Eitem Rhaglen

Protocol siarad cyhoeddus mewn Pwyllgorau Sgriwtini

Cofnodion:

Cyflwyno adroddiad gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

 

Dywedodd y Deilydd Portffolio – Busnes Corfforaethol mai’r bwriad wrth gyflwyno Protocol Siarad Cyhoeddus yw darparu proses eglur a hwylus i’r cyhoedd fedru rhannu eu barn gyda’r Pwyllgorau Sgriwtini fel rhan o’u trafodaethau.

 

Rhoddodd y Cyfreithiwr - Llywodraethiant Corfforaethol a Chontractau amlinelliad o’r adroddiad i’r Pwyllgor a dywedodd, yn unol ag Adran 62 Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, ac o dan Bil Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru), bod rhaid i’r Cynghorau Sir sicrhau fod y rheini sy’n byw neu’n gweithio yn eu hardal yn gallu cyfrannu eu safbwyntiau ar unrhyw fater sydd i’w ystyried gan Bwyllgorau Sgriwtini. Dywedodd bod cael canllawiau clir yn rhoi cysondeb a thryloywder i’r cyhoedd, aelodau etholedig a swyddogion. Bydd cyflwyno’r Protocol Siarad Cyhoeddus yn cynorthwyo’r cyhoedd i ddeall y broses y bydd angen ei dilyn ac yn sicrhau fod proses gyson yn cael ei mabwysiadu sydd yn rheoli disgwyliadau’r cyhoedd mewn perthynas â’u cyfraniad. Mae’r adroddiad yn amlinellu manylion y protocol mewn perthynas â chais i siarad mewn cyfarfod o’r Pwyllgor Sgriwtini.

 

Ystyriodd y Pwyllgor yr adroddiad a gwnaed y pwyntiau a ganlyn:-

 

·      Cyfeiriwyd at y ddeddfwriaeth sy’n caniatáu i’r cyhoedd gyfrannu mewn cyfarfodydd a gofynnwyd a fyddai’r Protocol Siarad Cyhoeddus yn cael ei adolygu’n rheolaidd. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro pe byddai’r Cyngor llawn yn cymeradwyo’r Protocol Siarad Cyhoeddus ym mis Mai, yna byddai’r protocol yn cael ei ymgorffori yn y Cynllun Cyfathrebu ac y byddai’n cael ei adolygu ar ôl chwe mis, ac ar ôl 12 mis wedi hynny, er mwyn mesur a fu’r protocol yn effeithiol. Mae ymwybyddiaeth y cyhoedd yn holl bwysig i’w galluogi i gyfrannu eu barn ar unrhyw fater a ystyrir gan y Pwyllgorau Sgriwtini;

·      Gofynnwyd a fydd y Protocol Siarad Cyhoeddus yn caniatáu i’r cyhoedd siarad yng nghyfarfodydd y Pwyllgor Gwaith a’r Cyngor llawn. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro fod deddfwriaeth yn caniatáu i’r cyhoedd gymryd rhan yn ystod ymgynghoriad ar fater penodol, ond nid yw’r ddeddfwriaeth yn nodi bod rhaid mabwysiadu Protocol Siarad Cyhoeddus ond mae’n rhoi cyfle i’r cyhoedd gyfrannu mewn cyfarfodydd;

·      Gofynnwyd sut fyddai blaenoriaethu unigolion sy’n dymuno siarad mewn cyfarfodydd yn cael ei weinyddu. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro y byddai trefn yn cael ei gweinyddu i flaenoriaethu’r rhai sy’n gofyn am gael siarad mewn Pwyllgor Sgriwtini h.y. ‘o blaid ac yn erbyn’ ac yn cynrychioli pob safbwynt. Y Swyddogion Sgriwtini fydd yn gweinyddu’r protocol siarad mewn Pwyllgorau Sgriwtini;

·      Gofynnwyd a fydd rhaid i Gadeiryddion Pwyllgorau Sgriwtini geisio cyngor cyfreithiol pan dderbynnir cais hwyr gan y cyhoedd i gymryd rhan mewn Pwyllgor Sgriwtini. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro nad yw’n ofynnol i Gadeiryddion Sgriwtini geisio gwybodaeth gan Swyddogion perthnasol ond byddai modd datgan y byddai disgwyl i Gadeiryddion Sgriwtini geisio cyngor.

 

PENDERFYNWYD argymell i’r Pwyllgor Gwaith ei fod yn mabwysiadu’r Protocol Siarad Cyhoeddus ar gyfer Sgriwtini gyda’r ychwanegiad y disgwylir i Gadeiryddion Sgriwtini geisio gwybodaeth gan Swyddogion Perthnasol os derbynnir cais hwyr i siarad mewn Pwyllgor Sgriwtini.

 

GWEITHREDU: Fel y nodir uchod.