Eitem Rhaglen

Diweddariad ar Gynnydd Archwilio Mewnol

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd i’w ystyried gan y Pwyllgor - adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys diweddariad ar gynnydd diweddaraf y gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaethau, darparu sicrwydd a’r adolygiadau a gwblhawyd.

 

Amlygodd y Pennaeth Archwilio a Risg y prif bwyntiau fel a ganlyn -

 

           Bod tri adroddiad archwilio wedi'u cwblhau yn y cyfnod. Arweiniodd y cyntaf a oedd yn ymwneud â CONTEST - Gwrthderfysgaeth - at farn Sicrwydd Rhesymol gyda'r adolygiad yn canfod bod y Cyngor yn gwneud cynnydd da wrth weithredu fframwaith effeithiol o reolaethau i sicrhau y gall gyflawni ei gyfrifoldebau “Atal” statudol yn llwyddiannus mewn perthynas â Strategaeth Gwrthderfysgaeth Llywodraeth EM (CONTEST) 2018. Roedd yr ail adroddiad yn ymwneud â Diwygio Lles - Incwm Rhenti Tai a arweiniodd hefyd at farn Sicrwydd Rhesymol gyda'r adolygiad yn dod i'r casgliad bod gan y Cyngor nifer o reolaethau gweithredol effeithiol ar waith i reoli'r effaith ar allu'r Cyngor i gasglu incwm Rhent Tai. Yn achos y ddau adolygiad, nododd y gwasanaeth Archwilio Mewnol fod sgôp ar gyfer gwella rheolaethau yn y dyfodol yn y meysydd a archwiliwyd gyda hynny’n cael ei adlewyrchu mewn cynlluniau gweithredu y cytunwyd arnynt gyda'r Rheolwyr (ar gael i aelodau'r Pwyllgor ar gais i'r Pennaeth Archwilio a Risg). Cododd y gwasanaeth Archwilio Mewnol 4 Prif Risg / Mater ar yr adolygiad CONTEST - ac 1 Mater / Risg Mawr a 3 Cymedrol mewn perthynas â Diwygio Lles - Incwm Rhent Tai ac ymhelaethwyd ar y rhain gan y Swyddog.

 Y trydydd adroddiad archwilio a gwblhawyd oedd gwiriad iechyd i sicrhau bod llywodraethu gwybodaeth a’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol wedi cael eu sefydlu’n gadarn ar draws yr holl ysgolion ar yr Ynys a chynhaliwyd y gwiriad gan Strategic Risk Practice Zurich Risk Engineering (ZRE) fel darn o waith ymgynghori ar gyfer gwybodaeth fewnol yn unig ac sydd ddim felly’n darparu sgôr sicrwydd.

           Cwblhawyd yr un Adolygiad Dilyn-i-Fyny yn ystod y cyfnod yn ymwneud â Chydymffurfiad â Safonau Diogelwch Data'r Diwydiant Cerdyn Talu a arweiniodd at uwchraddio'r sgôr Sicrwydd Cyfyngedig wreiddiol i farn Sicrwydd Rhesymol. Mae adolygiadau dilyn-i-fyny mewn perthynas â Chasglu Incwm Ysgolion Cynradd (adolygiad dilyn-i-fyny cyntaf) a Dyledwyr Amrywiol (yr ail adolygiad dilyn-i-fyny) yn mynd rhagddynt ar hyn o bryd. Mae tri o adolygiadau dilyn-i-fyny pellach wedi'u hamserlennu ar gyfer gweddill y flwyddyn mewn cysylltiad â'r meysydd a restrir ym mharagraff 21 yr adroddiad.

           Bu gostyngiad bach o ran mynd i'r afael â materion/risgiau Uchel/Coch/ Ambr o 89% yn Chwarter 4 2018/19 i 87% yn Chwarter 1 2019/10 er nad oes unrhyw faterion/risgiau Uchel neu Goch sydd heb gael sylw. Ceir esboniad am y dirywiad ym mharagraff 23 yr adroddiad.

           Roedd y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn gobeithio cwblhau ac adrodd ar ganlyniad pedwar archwiliad i'r Pwyllgor yn y cyfarfod hwn (Trefniadau Parhad Busnes, Dilyn-i-Fyny Corfforaethol, Gwydnwch TG a Gwiriad Iechyd Llywodraethu Gwybodaeth Gorfforaethol) ond oherwydd y rhesymau a amlinellir ym mharagraff 29 yr adroddiad, ni fu modd gwneud hynny. Yn dilyn yr argymhelliad a wnaed yn y Gwiriad Iechyd ar gyfer Rheoli Risg Gorfforaethol, sef y dylid adolygu'r gofrestr risg gorfforaethol a rhesymoli'r risgiau corfforaethol, adolygodd yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth y Gofrestr Risg Gorfforaethol gan haneru bron y risgiau corfforaethol. Adlewyrchir hyn yn y blaenoriaethau archwilio mewnol ar gyfer y dyfodol. Cyfeiriodd y Pennaeth Archwilio a Risg at y Cynllun Gweithredu dan Atodiad A gan dynnu sylw at y newidiadau a wnaed a'r rhesymau a hynny ac yn ogystal, tynnodd sylw at y ffaith bod y Cynllun yn rhoi sicrwydd i'r Pwyllgor ynghylch pryd yr adolygwyd y risgiau corfforaethol ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol ddiwethaf.

           Gofynnodd y Pwyllgor yn ei gyfarfod blaenorol am eglurhad ynghylch a oes diffiniad cenedlaethol safonol o raddfeydd sicrwydd, ac os nad oedd, a ddylid cyflwyno hyn er budd meincnodi a chysondeb. Cadarnhaodd y gwasanaeth Archwilio Mewnol nad oedd diffiniad safonol ar gyfer graddfeydd sicrwydd yn cael ei ddefnyddio ac ymhellach, fod y Gwasanaeth wedi anfon ymholiad at bob pennaeth archwilio ar draws Cymru, yn ogystal â'r Ymgynghorydd Llywodraethu yn Fforwm Llywodraethu Gwell CIPFA er mwyn pennu a oedd cefnogaeth ar gyfer cyflwyno diffiniad o’r fath. Cadarnhaodd yr ymarfer nad yw diffiniadau’r cynghorau yn annhebyg ac o'r 14 ymateb a dderbyniwyd, dim ond un gefnogodd y syniad o raddfeydd sicrwydd safonol gyda'r gweddill o blaid cadw hyblygrwydd lleol i adrodd ar gasgliadau yn y ffordd fwyaf addas i'w sefydliad.

 

           Roedd CIPFA wedi lansio ei Ddatganiad ar rôl y Pennaeth Archwilio Mewnol ym mis Ebrill 2019 sy’n cyflwyno pum egwyddor sy’n cyd-fynd â Safonau Archwilio Mewnol Sector Cyhoeddus y DU, sy’n amlinellu’r disgwyliadau allweddol ar benaethiaid archwilio mewnol a’r amodau a fydd yn gadael iddynt ffynnu. Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg, yn ei barn hi, fod rôl y Pennaeth Archwilio Mewnol yn y Cyngor yn bodloni’r pum egwyddor ac yng nghyd-destun “arwain a chyfarwyddo Gwasanaeth Archwilio Mewnol sydd ag adnoddau priodol, digonol ac effeithiol”, cadarnhaodd y bydd awdurdod cyfagos yn gallu darparu adnodd i Wasanaeth Archwilio Mewnol Ynys Môn i lenwi rhai o’r adnoddau sydd ar goll o’r Gwasanaeth yn sgil absenoldeb mamolaeth ac absenoldeb salwch tymor hir.

 

Trafododd y Pwyllgor y materion canlynol –

 

           Roedd y Pwyllgor yn croesawu’r cadarnhad y byddai yna adnodd staff ychwanegol dros dro ar gyfer y Gwasanaeth Archwilio Mewnol i bontio’r bwlch a grëwyd gan absenoldeb staff, sy’n ategu ei farn fod angen i’r swyddogaeth Archwilio Mewnol gael adnoddau digonol er mwyn darparu’r wybodaeth i’r Pwyllgor allu gwneud ei waith yn iawn. Ond roedd hefyd yn cwestiynu, yn wyneb y prinder staff, a oedd hi’n ymarferol i’r Gwasanaeth fod yn cynnal y Gwiriad Iechyd Llywodraethu Gwybodaeth Gorfforaethol y cyfeirir ato ym mharagraff 29 yr adroddiad yn hytrach na defnyddio darparwr sicrwydd allanol? Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y ffaith fod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn gyfarwydd â phersonél a phrosesau mewnol y Cyngor yn fanteisiol o gymharu â defnyddio darparwr sicrwydd allanol, ac yn achos y Gwiriad Iechyd Llywodraethu Gwybodaeth Gorfforaethol ac ar ôl ymgynghori â’r Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth, teimlwyd y gellid gwneud y darn hwn y waith yn fwy effeithiol yn fewnol.

           Mewn perthynas â’r adolygiad archwilio ar Ddiwygio Lles – Incwm Rhent Tai, nododd y Pwyllgor fod problemau gyda’r system wedi amharu ar allu’r Cyngor i fonitro perfformiad y tenantiaid sydd ar Gredyd Cynhwysol, ac ymhellach i hynny, nad oedd y Cyngor wedi proffilio ei denantiaid yn llawn (rhoddwyd gwybod i’r Pwyllgor mai 40% oedd y gyfradd ymateb i’r llythyrau oedd yn gofyn am y wybodaeth yma). Golygai hyn, heb wybodaeth fanwl-gywir am ddemograffeg yr Ynys, y gallai lesteirio gallu’r Cyngor i gynllunio ymlaen llaw a chasglu gwybodaeth er mwyn siapio gwasanaethau at y dyfodol. Teimlai’r Pwyllgor y dylai’r wybodaeth hon fod wedi’i chasglu fel rhan o’r gwaith paratoadol, a heb y wybodaeth hon roedd y Pwyllgor yn bryderus nad yw’r Cyngor yn gallu asesu effaith Credyd Cynhwysol ar ôl-ddyledion rhent ac y byddai goblygiadau posib i’w incwm. Cynigiodd y Pwyllgor y dylid gofyn i Bennaeth y Gwasanaethau Tai ddod i’r cyfarfod nesaf i roi diweddariad ar y sefyllfa o ran proffilio tenantiaid.

 

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg nad oedd y Gwasanaeth Tai wedi cefnogi cynnig cychwynnol i gael swyddog proffilio pwrpasol ar y sail fod y rôl wedi’i hymgorffori yn swydd ddisgrifiadau’r tîm Gofal Cwsmer, sydd nawr yn gwneud y dasg fel rhan o’u cyswllt dydd i ddydd gyda thenantiaid y Gwasanaeth Tai.

 

Penderfynwyd, ar ôl ystyried y wybodaeth a gyflwynwyd a’r esboniadau a roddwyd gan y Swyddogion, fod y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn derbyn ac yn nodi’r cynnydd diweddaraf gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran ei ddarpariaeth gwasanaeth, darparu sicrwydd, yr adolygiadau a gwblhawyd, a’i berfformiad ac effeithiolrwydd wrth yrru gwelliant.

 

CAM GWEITHREDU YCHWANEGOL A GYNIGIWYD: Gofyn i Bennaeth y Gwasanaethau Tai fynychu cyfarfod nesaf y Pwyllgor i roi diweddariad ar y sefyllfa o ran proffilio tenantiaid.

Dogfennau ategol: