Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro yn nodi lefel y cydymffurfio mewn perthynas â derbyn polisi drwy system Rheoli Porth Polisi'r Cyngor ar gyfer y bedwaredd flwyddyn o fonitro i'r Pwyllgor ei ystyried.

Tynnodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro sylw at y canlynol –

·         Mae'r naw polisi craidd sydd wedi'u cynnwys ar hyn o bryd yn y set graidd a restrir ym mharagraff 1 yr adroddiad. Mae'r naw polisi craidd hyn yn cael eu derbyn bob dwy flynedd ond byddant yn orfodol i staff newydd drwy gydol y cyfnod hwnnw. Oherwydd Covid 19, gohiriwyd y broses ym mis Mawrth, 2020 ond fe'i hail-ddechreuwyd ar 1 Medi, 2021.

·         Y pum polisi a restrir ym mharagraff 3.1 o'r adroddiad sydd wedi bod yn destun ail-dderbyn ers 1 Medi 2020. Dangosir data cydymffurfio fesul gwasanaeth ar 11 Awst 2021 yn Atodiad 1 i'r adroddiad. Mae'r tabl ym mharagraff 3.1 yn cymharu'r cyfraddau cydymffurfio cyfartalog a adroddwyd i'r Pwyllgor hwn dros y pedair blynedd diwethaf.  

·         Cwestiynodd y Pwyllgor hwn y gostyngiad yn lefelau cydymffurfio o fewn y Gwasanaethau Tai yn ei gyfarfod ar 1 Medi 2020. Tynnwyd sylw'r Pennaeth Gwasanaethau Tai at hyn ac ar ôl hynny, bu gwelliant sylweddol yn y gyfradd gydymffurfio gyfartalog ar gyfer y Gwasanaeth yn gyffredinol. Serch hynny, mae'r data yn Atodiad 1 yn dangos gostyngiad amlwg yn nifer y staff yn y Gwasanaethau Tai sydd wedi derbyn y polisi diwethaf a gyhoeddwyd, sydd i lawr i 76%. Fodd bynnag, mae adroddiadau cydymffurfio i'r UDA yn dangos bod mwy o oedi o ran derbyn polisi o fewn y Gwasanaethau Tai sydd o bosibl oherwydd y nifer uwch o staff technegol yn hytrach na staff clercyddol/swyddfa yn y gwasanaeth.

·         Dechreuodd cynllun peilot ar 14 Medi 2020 a oedd yn ei gwneud yn ofynnol i reolwyr canol dderbyn tri pholisi Adnoddau Dynol gyda phob polisi wedi'i neilltuo i swyddogion perthnasol a enwebwyd gan bob gwasanaeth. Nodir data cydymffurfio fesul gwasanaeth ar gyfer y papurau a gyhoeddir yn Atodiad 2 i'r adroddiad. Bydd y papur terfynol – canllawiau ar gyfer dynodi sgiliau iaith ar gyfer swyddi mewnol ac allanol – yn cael ei gyhoeddi i'w dderbyn yn ystod yr wythnosau nesaf.

·         Y mater cydymffurfio mewn cysylltiad â staff heb fynediad i'r Porth Polisi. Nid yw staff nad ydynt yn defnyddio’r Cyfeirlyfr Gweithredol - tua 700 o weithwyr - sy'n cynnwys y rhai a restrir yn y tabl yn 3.3 - yn rhan o'r broses derbyn polisi. Mae dibyniaeth y Porth Polisi ar Gyfeirlyfr Gweithredol y Cyngor wedi'i gydnabod fel gwendid o'r cychwyn cyntaf ac fe'i cydnabuwyd fel risg gan y Pwyllgor hwn yn ei gyfarfod ym mis Medi, 2020 pan geisiodd sicrwydd bod y mater yn cael ei ddilyn ar y lefel uchaf. Er bod y mater wedi bod yn cael ei ystyried yn gorfforaethol, mae'r agwedd benodol hon ar dderbyn polisïau corfforaethol yn dal wedi’i ohirio a bydd yn parhau felly am gyfnod amhenodol nes y bydd ateb digidol a chost-effeithiol ar gael. Cafodd cynnig i dreialu proses bapur gyda'r Gwasanaethau i Oedolion lle byddai staff yn dod i Bencadlys y Cyngor i gael eu briffio ar y polisïau, cyn  ymrwymo iddynt, ei atal oherwydd y pandemig ac mae'n annhebygol o gael ei weithredu yn y dyfodol agos. Oni bai a hyd nes y bydd y sefyllfa'n newid, ni fydd y mater yn cael ei adrodd i'r Pwyllgor mwyach. Dylid nodi, fodd bynnag, fod llawer o'r meysydd sydd wedi’u cynnwys ym mholisïau'r set graidd hefyd wedi'u cynnwys o fewn rhaglenni sefydlu a hyfforddi corfforaethol er nad yw hyn yn rhoi'r un sicrwydd â'r Porth Polisi.

·         Derbyn polisi ar gyfer staff partneriaeth a/neu asiantaeth nad ydynt yn cael eu cyflogi'n dechnegol gan y Cyngor. Er mwyn cael sicrwydd bod staff nad ydynt yn cael eu cyflogi'n uniongyrchol gan y Cyngor yn ymwybodol o'r polisïau corfforaethol a nodir ym mharagraff 3.4 o'r adroddiad ac yn cydymffurfio â nhw, rhoddwyd templed i’r gwasanaethau sy'n cynnwys datganiad i'w lofnodi gan staff sydd yn y categori hwnnw. Mae'r polisïau ar gael iddynt yn y Porth i'w darllen ymlaen llaw ond mae cwblhau'r broses yn y porth yn ddewisol.

·         Y camau nesaf. Cyn bo hir, bydd y Polisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth yn cael ei ail-dderbyn i'w ddilyn gan y Polisi Diogelu Corfforaethol sydd wedi'i aildrefnu o fis Mawrth, 2021 i sicrhau ei fod yn cynnwys gofynion Gweithdrefnau Diogelu Cymru 2019 cyn iddo gael ei ail-dderbyn. Yna, bydd pob un o'r naw polisi yn y set graidd (paragraff 1) wedi'u cyflwyno i'w hail-dderbyn a byddant yn destun adroddiad i'r UDA i gadarnhau a ddylid cadw pob un o'r naw polisi fel rhan o'r broses dderbyn orfodol ai peidio.

Ystyriodd y Pwyllgor yr adroddiad ac yn y drafodaeth a ddilynodd, codwyd y pwyntiau canlynol –

• Y sefyllfa o ran bod staff newydd y Cyngor yn dod yn gyfarwydd â pholisïau ac yn eu derbyn. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro fod staff newydd sydd ar Gyfeirlyfr Gweithredol y Cyngor ac sydd â mynediad i'r Porth Polisi, yn cael eu hadnabod gan y system un diwrnod ar ôl iddynt ymuno a bydd y broses derbyn polisi yn dechrau ar eu cyfer bryd hynny. Bydd y staff hynny nad ydynt ar system y Cyfeirlyfr Gweithredol yn cael hyfforddiant yn y rôl fel rhan o'u swydd ond ni fydd ganddynt fynediad i gyfleusterau'r Porth Polisi.
• A yw'r mater cydymffurfio sy'n gysylltiedig â'r staff heb fynediad i'r Porth Polisi wedi'i gofrestru'n ffurfiol fel risg ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol ac os felly, beth yw ei statws RAG? Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddfa Fonitro, er ei bod yn gallu cadarnhau bod y mater cydymffurfio penodol hwn wedi'i gynnwys fel risg o fewn y Gofrestr Risg Gorfforaethol, nad oedd ganddi wybodaeth am ei statws RAG wrth law ond y byddai'n adrodd yn ôl i'r Pwyllgor ar ôl ymgynghori â'r swyddog perthnasol.
• A ofynnwyd i awdurdodau lleol eraill am eu hymateb i'r mater cydymffurfio o ran staff heb fynediad i'r Porth Polisi. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro nad yw'r rhan fwyaf o gynghorau'n defnyddio system Porth Polisi yn y ffordd y mae Ynys Môn yn ei wneud; yn achos y rhai sydd â system o'r fath e.e. mewn cyngor cyfagos deellir bod y porth yn cael ei ddefnyddio'n fwy fel llyfrgell bolisi ac na ddefnyddir y botwm clicio i dderbyn.

Penderfynwyd nodi'r sefyllfa bresennol o ran derbyn polisïau ar draws y Cyngor.