Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro yn nodi lefel cydymffurfio mewn perthynas â derbyn polisïau drwy system Rheoli Porth Polisi'r Cyngor ar gyfer y drydedd flwyddyn fonitro i'r Pwyllgor ei hystyried.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro y prif bwyntiau fel a ganlyn –

•           Ar 10 Mehefin 2019, penderfynodd yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth leihau nifer y polisïau yn y set graidd a osodwyd o un ar bymtheg i'r naw polisi a restrir yn yr adroddiad. Cyflwynwyd y cyntaf o'r polisïau hyn (Polisi Offer Sgrin Arddangos) i'w ail-dderbyn ar 1 Hydref 2019. Bydd y naw polisi yn cael eu derbyn unwaith bob dwy flynedd ond mae’n orfodol bod staff newydd yn eu derbyn drwy’r amser.

•           Ataliwyd y broses o ail-gyflwyno polisïau i'w derbyn ar 23 Mawrth, 2020 oherwydd yr angen i ail-flaenoriaethu gwaith y Cyngor i ymateb i argyfwng Covid-19 er bod y Porth yn parhau i fod ar agor i weld polisïau er gwybodaeth. O ganlyniad i'r penderfyniad i ohirio’r broses dim ond y Polisi Offer Sgrin Arddangos a'r Polisi Iechyd a Diogelwch Corfforaethol sydd wedi'u hail-gyflwyno i'w derbyn hyd yma. Mae'r adroddiad hefyd yn cynnwys data cydymffurfio ar gyfer y polisi terfynol yn y gyfres flaenorol – y Polisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth – a gyflwynwyd i'w dderbyn ar 29 Gorffennaf 2019 ond na chafodd ei gynnwys yn adroddiad y llynedd am nad oedd y cyfnod derbyn o chwe wythnos wedi dod i ben.

•           Nodir data cydymffurfio ar 28 Gorffennaf 2020 ar gyfer y tri pholisi yn Atodiad 1 i'r adroddiad. Ceir cymhariaeth o'r cyfraddau cydymffurfio cyfartalog ar gyfer pob gwasanaeth dros y tair blynedd diwethaf yn yr adroddiad (rhestrir y polisïau yr adroddwyd arnynt yn 2018 a 2019 yn Atodiad 2) ac mae'n dangos, er bod y rhan fwyaf o wasanaethau wedi cynnal lefelau cydymffurfio uchel, bod lefel cydymffurfio yn y Gwasanaethau Tai ar i lawr.

•           Ail-drefnwyd cynllun peilot sy'n ei gwneud yn ofynnol i reolwyr canol dderbyn rhai polisïau nad ydynt yn berthnasol o dan y trefniadau clicio a derbyn i aelodau eraill o staff o fis Ionawr i fis Mawrth 2020 ond fe'i gohiriwyd ymhellach oherwydd argyfwng Covid-19; bellach mae disgwyl y bydd hyn yn dechrau ym mis Hydref 2020.

•           Mae sicrhau cydymffurfiaeth gan staff nad oes ganddynt fynediad i'r Porth Polisi am nad ydynt yn defnyddio Cyfeiriadur Gweithredol y Cyngor yn parhau i fod yn broblem ac nid yw wedi'i datrys er gwaethaf trafodaethau i ganfod atebion ymarferol a chymesur i fynd i'r afael â risg.

•           Datblygwyd system i roi sicrwydd i'r Cyngor bod staff nad ydynt yn cael eu cyflogi'n dechnegol gan y Cyngor sy'n gweithio i asiantaethau, ymgyngoriaethau a phartneriaethau ac ati yn ymwybodol o'r polisïau corfforaethol allweddol a restrir ac yn cydymffurfio â nhw. Cynigir cyflwyno datganiad yn gofyn i'r staff hynny sicrhau eu bod yn ymwybodol o'r polisïau ac yn cadw atynt. 

Wrth nodi gostyngiad o flwyddyn i flwyddyn yn lefel cydymffurfio derbyn polisïau yn y Gwasanaeth Tai dros y tair blynedd diwethaf, holodd y Pwyllgor a oedd Pennaeth Gwasanaethau Tai wedi gallu rhoi esboniad pam fod lefel cydymffurfio yn y gwasanaeth wedi gostwng. Mewn ymateb i gadarnhad gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro na chafwyd esboniad penodol, gofynnodd y Pwyllgor i'r Pennaeth Gwasanaeth ddarparu ymateb fel mater o wybodaeth i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod nesaf gan gofio hefyd fod gan bob Pennaeth Gwasanaeth fynediad uniongyrchol i'r Porth i fonitro lefel cydymffurfio o fewn ei wasanaethau ei hun.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi'r sefyllfa bresennol o ran derbyn polisïau ar draws y Cyngor a'r bwriad i ail-gychwyn y gofynion o 1 Medi, 2020.

CAMAU YCHWANEGOL: Gofynnir i Bennaeth Gwasanaethau Tai roi ymateb i’r Cyngor ynglŷn â'r gostyngiad yn lefel cydymffurfio derbyn polisïau o fewn Gwasanaethau Tai.