych ar y cyfarfodydd pwyllgor y mae’r Cyngor yn eu darlledu ar hyn o bryd yn isel ar y cyfan oni bai bod y materion dan sylw yn rhai cynhennus.

Dywedodd Mr Alan Hughes, SAC, er nad yw Sgriwtini yn y Cyngor ar ei hôl hi mewn perthynas â’i drefniadau i hyrwyddo ymgysylltiad cyhoeddus mae angen iddo asesu a yw’n gwneud hynny’n ddigon cyson ac a gollwyd cyfleoedd o ran meysydd/pynciau a fyddai wedi elwa o gael gwell ymgysylltiad â’r cyhoedd. Dylai hyn fod yn rhan o’r ddeialog barhaus ynglŷn â gwella a datblygu swyddogaeth Craffu'r Cyngor ymhellach.

•           Nododd y Pwyllgor fod SAC yn argymell y dylai’r Cyngor ystyried dulliau mwy arloesol o gynnal gweithgareddau craffu. Gofynnodd y Pwyllgor pa fath o arloesi y gellir ei gyflwyno ac a oes tystiolaeth o gynghorau eraill fod angen arloesi.

Dywedodd Mr Alan Hughes, SAC, fod cynghorau yn gweithredu dan bwysau mewn amgylchedd sy’n newid drwy’r amser ac yn ogystal â chreu heriau, mae’n cynnig cyfleoedd i ganfod atebion newydd a gwahanol i’r problemau y maent yn eu hwynebu. Yn ogystal, rhaid i gynghorau fod mewn sefyllfa i ymateb i’r newidiadau hynny. Mae gwasanaethau cyhoeddus yn datblygu drwy’r amser o ganlyniad i newid technolegol a chynnydd mewn cyfathrebu ac ymwybyddiaeth gyhoeddus drwy’r cyfryngau cymdeithasol. O ganlyniad, mae angen edrych i’r dyfodol i weld pa ddulliau y gellir eu defnyddio i wneud y gorau o ymgysylltiad cyhoeddus fel rhan o’r broses graffu.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad archwilio allanol a’i gynigion i wella swyddogaeth Sgriwtini y Cyngor ymhellach.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU PELLACH