Eitem Rhaglen

Diweddariad ar Strategaeth a Blaenoriaethau Archwilio Mewnol 2020/21

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn rhoi diweddariad, fel ar 27 Ionawr 2021, ar y gwaith Archwilio Mewnol ers yr adroddiad diwethaf i'r Pwyllgor ar weithgarwch Archwilio Mewnol ym mis Rhagfyr, 2020 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Amlinellodd yr adroddiad lwyth gwaith presennol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ynghyd â'r blaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i ganolig.

 

Diweddarodd y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg y Pwyllgor ar yr agweddau canlynol ar waith Archwilio Mewnol –

 

           Cwblhawyd y gwaith sicrwydd ers y diweddariad diwethaf gan gyfeirio at y tabl ym mharagraff 5 o'r adroddiad. O'r chwe archwiliad a restrwyd yn y tabl, roedd tri wedi arwain at sgôr Sicrwydd Sylweddol; roedd dau wedi arwain at sgôr Sicrwydd Rhesymol ac roedd un archwiliad – Taliadau: Cynnal Cyflenwyr wedi arwain at sgôr Sicrwydd Cyfyngedig. (Yn unol â'r arfer y cytunwyd arno, cyhoeddwyd yr adroddiad Sicrwydd Cyfyngedig a'r cynllun gweithredu cysylltiedig ar wahân i aelodau'r Pwyllgor a Deiliaid Portffolio perthnasol).

           Gwaith sydd ar y gweill fel y dengys paragraff 8 o’r adroddiad sy’n darparu gwybodaeth am yr archwiliadau sy’n mynd rhagddynt, y cam a gyrhaeddwyd ar adeg ysgrifennu'r adroddiad a'r dyddiad adrodd disgwyliedig. Caiff y rhain eu blaenoriaethu i'w cwblhau erbyn diwedd y flwyddyn gan barhau i sicrhau bod y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn parhau i fod yn hyblyg i ymateb i unrhyw waith ar fyr rybudd yn ogystal ag unrhyw gais gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth. Bydd y meysydd blaenoriaeth a nodwyd yn flaenorol i'w harchwilio yn cael eu dwyn ymlaen i'r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2021/22.

           Y Fenter Twyll Genedlaethol – yr ymarfer bob dwy flynedd, sydd ar y gweill. Derbyniwyd y set gyntaf o barau, a oedd yn cynnwys paru data Gostyngiad Person Sengl y Dreth Gyngor a’r Gofrestr Etholwyr i nodi unrhyw hawliadau twyllodrus. Mae adolygiad cychwynnol o'r parau wedi tynnu sylw at broblem gydag ansawdd y data. Mae'r gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ymchwilio iddo ar hyn o bryd. Disgwylir i weddill y parau gael eu rhyddhau ym mis Chwefror, 2021.

           Camau gweithredu y dylid bod wedi’u cymryd ers amser yn cadarnhau bod gwaith yn mynd rhagddo i gefnogi gwasanaethau i weithredu'r holl gamau gweithredu sy'n weddill fel y dangosir yn y dangosfwrdd 4action yn Atodiad 1 yr adroddiad. Mae gwasanaethau wedi bod yn gweithio'n galed i fynd i'r afael â Materion/Risgiau sy'n weddill gan adael dim ond tri cham gweithredu y dylid bod wedi’u cymryd ers amser yn ymwneud â chanllawiau ynghylch Credyd Cynhwysol, talu rhent tai drwy archeb sefydlog a gwirio adroddiadau eithriadau cyflogres yn annibynnol.

           Rhoi cymorth i'r Gwasanaeth Dysgu i ddatblygu canllawiau newydd ar weithredu a sicrhau trefniadau priodol ar gyfer cronfeydd yn dilyn adolygiad Archwilio Mewnol o Gronfeydd Answyddogol Ysgolion a arweiniodd at sgôr Sicrwydd Cyfyngedig. Darparwyd dau ddigwyddiad hyfforddi i benaethiaid a llywodraethwyr ar eu cyfrifoldebau o ran gweithredu cronfa ysgol yn briodol ac mae'r Adran Archwilio Mewnol hefyd wedi cynnig trefnu ac ariannu archwiliad annibynnol o gronfeydd lle mae'r pennaeth yn ei chael yn anodd penodi archwilydd neu os nad yw'r gronfa wedi'i harchwilio ers rhai blynyddoedd.

           Darparu cymorth gyda thri ymchwiliad ar gais Adnoddau Dynol.

 

Yn y drafodaeth a ddilynodd, codwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor-

 

           O ran yr adolygiad Archwilio Mewnol Sicrwydd Cyfyngedig o Daliadau – Cynnal a Thalu Cyflenwyr, p’un ai a yw'r materion a godwyd mewn perthynas â dyblygu cyfrifon a/neu daliadau yn galw am weithredu’n gynt na 31 Rhagfyr, 2021 o ystyried natur y risg. Awgrymwyd ymhellach, os oes a wnelo mwy nag un gwasanaeth â mynd i'r afael â risgiau/materion, y gellid rhoi'r dasg i uwch reolwr oruchwylio cynnydd camau gweithredu i sicrhau y cedwir at ddyddiadau cwblhau a bod materion yn cael eu datrys yn enwedig pan fo'r camau hynny'n ymwneud â materion incwm a gwariant lle mae'r risg o dwyll a chamgymeriad yn uchel.

 

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg, er mai'r dyddiad penodol ar gyfer mynd i'r afael â'r materion/risgiau mwy allweddol a godwyd yw erbyn diwedd y flwyddyn ariannol gyfredol, bod y dyddiad ar gyfer eraill wedi'i newid. Mae nifer o'r camau i'w cymryd ar y cyd e.e. gydag Adnoddau Dynol a hefyd gyda'r gwasanaethau eu hunain ac felly maent yn debygol o gymryd mwy o amser i'w cwblhau. Mae mynd i'r afael â'r materion a godwyd gan yr adolygiad archwilio hefyd yn golygu newid diwylliannol gan sicrhau bod pawb sy'n ymwneud â'r gadwyn daliadau yn rhoi sylw priodol i brosesau a gweithdrefnau y cytunwyd arnynt ac yn eu dilyn yn agos ac yn gyson.

 

Eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod system ariannol Civica yn cael gwybodaeth gan staff y Cyngor ar draws ystod o wasanaethau ac ysgolion, y mae rhai ohonynt, oherwydd eu bod yn ei defnyddio’n aml, yn fwy cyfarwydd â’r system nag eraill; sicrhau bod yr holl staff sy'n defnyddio'r system yn gwybod sut y mae'r system yn gweithio ac yn gwerthfawrogi pam fod yn rhaid iddynt ddilyn rhai arferion wrth weithredu'r system broblemus o ystyried yr adnoddau cyfyngedig sydd ar gael. Er bod rhaglen hyfforddi wedi'i darparu ar gyflwyniad y system, mae Tîm Civica bellach yn cynnwys 4 aelod o staff sy'n bennaf gyfrifol am redeg a chynnal y system, felly mae faint o adnoddau y gellir eu neilltuo i ddarparu hyfforddiant i staff sy'n newydd i'r system ac i loywi gwybodaeth y rhai sy'n defnyddio'r system o bryd i'w gilydd yn unig yn heriol. Mae llawer o'r materion rheoli a godwyd gan yr archwiliad yn ymwneud â diffyg cydymffurfio o ran gweithdrefnau sy'n deillio o ddiffyg dealltwriaeth o'r system Civica e.e. yr angen i godi archebion prynu ar gyfer pob eitem o wariant ac i wirio nwyddau a dderbynnir ac anfonebau yn erbyn archebion prynu er mwyn sicrhau bod y swm a'r pris yn gywir cyn talu. Trwy beidio â dilyn y gweithdrefnau priodol neu trwy eu dilyn yn rhannol yn unig, gallai fod mwy o risg o ddyblygu taliadau a/neu daliadau twyllodrus. 

 

Mae'r mater bellach yn cael sylw fel prosiect o dan arweiniad Rheolwr Cyllid sydd wedi'i neilltuo i ddatblygu'r camau cywiro ar sail prosiect; ac er bod gan faterion sy'n dangos gwendidau sylweddol o ran rheolaeth fewnol amserlen fyrrach ar gyfer eu cywiro, mae’n debyg y bydd materion sy'n ymwneud â hyfforddiant a gwella ymwybyddiaeth a dealltwriaeth weithdrefnol yn cymryd mwy o amser i fynd i'r afael â nhw'n llawn, yn seiliedig ar staffio presennol, llwyth gwaith a threfniadau gweithio o bell. Gofynnwyd i'r gwasanaeth Archwilio Mewnol gynnal adolygiad archwilio i nodi anfonebau a ddyblygwyd ac adennill taliadau a ddyblygwyd.

 

Wrth ymateb i sylw pellach fod y gostyngiad dros amser mewn staff gweinyddu cyllid o fewn gwasanaethau yn ffactor yn y gwendidau a nodwyd, dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau), oedd yn cytuno y byddai hynny wedi cyfrannu at ddiffyg dealltwriaeth a gwerthfawrogiad pam fod cydymffurfio â gweithdrefnau ariannol yn bwysig, fod adroddiadau monitro cyllidebau a'r broses gwirio cyfrifon hefyd yn fesurau rheoli proses ychwanegol a fydd yn tynnu sylw at unrhyw anomaleddau a/neu anghysondebau. 

 

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod adolygiad y gwasanaeth archwilio mewnol o anfonebau/taliadau a ddyblygwyd yn cael ei gynnal mewn ymgynghoriad â darparwr meddalwedd sy'n cynnal archwiliad manwl o anfonebau a dalwyd; mae cyfarfod i drafod y canlyniad wedi'i drefnu ar gyfer y dydd Iau nesaf hwn a chaiff ei adrodd yn ôl i'r Pwyllgor ym mis Ebrill.

 

           Gan gyfeirio at y Cronfeydd Answyddogol Ysgolion gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad ar ddarparu canllawiau i ysgolion ar weithredu cronfeydd, a’r trefniadau ar eu cyfer, a gofynnodd hefyd am eglurhad ynglŷn â'r nifer sy'n manteisio ar y ddau ddigwyddiad hyfforddi ar gyfer penaethiaid a llywodraethwyr.

 

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y canllawiau wedi'u dosbarthu i ysgolion tua dau fis yn ôl. Cynhaliwyd digwyddiad hyfforddi ar gyfer llywodraethwyr ysgol ym mis Rhagfyr, 2020 a bwriedir cynnal sesiwn arall ar gyfer mis Mehefin nesaf; nid yw'r nifer sy'n manteisio ar yr hyfforddiant wedi bod yn arbennig o dda. Mae'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol hefyd wedi cynorthwyo dwy ysgol i  archwilio cronfeydd yr ysgolion ac mae'n gweithio gyda'r Gwasanaeth Dysgu i nodi statws y gronfa ym mhob ysgol a pha mor ddiweddar y cawsant eu harchwilio, os o gwbl.

 

Penderfynwyd nodi darpariaeth a blaenoriaethau sicrwydd y gwasanaeth Archwilio Mewnol wrth symud ymlaen.

 

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL

Dogfennau ategol: