Eitem Rhaglen

Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2020/21

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (Adnoddau Dynol) a Trawsnewid.

Cofnodion:

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (Adnoddau Dynol) a Thrawsnewid yn ymgorffori’r Datganiad Llywodraethu Drafft ar gyfer 2020/21. Pwrpas y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yw darparu sicrwydd bod trefniadau llywodraethu’r Cyngor yn briodol, yn ddigonol a’u bod yn gweithio’n effeithiol.

 

Adroddodd y Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad fod y Cyngor yn gyfrifol am sicrhau ei fod yn cyflawni ei fusnes yn unol â’r gyfraith a safonau priodol a bod arian cyhoeddus yn cael ei ddiogelu a’i ddefnyddio yn ddarbodus, yn effeithlon ac yn effeithiol. Mae dyletswydd ar y Cyngor hefyd o dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009 i wneud trefniadau i sicrhau gwelliant parhaus yn y modd y mae’n ymarfer ei swyddogaethau, gan roi sylw i gyfuniad o fod yn ddarbodus, yn effeithlon ac yn effeithiol. Wrth gyflawni ei gyfrifoldeb cyffredinol, mae’r Cyngor yn gyfrifol hefyd am roi trefniadau priodol ar waith i lywodraethu ei faterion ei hun, gan hwyluso gweithrediad effeithiol ei swyddogaethau, ac mae hynny’n cynnwys trefniadau ar gyfer rheoli risg, ynghyd â rheolaeth ariannol ddigonol ac effeithiol. Mae’r Cyngor wedi cymeradwyo a mabwysiadu cod llywodraethu lleol sydd yn gyson â’r egwyddorion a gynhwysir yn y ddogfen Framework for Delivering Good Governance in Local Government (CIPFA/Solace, 2016). Roedd bwriad ailymweld â’r cod lleol hwn yn ystod 2020/21 ond oherwydd y pandemig bydd y gwaith yn cael ei wneud yn 2021/22 yn awr. Mae’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn esbonio sut mae’r Cyngor wedi cydymffurfio â’r cod a hefyd sut mae’n bodloni gofynion Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 mewn perthynas â chyhoeddi datganiad ar reolaeth fewnol.

 

Mae’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn adrodd ar y fframwaith llywodraethu a oedd mewn lle yng Nghyngor Sir Ynys Môn ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2021. Tynnwyd sylw at elfennau o’r fframwaith fel a ganlyn –

 

·         Trefniadau Rheolaeth Wleidyddol y ceir trosolwg ohonynt ar dudalen 7 y Datganiad. Diwygiwyd y fframwaith llywodraethu yn sylweddol yn sgil y pwerau argyfwng a ddirprwywyd i’r Arweinydd a’r Prif Weithredwr o ganlyniad i’r pandemig. Roedd Deddf Coronafeirws 2020 a Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Coronafeirws) (Cyfarfodydd) (Cymru) 2020 yn lleihau’r rhwymedigaethau cyfreithiol ar awdurdodau lleol mewn perthynas â chyfarfodydd. Yn unol â hynny, adolygodd y Cyngor ei raglen o gyfarfodydd pwyllgor. Mewn ymgais i sicrhau bod y Cyngor yn cynnal ei fusnes craidd, tra’n sicrhau atebolrwydd democrataidd a bod yn realistig ynghylch yr ansicrwydd yr oedd yn ei wynebu, cymeradwywyd strategaeth ar gyfer cyfarfodydd pwyllgor hyd at 30 Ebrill 2021 mewn egwyddor gan aelodau etholedig ar 12 Mai 2020.

·         Mae ymdrin â’r argyfwng Covid 19 wedi bod yn her sylweddol i’r Cyngor - nid yn unig o ran cynnal gwasanaethau rheng flaen a chynnal busnes arferol lle'r oedd hynny’n bosib, ond hefyd sicrhau bod trefniadau iechyd a diogelwch ar waith i ddiogelu staff y Cyngor wrth iddynt ddarparu gwasanaethau. Ar 18 Mawrth, 2020 sefydlwyd Tîm Rheoli Ymateb i’r Argyfwng a oedd yn cynnwys yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth, Penaethiaid Gwasanaeth, Arweinydd a Dirprwy Arweinydd y Cyngor a gweithwyr allweddol o safbwynt ymateb i’r argyfwng; y Tîm Rheoli Ymateb i’r Argyfwng oedd y prif fforwm ar gyfer gwneud penderfyniadau ar weithgareddau’n ymwneud â’r Coronafeirws ar Ynys Môn gan sicrhau fod y penderfyniadau a wnaed yn seiliedig ar dystiolaeth ac yn cael eu gweithredu’n gyson ar draws y Cyngor er mwyn ymateb yn effeithiol i’r prif risgiau. Bu i Arweinydd y Cyngor ymarfer ei phwerau gweithredol i wneud penderfyniadau ar ddechrau’r pandemig pan nad oedd modd cynnal cyfarfodydd o’r Pwyllgor Gwaith a’r Cyngor. Cynhaliwyd cyfarfod o bell cyntaf y Pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion ar 20 Mai 2020 ac yn dilyn hynny cynhaliwyd pob cyfarfod pwyllgor o bell ac mae recordiadau o’r cyfarfodydd wedi bod ar gael ar wefan y Cyngor ar ôl i’r cyfarfodydd gael eu cynnal. Yn fwy diweddar dechreuwyd ffrydio cyfarfodydd yn fyw ar sianel YouTube y Cyngor.

·         Mae’r Cyngor yn adolygu ei drefniadau llywodraethu yn flynyddol. Mae’r prif ffynonellau sicrwydd sydd yn llywio’r adolygiad hwn wedi eu nodi ar Dudalen 8 y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ac maent yn cynnwys gwaith y rheolwyr o fewn y Cyngor sydd â chyfrifoldeb am ddatblygu a chynnal yr amgylchedd lywodraethu; adroddiad blynyddol y Pennaeth Archwilio a Risg a sylwadau gan yr archwilwyr allanol ac asiantaethau adolygu ac arolygu eraill. Yn ogystal, mae adolygiadau a gwaith monitro yn digwydd yn rheolaidd yn ystod y flwyddyn ac mae’n cynnwys y gweithgareddau a restrir.

·         Mae’r asesiad cyffredinol ar gyfer yr adroddiad hwn yn dilyn system raddio hunanasesu lle mae “Rhagorol” yn dynodi nifer o gryfderau gan gynnwys enghreifftiau arwyddocaol o arfer sy’n arwain y sector ac mae “Anfoddhaol” yn dynodi bod meysydd pwysig i’w gwella’n gorbwyso’r cryfderau. Fel y mae’r tabl ar dudalen 18 y datganiad yn ei grynhoi, daw’r adolygiad blynyddol o effeithiolrwydd Fframwaith Llywodraethu’r Cyngor i’r casgliad bod perfformiad y Cyngor yn erbyn pob un o saith egwyddor graidd dogfen CIPFA/Solace, Delivering Good Governance in Local Government, yn “Dda”, sy’n golygu y nodwyd nifer o agweddau da a dim meysydd pwysig y mae angen eu gwella’n sylweddol. Mae Atodiad 1 y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cynnwys dadansoddiad mwy manwl.

·         Er gwaethaf heriau’r deuddeg mis diwethaf, roedd Adroddiad Blynyddol y Pennaeth Archwilio a Risg ar gyfer 2020/21 yn cadarnhau nad oedd unrhyw feysydd o bryder corfforaethol sylweddol a bod angen cyflwyno rheolaethau mewnol, neu eu gwella, mewn rhai meysydd er mwyn sicrhau bod yr amcanion sy’n cael eu monitro yn cael eu cyflawni.

·         Mae’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol hefyd yn adrodd ar faterion llywodraethu allweddol a nodwyd ynghyd ag ymrwymiad i fynd i’r afael â nhw. Er na nodwyd unrhyw faterion llywodraethu sylweddol yn ystod 2020/21, nododd y broses hunanasesu'r materion llywodraethu a nodir ar dudalen 14 y Datganiad a byddant yn cael sylw yn 2021/22.

 

Diolchodd y Pwyllgor i’r Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad am gyflwyno’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2020/21 ac am roi trosolwg o’i gynnwys. Nododd y Pwyllgor hefyd bod fformat y Datganiad wedi gwella a’i fod yn haws ei ddarllen ac roedd hynny’n cael ei werthfawrogi. Wrth ystyried y ddogfen, nododd y Pwyllgor nad yw canlyniad yr hunanasesiad wedi newid yn ystod y blynyddoedd diwethaf, er bod y Cyngor wedi ymrwymo i welliant parhaus, ac awgrymwyd y dylid archwilio’r rhesymeg dros yr arfarniad. Ymhellach, gofynnodd y Pwyllgor a fu unrhyw fewnbwn allanol i’r datganid o ran dilysu’r hunanasesiad fel barn deg a chywir o gyrhaeddiad a chydymffurfiaeth.

 

Eglurodd y Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad ei bod yn bwysig nodi fod hunanasesiad sy’n nodi “Da” yn erbyn saith egwyddor graidd Fframwaith CIPFA/Solace yn golygu na chafodd unrhyw feysydd pwysig y mae angen eu gwella eu nodi; byddai camu i’r lefel nesaf, sef gradd “Rhagorol”, yn golygu y byddai’n rhaid i’r Cyngor fedru dangos a darparu enghreifftiau sylweddol o arfer sy’n arwain y sector, ac ni fernir bod hyn yn adlewyrchiad teg o’i sefyllfa bresennol. Mewn perthynas â mewnbwn allanol, mae gweithgareddau’r Cyngor ar draws ystod o wasanaethau yn destun goruchwyliaeth allanol gan reoleiddwyr, yn cynnwys Archwilio Cymru, Estyn ac Arolygiaeth Gofal Cymru; ar sail canfyddiadau adolygiadau gan y rheoleiddwyr allanol ystyrir bod canlyniad yr hunanasesiad yn deg.

 

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 bod y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn rhan o’r Datganiad o Gyfrifon ar gyfer 2020/21, ac o’r herwydd, bydd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a’r dystiolaeth y’i seiliwyd arno yn destun archwiliad allanol.

 

Penderfynwyd –

 

·         Cymeradwyo’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft a fydd yn rhan o Ddatganiad Cyfrifon 2020/21.

·         Dirprwyo awdurdod i Gadeirydd y Pwyllgor a’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 i wneud mân newidiadau pellach i’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol cyn ei gynnwys yn y fersiwn derfynol o’r Datganiad Cyfrifon.

 

GWEITHRED YCHWANEGOL: Gwahodd aelodau’r Pwyllgor, os ydynt yn dymuno, i gynnig mân newidiadau i’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol cyn iddo gael ei gynnwys yn y Datganiad o Gyfrifon

Dogfennau ategol: