Eitem Rhaglen
Diweddariad ar Strategaeth a Blaenoriaethau Archwilio Mewnol 2020/21
Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.
Cofnodion:
Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn rhoi diweddariad, fel ar 27 Ionawr 2021, ar y gwaith Archwilio Mewnol ers yr adroddiad diwethaf i'r Pwyllgor ar weithgarwch Archwilio Mewnol ym mis Rhagfyr, 2020 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Amlinellodd yr adroddiad lwyth gwaith presennol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ynghyd â'r blaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i ganolig.
Diweddarodd y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg y Pwyllgor ar yr agweddau canlynol ar waith Archwilio Mewnol –
• Cwblhawyd y gwaith sicrwydd ers y diweddariad diwethaf gan gyfeirio at y tabl ym mharagraff 5 o'r adroddiad. O'r chwe archwiliad a restrwyd yn y tabl, roedd tri wedi arwain at sgôr Sicrwydd Sylweddol; roedd dau wedi arwain at sgôr Sicrwydd Rhesymol ac roedd un archwiliad – Taliadau: Cynnal Cyflenwyr wedi arwain at sgôr Sicrwydd Cyfyngedig. (Yn unol â'r arfer y cytunwyd arno, cyhoeddwyd yr adroddiad Sicrwydd Cyfyngedig a'r cynllun gweithredu cysylltiedig ar wahân i aelodau'r Pwyllgor a Deiliaid Portffolio perthnasol).
• Gwaith sydd ar y gweill fel y dengys paragraff 8 o’r adroddiad sy’n darparu gwybodaeth am yr archwiliadau sy’n mynd rhagddynt, y cam a gyrhaeddwyd ar adeg ysgrifennu'r adroddiad a'r dyddiad adrodd disgwyliedig. Caiff y rhain eu blaenoriaethu i'w cwblhau erbyn diwedd y flwyddyn gan barhau i sicrhau bod y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn parhau i fod yn hyblyg i ymateb i unrhyw waith ar fyr rybudd yn ogystal ag unrhyw gais gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth. Bydd y meysydd blaenoriaeth a nodwyd yn flaenorol i'w harchwilio yn cael eu dwyn ymlaen i'r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2021/22.
• Y Fenter Twyll Genedlaethol – yr ymarfer bob dwy flynedd, sydd ar y gweill. Derbyniwyd y set gyntaf o barau, a oedd yn cynnwys paru data Gostyngiad Person Sengl y Dreth Gyngor a’r Gofrestr Etholwyr i nodi unrhyw hawliadau twyllodrus. Mae adolygiad cychwynnol o'r parau wedi tynnu sylw at broblem gydag ansawdd y data. Mae'r gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ymchwilio iddo ar hyn o bryd. Disgwylir i weddill y parau gael eu rhyddhau ym mis Chwefror, 2021.
• Camau gweithredu y dylid bod wedi’u cymryd ers amser yn cadarnhau bod gwaith yn mynd rhagddo i gefnogi gwasanaethau i weithredu'r holl gamau gweithredu sy'n weddill fel y dangosir yn y dangosfwrdd 4action yn Atodiad 1 yr adroddiad. Mae gwasanaethau wedi bod yn gweithio'n galed i fynd i'r afael â Materion/Risgiau sy'n weddill gan adael dim ond tri cham gweithredu y dylid bod wedi’u cymryd ers amser yn ymwneud â chanllawiau ynghylch Credyd Cynhwysol, talu rhent tai drwy archeb sefydlog a gwirio adroddiadau eithriadau cyflogres yn annibynnol.
• Rhoi cymorth i'r Gwasanaeth Dysgu i ddatblygu canllawiau newydd ar weithredu a sicrhau trefniadau priodol ar gyfer cronfeydd yn dilyn adolygiad Archwilio Mewnol o Gronfeydd Answyddogol Ysgolion a arweiniodd at sgôr Sicrwydd Cyfyngedig. Darparwyd dau ddigwyddiad hyfforddi i benaethiaid a llywodraethwyr ar eu cyfrifoldebau o ran gweithredu cronfa ysgol yn briodol ac mae'r Adran Archwilio Mewnol hefyd wedi cynnig trefnu ac ariannu archwiliad annibynnol o gronfeydd lle mae'r pennaeth yn ei chael yn anodd penodi archwilydd neu os nad yw'r gronfa wedi'i harchwilio ers rhai blynyddoedd.
• Darparu cymorth gyda thri ymchwiliad ar gais Adnoddau Dynol.
Yn y drafodaeth a ddilynodd, codwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor-
• O ran yr adolygiad Archwilio Mewnol Sicrwydd Cyfyngedig o Daliadau – Cynnal a Thalu Cyflenwyr, p’un ai a yw'r materion a godwyd mewn perthynas â dyblygu cyfrifon a/neu daliadau yn galw am weithredu’n gynt na 31 Rhagfyr, 2021 o ystyried natur y risg. Awgrymwyd ymhellach, os oes a wnelo mwy nag un gwasanaeth â mynd i'r afael â risgiau/materion, y gellid rhoi'r dasg i uwch reolwr oruchwylio cynnydd camau gweithredu i sicrhau y cedwir at ddyddiadau cwblhau a bod materion yn cael eu datrys yn enwedig pan fo'r camau hynny'n ymwneud â materion incwm a gwariant lle mae'r risg o dwyll a chamgymeriad yn uchel.
Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg, er mai'r dyddiad penodol ar gyfer mynd i'r afael â'r materion/risgiau mwy allweddol a godwyd yw erbyn diwedd y flwyddyn ariannol gyfredol, bod y dyddiad ar gyfer eraill wedi'i newid. Mae nifer o'r camau i'w cymryd ar y cyd e.e. gydag Adnoddau Dynol a hefyd gyda'r gwasanaethau eu hunain ac felly maent yn debygol o gymryd mwy o amser i'w cwblhau. Mae mynd i'r afael â'r materion a godwyd gan yr adolygiad archwilio hefyd yn golygu newid diwylliannol gan sicrhau bod pawb sy'n ymwneud â'r gadwyn daliadau yn rhoi sylw priodol i brosesau a gweithdrefnau y cytunwyd arnynt ac yn eu dilyn yn agos ac yn gyson.
Eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod system ariannol Civica yn cael gwybodaeth gan staff y Cyngor ar draws ystod o wasanaethau ac ysgolion, y mae rhai ohonynt, oherwydd eu bod yn ei defnyddio’n aml, yn fwy cyfarwydd â’r system nag eraill; sicrhau bod yr holl staff sy'n defnyddio'r system yn gwybod sut y mae'r system yn gweithio ac yn gwerthfawrogi pam fod yn rhaid iddynt ddilyn rhai arferion wrth weithredu'r system broblemus o ystyried yr adnoddau cyfyngedig sydd ar gael. Er bod rhaglen hyfforddi wedi'i darparu ar gyflwyniad y system, mae Tîm Civica bellach yn cynnwys 4 aelod o staff sy'n bennaf gyfrifol am redeg a chynnal y system, felly mae faint o adnoddau y gellir eu neilltuo i ddarparu hyfforddiant i staff sy'n newydd i'r system ac i loywi gwybodaeth y rhai sy'n defnyddio'r system o bryd i'w gilydd yn unig yn heriol. Mae llawer o'r materion rheoli a godwyd gan yr archwiliad yn ymwneud â diffyg cydymffurfio o ran gweithdrefnau sy'n deillio o ddiffyg dealltwriaeth o'r system Civica e.e. yr angen i godi archebion prynu ar gyfer pob eitem o wariant ac i wirio nwyddau a dderbynnir ac anfonebau yn erbyn archebion prynu er mwyn sicrhau bod y swm a'r pris yn gywir cyn talu. Trwy beidio â dilyn y gweithdrefnau priodol neu trwy eu dilyn yn rhannol yn unig, gallai fod mwy o risg o ddyblygu taliadau a/neu daliadau twyllodrus.
Mae'r mater bellach yn cael sylw fel prosiect o dan arweiniad Rheolwr Cyllid sydd wedi'i neilltuo i ddatblygu'r camau cywiro ar sail prosiect; ac er bod gan faterion sy'n dangos gwendidau sylweddol o ran rheolaeth fewnol amserlen fyrrach ar gyfer eu cywiro, mae’n debyg y bydd materion sy'n ymwneud â hyfforddiant a gwella ymwybyddiaeth a dealltwriaeth weithdrefnol yn cymryd mwy o amser i fynd i'r afael â nhw'n llawn, yn seiliedig ar staffio presennol, llwyth gwaith a threfniadau gweithio o bell. Gofynnwyd i'r gwasanaeth Archwilio Mewnol gynnal adolygiad archwilio i nodi anfonebau a ddyblygwyd ac adennill taliadau a ddyblygwyd.
Wrth ymateb i sylw pellach fod y gostyngiad dros amser mewn staff gweinyddu cyllid o fewn gwasanaethau yn ffactor yn y gwendidau a nodwyd, dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau), oedd yn cytuno y byddai hynny wedi cyfrannu at ddiffyg dealltwriaeth a gwerthfawrogiad pam fod cydymffurfio â gweithdrefnau ariannol yn bwysig, fod adroddiadau monitro cyllidebau a'r broses gwirio cyfrifon hefyd yn fesurau rheoli proses ychwanegol a fydd yn tynnu sylw at unrhyw anomaleddau a/neu anghysondebau.
Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod adolygiad y gwasanaeth archwilio mewnol o anfonebau/taliadau a ddyblygwyd yn cael ei gynnal mewn ymgynghoriad â darparwr meddalwedd sy'n cynnal archwiliad manwl o anfonebau a dalwyd; mae cyfarfod i drafod y canlyniad wedi'i drefnu ar gyfer y dydd Iau nesaf hwn a chaiff ei adrodd yn ôl i'r Pwyllgor ym mis Ebrill.
• Gan gyfeirio at y Cronfeydd Answyddogol Ysgolion gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad ar ddarparu canllawiau i ysgolion ar weithredu cronfeydd, a’r trefniadau ar eu cyfer, a gofynnodd hefyd am eglurhad ynglŷn â'r nifer sy'n manteisio ar y ddau ddigwyddiad hyfforddi ar gyfer penaethiaid a llywodraethwyr.
Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y canllawiau wedi'u dosbarthu i ysgolion tua dau fis yn ôl. Cynhaliwyd digwyddiad hyfforddi ar gyfer llywodraethwyr ysgol ym mis Rhagfyr, 2020 a bwriedir cynnal sesiwn arall ar gyfer mis Mehefin nesaf; nid yw'r nifer sy'n manteisio ar yr hyfforddiant wedi bod yn arbennig o dda. Mae'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol hefyd wedi cynorthwyo dwy ysgol i archwilio cronfeydd yr ysgolion ac mae'n gweithio gyda'r Gwasanaeth Dysgu i nodi statws y gronfa ym mhob ysgol a pha mor ddiweddar y cawsant eu harchwilio, os o gwbl.
Penderfynwyd nodi darpariaeth a blaenoriaethau sicrwydd y gwasanaeth Archwilio Mewnol wrth symud ymlaen.
NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL
Dogfennau ategol:
- Anrhegion a Lletygarwch
- Blaen Raglen Waith y Pwyllgor Gwaith
- Calendr
- Canlyniadau'r Etholiad
- Cofnodion, agendau ac adroddiadau
- Cyfansoddiad
- Cynghorau tref a chymuned
- Cyrff allanol a chyrff eraill
- Chwilio
- Eich AS ac aelod o'r Cynulliad
- E-ddeisebau
- Eich Cynghorwyr
- Eich Cynghorwyr yn ôl aelod portfolio
- Lwfansau Cynghorwyr
- Penderfyniadau
- Pwyllgorau