Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (Adnoddau Dynol) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid yn cynnwys y Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Chwarter 4 2018/19 er ystyriaeth y Pwyllgor. Dangosodd yr adroddiad sefyllfa’r Cyngor yn erbyn ei amcanion gweithredol fel yr oedd ar ddiwedd pedwerydd chwarter 2018/19. 

Darparodd yr Aelod Portffolio Busnes Corfforaethol grynodeb o’r canlyniadau perfformiad diwedd blwyddyn gan dynnu sylw at y meysydd hynny lle roedd perfformiad yn is na’r targed ac yn GOCH ar y cerdyn sgorio – ychydig iawn o’r rhain oedd o gymharu â’r mwyafrif o feysydd a oedd wedi perfformio yn unol â’r targed ac a oedd yn WYRDD ar y cerdyn sgorio. Darparodd yr adroddiad adlewyrchiad cadarnhaol iawn o berfformiad y Cyngor yn gyffredinol ac mewn sawl maes fe welwyd gwelliant ar berfformiad 2017/18 a oedd yn braf iawn i’w adrodd o ystyried yr heriau y mae’r awdurdod hwn ac awdurdodau lleol eraill yn eu hwynebu. Cyfeiriodd yr Aelod Portffolio at y Dangosyddion Perfformiad sydd wedi tanberfformio yn erbyn eu targedau blynyddol a’r rhesymau am hynny fel a ddarperir gan y gwasanaethau perthnasol (fel y nodir ym mharagraff 2.1.9). Er bod perfformiad Chwarter 4 o ran presenoldeb yn y gwaith yn well nac ar gyfer Chwarter 3, roedd y sgôr cronnus o 10.34 diwrnod gwaith a gollwyd ar gyfer pob aelod o staff Cyfwerth ag Amser Llawn (FTE) ychydig yn siomedig gan ei fod yn uwch na’r targed o 9.75 ar gyfer pob gweithiwr FTE. Rhoddodd yr Aelod Portffolio sicrwydd bod hyn yn derbyn sylw ar lefel uchel. Roedd yr adroddiad hefyd yn cyffwrdd ar Wasanaeth Cwsmer ac unwaith eto yma yn dangos darlun a oedd yn gwella gan nodi hefyd fod nifer defnyddwyr ApMôn a gwefan y Cyngor wedi parhau i gynyddu a’r gobaith oedd y byddai hyn yn arwain at fwy o ffurflenni ar-lein a chyswllt ar-lein.     

Dywedodd y Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad, wrth baratoi ar gyfer y flwyddyn i ddod, y byddai’n ddefnyddiol adlewyrchu ar bwrpas y Cerdyn Sgorio Corfforaethol a oedd yn declyn rheoli er mwyn galluogi’r Cyngor i sicrhau bod y ddarpariaeth ar gyfer trigolion yr Ynys mor dda â phosibl. Wedi’i asesu yn y cyd-destun hwn, roedd perfformiad y Cyngor drwyddi draw yn galonogol iawn gyda dim ond 3 allan o oddeutu 50 Dangosydd Rheoli Perfformiad yn is na’r targed sy’n rhoi sicrwydd i Aelodau am gadernid y sylfaen sydd wedi’i rhoi yn ei lle a fyddai hefyd yn hwyluso gwelliannau pellach wrth symud ymlaen. 

Wrth ystyried yr adroddiad, trafodwyd y canlynol gan y Pwyllgor –

•           Y camau sy’n cael eu cymryd I reoli absenoldebau salwch mewn ysgolion cynradd – DP 04a yn dangos yn GOCH ar y Cerdyn Sgorio. Cadarnhaodd y Pennaeth Dysgu bod yr ymagwedd ar y cyd ag Adnoddau Dynol sy’n cael ei cymryd er mwyn targedu’r 10 ysgol gynradd lle ystyriwyd bod lle i wneud gwahaniaeth ynghyd â sicrhau bod yr holl ysgolion yn cadw at y polisïau rheoli yn dechrau sicrhau canlyniadau dros y ddau dymor. Un o'r materion mwyaf heriol oedd absenoldebau salwch hirdymor a oedd yn anodd ei ddatrys.   

•           Yn genedlaethol, bod perfformiad yr Awdurdod o ran absenoldeb salwch yn ei osod yn y 10 cyntaf o’r 20 Cyngor a oedd wedi adrodd ar eu ffigyrau perfformiad hyd yma. Roedd y Cyngor a oedd yn y safle isaf o’r 20 â sgôr o 13 o ddyddiau gwaith wedi’u colli.  

•           DP 08 – canran y Cyfarfodydd Adolygu Presenoldeb (CAP) a gynhaliwyd a ddangosir yn GOCH. Nodwyd bod y tuedd ar gyfer y dangosydd hwn at i lawr a bod perfformiad o 58% yn eithaf pell o’r targed o 80%. Rhoddodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid ddiweddariad i’r Pwyllgor gyda’r data CAO diweddaraf a oedd yn rhoi sgôr cronnus o 74% ar gyfer y flwyddyn a oedd yn uwch na’r 69% ar gyfer 2017/18 er bod ffigwr Chwarter 4 yn dal yn is na’r chwarter blaenorol.    

•           Dangosydd DP 11 – canran y staff â Thystysgrif DBS (os oes angen un arnynt ar gyfer eu rôl) yn dangos fel 98%. Gofynnodd y Pwyllgor am gadarnhad o faint o 2,200 o staff y Cyngor oedd angen Tystysgrif DBS. Dywedodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) na allai ddarparu union ffigwr heb gyfeirio at y gwasanaethau sy’n rheoli hyn yn uniongyrchol ond gallai edrych i mewn i hyn ac adrodd yn ôl. Wrth gadarnhau ymhellach ac er mwyn tawelu unrhyw bryderon sydd gan y Pwyllgor ynglŷn â’r mater fe ddywedodd y Swyddog, mewn amgylchiadau lle efallai y byddai oedi gyda’r broses o gael tystysgrif, y byddai’r Pennaeth Gwasanaeth yn cynnal asesiad risg er mwyn gweld a oedd yr unigolyn yn gallu cyflawni dyletswyddau’r swydd ai peidio. Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Oedolion mai dyma’r drefn yn y Gwasanaeth Oedolion h.y. cai pob penderfyniad o ran a ddylid gadael unigolion sydd wedi derbyn asesiad risg i barhau i weithio yn y tymor byr tan iddynt gael Tystysgrif DBS ei gyfeirio at y Pennaeth Gwasanaeth yn ddieithriad. Tynnwyd sylw at y ffaith nad oedd targed nac unrhyw wybodaeth arall i gyd-fynd â’r DP ac mewn ymateb i hynny, hysbyswyd y Pwyllgor fod gan Fwrdd Diogelu Corfforaethol yr Awdurdod gyfrifoldeb am faterion o’r fath a bod angen sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei huwchgyfeirio a’i rhaeadru i lawr o’r Bwrdd hwnnw.      

•           Dangosydd Pam/018 – canran yr holl geisiadau cynllunio a benderfynwyd ar amser yn dangos yn GOCH ar y cerdyn sgorio gyda pherfformiad o 81% yn erbyn targed o 90%. Dywedodd y Prif Swyddog Cynllunio wrth y Pwyllgor fod nifer o ffactorau wedi effeithio ar berfformiad gan gynnwys cyflwyno a phrofi system weinyddol newydd a oedd yn golygu’r angen i ail ddiffinio rhai rolau a chyfrifoldebau a gafodd sgil effaith ar y llif gwaith. Roedd hyn, ynghyd â chyflwyniad y Cynllun Datblygu Lleol ar y Cyd wedi bod yn her ac wedi arwain at oedi mewn rhai achosion. Mae’r Gwasanaeth hefyd wedi treulio amser yn ystod y flwyddyn yn mynd i’r afael ag ôl-groniad o achosion gorfodi. Byddai’r amser a dreuliwyd yn canolbwyntio ar y pethau sylfaenol yn talu ar ei ganfed yn y dyfodol gyda’r swydd wag yn y Tîm Ceisiadau Cynllunio bellach wedi ei llenwi a swydd yn ymwneud â GDPR wedi ei chreu a mwy o ffocws wedi’i roi i reolwyr a swyddogion a fydd yn gwella gwytnwch y Gwasanaeth ar gyfer y dyfodol.  

•           Pryder am broffil gorfodi o fewn Cynllunio fel maes arbenigol a chapasiti digonol o fewn y Tîm Gorfodi. Dywedodd y Prif Swyddog Cynllunio wrth y Pwyllgor fod rhai bylchau wedi bod yn y Tîm Gorfodaeth Gynllunio sydd rŵan yn cael eu datrys fel rhan o’r ymdrech i ddod â lefel uchel o arbenigedd i’r broses orfodi ac er mwyn defnyddio systemau newydd mewn ffordd fwy effeithiol fel bod Gorfodaeth yn gweithredu’n fwy rhagweithiol.  

•           Dangosydd PAM/025 (PM19) – roedd canran y bobl a gedwir yn yr ysbyty tra’n disgwyl am ofal cymdeithasol fesul 100 o'r boblogaeth 74+ oed yn GOCH yn dilyn cofrestru perfformiad o 7.78 ar ddiwedd y llynedd yn erbyn targed blynyddol o 3. Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Oedolion fod blaenoriaeth wedi’i roi yn y flwyddyn ddiwethaf i gryfhau’r ddarpariaeth yn y gymuned trwy gwahanol ffyrdd er mwyn cefnogi pobl i allu aros yn eu cartrefi yn hytrach na mynd i ofal preswyl, a hefyd eu galluogi i adael yr ysbyty yn gynt. Er bod y gwaith hwn wedi profi’n llwyddiannus ar y cyfan o ran rhyddhau pobl i ofal cartref o fewn 48 awr a gan hynny galluogi mwyafrif yr unigolion i ymadael â’r ysbyty, neu sydd angen pecyn yn y gymuned, mae problem yn parhau o ran codio cleientiaid gyda gwahaniaeth barn am y ffigyrau Oedi wrth Drosglwyddo Gofal sy’n deillio o hynny. Mae angen mwy o amser er mwyn gallu cadarnhau’r ffigyrau gyda BIPBC ac mae hefyd angen i’r Gwasanaeth fod yn rhan o’u proses gymeradwyo (‘sign off’) bob mis – bydd hyn yn derbyn sylw dros y misoedd nesaf. Ar y cyfan, roedd y Gwasanaeth yn hyderus bod gwelliannau wedi eu gwneud o ran cryfhau’r gwasanaeth ail alluogi a’r tîm ond o ran y cafeat fod y lleoliadau preswyl yn dal i fod o dan bwysau. Gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad yn y cyfarfod nesaf ar y trafodaethau â BIPBC am wella’r broses codio data. 

•           Pryder am reoli gwariant yn y Gwasanaethau oedolion oherwydd y cynnydd mewn galw. Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Oedolion wrth y Pwyllgor fod y Gwasanaeth wedi mynd ati i weithio’n galed gyda’r unigolion hynny lle roedd ymyrraeth amserol yn golygu y gellid darparu ar eu cyfer o fewn y gymuned heb yr angen am fynediad at Wasanaethau. Yn ogystal, mae’r Gwasanaeth wedi ceisio sicrhau ei fod yn comisiynu yn y ffordd orau bosibl er mwyn cadw costau pecynnau gofal i lawr. Gall y sefyllfa newid o un dydd i’r llall a chynhelir trafodaethau dyddiol â BIPBC yn enwedig mewn perthynas â chostau Gofal Iechyd Parhaus sy’n gallu bod yn faes ansicr ac yn gallu achosi anghytundeb. Roedd yr agwedd tuag at reoli gwariant felly wedi bod yn ddeublyg – rheoli galw ar y pwynt mynediad a chynnwys y defnydd o becynnau gofal drud. Rhybuddiodd yr Aelod Portffolio Gwasanaethau Cymdeithasol fod y nifer gynyddol o bobl hŷn ynghyd â’r cynnydd yn y galw o fewn iechyd meddwl ac anableddau dysgu wedi golygu bod rheoli galw a chostau o ganlyniad i hynny yn y Gwasanaethau Oedolion wedi bod yn heriol ac y bydd hynny’n parhau.   

•           Dangosydd PAM/012 – canran yr aelwydydd a gafodd eu hatal rhag bod yn ddigartref a welodd ostyngiad o 65.2% yn 2017/18 i 52.93% yn 2018/19. Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Tai wrth y Pwyllgor fod tri absenoldeb tymor hir wedi bod o fewn y Tîm Opsiynau Tai a oedd wedi effeithio ar berfformiad a hynny yn ychwanegol at y ffaith bod 724 o bobl wedi cyflwyno eu hunain i’r gwasanaeth yn ystod y flwyddyn galendr  – o dan deddfwriaeth digartrefedd mae angen i’r Gwasanaeth asesu ymgeiswyr os ydynt dan fygythiad o ddigartrefedd o fewn  amserlen o 56 diwrnod. Ar ddiwedd y flwyddyn ariannol roedd 87 o achosion yn parhau ar agor o gymharu â 59 y flwyddyn flaenorol gyda 38 ohonynt wedi’u hagor ym mis Mawrth. Sicrhawyd y Pwyllgor gan y Swyddog fod y dirywiad mewn perfformiad yn cael ei ystyried yn rhywbeth dros dro a’i bod yn sefyllfa eithriadol oherwydd absenoldebau staff a galw uwch; roedd 2 o’r 3 a oedd i ffwrdd o’r gwaith am gyfnodau estynedig bellach wedi dychwelyd ac y dylai hynny helpu i wella perfformiad.   

•           Cynnydd yn y benthyca a wnaed – £15,563,536 a fenthycwyd yn erbyn cyllideb o £5,783,000 gan roi amrywiad o £169.13%. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 fod y Cyngor yn y blynyddoedd diwethaf wedi gweithredu strategaeth o ddefnyddio ei falansau arian parod mewnol ei hun er mwyn ariannu gwariant cyfalaf lle bo hynny’n bosibl er mwyn sicrhau’r lefel isaf Bosibl o fenthyca allanol a’r costau ynghlwm â hyn. Wrth i arian wrth gefn y Cyngor leihau, felly hefyd arian parod y cyngor gan olygu bod benthyciadau wedi cael eu cymryd mwyn ailgyflenwi balansau’r Cyngor a hefyd er mwyn manteisio ar y graddfeydd benthyca ffafriol a gynigir gan Llywodraeth Cymru am gyfnodau cyfyngedig fel rhan o’r Rhaglen Moderneiddio Ysgolion a oedd, fe ystyriwyd, yn gam synhwyrol i’w gymryd gan fod y tymor benthyca yn 50 mlynedd.       

Yn dilyn ystyried yr holl wybodaeth a gyflwynwyd ynghyd â’r esboniadau a ddarparwyd gan y Swyddogion / Aelodau portffolio ar y pwyntiau a godwyd, penderfynwyd fod y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol – 

•           Yn nodi’r meysydd y mae’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn eu rheoli er mwyn sicrhau gwelliannau ar gyfer y dyfodol fel yr amlinellir yn yr adroddiad mewn perthynas â meysydd sy’n tanberfformio, adolygu Dangosyddion Perfformiad 2019/20 a thargedau Presenoldeb yn y Gwaith, Gwasanaeth Cwsmer a threfniadau Rheoli Cwynion yn y Gwasanaethau Plant, ac ei fod

•           Yn argymell mesurau lliniaru ar gyfer y meysydd hynny fel y nodir yn yr adroddiad.   

CAMAU PELLACH: Y Pwyllgor i dderbyn diweddariad yn y cyfarfod nesaf ar gynnydd o ran trafodaethau â BIPBC o ran gwella’r broses codio data mewn perthynas â ffigyrau DETOC.