Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro i'w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn darparu manylion am gydymffurfiaeth ynghylch yr ail rownd o bolisïau a gyflwynwyd i'w derbyn trwy system Porth Polisi'r Cyngor yn ogystal â lefelau cydymffurfio'r Gwasanaeth Dysgu o ran y rownd gyntaf o bolisïau. Mae'r data a gyflwynir yn seiliedig ar y wybodaeth sydd ar gael yn 16/17 a 19 Gorffennaf, 2019.

Adroddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro ar y prif bwyntiau fel a ganlyn –

•           Bod 8 polisi - Polisi Diogelu Data; Polisi Diogelwch TG, Rheolau Gweithdrefn Ariannol, Polisi Defnydd Derbyniol TG, Polisi Diogelu, Côd Ymddygiad Swyddogion, Polisi Defnydd E-bost a Negeseuon Gwib a'r Polisi Chwythu'r Chwiban - ar gael i'w derbyn rhwng 2 Gorffennaf, 2018 a 3 Mehefin, 2019 fel y penderfynwyd gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth (UDA). Cyflwynwyd y polisi terfynol yn y gyfres gyfredol – y Polisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth - i'w dderbyn ar 29 Gorffennaf a bydd y cyfnod derbyn o chwe wythnos yn cau ar 9 Medi, 2019.

•           Mae manylion lefelau cydymffurfio ar gyfer yr 8 polisi ar draws y Cyngor a thrwy’r gwasanaethau ar gael yn Atodiad 1 i'r adroddiad. Ar gyfartaledd, mae’r lefelau cydymffurfiaeth at gyfer yr holl bolisïau yn 95% ar draws y Cyngor, sydd yr un fath â llynedd. Mae hyn o gymharu â chyfartaledd o 87% ar ddiwedd y cyfnod derbyn o chwe wythnos a osodwyd ar gyfer pob polisi, sy'n welliant ar y ffigwr o 79% y llynedd.

•           Adroddwyd y llynedd bod lefelau cydymffurfiaeth yn y Gwasanaethau Plant wedi gwella’n sylweddol gyda chyfradd gydymffurfio ar gyfartaledd o 99% ar 24 Gorffennaf, 2018 o’i gymharu â chyfartaledd o 57% ar ddiwedd y cyfnod derbyn o chwe wythnos. Mae'r gwasanaeth wedi parhau i wella ac wedi cyflawni cyfradd gydymffurfio o 100% ar gyfer pob un o'r 8 polisi a chydymffurfiaeth 100% ar ddiwedd y cyfnod derbyn o chwe wythnos ar gyfer y 4 polisi diwethaf.

•           Gellir gweld gwelliant sylweddol hefyd yn y Gwasanaethau Oedolion ym mis Gorffennaf, 2019 gyda'r lefelau cydymffurfio yn 92% o gymharu â 78% ym mis Gorffennaf, 2018. Mae staff y Gwasanaeth Dysgu wedi bod yn rhan o'r broses gorfforaethol ers mis Gorffennaf 2018 a bu gofyn iddynt ddal i fyny trwy dderbyn y 7 polisi cyntaf yn ogystal â derbyn yr ail rownd o bolisïau wrth iddynt gael eu rhyddhau i'w derbyn. Mae Atodiad 2 yn nodi lefelau cydymffurfio’r gwasanaeth gan ddangos cyfradd gydymffurfio ar gyfartaledd o 99%.

•           Yn dilyn adolygiad gan yr UDA, bydd nifer y polisïau yn y set graidd yn gostwng o 16 i'r 9 polisi a restrir ym mharagraff 4.1 o'r adroddiad. Dim ond unwaith ym mhob cyfnod o 2 flynedd y bydd angen derbyn y 9 polisi hyn ond byddant ar gael trwy gydol yr amser hwnnw ar gyfer staff newydd.

•           Mae'r Porth Polisi yn dibynnu ar Gyfeiriadur Gweithredol (CG) y Cyngor ac mae'n cynnwys tua 1,000 o ddefnyddwyr gweithredol. Cydnabuwyd dibyniaeth y Porth ar y CG fel gwendid o'r cychwyn cyntaf gyda'r Pwyllgor hwn yn codi pryderon nad yw staff sydd ddim yn defnyddio’r CG yn cael eu cynnwys yn y broses. Cydnabuwyd y gallai fod angen gwahanol ddulliau i gyrraedd y gwahanol gategorïau o staff nad ydynt yn defnyddio’r CG  ac er mwyn symud ymlaen â'r mater hwn, cynhelir trafodaethau gyda phob Pennaeth Gwasanaeth perthnasol i nodi'r categorïau risg uchaf ac atebion cymesur ac ymarferol posib i fynd i'r afael â'r risg.

•           Disgwylir i staff nad ydynt, yn dechnegol, yn cael eu cyflogi gan y Cyngor ac sy'n gweithio i bartneriaethau ac asiantaethau ac ati weithio yn unol â pholisïau a gweithdrefnau'r Cyngor, yn enwedig o ran diogelu data, diogelwch, cyfrinachedd ac ymddygiad. Felly mae angen sicrwydd ar yr Awdurdod bod yr unigolion hyn yn ymwybodol o bolisïau allweddol y Cyngor a’u bod yn cydymffurfio â nhw. I'r perwyl hwn, cynigir cyflwyno datganiad yn gofyn i staff nad ydynt, yn  dechnegol, yn weithwyr y Cyngor er mwyn sicrhau eu bod yn ymwybodol o rai polisïau corfforaethol a’u bod yn glynu wrthynt.

Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar sut y cedwir llygad ar lefelau cydymffurfio ar draws y Cyngor. Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro y cyflwynir y lefelau cydymffurfio fesul gwasanaeth i'r UDA ar ddiwedd y cyfnod derbyn o 6 wythnos a neilltuwyd ar gyfer pob polisi. Cynhyrchir e-bost atgoffa wythnosol yn awtomatig gan y Porth Polisi yn rhestru'r holl bolisïau sy'n weddill ar gyfer pob defnyddiwr. Mae gan bob Pennaeth Gwasanaeth fynediad uniongyrchol i'r Porth hefyd i fonitro cydymffurfiaeth yn eu gwasanaethau eu hunain. Fodd bynnag, ni ddefnyddir y Porth Polisi gan staff ysgolion gan fod ganddynt eu system eu hunain i adlewyrchu’r gwahanol bolisïau sy’n berthnasol o fewn ysgolion.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi'r sefyllfa bresennol o ran derbyn polisïau ar draws y Cyngor.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU GWEITHREDU YCHWANEGOL