Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried – Adroddiad Blynyddol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2018/19. Roedd yr adroddiad yn rhoi manylion am y gwaith Archwilio Mewnol a wnaed yn ystod y flwyddyn yn gorffen ar 31 Mawrth, 2019 ac yn seiliedig ar hynny roedd y Pennaeth Archwilio a Risg wedi rhoi ei barn gyffredinol ar ba mor ddigonol ac effeithiol fu fframwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn, a bydd hynny’n cyfrannu at Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol y Cyngor.

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg, ar gyfer y 12 mis a ddaeth i ben ar 31 Mawrth, 2019, mai ei barn fel Pennaeth Archwilio a Risg Cyngor Sir Ynys Môn yw fod gan y sefydliad fframwaith digonol ac effeithiol ar gyfer rheoli risg, llywodraethu a rheolaeth fewnol. Ym marn y Pennaeth Archwilio a Risg, er nad oes unrhyw feysydd o bryder mawr, mae angen cyflwyno neu wella rheolaethau mewnol mewn rhai meysydd er mwyn sicrhau y gallwn gyflawni amcanion, ac mae’r meysydd hyn yn cael eu monitro. Nid oes unrhyw amodau ar y farn hon.

Dywedodd y Swyddog eu bod wedi dod i’r farn uchod drwy ystyried y gwaith a’r gweithgareddau a wnaed gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn, sydd wedi’i grynhoi yn Atodiad A yr adroddiad, a’r ystyriaethau hyn yn benodol –

•           Yn ystod 2018/19, gwelodd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol fod uwch reolwyr yn y Cyngor yn gefnogol ac yn ymatebol i’r materion a godwyd gan Archwilio Mewnol.

•           Pan fo Archwilio Mewnol wedi adnabod materion/risgiau, mae’r Rheolwyr wedi eu derbyn i gyd

•           Mae Rheolwyr wedi rhoi sylw i’r holl faterion/risgiau “Coch” a oedd yn weddill, sy’n cadarnhau bod Rheolwyr yn ymatebol i waith Archwilio Mewnol

•           Ni chodwyd unrhyw faterion/risgiau “Coch” yn ystod y flwyddyn

•           Nid oes unrhyw faterion lle mae eu heffaith neu eu risg yn arbennig o uchel fel bod angen eu cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol

O ran perfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol, mae’r Gwasanaeth wedi perfformio’n dda yn erbyn ei dargedau yn ystod y flwyddyn, gyda 4 allan o 7 dangosydd yn cyrraedd neu’n rhagori ar eu targedau. Yn dilyn asesiad allanol o Wasanaeth Archwilio Mewnol y Cyngor ym mis Mawrth 2017, cafwyd sicrwydd fod y Gwasanaeth yn “cydymffurfio’n gyffredinol” â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, sef y prif asesiad sydd ar gael i’r asesydd. Er bod y Tîm Archwilio Mewnol mewn sefyllfa dda i gyflawni ei Strategaeth ar gyfer 2019/20 ar ôl ennill profiad wrth weithredu’r fethodoleg archwilio newydd; cael dau aelod o staff newydd; meddalwedd rheoli risg newydd ac uwchraddio’r meddalwedd tracio camau gweithredu, mae yna dal risgiau wrth symud ymlaen, yn arbennig pwysau ar adnoddau oherwydd absenoldeb sydd wedi effeithio ar gynhyrchedd cyffredinol y Gwasanaeth yn 2018/19.

Wrth ystyried yr adroddiad a nodi bod y Pennaeth Archwilio a Risg yn fodlon ynghylch pa mor ddigonol ac effeithiol yw llywodraethiant, rheoli risg a rheolaeth fewnol yn y Cyngor, cododd y Pwyllgor y mater o effeithiolrwydd y Pwyllgor ei hun a p’un a ellid ei ystyried yn bwyllgor sy’n ddigon rhagweithiol yn ei arferion i sicrhau trosolwg effeithiol o’r holl feysydd y mae ganddo gyfrifoldeb amdanynt. Mynegwyd un farn fod arddull y Pwyllgor yn rhy adweithiol am mai ymateb i adroddiadau a chanfyddiadau Archwilio Mewnol mae’n ei wneud yn bennaf, ac y dylai fod yn edrych ar ffyrdd y gall ychwanegu gwerth a mewnwelediad i’r meysydd hynny.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu i’r Cyngor yn darparu asesiad o berfformiad y Pwyllgor yn erbyn ei Gylch Gorchwyl yn flynyddol. Dywedodd y Swyddog, gydag ychwanegiad dogfennau llywodraethu ar gyfer meysydd penodol e.e. gweithgaredd yswiriant, sydd nawr wedi’i ymgorffori yn Rhaglen Waith y Pwyllgor, nad yw’r Pwyllgor yn rhy bell o gyflawni’r disgwyliadau ynddo.

Awgrymodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 y bydd yr holiadur hunan-asesu a gafodd ei grybwyll cynt yn gymorth i adnabod cryfderau a gwendidau, gan felly roi’r sail i raglen o ddatblygiad pellach fel bo’n briodol. Bydd gofyn i aelodau’r Pwyllgor gwblhau’r holiadur hwn a bydd yn ymdrin â sgiliau a chymwyseddau’r aelodau, yn unigol a gyda’i gilydd fel pwyllgor.

Penderfynwyd derbyn yr Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol ar gyfer 2018/19 a nodi bod y Pennaeth Archwilio a Risg yn fodlon â pha mor ddigonol ac effeithiol yw trefniadau cyffredinol y Cyngor ar gyfer rheoli risg, llywodraethu a rheolaeth fewnol, yn amodol ar gyflwyno a/neu wella rheolaethau mewnol mewn rhai meysydd.

NI CHYNIGWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU PELLACH