Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro.

Cafodd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro a oedd yn cynnwys y Protocol Siarad Cyhoeddus mewn Pwyllgorau Sgriwtini ei gyflwyno i'r Pwyllgor ei ystyried a chynnig sylwadau cyn iddo gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Gwaith ac wedyn i'r Cyngor Llawn i benderfynu a fyddai’n cael ei fabwysiadu ai peidio.

Cyflwynodd yr Aelod Portffolio ar gyfer Busnes Corfforaethol y Protocol i'r Pwyllgor gan ddweud ei fod wedi'i gynllunio i gynorthwyo Cadeiryddion Sgriwtini yn eu gwaith heb effeithio ar eu hawdurdod na'u pwerau ac i ddarparu proses glir a hygyrch i'r cyhoedd allu lleisio eu barn i'r pwyllgorau sgriwtini.

Dywedodd y Cyfreithiwr (Llywodraethu Corfforaethol) fod datblygiadau deddfwriaethol diweddar wedi pwysleisio gofyniad cyfreithiol i wrando ar lais y cyhoedd a bod cynnwys y cyhoedd yn hanfodol wrth i Gynghorau wneud penderfyniadau. O dan y Bil Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) a gyhoeddwyd ym mis Tachwedd, 2019 y rhagwelir y bydd yn derbyn Cydsyniad Brenhinol yn ystod Haf 2020, mae dyletswydd i annog pobl leol i gymryd rhan mewn llywodraeth leol. Mae rhesymau ymarferol hefyd dros gyflwyno'r Protocol o ran sicrhau cysondeb a thryloywder i'r cyhoedd, i'r Aelodau ac i Swyddogion. Mae'r ddeddfwriaeth yn canolbwyntio ar alluogi pobl leol i leisio'u barn ynglŷn â materion sy'n effeithio arnynt, neu a allai effeithio arnynt. Er ei bod yn bosibl siarad yn gyhoeddus mewn pwyllgorau craffu ar hyn o bryd, gan nad oes canllaw gweithdrefnol wedi'i gyhoeddi, efallai nad yw'r cyhoedd yn ymwybodol eu bod yn gallu gwneud hynny. Mae'r Protocol yn rhoi cyfle i roi canllawiau clir, teg a ffurfiol ar waith i roi gwybod i'r cyhoedd ac Aelodau'r Pwyllgor am y trefniadau ac i sicrhau bod y disgwyliadau ynghylch y broses siarad cyhoeddus yn cael eu rheoli. Yn amodol ar gymeradwyaeth, bydd y Protocol terfynol yn cael ei gyhoeddi ar wefan y Cyngor yn ogystal ag ar safleoedd cyfryngau cymdeithasol fel y gall y pwyllgorau Sgriwtini gyrraedd y cyhoedd, gan gynnwys cynulleidfaoedd nad yw o bosibl wedi’u cyrraedd o'r blaen.

O ran manylion y Protocol, cyfeiriodd y Swyddog at y prif ddarpariaethau fel a ganlyn–

•           Bydd y Swyddogion yn ymgymryd â'r gwaith gweinyddol o dan y Protocol mewn ymgynghoriad â'r Cadeirydd Sgriwtini perthnasol;

•           Gall aelodau'r cyhoedd wneud cais i siarad mewn cyfarfod o Bwyllgor Sgriwtini os ydynt wedi cyflwyno cais ysgrifenedig i'r Swyddog Sgriwtini o leiaf 3 diwrnod gwaith cyn cyfarfod y Pwyllgor. Rhaid gwneud y cais ysgrifenedig gan ddefnyddio'r ffurflen berthnasol o wefan y Cyngor a dylid annog y cyhoedd i’w hanfon ar-lein.

•           Dylai unrhyw geisiadau/dogfennau ysgrifenedig hefyd fod ar gael 3 diwrnod gwaith cyn cyfarfod y pwyllgor ar yr un pryd ag y cofrestrir y cais i siarad. Mae hyn yn sicrhau cydbwysedd teg rhwng caniatáu digon o amser i'r unigolyn gofrestru cais i siarad a pharatoi'r wybodaeth berthnasol, a sicrhau bod gan Swyddogion ddigon o amser i wneud y trefniadau gweinyddol angenrheidiol gan gynnwys gwirio addasrwydd unrhyw ddeunydd a gyflwynir. Mae hefyd yn rhoi amser i Aelodau'r Pwyllgor baratoi ar gyfer y wybodaeth a gyflwynir.

•           Caiff aelodau'r cyhoedd eu hannog i adolygu Blaen Raglenni Gwaith Pwyllgorau Sgriwtini sy'n nodi'r pynciau y bwriedir eu hystyried – mae'r Protocol yn cynnwys dolen ddigidol i'r rhaglenni gwaith.

•           Gall un person siarad o bob grŵp neu blaid os oes gan bob grŵp neu blaid rywbeth gwahanol i’w ddweud. Y nod yw sicrhau bod y Pwyllgorau'n clywed pob safbwynt, ond nad yw'r cyfraniadau'n ailadroddus. Bydd gan Gadeirydd y Pwyllgor ddisgresiwn i ganiatáu i ail/trydydd siaradwr gyda'r un persbectif mewn achosion eithriadol a lle mae'n amlwg bod dadleuon gwahanol i'w clywed. Yn unol â phwerau cyfreithiol, bydd gan Gadeirydd y Pwyllgor ddisgresiwn o hyd o ran arfer pwerau wrth lywyddu dros y cyfarfod. Eglurir hynny yn y Protocol.

•           Bydd pob siaradwr yn cael pum munud i wneud eu cyfraniad.

Mewn ymateb i gwestiynau’n codi o’r adroddiad, eglurodd Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro a'r Cyfreithiwr (Llywodraethu Corfforaethol) ymhellach –

•           O ran awdurdodau eraill sydd wedi cyhoeddi protocol ar gyfer siarad cyhoeddus mewn pwyllgor sgriwtini, gall yr amser a neilltuir i bobl siarad yn gyhoeddus mewn cyfarfod amrywio, gyda rhai awdurdodau’n caniatáu 5 munud i bob siaradwr ac eraill yn caniatáu 3 munud.

•           Bod y Protocol yn darparu ffordd drefnus a strwythuredig i aelodau'r cyhoedd roi eu barn ar faterion sydd o bwys iddynt, ond nid yw'n caniatáu i aelodau'r cyhoedd gynnal trafodaeth gydag aelodau'r Pwyllgor Sgriwtini.

•           O ran gwneud cais a chyflwyno gwybodaeth, ystyrir bod angen y cyfnod rhybudd o dri diwrnod er mwyn rhoi digon o amser i Swyddogion weinyddu’r cais ac i gadarnhau bod unrhyw ddogfennau a gyflwynir yn dderbyniol ac yn unol â’r amserlen statudol ar gyfer cyhoeddi papurau Pwyllgor. Ni ddylid ystyried cyhoeddi'r rhaglen fel yr unig ffordd o godi ymwybyddiaeth y cyhoedd o bynciau Craffu a'r hawl i siarad arnynt; os caiff y Protocol ei fabwysiadu, cynigir y dylid tynnu sylw ato drwy ddolen yn y Blaen Raglen Waith. Hefyd, gan fod y Cyngor yn cynnal nifer o ymgynghoriadau cyhoeddus ffurfiol,  efallai y bydd  yn bosibl cynnwys datganiad safonol yn y wybodaeth am bob ymgynghoriad i dynnu sylw at hawl y cyhoedd i ofyn am gael siarad yng nghyfarfod y Pwyllgor Sgriwtini pan fydd y mater yr ymgynghorir arno yn cael ei drafod. Y nod fyddai darparu cyfarwyddiadau mewn mannau eraill am yr hawl  i siarad mewn Pwyllgorau Sgriwtini a'r busnes a drafodir ynddynt fel nad yw'r cyhoedd yn dibynnu ar raglenni a phapurau a gyhoeddir i gael y wybodaeth hon.

Er bod y rhan fwyaf o'r Pwyllgor yn gefnogol i'r Protocol fel y'i cyflwynwyd, ac yn derbyn ei fod yn ceisio ffurfioli ac egluro trefniadau siarad cyhoeddus ym Mhwyllgorau Sgriwtini y Cyngor, roedd y Cynghorwyr Aled Morris Jones, Lewis Davies a Bryan Owen yn pryderu bod y protocol yn cyfyngu’n ormodol ar aelodau'r cyhoedd o ran yr amser a roddir iddynt wneud cais a chyflwyno gwybodaeth, ac i annerch y cyfarfod. Gallai ychwanegu at y pwysau ar unigolion a allai fod yn nerfus ynghylch siarad yn gyhoeddus neu deimlo'n emosiynol am y mater y dymunir siarad arno. Teimlai'r tri Aelod fod y trefniadau anffurfiol presennol o dan gyfarwyddyd y Cadeirydd wedi gwasanaethu'r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol yn dda hyd yn hyn.

Ar ôl trafod y mater a bwrw pleidlais arno, penderfynodd y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol gytuno â'r Protocol Siarad Cyhoeddus mewn Pwyllgorau Sgriwtini fel y'i cyflwynwyd ac i'w argymell i'r Pwyllgor Gwaith. (Pleidleisiodd y Cynghorwyr Aled Morris Jones, Lewis Davies a Bryan Owen yn erbyn)