Eitem Rhaglen

Diweddariad Archwilio Mewnol

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn nodi'r archwiliadau a gwblhawyd ers y diweddariad diwethaf ar 20 Gorffennaf 2021, llwyth gwaith presennol Archwilio Mewnol a'i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i ganolig i'r Pwyllgor ei ystyried.

 

Roedd y Pennaeth Archwilio a Risg yn crynhoi'r cynnydd hyd yma fel a ganlyn –

 

·         Bod dau adroddiad wedi'u cwblhau yn y cyfnod. Mae'r ddau ohonynt wedi arwain at sgôr Sicrwydd Rhesymol, y naill yn ymwneud â Dyraniadau Tai lle codwyd 3 mater/risg sylweddol a 3 cymedrol a'r llall mewn perthynas â'r Broses ar gyfer y Rhai sy’n Gadael - Adroddiad Dilyn i Fyny Cyntaf lle codwyd 3 mater cymedrol.

·         Cynhaliwyd yr adolygiad o Ddyraniadau Tai ar gais y Pwyllgor Gwaith ar ôl iddo dderbyn adroddiad am berfformiad gwael o ran yr amser a gymerwyd i ail-osod eiddo gwag. Er i'r adolygiad o'r mesur perfformiad hwn ddod i'r casgliad bod gan y Cyngor drefniadau digonol ar waith ar gyfer rheoli ac ail-osod eiddo gwag, canfu nad yw'r mesur perfformiad sy'n canolbwyntio'n llwyr ar ba mor gyflym y caiff eiddo gwag eu hail-osod yn cyd-fynd â pholisi a dull gweithredu tai diweddar sy'n ceisio gwella cydlyniant cymunedol,  cynyddu cynaliadwyedd tenantiaethau ac o ganlyniad lleihau nifer cyffredinol yr eiddo gwag. Roedd hyn wedi cyfrannu at berfformiad gwael yn y maes hwn. Amlygwyd hefyd nad oedd mesur perfformiad i adlewyrchu targed uchelgeisiol y Cyngor ar gyfer prynu, adnewyddu a gosod hen eiddo'r Cyngor. Er bod y chwe mater/risgiau a godwyd yn peri risg i allu'r gwasanaeth i gyrraedd ei dargedau perfformiad yn y maes hwn, mae Archwilio Mewnol yn fodlon eu bod yn cael eu cynnwys ar lefel gwasanaeth ac nad ydynt yn peri risgiau sylweddol i’r Cyngor gyflawni ei amcanion yn gyffredinol, gan arwain at farn/sgôr sicrwydd Rhesymol.

·         Cynhaliwyd yr adolygiad dilynol o'r Broses ar gyfer y Rhai sy’n Gadael ym mis Mai, 2021 i bennu cynnydd o ran mynd i'r afael â'r pedwar mater/risgiau a godwyd gan adroddiad gwreiddiol yr adolygiad ym mis Medi, 2020. Roedd un ohonynt yn risg "sylweddol" oherwydd effaith bosibl y risg. Daeth yr adroddiad dilynol i'r casgliad bod y rheolwyr wedi mynd i'r afael â'r risg a ystyriwyd yn risg sylweddol a’i fod yn gwneud cynnydd i fynd i'r afael â'r tri risg sy'n weddill.

·         Mae'r 5 archwiliad hwnnw ar y gweill ar hyn o bryd fel y crynhoir yn y tabl ym mharagraff 14 o'r adroddiad sy'n diweddaru statws y gwaith sydd ar y gweill. Mae'r tîm Archwilio Mewnol hefyd yn cymryd rhan mewn tri ymchwiliad cymhleth ar hyn o bryd.

·         Rhyddhawyd cyfran gyntaf o ganlyniadau paru’r Fenter Twyll Genedlaethol 2020/21 ym mis Ionawr, 2021. Mae'r canlyniadau paru’n amlygu twyll a gwallau posibl yn systemau'r Cyngor. Ar hyn o bryd mae Archwilio Mewnol yn gweithio ar ymchwilio i ganlyniadau paru yn y pum maes a restrir ym mharagraff 18 yr adroddiad.

·         Nid oes unrhyw gamau hwyr ar hyn o bryd. Adroddir ar wahân am fanylion y camau sy'n weddill.

·         Er bod staff yn dychwelyd ar ôl cael eu hadleoli a chael cyfrifoldebau ychwanegol oherwydd bod lefelau’r pandemig wedi gostwng, nid yw'r tîm wedi cyrraedd ei lawn gapasiti o hyd. Mae'r camau recriwtio i lenwi swydd wag Uwch Archwilydd wedi'i gymeradwyo gan yr UDA ac mae'n cael ei hysbysebu ar hyn o bryd. Y dyddiad cau yw 20 Medi, 2021. Bydd llenwi'r swydd hon yn golygu y bydd capasiti’r tîm bron yn llawn gyda dim ond hanner swydd cyfwerth ag amser llawn yn aros yn wag yn sgil gweithio hyblyg. Fodd bynnag, bydd aelod arall o’r tîm sydd ar secondiad i’r Uned Gyfrifyddiaeth yn ymestyn cyfnod ei secondiad hyd at ddiwedd mis Mawrth, 2021. Er bod hyn yn golygu y bydd y tîm yn gweithredu ar lai o gapasiti tan ddiwedd y flwyddyn, mae'r arbedion o'r swyddi hyn yn cael eu defnyddio i ariannu'r rhaglen archwilio TG a rhai contractau ar gyfer darnau penodol o waith.

·         Blaenoriaeth uniongyrchol Archwilio Mewnol yw adolygu'r risgiau gweddilliol coch ac ambr newydd (6 risg) ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol ac yna'r risgiau nad ydynt wedi'u hadolygu mewn dros ddwy flynedd (6 risg). Yn y tymor hir, nododd adolygiad o reoli twyll nifer o gamau gweithredu fel yr amlinellir ym mharagraff 29 o'r adroddiad - rhoddir sylw i’r rhain cyn diwedd y flwyddyn.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cododd y Pwyllgor y materion canlynol –

 

·         O ran adolygiad Archwilio Mewnol o Ddyraniadau Tai, nododd y Pwyllgor fod yr adolygiad wedi nodi diffygion yn system rheoli tai Orchard y Gwasanaeth Tai, yn benodol ei anallu i gyflawni rhai agweddau ar y broses eiddo gwag sydd wedi arwain at y gwasanaeth yn mabwysiadu ac yn gweithredu prosesau a systemau ar wahân sy'n achosi aneffeithlonrwydd a dyblygu ar yr un pryd. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad o'r sefyllfa ynghylch system Orchard a ph’un ai a fyddai'r Gwasanaeth Tai yn gallu uwchraddio'r system i fynd i'r afael â'r materion a nodwyd.

 

Cadarnhaodd Pennaeth Gwasanaethau Tai fod y gwasanaeth wedi gwneud buddsoddiad sylweddol yn ystod yr ychydig fisoedd blaenorol i uwchraddio system Orchard drwy gyflwyno meddalwedd Acuserve a fydd yn darparu gallu ychwanegol i reoli'r broses eiddo gwag yn benodol. Bydd yn weithredol o fis Hydref 2021 ymlaen.

 

·         Roedd y Pwyllgor am wybod ar ba sail y cafodd yr adolygiad o Ddyraniadau Tai sy'n cynnwys 3 risg sylweddol yr un sgôr sicrwydd Rhesymol â'r adolygiad dilynol o Broses ar gyfer y Rhai Sy’n Gadael nad yw'n codi unrhyw faterion o bwys.

 

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod Archwilio Mewnol o'r farn bod y materion/risg a godwyd gan yr adolygiad o Ddyraniadau Tai yn golygu bod angen eu cyfeirio at yr UDA neu pe na bai eu heffaith wedi'i chyfyngu i'r Gwasanaeth Tai yn unig o ran ei allu i gyrraedd ei dargedau perfformiad yn y meysydd a adolygwyd, yna byddai'r adolygiad wedi cael sgôr sicrwydd Cyfyngedig. Dywedodd fod y sgôr sicrwydd y mae Archwilio Mewnol yn ei roi yn seiliedig ar asesiad ansoddol yn hytrach nag asesiad meintiol o'r materion/risgiau a nodwyd.

 

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi darpariaeth sicrwydd a blaenoriaethau Archwilio Mewnol wrth symud ymlaen.

 

Dogfennau ategol: