Eitem Rhaglen

Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y  Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 3 Rhagfyr, 2019.

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 3 Rhagfyr, 2019 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

 

Materion sy'n codi

 

           Eitem 2 – Llythyr Archwilio Blynyddol CSYM 2018/19 - Gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad ar y sefyllfa o ran cwblhau a derbyn adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ar gynaliadwyedd ariannol y Cyngor. Disgwylid i'r canfyddiadau drafft fod yn hysbys i'r Cyngor erbyn diwedd y flwyddyn galendr flaenorol. Cafodd y Pwyllgor wybod gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi gwneud gwaith i asesu cynaliadwyedd ariannol pob un o'r 22 awdurdod lleol yng Nghymru; Deallwyd y byddai pob awdurdod yn derbyn adborth llafar i gychwyn ac y byddai adroddiadau lleol ar gyfer yr awdurdodau unigol yn cael eu cyhoeddi wedi hynny. Disgwylir y bydd adroddiad cryno cenedlaethol drafft o'r canfyddiadau hefyd yn cael ei gyhoeddi tua mis Ebrill, 2020. Cadarnhaodd y Swyddog nad yw'r Cyngor ar Ynys Môn hyd yma wedi derbyn adborth o'r ymarfer.

           Eitem 6 - Diweddariad Archwilio Mewnol (yr adnoddau sydd ar gael i'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol) - Gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad ar sefyllfa staff y Gwasanaeth Archwilio Mewnol. Cadarnhaodd Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 fod strwythur staff parhaol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn cynnwys 5 aelod o staff llawn amser (Pennaeth Archwilio a Risg, Prif Archwilydd a 3 Uwch Archwilydd) ac ychwanegwyd swyddog atynt yn ddiweddar yn sgil secondiad dros dro o'r Gwasanaeth Cyfrifeg. Ar hyn o bryd mae dwy swydd Uwch Archwilydd wag - un oherwydd secondiad i'r Gwasanaeth Cyfrifeg a'r llall oherwydd penodiad parhaol i'r Gwasanaeth Cyfrifeg - sy'n golygu bod lefel staff y gwasanaeth ar hyn o bryd yn 3.6 yn erbyn lefel sefydliad o 5 aelod o staff llawn amser. Wrth gadarnhau bod hysbyseb ar gyfer un swydd Uwch Archwilydd parhaol amser llawn ac un swydd Uwch Archwilydd dros dro llawn amser wedi'i chyhoeddi, dywedodd y Swyddog fod timau archwilio mewnol ar draws awdurdodau lleol, yn bennaf oherwydd toriadau gorfodol, wedi lleihau o ran maint a bod natur swydd yr Archwilydd Mewnol hefyd wedi newid gyda llai o ymgeiswyr ar y lefel cynorthwyydd is. Felly, mae'r broses recriwtio yn canolbwyntio ar ddenu staff archwilio mewnol cwbl gymwys a phrofiadol, ac er bod yr awdurdod hwn wedi bod yn llwyddiannus yn ddiweddar yn y cyswllt hwn, gall fod yn heriol. Y dewis arall fyddai ailystyried y swyddi Archwilydd Mewnol gyda'r bwriad o benodi ar lefel is a darparu hyfforddiant yn y gwaith; ac er bod y model "tyfu eich hun" yn un a ffafrir gan yr Awdurdod, mae'n debyg mai anfantais y dull hwn fyddai llai o allbwn gan y tîm Archwilio Mewnol yn y tymor byr.

           Eitem 7 – Adolygu Cylch Gorchwyl Archwilio a LlywodraethuGofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad ar y sefyllfa o ran darparu hyfforddiant ar faterion llywodraethu a nodwyd gan sesiwn o'r 22 o gadeiryddion a phenaethiaid archwilio yng Nghymru fel maes lle gallai pwyllgorau archwilio awdurdodau lleol Cymru elwa ar gymorth ychwanegol. Er nad oedd mewn sefyllfa i gadarnhau a oedd cynnydd wedi'i wneud o ran y trefniadau hyfforddi hynny, dywedodd y Prif Archwilydd y byddai'n rhoi gwybod i Bennaeth Archwilio a Risg iddi ei egluro yn y cyfarfod nesaf.  Er gwybodaeth, dywedodd yr Is-gadeirydd ei fod ef a'i Gyd-aelod Lleyg wedi mynychu cwrs CIPFA lle'r oeddent wedi cyfnewid barn am yr heriau o sicrhau bod pwyllgorau archwilio yn cyflawni'n briodol yr holl swyddogaethau sydd wedi'u dirprwyo iddynt. Cytunwyd y byddai ef a Mr Dilwyn Evans (aelod lleyg), ar ôl bod ar y cwrs, yn cyfarfod Pennaeth Archwilio a Risg i nodi unrhyw feysydd cyfrifoldeb nad yw'r Pwyllgor Archwilio o bosibl yn ymdrin â hwy’n ddigonol ar hyn o bryd ac i ystyried sut y gellir goresgyn hyn. 

 

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL

Dogfennau ategol: