Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried – adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn rhoi diweddariad ar gynnydd diweddaraf Archwilio Mewnol mewn perthynas â chyflwyno gwasanaeth, darparu sicrwydd a’r adolygiadau a gwblhawyd.

Amlygodd y Pennaeth Archwilio a Risg y prif bwyntiau fel a ganlyn –

•           Cwblhawyd pedwar adroddiad archwilio yn derfynol yn ystod y cyfnod. Y meysydd dan sylw oedd y Cynllun Taliadau Uniongyrchol a gafodd farn Sicrwydd Cyfyngedig; Recriwtio a Chadw; Sipsiwn a Theithwyr (gofynion Deddf Tai 2014) a’r Swyddogaeth Hamdden – Llywodraethiant a Rheolaeth, a rhoddwyd Sicrwydd Rhesymol i’r tri yma. Ar gyfer y tri adolygiad, roedd Archwilio Mewnol wedi adnabod bod sgôp i wella rheolaethau yn y dyfodol yn y meysydd a gawsant eu harchwilio, ac mae hynny wedi ei adlewyrchu yn y cynlluniau gweithredu a gytunwyd gyda’r Rheolwyr. Roedd Archwilio Mewnol wedi codi 2 Risg/Mater Cymedrol yn yr adolygiad Recriwtio a Chadw; 2 Risg/Mater Mawr ac 1 Cymedrol yn yr adolygiad Sipsiwn a Theithwyr a 2 Risg/Mater Mawr a 9 Cymedrol yn yr adolygiad ar y Swyddogaeth Hamdden.

•           Mewn perthynas â’r Adolygiad Sicrwydd Cyfyngedig ar y Cynllun Taliadau Uniongyrchol codwyd 5 o Risgiau/Materion Cymedrol, ac er bod yr adolygiad archwilio wedi cadarnhau cydymffurfiaeth â deddfwriaeth o ran gweithredu polisïau a gweithdrefnau a chywirdeb a phrydlondeb y taliadau a wnaed, fe wnaeth ganfod diffygion o ran adolygu’r cynlluniau gofal sy’n cefnogi taliadau uniongyrchol; sicrhau cadarnhad o gymeradwyaeth y Panel, rhai asesiadau risg heb eu gwneud, a’r ffaith nad oedd bob tro dystiolaeth o ymwneud y defnyddiwr gwasanaeth â phenderfyniadau ynglŷn â’i gynllun gofal a chymorth. Mae tîm prosiect ffurfiol yn rhoi sylw i’r risgiau a’r materion a godwyd; mae’r tîm yn cyfarfod yn fisol ac mae ganddo fynediad at gymorth allanol. O’r pum Risg/Mater a godwyd, mae dau oedd i fod i gael eu gweithredu erbyn hyn wedi cael eu gweithredu, ac mae gwaith yn mynd rhagddo ar y tri sy’n weddill. Bydd Archwilio Mewnol yn cynnal archwiliad dilyn-i-fyny ym mis Medi, 2019.

•           Er bod yr adolygiad Taliadau Uniongyrchol wedi codi 5 o Risgiau/Materion Cymedrol gan arwain at farn Sicrwydd Cyfyngedig, o gymharu â’r 2 o Risgiau/Materion Mawr a 9 Cymedrol ar yr adolygiad o’r Swyddogaeth Hamdden a arweiniodd at farn Sicrwydd Rhesymol, roedd yr ail adolygiad dros faes llawer mwy ac mae’r materion a godwyd yn rhai cadw tŷ yn bennaf. Mae’r Taliadau Uniongyrchol yn system llawer llai a thra bod y niferoedd sy’n gysylltiedig yn golygu bod y 5 Risg/Mater a godwyd yn rhai Cymedrol o ran eu heffaith gorfforaethol ar y Cyngor, ni allai Archwilio Mewnol ond roi Sicrwydd Cyfyngedig mewn perthynas â’r system Taliadau Uniongyrchol ei hun.

•           Cwblhawyd un Adolygiad Dilynol yn derfynol yn ystod y cyfnod, yn ymwneud â Gorchmynion Llys Gofal Plant o dan yr Amlinelliad Cyfraith Gyhoeddus. O ganlyniad, mae’r farn Sicrwydd Cyfyngedig gwreiddiol wedi cael ei huwchraddio i Sicrwydd Rhesymol. Mae adolygiad dilynol ar Gydymffurfio â Safonau Diogelwch Data y Diwydiant Cardiau Talu yn mynd rhagddo ar hyn o bryd, a bwriedir cynnal pedwar adolygiad Dilynol pellach yn ystod chwe mis cyntaf y flwyddyn – mae’r rhain yn ymwneud â Chasglu Incwm mewn Ysgolion Cynradd (Adolygiad Dilynol cyntaf); Mân Ddyledwyr (Ail Adolygiad Dilynol); Rheoli Systemau – Mynediad Rhesymegol a Gwahaniad Dyletswyddau) (Pedwerydd Adolygiad Dilynol) a Thaliadau Uniongyrchol (Adolygiad Dilynol cyntaf).

Cadarnhaodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod y prosiect sydd wedi canolbwyntio ar Gydymffurfio â Safonau Diogelwch Data y Diwydiant Cardiau Talu bron â dod i ben. Mae llawer iawn wedi’i fuddsoddi yn y prosiect hwn o ran datblygiad polisi a hyfforddi staff ar draws y gwasanaethau sy’n defnyddio cardiau talu ac sydd felly’n dod o dan ofynion safonau diogelwch data y diwydiant cardiau talu.

•           Mae perfformiad y Rheolwyr wrth roi sylw i Faterion/Risgiau a rhoi camau gweithredu ar waith wedi sefydlogi dros y flwyddyn ddiwethaf, ac mae eu perfformiad wrth weithredu Risgiau/Materion Uchel, Coch ac Ambr wedi dirywio mymryn yn ddiweddar. Bydd y fersiwn newydd, wedi’i huwchraddio o’r system tracio camau gweithredu ar gael yn fuan a bydd yn haws i’w defnyddio ac yn llai o faich o ran gweinyddu’r system. Bydd Archwilio Mewnol yn cynnal ymarfer i lanhau’r data hanesyddol ac adolygu ffurfwedd y system.

•           Ers penodi dau Uwch Archwilydd newydd, mae gwaith ar Gynllun Gweithredol 2018/19 yn mynd rhagddo yn dda. Mae gwaith bron â dod i ben mewn pedwar maes sydd wedi eu cynnwys fel risgiau gweddilliol ambr yn y gofrestr risg gorfforaethol – mae’r rhain i’w gweld ym mharagraff 24 yr adroddiad. Mae dau ymchwiliad wedi dod i ben a chyfeirir atynt ym mharagraff 25. Mae gwaith hefyd wedi cychwyn ar Strategaeth Archwilio 2019/20 gyda phedwar archwiliad yn mynd rhagddynt ar hyn o bryd – Trefniadau Parhad Busnes; Diogelu Corfforaethol, Gwydnwch TG a Gwiriad Iechyd Llywodraethiant Gwybodaeth Gorfforaethol.

•           Yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus ac fel rhan o welliant parhaus y Gwasanaeth i’w drefniadau archwilio, mae Archwilio Mewnol wedi adolygu’r diffiniadau o’i Raddfeydd Sicrwydd sydd i’w gweld yn Atodiad B yr adroddiad. Mae’r diffiniadau newydd yn adlewyrchu’n well y farn y daw’r archwilwyr iddi ar ddiwedd pob archwiliad.

•           Mae Archwilio Mewnol hefyd wedi addasu’r Datganiad Polisi Rheoli Risg yn unol â’r argymhellion o’r Gwiriad Iechyd Rheoli Risg a wnaed gan Yswirwyr y Cyngor, Zurich Municipal. Yn unol â Chyfansoddiad y Cyngor, bydd y datganiad polisi yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Gwaith i’w gymeradwyo a chaiff ei gyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu i’w adolygu ym mis Gorffennaf, 2019.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i’r adroddiad a gwnaeth y pwyntiau canlynol –

•           Holodd y Pwyllgor a yw’r Cynllun Taliadau Uniongyrchol lle mae unigolion neu eu cynrychiolwyr yn trefnu ac yn talu am eu gofal a’u cymorth eu hunain, yn system fwy effeithlon na’r model traddodiadol lle câi gwasanaethau gofal a chymorth eu darparu’n uniongyrchol neu eu comisiynu gan y Cyngor, ac ai i’r cyfeiriad hwn y mae gwasanaethau gofal yn mynd?

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151, os yw’r cleient yn cyflogi gofalwr yn uniongyrchol yna mae’n cymryd cyfrifoldebau’r cyflogwr a mater i’r cleient fel y cyflogwr yw cytuno ar delerau ac amodau gyda’r unigolyn/unigolion mae’n eu cyflogi. Mae gan y Cyngor fel cyflogwr ymrwymiadau tuag at ei weithwyr yng nghyswllt y Strwythur Tâl Cenedlaethol, Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol a Pholisi Salwch y Cyngor sydd oll yn ychwanegu at y costau. Felly mae’r gost i’r Cyngor o ddarparu’r gofal hwnnw yn uwch na phetai’r unigolion yn trefnu’r gofal iddyn nhw eu hunain, lle byddai’r costau yn llawer is neu’n wahanol. Mae’n orfodol i awdurdodau lleol gynnig taliadau uniongyrchol i unrhyw oedolyn, plentyn neu ofalwr sy’n gymwys am wasanaeth o dan y Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru), a nod y Cyngor yw cynyddu’r defnydd o daliadau uniongyrchol ond dim ond ar gyfer unigolion sydd wedi eu hasesu fel rhywun sydd â’r gallu i reoli’r taliadau neu sydd gan y gefnogaeth angenrheidiol i’w helpu i wneud hynny.

•           Nododd y Pwyllgor nad oeddent wedi cael gweld y Cynlluniau Gweithredu a gytunwyd gyda’r Rheolwyr mewn perthynas â’r Adolygiadau Archwilio Mewnol ar Recriwtio a Chadw, Sipsiwn a Theithwyr a’r Swyddogaeth Hamdden. Awgrymwyd y byddai’n ddefnyddiol i’r Pwyllgor allu gweld y cynlluniau gweithredu, yn enwedig o ran rhoi cyd-destun i’r farn Sicrwydd Rhesymol a roddwyd i’r Swyddogaeth Hamdden, o gofio bod yr adolygiad hwnnw wedi adnabod 2 Risg/Mater Mawr a 9 Cymedrol o gymharu â’r farn Sicrwydd Cyfyngedig i’r adolygiad Taliadau Uniongyrchol er mai 5 Mater/Risg Cymedrol a ganfuwyd. 

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol, wrth ddarparu gwybodaeth i’r Pwyllgor er mwyn ei sicrhau fod y risgiau’n cael eu rheoli’n effeithiol, yn ceisio sicrhau bod y wybodaeth y mae’r Pwyllgor yn ei derbyn yn berthnasol ac yn hylaw, ac nad oes gormodedd o wybodaeth fel nad yw’r Pwyllgor yn colli golwg ar y materion allweddol. Byddai cyflwyno cynlluniau gweithredu i’r Pwyllgor ar gyfer pob adolygiad unigol gan gynnwys y rheini lle mae’r gyfradd sicrwydd yn Rhesymol neu uwch, yn golygu llawer iawn o wybodaeth i’r Pwyllgor ymdrin â hi ac efallai y byddai’n eu llethu. Fodd bynnag, ar gyfer adolygiadau Sicrwydd Cyfyngedig neu Leiaf fel yn achos y cynllun Taliadau Uniongyrchol, yna caiff y Pwyllgor yr adroddiad llawn a’r cynllun gweithredu fel bod modd iddo ystyried a oes camau priodol ac amserol ar waith i roi sylw i’r materion a godwyd.

•           Nododd y Pwyllgor mai dim ond 4 o’r 10 adroddiad adolygiad archwilio mewnol ar y Cynllun Gweithredol (fel y cyflwynwyd i gyfarfod Chwefror y Pwyllgor) oedd â dyddiad targed o adrodd i gyfarfod mis Ebrill y Pwyllgor, sydd wedi eu cyflwyno mewn gwirionedd. Mae hyn yn awgrymu mai dim ond 40% o’r targed a gyflawnwyd.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod pedwar archwiliad arall bron â dod i ben ond na fu modd eu cwblhau mewn pryd i’w cyflwyno i’r cyfarfod hwn, gan fod proses i’w dilyn ar ôl cwblhau archwiliad hefyd sy’n golygu llunio’r adroddiad drafft, cynllun gweithredu ac wedyn cyflwyno’r adroddiad yn ei ffurf derfynol. Rhoddodd y Swyddog ddiweddariad byr ar statws y pedwar archwiliad. Cadarnhaodd hefyd fod archwiliad arall a oedd i fod i gael ei adrodd ym mis Ebrill, 2019 mewn perthynas ag Adfer a Dileu (Benthyciadau Car) bellach yn ddarn ymgynghoriad yn hytrach nag archwiliad.

•           Holodd y Pwyllgor a oes gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol y capasiti staff y mae ei angen i gyflawni’r Cynllun Gweithredol, ac a yw’r Cynllun yn realistig ac yn un y gellir ei wireddu gyda’r adnoddau cyfredol. Nododd y Pwyllgor, gan fod y sicrwydd a gaiff ynghylch digonolrwydd prosesau llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol y Cyngor yn dod o’r wybodaeth y mae’n ei derbyn o waith monitro Archwilio Mewnol ar berfformiad y prosesau hynny, mae’n bwysig bod Archwilio Mewnol yn gallu darparu’r wybodaeth angenrheidiol i’r Pwyllgor mewn modd amserol a bod ganddo’r adnoddau angenrheidiol i wneud hynny.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg, fel sydd wedi’i nodi mewn adroddiadau blaenorol, mae’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi dioddef o swyddi gwag yn y gorffennol sydd wedi amharu ar allu’r Gwasanaeth i gyflawni yn y modd y byddai’n dymuno gwneud. Fodd bynnag, mae prinder adnoddau yn broblem yn y rhan fwyaf o gynghorau ac fel awdurdod llai o faint, mae’r swyddogaeth Archwilio Mewnol yn Ynys Môn yn cymharu’n ffafriol gyda sawl awdurdod arall yng Nghymru gyda thîm o bum archwilydd llawn amser, ac ym marn broffesiynol y Pennaeth Archwilio a Risg mae hynny’n rhoi’r Gwasanaeth mewn sefyllfa dda i gyflawni’r Cynllun Archwilio (gan nodi serch hynny bod un absenoldeb salwch ac un absenoldeb mamolaeth yn y tîm ar hyn o bryd). Yn ogystal, mae’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi llwyddo eto eleni i sicrhau gwasanaethau unigolyn o dan Gynllun Denu Talent y Cyngor lle mae hyd at 10 o bobl ifanc 16 mlwydd oed neu hŷn yn cael 12 wythnos o brofiad gwaith â thâl yn y Cyngor dros fisoedd yr haf. Dywedodd y Swyddog, tra bod yr absenoldeb salwch a mamolaeth wedi cael eu ffactora i mewn i’r Cynllun Archwilio, mae’n anodd ceisio rhagweld faint o amser y bydd rhaid i’r Gwasanaeth ei dreulio ar ymchwiliadau oherwydd gallant gymryd nifer sylweddol o ddyddiau archwilio i’w cynnal.

Nododd y Pwyllgor y cyfyngiadau sydd ar y swyddogaeth Archwilio Mewnol a all effeithio’n andwyol ar y Gwasanaeth.

•           Holodd y Pwyllgor a oes diffiniad cenedlaethol safonol ar gyfer y cyfraddau sicrwydd ac os nad oes, a ddylid cyflwyno diffiniadau safonol er budd cysondeb a meincnodi.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg, er nad oes un diffiniad Cymru-gyfan ar gyfer cyfraddau sicrwydd, nid yw diffiniadau’r cynghorau yn annhebyg ac mae’r termau sylweddol, rhesymol a chyfyngedig yn rhai sy’n gyffredin i’r rhan fwyaf o gynghorau. Fodd bynnag, mae Gwasanaeth Archwilio Mewnol Ynys Môn yn ceisio sicrhau bod ei raddfeydd o faterion a risgiau yn cyd-fynd ag archwaeth risg y Cyngor, felly dyna pam y defnyddir y diffiniadau yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol i ddiffinio’r materion a risgiau a godwyd.

Penderfynwyd ar ôl ystyried y wybodaeth a gyflwynwyd a’r pwyntiau o eglurhad a ddarparwyd gan y Swyddogion, fod y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn derbyn ac yn nodi cynnydd diweddaraf Archwilio Mewnol o ran ei ddarpariaeth gwasanaeth, darpariaeth sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, a’i berfformiad ac effeithiolrwydd wrth yrru gwelliant.

NI CHYNIGWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU PELLACH