Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro i ddarparu gwybodaeth am faterion sy'n codi o dan Bolisi Pryderon a Chwynion y Cyngor ar gyfer y cyfnod rhwng 1 Ebrill, 2020 a 31 Mawrth, 2021 i'w hystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys cwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol ond dim ond y rhai lle nad oedd yr achwynydd yn ddefnyddiwr gwasanaeth. Ymdrinnir â chwynion defnyddwyr gwasanaeth o dan y Polisi Gwasanaethau Cymdeithasol – Y Weithdrefn Sylwadau a Chwynion ar gyfer Plant ac Oedolion ac fe'u hadroddir yn flynyddol i Banel Gwella'r Gwasanaethau Cymdeithasol.

Adroddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro ar y prif bwyntiau fel a ganlyn –

·         Yn ystod y cyfnod adrodd, derbyniwyd 104 o bryderon a gwnaed 43 o gwynion. O'r 43 o gwynion, roedd 42 wedi derbyn ymateb llawn erbyn 31 Mawrth 2021, gyda'r gŵyn sy'n weddill yn gofyn am ymchwiliad pellach sylweddol cyn rhoi ymateb terfynol i'r ymgeisydd.

·         O'r 42 o gwynion yr ymdriniwyd â nhw yn ystod y cyfnod, cadarnhawyd 2 yn llawn, cadarnhawyd 1 yn rhannol ac ni chadarnhawyd 39 ohonynt. Cafodd naw cwyn a oedd wedi bod drwy'r broses fewnol eu huwchgyfeirio i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a gwrthodwyd pob un o'r 9.

·         Bu gostyngiad yn nifer y cwynion yr ymchwiliwyd iddynt yn ystod y flwyddyn o 26, i lawr o 69 yn 2019/20; ceir dadansoddiad o bryderon, cwynion a chanmoliaeth yn ôl gwasanaeth yn y tabl ym mharagraff 8 o'r adroddiad.

·         Cyfradd gyffredinol yr ymatebion i gwynion a gyhoeddwyd o fewn y terfyn amser penodedig (20 diwrnod gwaith) oedd 90%. Pan fydd ymatebion yn hwyr, disgwylir i wasanaethau anfon ymateb dros dro i'r achwynydd i roi'r wybodaeth ddiweddaraf iddynt am gynnydd ac i esbonio'r rhesymau dros yr oedi.

·          O ddadansoddi'r tabl ym mharagraff 8 o'r adroddiad, roedd 9% (i fyny o 8% yn 2019/20) o'r cwynion a dderbyniwyd yn deillio o bryderon a uwchgyfeiriwyd sy'n awgrymu bod gwasanaethau'n delio'n effeithiol â phryderon gan gyfyngu ar gwynion ffurfiol. Anfonwyd 9% arall (4 o'r 43) at y Cyngor gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a wrthododd ddelio â nhw nes bod popeth posibl wedi cael ei wneud i ddatrys materion drwy broses fewnol y Cyngor yn y lle cyntaf. Gall achwynwyr hefyd fynd â'u cwynion yn uniongyrchol i gam ffurfiol y broses gwyno fewnol ac mae hyn yn cyfrif am 82% o'r cwynion a dderbyniwyd.

·         Mae'r Polisi Pryderon a Chwynion yn rhoi pwyslais ar ddysgu gwersi o gwynion a thrwy hynny wella gwasanaethau. Mae argymhellion blaenorol a gymeradwywyd gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio bellach wedi dod yn rhan o fusnes fel arfer wrth ddelio â chwynion. Mae Atodiad 1 yr adroddiad yn esbonio pa wersi a ddysgwyd o'r 2 gŵyn a gadarnhawyd ac a gadarnhawyd yn rhannol.

·         Er nad oes hawl fewnol i apelio yn erbyn penderfyniad a wnaed mewn ymateb i gŵyn, mae'r Polisi Pryder a Chwynion yn cynnwys yr opsiwn o uwchgyfeirio cwyn i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru os yw’r achwynydd yn parhau i fod yn anfodlon ag ymateb y Cyngor. Cyflwynwyd 18 o gwynion yn berthnasol i'r broses hon gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru o fewn amserlen yr adroddiad. Ni ymchwiliwyd i unrhyw un o'r cwynion.

·         Yn ystod 2020/21 ni dderbyniwyd yr un gwŷn cod ymddygiad gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn erbyn Cynghorydd Sir. Caiff gwybodaeth gyfyngedig am gwynion o'r fath ei hadrodd yn ffurfiol i Bwyllgor Safonau'r Cyngor Sir ddwywaith y flwyddyn.

·         Ni dderbyniwyd cwyn ffurfiol yn ymwneud ag iaith yn ystod y flwyddyn. Fodd bynnag, derbyniwyd un achos o bryder fel y'i cofnodwyd ac fe'i datryswyd heb iddo gael ei symud ymlaen i fod yn gŵyn ffurfiol. Caiff unrhyw faterion eraill sy'n ymwneud â'r Gymraeg eu hadrodd yn flynyddol yn Adroddiad Blynyddol Safonau'r Gymraeg.

·         Yn ystod 2020/21, derbyniwyd 2 achos o chwythu'r chwiban a cheir amlinelliad ohonynt yn y tabl ym mharagraff 14 o'r adroddiad. Gweithredwyd ar y ddau achos a chafodd y canlyniadau eu bwydo'n ôl i'r sawl oedd wedi chwythu'r chwiban gan y Swyddog Monitro.

·         Yn ystod y flwyddyn cafodd y polisi Pryderon Corfforaethol a Chwynion ei adolygu a'i ddiwygio i sicrhau ei fod yn cyd-fynd â'r canllawiau ymdrin â chwynion o dan yr Awdurdod Safonau Cwynion a grëwyd gan Ddeddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019. Mân welliannau oedd y rhain ac nid ydynt wedi newid y broses sydd wedi bod mewn grym ers mis Ebrill, 2013.  Cadarnhaodd yr Ombwdsmon ar 26 Mai, 2021 fod polisi'r Cyngor yn cydymffurfio â'r canllawiau.

·         Mae Cyfansoddiad y Cyngor wedi'i ddiwygio i adlewyrchu cyfrifoldeb newydd y Cyngor o dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 i adolygu a chyflwyno adroddiadau ar ymdrin â chwynion.

Wrth ystyried yr adroddiad cododd y Pwyllgor y pwyntiau canlynol -

·         A oes gan aelod etholedig sy'n destun cwyn i'r Ombwdsmon hawl i weld y dystiolaeth yn ei erbyn. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro, pan fo Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn penderfynu agor achos a chynnal ymchwiliad i gŵyn yn erbyn aelod etholedig, yna rhaid i’r dystiolaeth sy'n berthnasol i’r mater dan sylw y cwynir amdano gael ei rhannu â'r aelod etholedig y gwneir y gŵyn yn ei erbyn sydd wedyn â hawl i ymateb.

·         Gan nodi bod cyfran uchel o'r cwynion a wneir i'w priodoli i dri gwasanaeth, roedd y Pwyllgor am wybod a ydynt yn rhannu thema gyffredin a thrwy hynny ei gwneud yn haws rhagweld a/neu atal cwynion pellach yn y dyfodol. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro, er y gofynnir i Swyddogion Cwynion y Gwasanaethau nodi unrhyw dueddiadau/patrymau a/neu faterion mewn perthynas â chwynion a dderbyniwyd, bod yr Adroddiad Blynyddol i'r Pwyllgor hwn yn cofnodi’r cwynion a gadarnhawyd yn hytrach na'r cwynion a gyflwynwyd.

·         A yw diffyg ymateb i ohebiaeth a/neu beidio â ffonio pobl yn ôl fel yr addawyd yn gŵyn mor gyffredin ag y mae tystiolaeth anecdotaidd a ddarperir i aelodau etholedig yn ei awgrymu. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro nad yw nifer y cwynion o'r fath yn arbennig o uchel, gan nodi nad yw'r hyn y mae aelodau etholedig yn ei glywed am gwynion o'r math hwn yn cael ei gadarnhau gan nifer wirioneddol y cwynion o'r fath sy'n dod drwy'r broses gwyno. Bydd system ffôn gorfforaethol newydd yn cael ei gosod. Gobeithio y bydd hefyd yn helpu ac yn hwyluso’r system i ymateb i alwadau.

·         Ei bod yn braf nodi bod cyfanswm o 464 o ganmoliaethau hefyd wedi dod i law yn ystod y cyfnod dan sylw yn yr adroddiad sy'n dyst i ba wasanaethau ar draws y Cyngor sy'n perfformio’n dda, yn enwedig gan fod nifer sylweddol o'r canmoliaethau hynny'n ymwneud â gwasanaethau sydd â chysylltiad rheolaidd â'r cyhoedd.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad fel un sy'n rhoi sicrwydd rhesymol bod y Cyngor yn ymdrin â'i gwynion yn effeithiol.