Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn rhoi diweddariad, fel ar 16 Tachwedd 2020, ar y gwaith Archwilio Mewnol ers yr adroddiad diwethaf i’r pwyllgor ar weithgareddau Archwilio Mewnol ym mis Medi 2020, ynghyd â’r blaenoriaethau ar gyfer y tymor byr a’r tymor canol. Roedd yr adroddiad yn fyrrach na’r adroddiad diweddaru chwarterol, yn unol â gofynion y Strategaeth Cyfarfodydd yn ystod y cyfnod argyfwng.

Cafwyd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg fel a ganlyn -

•           Rhoddwyd diweddariad i’r Pwyllgor ynghylch y gwaith sicrwydd a gwblhawyd ers y diweddariad diwethaf, gan gyfeirio at y tabl ym mharagraff 6 yr adroddiad. O’r archwiliadau a restrwyd, rhoddwyd cyfradd Sicrwydd Sylweddol i dri ohonynt; Sicrwydd Rhesymol i ddau ohonynt a rhoddwyd graddfa Sicrwydd Cyfyngedig i ddau archwiliad arall - Rheoli Cronfeydd Answyddogol Ysgolion a Phroses Gadawyr. (Rhoddwyd copi ar wahân o’r adroddiadau Sicrwydd Cyfyngedig i aelodau’r Pwyllgor a’r Aelodau Portffolio perthnasol.) Ni restrwyd dau archwiliad arall yn y tabl, yn ymwneud â Grantiau Addysg - roedd un yn ymwneud â Grant Datblygu Disgyblion 2019/20 a’r llall mewn perthynas â’r Pwysau Ariannol yn gysylltiedig â’r Dyfarniad Cyflog i Athrawon - wedi cael eu cwblhau hefyd a rhoddwyd Sicrwydd Sylweddol i’r ddau.

Wrth fanylu ar y Cynllun Gweithredu a statws y risgiau/materion a nodwyd yn yr archwiliad Sicrwydd Cyfyngedig Rheoli Cronfeydd Answyddogol Ysgolion, dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg, er mai cyfrifoldeb cyrff llywodraethu ysgolion yw goruchwylio cronfeydd answyddogol ysgolion, bod risg i enw da yn gysylltiedig â chronfeydd o’r fath ac y cafwyd achosion o dwyll a chamreoli ar lefel genedlaethol a lleol. Gan fod cronfeydd answyddogol ysgolion yn gysylltiedig â gweithgareddau codi arian ac y gall symiau sylweddol o arian fod ynghlwm â nhw, ystyrir bod y posibilrwydd o dwyll yn uchel. O ystyried y cefndir hwn felly, penderfynodd y gwasanaeth Archwilio Mewnol asesu’r sefyllfa ar Ynys Môn a chynhaliwyd yr archwiliad ar y cyd â’r Gwasanaeth Dysgu. Amlygodd y Swyddog yr archwiliad fel enghraifft dda o’r diwylliant archwilio cydweithredol y bu’r Gwasanaeth Archwilio yn ceisio ei ddatblygu – ymatebodd y Gwasanaeth Dysgu yn ragweithiol i’r risgiau/materion a godwyd, gan olygu y cafodd llawer iawn o gynnydd ei wneud wrth fynd i’r afael â nhw. Cadarnhaodd yr Uwch Reolwr Addysg fod lefel y cydweithio wedi bod yn rhagorol ac y byddai’r Gwasanaeth yn parhau i roi sylw i’r materion yn ystod y misoedd nesaf. Diolchodd yr Aelod Portffolio Addysg i’r ddau wasanaeth hefyd ac anogodd aelodau, yn rhinwedd eu rôl fel llywodraethwyr ysgol, i fynychu’r hyfforddiant a gynlluniwyd ynghylch rheoli cronfeydd ysgol yn effeithiol (roedd diffyg hyfforddiant yn un o’r risgiau/materion a godwyd) pan gadarnheir y trefniadau.

Yn yr un modd, cafodd y Pwyllgor ei dywys trwy’r adroddiad archwilio Sicrwydd Cyfyngedig Proses Gadawyr gan y Pennaeth Archwilio a Risg a chadarnhawyd fod Adnoddau Dynol wedi bod yn rhagweithiol hefyd wrth ymateb i’r risgiau a’r materion a godwyd gan yr archwiliad.

•           Adroddwyd ar y gwaith ar y gweill, fel y gwelir yn y tabl ym mharagraff 9 yr adroddiad sy’n darparu gwybodaeth ynghylch yr archwiliadau sy’n mynd rhagddynt ac ar ba gam yr oeddent ar adeg ysgrifennu’r adroddiad.

•           Cyfeiriwyd at y Fenter Dwyll Genedlaethol – ymarfer bob dwy flynedd sy’n mynd rhagddo ar hyn o bryd. Mae’r gwasanaeth Archwilio Mewnol yn gweithio gyda gwasanaethau i dynnu data i’w uwchlwytho i’r Porth Atal Twyll Cenedlaethol sy’n waith gorfodol ac y mae’n rhaid ei gwblhau erbyn 1 Rhagfyr 2020 ar gyfer y prif setiau data gofynnol. Ychwanegwyd ymarfer newydd eleni i gyfatebu data i ddarganfod twyll posib mewn perthynas â’r rhaglen gymorth Covid-19. Ym mis Rhagfyr, bydd yn ofynnol i’r gwasanaeth Archwilio Mewnol gyflwyno data ar gyfer y Gronfa Grantiau Busnesau Bach, a’r Gronfa Grant Manwerthu, Lletygarwch a Hamdden.

•           Eglurwyd y sefyllfa mewn perthynas â Chamau Gweithredu sy’n rhedeg yn hwyr fel ar 16 Tachwedd 2020, fel y’u gwelir yn y dangosfwrdd 4action yn Atodiad 1 yr adroddiad. Bu gwasanaethau’n gweithio’n galed i fynd i’r afael â materion/risgiau sydd angen sylw, gan adael dim ond pum gweithred sy’n hwyr ar hyn o bryd sy’n ymwneud â chaffael, cyflogres a thalu rhent tai drwy archeb sefydlog. Mae gwaith yn mynd rhagddo i gefnogi gwasanaethau i weithredu’r holl gamau sy’n weddill.

•           Amlinellwyd y blaenoriaethau ar gyfer gweddill y flwyddyn gadw gadw mewn cof hefyd yr angen i barhau i fod yn hyblyg er mwyn ymateb i unrhyw waith newydd sy’n codi ar fyr rybudd ac unrhyw geisiadau gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth.

•           Cadarnhawyd y bydd dau ddarn o waith yn cael eu gwneud cyn diwedd y flwyddyn ariannol i roi sicrwydd bod y Gwasanaeth TGCh yn meddu ar y dechnoleg, y capasiti a’r gallu angenrheidiol i gynnal lefel o wasanaeth i alinio ag amcanion craidd y Cyngor ac i sicrhau cyfrinachedd, uniondeb ac argaeledd data’r Cyngor. Mae’r gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi comisiynu Tîm Archwilio TG Dinas Salford i wneud dau ddarn o waith sicrwydd. Mae un darn o waith yn gyfrinachol ond bydd mwy o fanylion yn cael eu darparu maes o law ac mae pwnc yr ail ddarn o waith i’w gadarnhau.

•           Nodwyd fod 3 archwiliad yn gysylltiedig â blaenoriaethau’r Gofrestr Risg Gorfforaethol (y cyfeirir atynt ym mharagraff 33 yr adroddiad) wedi cael eu rhoi o’r neilltu a bernir eu bod yn flaenoriaeth isel ar gyfer sicrwydd. Nid yw meysydd yr archwiliadau – Buddsoddiad mewn cyfleusterau Hamdden; moderneiddio ysgolion a seilwaith yr Ynys - wedi datblygu’n sylweddol fel prosiectau ac felly ni fyddai eu harchwilio ar hyn o bryd yn cynnig unrhyw fudd neu sicrwydd sylweddol.

Ymatebodd y Pennaeth Archwilio a Risg i’r pwyntiau a godwyd gan y Pwyllgor wrth drafod yr adroddiad, drwy ddarparu’r eglurhad a ganlyn -

•           Mewn perthynas â’r risg y byddai archwilio cydweithredol yn cyfaddawdu annibyniaeth a gwrthrychedd y gwasanaeth Archwilio Mewnol, dywedodd y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg bod dull cydweithredol yn ffordd o weithio y mae’r sector Archwilio Mewnol yn symud tuag ato, ac er ei fod yn golygu dull ar y cyd o ddatrys materion lle mae’r gwasanaeth cleient yn ymgysylltu’n llawn, mae’n rhaid i’r gwasanaeth Archwilio Mewnol barhau i gadw pellter proffesiynol fel nad oes gwrthdaro buddiannau. Drwy weithredu ar y cyd, nid yw’r gwasanaeth Archwilio Mewnol yn dweud wrth y gwasanaeth cleient beth i’w wneud, ond yn hytrach mae’n rhoi mwy o berchnogaeth i’r gwasanaeth cleient ynghylch beth sydd angen ei wneud a dyna pam fod y gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi mabwysiadwyd dull archwilio heb argymhellion lle mae risgiau a materion yn cael eu codi yn hytrach na gwneud argymhellion. Yn ogystal, mae dull cydweithredol yn golygu gweithio gyda’r gwasanaeth cleient i gyrraedd nod gyffredin o gyflawni blaenoriaethau corfforaethol a darparu gwasanaethau o ansawdd i drigolion Ynys Môn.

•           Ynglŷn â rhychwant yr archwiliad yn ymwneud â rheoli’r risg o dwyll (un o’r meysydd blaenoriaeth ar gyfer gweddill y flwyddyn) sy’n awgrymu cylch gorchwyl eang, eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg y cyflwynwyd adolygiad archwilio mewn perthynas â rheoli’r risg o dwyll i’r Pwyllgor yn gynharach eleni a oedd yn nodi chwech o risgiau a bod angen rhoi sylw iddynt; bydd rhoi’r cynllun gweithredu mewn perthynas â’r risgiau hyn ar waith yn sylfaen i’r gwaith fydd yn cael ei wneud a bydd yn golygu edrych ar strategaeth, polisi a’r diwylliant a’r tôn ar frig y sefydliad sy’n golygu gweithio gyda’r uwch Dîm Arweinyddiaeth i gynyddu ymwybyddiaeth am y risg o dwyll drwy’r Cyngor.

Penderfynwyd nodi darpariaethau sicrwydd a blaenoriaethau’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol wrth symud ymlaen.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL.