Eitem Rhaglen

Cyngor Sir Ynys Môn - Crynodeb Archwiliad Blynyddol 2020

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol.  

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad Crynodeb Archwiliad Blynyddol 2020 ar gyfer Sir Ynys Môn gan Archwilio Cymru i'w ystyried gan y Pwyllgor. Mae'r adroddiad yn dangos y gwaith archwilio a gwblhawyd ers yr Adroddiad Gwella Blynyddol diwethaf a gyhoeddwyd ym mis Gorffennaf, 2019 y mae'n ei ddisodli ac yn cyfeirio at ddarnau o waith sy'n ymwneud yn benodol â'r Cyngor gan gynnwys adroddiadau a gyhoeddwyd gan Arolygiaethau eraill yn ogystal ag astudiaethau ac arolygiadau cenedlaethol.

 

Wrth gyflwyno Crynodeb yr Archwiliad cadarnhaodd Mr Alan Hughes, Archwilio Cymru fod yr adroddiad yn darparu crynodeb o waith archwilio'r flwyddyn yn y Cyngor ac yn genedlaethol a'i ganlyniad, ac nad oes unrhyw faterion na phryderon newydd i'w hadrodd yn codi.

 

Wrth ystyried yr adroddiad codwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor

 

           Y newidiadau demograffig rhagamcanol ar Ynys Môn y tynnwyd sylw atynt yn adran ffeithiau allweddol yr adroddiad a'u goblygiadau ar gyfer cynllunio gwasanaethau. Nododd y Pwyllgor y rhagwelir y bydd poblogaeth yr Ynys yn gostwng 0.6% rhwng 2020 a 2040 o 69,896 i 69,499, gan gynnwys gostyngiad o 5% yn nifer y plant, gostyngiad o 8.3% yn nifer y boblogaeth o oedran gweithio a chynnydd o 22.7% yn nifer y bobl 65 oed a throsodd.

 

Wrth gydnabod y pwynt, dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod newidiadau mewn demograffeg yn dylanwadu ar faint o gyllid y mae'r Cyngor yn ei gael gan Lywodraeth Cymru drwy'r fformiwla ariannu gan fod nodweddion y boblogaeth yn ffactor yn y ffordd y caiff cyllid ei ddosbarthu ymhlith awdurdodau lleol. Yn ystod y blynyddoedd diwethaf, nid yw'r cynghorau mwy gwledig yng Ngogledd a Gorllewin Cymru wedi gwneud cystal â chynghorau yn y De o ran y fformiwla ariannu sy'n deillio'n bennaf o newidiadau demograffig gyda chyfran gynyddol o'r boblogaeth o oedran gweithio yn symud i ganolfannau trefol mwy. O ganlyniad, mae gan y newid hwn oblygiadau i'r cynghorau hynny sydd wedi gweld gostyngiad yn y boblogaeth sy'n gweithio gan fod hyn wedyn yn cael ei adlewyrchu yn y swm o arian a gânt fel rhan o'r Grant Cynnal Refeniw. Yn y tymor hir gall y gostyngiad mewn cyllid o ganlyniad i newidiadau i'r boblogaeth arwain at broblemau gan fod yn rhaid i'r cynghorau hynny sydd ar eu colled wneud iawn am y diffyg naill ai drwy dorri gwasanaethau neu drwy godi trethi. Felly mae gan newidiadau demograffig oblygiadau i gyllideb y Cyngor yn ogystal ag ar gyfer cynllunio gwasanaethau.

 

           Yr oedi wrth ardystio hawliadau budd-daliadau Tai. Nododd y Pwyllgor ymhellach fod yr archwilwyr yn tynnu sylw at y ffaith bod nifer y gwallau a nodwyd yn uwch nag y byddent wedi'i ddisgwyl, a'u bod yn digwydd yn rheolaidd, ac felly’n codi pryderon am drefniadau rheoli ansawdd a'r sail ar gyfer nodi a mynd i'r afael ag anghenion hyfforddi staff sy'n gweithio yn y maes hwn. Holodd y Pwyllgor am y cynnydd o ran diweddaru'r sefyllfa a gofynnodd hefyd am sicrwydd o ran y materion hyfforddiant a threfniadau ansawdd a godwyd.

 

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Resources/Swyddog Adran 151 fod Archwilio Cymru wedi cwblhau ei waith ar gais am gymhorthdal grant Budd-dal Tai 2017/18 a bod y llythyr archwilio i'w anfon at yr Adran Gwaith a Phensiynau er mwyn rhyddhau'r cymhorthdal y cytunwyd arno a chwblhau’r gwaith. Mae'r gwaith profi sylweddol ar hawliadau cymhorthdal 2018/19 a 2019/20 yn parhau a'r amcan yw cwblhau'r gwaith a chyhoeddi'r llythyr archwilio ar gyfer cais am gymhorthdal 2018/19 erbyn diwedd mis Mawrth, 2021 ac erbyn diwedd Mai, 2021 ar gyfer cais am gymhorthdal 2019/20. Os cyflawnir yr amserlen hon, gall gwaith ganolbwyntio wedyn ar gwblhau cais am gymhorthdal 2020/21 erbyn mis Tachwedd, 2021, sef yr amserlen arferol. Ychwanegodd y Swyddog fod y sefyllfa wedi gwella'n fawr a bod cynnydd wedi'i wneud; mae staff yr Awdurdod yn y maes hwn a'r archwilwyr wedi datblygu cyd-ddealltwriaeth dda o'r hyn sy'n ofynnol a'r hyn sydd angen ei wneud i gyrraedd yno. Felly, roedd yn hyderus y bydd y sefyllfa yn gyfredol yn ystod y tri mis nesaf ac y gall yr Adran Gwaith a Phensiynau ryddhau'r cymorthdaliadau sy'n weddill o tua £5m yn ôl i'r Awdurdod.

 

O ran materion rheoli ansawdd a hyfforddiant, ni ellir adfer y rhain nes bod y gwaith ar bob un o'r tair blynedd o hawliadau cymhorthdal wedi'i gwblhau gan y bydd hyn yn dangos a yw gwallau'n gamgymeriadau untro o fewn blwyddyn neu a ydynt yn rhan o batrwm cylchol ac y gallent felly fod yn arwydd o wendidau sylfaenol y mae angen i raglen hyfforddi fynd i'r afael â nhw. Mae'r Adran Gwaith a Phensiynau yn disgwyl i'r Awdurdod asesu ansawdd y broses hawlio; hefyd mae Tîm Perfformiad y Gwasanaeth yn canolbwyntio sylw ar unrhyw faterion sy'n codi o'r cymhorthdal i sicrhau yr ymdrinnir â phroblemau sy'n gysylltiedig â chymhorthdal wrth symud ymlaen.

 

Wrth ailddatgan yr amserlen ar gyfer y dyddiad y disgwylir cwblhau'r gwaith archwilio cymhorthdal grant Budd-dal Tai, cytunodd Mr Alan Hughes fod unrhyw wallau rheolaidd yn awgrymu'r angen am hyfforddiant; fodd bynnag, oherwydd y bwlch amser rhwng diwedd y flwyddyn ariannol a phan wneir y gwaith archwiliotua mis Tachwedd, mae'r un gwallau'n debygol o ddigwydd eto hyd nes y cynhelir hyfforddiant i gywiro'r gwallau hynnymae'n bosibl felly y bydd yr un gwallau'n cael eu nodi drwy archwilio cais cymhorthdal grant Budd-dal Tai 2020/21.  

 

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad Crynodeb Archwiliad Blynyddol ar gyfer 2020 a nodi'r cynnwys.

 

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL.

Dogfennau ategol: