Eitem Rhaglen

·        Cyflwyno’r Datganiad o’r Cyfrifon am 2020/21.

·        Cyflwyno’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol am 2020/21.

·        Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol ynglyn â’r datganiadau ariannol  2020/21 (Adroddiad ISA 260).

·         Cyflwynwyd, i’r Pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 yn ymgorffori’r Datganiad o’r Cyfrifon Terfynol ar gyfer 2020/21 ar ôl cwblhau’r archwiliad.

Wrth adrodd bod y terfyn amser statudol ar gyfer cwblhau’r cyfrifon archwiliedig ar gyfer blwyddyn ariannol 2020/21 wedi cael ei ymestyn unwaith eto i 30 Tachwedd 2021, er mwyn caniatáu ar gyfer yr amodau gwaith yn gysylltiedig â’r pandemig Coronafeirws, manteisiodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 ar y cyfle i ddiolch i bawb a oedd wedi bod yn rhan o’r gwaith o baratoi ac archwilio’r cyfrifon, gan gynnwys staff gwasanaethau Cyllid a Chyfrifeg y Cyngor a hefyd swyddogion Archwilio Cymru a oedd yn archwilio’r Datganiad o’r Cyfrifon am y tro cyntaf eleni. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 y byddai newidiadau’n cael eu gwneud i rai prosesau a phapurau gwaith er mwyn adlewyrchu’r safonau sy’n ofynnol gan Archwilio Cymru, sy’n wahanol i ofynion archwilwyr blaenorol y Cyngor. Ymdriniwyd â’r holl faterion a gododd trwy gydol yr archwiliad yn brydlon ac yn foddhaol.

Cyfeiriodd y Swyddog Adran 151 at y newidiadau yn y cyfrifon ers i’r cyfrifon drafft gael eu cyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Mehefin 2021, sy’n cael eu nodi yn adran 3 yr adroddiad ac mae adroddiad yr Archwilydd Allanol ar y Datganiadau Ariannol yn ehangu arnynt hefyd. Newidiadau technegol eu natur ydynt yn bennaf ac er eu bod wedi arwain at addasu’r cyfrif incwm a gwariant a’r fantolen, nid yw’r un o’r newidiadau wedi cael effaith ar Falansau Cronfa’r Cyngor na’r Cyfrif Refeniw Tai. Lle bo’n berthnasol, adolygwyd y nodiadau ar y cyfrifon i adlewyrchu’r newidiadau a wnaed o fewn corff y cyfrifon ac, ar yr un pryd, ymdrechwyd i wella ansawdd y nodiadau a dileu’r rhai hynny nad ydynt ym marn yr archwilwyr yn ychwanegu gwerth at y cyfrifon. I gloi, mae’n bleser gallu adrodd bod adroddiad yr archwilwyr yn cadarnhau i’r cyfrifon gael eu paratoi’n briodol, yn unol â gofynion deddfwriaethol a safonau cyfrifo, a’u bod yn rhoi darlun cywir a theg o sefyllfa ariannol y Cyngor ar 31 Mawrth 2021.

·         Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid yn ymgorffori’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2020/21 i’r Pwyllgor ei ystyried a’i gymeradwyo. Mae’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol (y cyflwynwyd fersiwn drafft ohono i’r Pwyllgor roi sylwadau arno ym mis Mehefin 2021) yn ceisio rhoi sicrwydd fod trefniadau priodol ar waith gan y Cyngor i reoli ei fusnes yn ystod y flwyddyn a bydd yn ffurfio rhan o’r Datganiad Cyfrifon terfynol ar gyfer 2020/21.

·         Cyflwynwyd, i’r Pwyllgor ei ystyried, Adroddiad yr Archwilydd Allanol ar yr archwiliad o’r Datganiadau Ariannol ar gyfer 2020/21 (adroddiad ISA 260).

Adroddodd Mr Derwyn Owen, Cyfarwyddwr Ymgysylltu Archwilio Cymru, ar brif ganfyddiadau’r archwiliad o gyfrifon y Cyngor ar gyfer blwyddyn ariannol 2020/21 fel a ganlyn –

·         Ni all archwilwyr byth roi sicrwydd llawn bod cyfrifon wedi cael eu datgan yn gywir ond yn hytrach maent yn gweithio i lefel o berthnasedd. Pennir y lefel hon o berthnasedd i geisio adnabod a chywiro camddatganiadau a allai beri fel arall i’r sawl sy’n defnyddio’r cyfrifon gael ei gamarwain. Pennwyd lefel perthnasedd o £2.663m ar gyfer archwiliad 2020/21. Pennwyd lefel perthnasedd is ar gyfer datganiadau partïon cysylltiedig (£10,000) a Chydnabyddiaeth Ariannol Uwch Swyddogion (£1,000).

·         Mae’r pandemig Covid-19 wedi cael effaith sylweddol ar bob agwedd o gymdeithas, ac mae’n parhau i wneud hynny. Felly, mae’r ffaith i’r cyfrifon gael eu paratoi yn wyneb heriau’r pandemig yn dyst i ymrwymiad tîm cyfrifon y Cyngor. Fodd bynnag, mae’r pandemig wedi effeithio ar yr archwiliad ac mae’r prif effeithiau’n cael eu crynhoi yn Arddangosyn 1 yr adroddiad. Maent yn ymwneud â’r amserlen, ardystio’r cyfrifon, a fydd unwaith eto eleni’n cael ei wneud yn electronig, a’r dull o gynnal yr archwiliad a chael tystiolaeth archwilio, a llwyddwyd i wneud hynny trwy fabwysiadu dulliau gweithio o bell. Bydd yr hyn a ddysgwyd o’r pandemig sy’n berthnasol i’r broses archwilio yn parhau i gael ei adolygu, gan gynnwys a oes arferion arloesol y gellir eu mabwysiadu yn y dyfodol i wella’r broses honno.

·         Bwriad yr Archwilydd Cyffredinol yw cyhoeddi barn archwilio ddiamod ar gyfrifon eleni unwaith y bydd y Cyngor wedi cyflwyno Llythyr Sylwadau yn seiliedig ar yr hyn a nodir yn Atodiad 1 yr adroddiad. Mae barn ddiamod yn golygu nad oes unrhyw bryderon perthnasol ynghylch unrhyw agweddau o’r cyfrifon.

·         Mae’r adroddiad archwilio arfaethedig wedi’i gynnwys yn Atodiad 2 yr adroddiad ac mae’n cadarnhau barn yr archwilydd annibynnol bod y datganiadau ariannol yn adlewyrchiad teg o sefyllfa ariannol y Cyngor ar 31 Mawrth 2021 ac iddynt gael eu paratoi yn gywir yn unol â safonau cyfrifeg rhyngwladol.

·         Ni chanfuwyd unrhyw gamddatganiadau yn y cyfrifon sy’n dal heb eu cywiro.

·         Roedd camddatganiadau yn y cyfrifon yn wreiddiol sydd bellach wedi cael eu cywiro gan reolwyr. Maent yn cael eu nodi gydag esboniadau yn Atodiad 3 yr adroddiad.

·         Yn ystod yr archwiliad, roedd yr archwilwyr yn ystyried nifer o faterion yn ymwneud â’r cyfrifon ac yn adrodd ar unrhyw faterion arwyddocaol sy’n codi; roedd dau fater yn codi yn y meysydd hyn eleni, mewn perthynas â’r canlynol  –

·      Symleiddio’r cyfrifon – mae Datganiad o’r Cyfrifon 2020/21 y Cyngor yn fanwl ac mae’n cynnwys sawl datgeliad sydd islaw lefel perthnasedd ac o bosib nad oes angen eu datgelu’n benodol, neu sy’n cynnwys gormod o fanylion. Mae Awdurdodau sydd eisoes wedi cymryd camau i symleiddio wedi canfod y gellir paratoi cyfrifon cliriach a byrrach i safon uchel gyda llai o adnoddau ac nid yn unig y mae’n lleihau’r amser a’r ymdrech a gymerir i gynhyrchu’r datganiad diwedd blwyddyn ond hefyd yr amser a’r ymdrech a gymerir i gwblhau’r broses archwilio allanol. Er mwyn galluogi hyn, efallai y bydd angen adolygu rhywfaint o brosesau diwedd blwyddyn. Mae trafodaethau a gynhaliwyd gyda swyddogion wedi bod yn gadarnhaol gydag arwydd eu bod yn cydnabod pwysigrwydd cynhyrchu set fwy penodol o gyfrifon yn y dyfodol. Bydd Archwilio Cymru’n gweithio’n agos â’r Cyngor i gefnogi’r tîm cyllid i wneud y newidiadau angenrheidiol cyn cynhyrchu cyfrifon 2021-22.

·      Ansawdd cyfrifon drafft a phapurau gwaith - er y cydnabyddir bod absenoldeb swyddog cyllid allweddol wedi effeithio’n andwyol ar y gwaith o baratoi cyfrifon 2020/21, dylai’r Cyngor gymryd camau i gryfhau ymhellach prosesau ar gyfer adolygu’r holl bapurau gwaith yn y cam cyn archwilio. Bydd hyn yn gwella ansawdd a chysondeb y wybodaeth a gyflwynir ac yn lleihau nifer yr ymholiadau a’r amser a gymerir i gwblhau’r archwiliad. Dylid canmol staff cyllid am eu parodrwydd i sefydlu perthynas waith gadarnhaol gyda staff Archwilio Cymru ac i wella prosesau, ansawdd y cyfrifon a’r cofnodion sylfaenol. Bydd Archwilio Cymru’n gweithio gyda’r Cyngor dros y misoedd nesaf i adeiladu ar hyn.

·      Bod yr argymhellion, fel y nodir nhw ym mharagraffau 28 i 30 yr adroddiad, yn adlewyrchu’r canfyddiadau uchod ynghylch gwella agweddau ansoddol y cyfrifon mewn perthynas â symleiddio’r cyfrifon a chryfhau’r broses adolygu ansawdd. Mae Archwilio Cymru’n bwriadu cynnal ymarfer dysgu ôl-brosiect gyda staff allweddol er mwyn gwella’r broses o gynhyrchu cyfrifon ymhellach ar gyfer blynyddoedd i ddod.

Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 bod y Gwasanaeth Cyllid a’r Cyngor yn derbyn argymhellion yr archwilydd annibynnol ac y bydd yn gweithio gydag Archwilio Cymru i roi’r argymhellion hynny ar waith gyda’r nod o wella’r broses o gynhyrchu’r cyfrifon y flwyddyn nesaf. Mae cwrdd â’r amserlen fyrrach ar gyfer cau’r llyfrau yn heriol ac mae’n rhoi pwysau ar staff y Gwasanaeth Cyllid i gwblhau’r broses yn gynharach ac mae posibilrwydd y bydd materion/ymholiadau yn codi wedyn yn ystod y broses archwilio. Er y deallir y rhesymau dros gau lawr yn gynharach er mwyn sicrhau bod llai o bwyslais yn cael ei roi ar edrych yn ôl a bod mwy o bwyslais yn cael ei roi ar edrych ymlaen, mae cyflawni’r dyddiadau yn heriol ac mae’n golygu bod y broses yn fwy agored i gamgymeriadau.

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a gwnaed y pwyntiau a ganlyn –

·         Mewn perthynas â’r newidiadau i’r cyfrifon ers cyflwyno’r fersiwn drafft i’r Pwyllgor, nodwyd fod nifer o ffigyrau’r flwyddyn flaenorol yng ngholofnau’r tablau (h.y. blwyddyn ariannol 2019/20) wedi cael eu newid ac mewn sawl achos mae’r rhif olaf wedi newid gan 1; gofynnwyd a yw hyn o ganlyniad i newid mewn rheol neu ymarfer talgrynnu i fyny neu i lawr, o ystyried bod y lefel perthnasedd yn llawer uwch, ac a yw newidiadau i gyfrifon archwiliedig y flwyddyn flaenorol yn cael unrhyw effaith ar gyfrifon 2020/21.

Eglurodd y Rheolwr Archwilio Ariannol ar gyfer Archwilio Cymru nad oedd rhai o’r ffigyrau yn y cyfrifon drafft ar gyfer 2020/21 yn cyd-fynd â’r ffigyrau a gyhoeddwyd ar gyfer cyfrifon y flwyddyn flaenorol gan olygu bod rhai newidiadau wedi cael eu gwneud yn ystod yr archwiliad. Wrth gadarnhau mai dyna oedd yr achos, esboniodd y Rheolwr Gwasanaethau Cyfrifeg y gwelwyd ar ôl trosglwyddo data rhwng taenlenni bod y ffigyrau yn anghyflawn a/neu nad oeddent yr un fath ac felly bu’n rhaid eu cywiro er mwyn sicrhau eu bod yn unol â’r cyfrifon terfynol a gyhoeddwyd ar gyfer 2019/20.

·         Mewn perthynas â phartïon cysylltiedig, nodwyd bod taliadau a wnaed gan y Cyngor i Fwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr (BIPCB - parti cysylltiedig trwy reolaeth gyffredin gan lywodraeth ganolog) ar gyfer 2020/21 yn dod i gyfanswm o £1.189m, a bod £0.458m yn ddyledus ar ddiwedd y flwyddyn tra bod y taliadau a dderbyniodd y Cyngor gan BIPBC yn dod i gyfanswm o £6.132m gyda swm o £1.354m yn ddyledus gan y parti cysylltiedig ar ddiwedd y flwyddyn. Roedd y Pwyllgor eisiau gwybod a oedd unrhyw broblemau o ran sicrhau’r arian sy’n ddyledus gan BIPBC a’r amser y mae’n cymryd i dalu.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod y cyfrifon yn adlewyrchu’r sefyllfa ar adeg benodol, sef 31 Mawrth 2021, ac y gallai’r sefyllfa fod wedi newid wedi hynny. Er y cafwyd problemau yn y gorffennol mewn perthynas â chyfraniad BIPBC tuag at rhai costau gofal, a oedd yn berthnasol i bob cyngor yn y rhanbarth, daethpwyd i gytundeb erbyn hyn ynghylch yr hyn sy’n daladwy mewn sawl achos ac mae llawer o’r ddyled hanesyddol wedi cael ei thalu. Yn ogystal, mae’r Cyngor wedi gwella a chryfhau ei brosesau ei hun i sicrhau bod tystiolaeth ddogfennol i gefnogi cytundebau a wneir gyda BIPBC ar gyfer darparu gwasanaethau. Cadarnhaodd y Swyddog Adran 151 bod ymgysylltu a thrafodaethau gyda BIPBC wedi gwella’n fawr ac mae’r Bwrdd Iechyd yn gofyn am ddiweddariadau rheolaidd ar yr arian sy’n ddyledus, a dywedodd nad oedd yn ymwybodol bod unrhyw broblemau wedi codi yn ystod y flwyddyn ddiwethaf mewn perthynas â thalu biliau’r Bwrdd Iechyd.

·         Mewn perthynas â’r newidiadau i’r ffigyrau yn y tabl o dan Nodyn 14 (Incwm Treth a Grantiau Amhenodol) o gymharu â’r fersiwn drafft. Er y nodwyd bod y newid i’r ffigwr ailddosbarthu trethi annomestig yn £2.14m, gofynnwyd am eglurhad pellach ynghylch newidiadau i ffigyrau eraill yn y tabl a oedd yn golygu bod newid net o £68k o gymharu â’r cyfrifon drafft.

Eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 mai’r prif newid oedd y rhaniad yn ymwneud ag ailddosbarthu Trethi Annomestig a’r Grant Cynnal Refeniw. Roedd hyn oherwydd y bu’n rhaid i Lywodraeth Cymru ail-gyfrifo i adlewyrchu gostyngiad yn y cronfeydd Trethi Annomestig y mae’r Llywodraeth yn eu derbyn a chynnydd yn y cyfraniad yr oedd rhaid iddo ei wneud oherwydd hynny i’r Grant Cynnal Refeniw. Mae’n bosib bod yr archwiliad wedi nodi newidiadau llai eraill a oedd yn cael effaith ar ffigyrau incwm y Dreth Gyngor a/neu Grantiau Cyfalaf yn y tabl yn Nodyn 14. Eglurodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyllid y gellir priodoli’r ffigwr newid net o £68k i’r driniaeth o Grant ymwneud â Threthi Annomestig a dderbyniwyd gan Lywodraeth Cymru.

Dywedodd Mr Derwyn Owen o Archwilio Cymru bod yr holl newidiadau rhwng y cyfrifon drafft heb eu harchwilio a’r cyfrifon terfynol archwiliedig wedi eu nodi yn Atodiad 3 adroddiad ISA 260 yr archwilwyr allanol ac mae’r adroddiad hwnnw yn cydnabod hefyd bod nifer o newidiadau a diweddariadau datgelu eraill llai arwyddocaol (islaw lefel perthnasedd) wedi cael eu gwneud o ganlyniad i waith yr archwilwyr.

·         O ystyried y bwriad i symleiddio’r cyfrifon, cyfeiriwyd at y tablau o dan Nodyn 28 (Llif Arian o Weithgareddau Gweithredol) a Nodyn 29 (Llif Arian o Weithgareddau Buddsoddi). Er bod y Tabl yn Nodyn 28 yn cyfeirio at lif arian o weithgareddau gweithredol, nodwyd ei fod hefyd yn cynnwys addasiad ar gyfer llif arian o weithgareddau buddsoddi sydd yn cael ei droi o chwith wedyn yn y tabl yn Nodyn 29 a theimlwyd bod hynny’n gwneud y cyfrifon yn fwy dryslyd yn hytrach nag yn fwy eglur.

Wrth gydnabod y pwynt a wnaethpwyd, dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 bod y datganiad llif arian yn Nodyn 28 yn cael ei osod ar fformat hanesyddol a’i fod yn enghraifft o’r math o feysydd yr edrychir arnynt mewn ymgais i symleiddio ac egluro’r cyfrifon.

·         Yn y tabl ar gyfer Grantiau Refeniw a dderbyniwyd ymlaen llaw ar dudalen 63 y cyfrifon, nodwyd bod angen newid y cyfeiriad at y North East Wales Ambition Board yn y ddogfen Saesneg i ddarllen North Wales Economic Ambition Board.

·         Oherwydd y newid mewn archwilwyr allanol a’r newid mewn dull/safbwyntiau mewn perthynas â’r broses paratoi cyfrifon, awgrymwyd y gallai fod yn fuddiol i’r Pwyllgor gael cyfarfod ar wahân gydag Archwilio Cymru er mwy cael mwy o wybodaeth am y syniad o symleiddio’r cyfrifon a deall yn well yr hyn sydd wedi newid o ran ymarfer a disgwyliadau o gymharu ag archwilwyr blaenorol y Cyngor.

Dywedodd Mr Derwyn Owen y byddai Archwilio Cymru’n hapus i gwrdd â’r Aelodau os mai dyna oedd eu dymuniad. Daw’r cysyniad o symleiddio gan CIPFA sydd wedi cydnabod bod cyfrifon awdurdodau lleol wedi dod yn hirfaith ac yn gymhleth ac mae’n annog cynghorau ar draws Cymru a Lloegr i adolygu nifer y nodiadau a gynhwysir yn y cyfrifon ac ystyried a ydynt yn ychwanegu gwerth. Penderfyniad lleol yw beth sydd i’w gynnwys yn y cyfrifon ac mae Archwilio Cymru yn hapus i gynnal trafodaeth â’r Cyngor yn ystod y misoedd nesaf ac, yn dilyn hynny, efallai y byddai’n briodol cynnal cyfarfod â’r Pwyllgor i sicrhau bod Aelodau’n fodlon ag elfennau’r cyfrifon (os o gwbl) yr argymhellir eu tynnu allan o’r Datganiad y flwyddyn nesaf. Mewn perthynas â newid archwilwyr, cynhaliwyd yr archwiliad ar yr un sail ag archwiliadau yn y gorffennol, sef yn unol â safonau archwilio rhyngwladol yn ôl y gofyn.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 bod y Cyngor yn fodlon edrych ar ffyrdd o leihau maint y cyfrifon a’u gwneud yn fwy hygyrch i’r darllenwr gan eu bod wedi dod yn gynyddol feichus a chymhleth yn ystod y blynyddoedd diwethaf gan olygu ei bod yn anodd i’r cyhoedd eu deall ac mae hynny’n tanseilio eu gwerth a’u pwrpas. Fodd bynnag, mae symleiddio’n berthnasol nid yn unig i gynnwys y cyfrifon ond hefyd i’r prosesau mewnol ar gyfer cynhyrchu’r cyfrifon a’r wybodaeth a gesglir, sy’n golygu y bydd y broses archwilio yn haws hefyd.

Oherwydd y newidiadau i gyfansoddiad pwyllgorau Llywodraethu ac Archwilio yng Nghymru a ddaw i rym ym mis Ebrill y flwyddyn nesaf o ganlyniad i ddeddfwriaeth newydd, awgrymwyd hefyd y dylid gohirio cyfarfod rhwng Aelodau’r Pwyllgor ac Archwilio Cymru tan ar ôl yr etholiadau llywodraeth leol ym mis Mai 2022 pryd y gellir wedyn gofyn i Archwilio Cymru gynnal seminar hyfforddi rhithwir ranbarthol er mwyn diwallu anghenion aelodau pwyllgor newydd.

Penderfynwyd –

·         Argymell i’r Cyngor ei fod yn derbyn y Datganiad o’r Cyfrifon Terfynol ar gyfer 2020/21.

·         Cymeradwyo’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2020/21 a’i gyfeirio at y Cyngor Llawn ar gyfer ei gymeradwyo ac at Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr i’w lofnodi.

·         Nodi Adroddiad yr Archwilydd Allanol ar y Datganiadau Ariannol ar gyfer 2020/21.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL